2. Contenido
• Introducción
• Objetivos
• Gestión documental digital GDD
• Ventajas de la GDD
• Desventajas de la GDD
• Proceso de como se lleva a cabo la GDD
• Tipo de material que se puede
digitalizar
• Después de digitalizar se convierten
• Políticas de la preservación digital y
conservación digital
• Riesgos para la preservación digital a largo
plazo
• Problemas que se presentan en la
conservación digital
• Amenazas que se presenta la conservación
digital
• Aspectos a tener en cuenta en políticas de
seguridad
• Conclusiones
• Bibliografía
3. Introducción
• Se entiende que la documentación es considerada como un activo
importante en Bibliotecas, museos, instituciones, universidades y
empresas. Lo que a su vez nos hace crecer el interés por preservar,
proteger y mantener adecuadamente este tipo de material, donde
podamos reflejar en un futuro la utilidad y uso de este recurso,
generando sinergia dentro de las instituciones mencionadas
anteriormente, donde se ahorra espacios y recursos. Adicional se debe
contar con una buena planeación donde se evidencie el estudio de
digitalización de los documentos.
4. Objetivos
• Conocer la importancia de la conservación y preservación de los
documentos digitales, conociendo a su vez sus estrategias,
problemáticas, sus metodologías.
• Conocer herramientas de Hardware y software para el manejo
adecuado y estructurado que se debe llevar en la importancia de esta
conservación digital, adicional su manejo en este tipo de formato.
• Dar a conocer sus ventajas, sus principios de las conservación, las
políticas, sus estrategias y otros puntos clave para la conservación
digital.
5. Gestión documental digital GDD
Se trata de un proceso en el cual los
Documentos se crean, se envían, se
Comprueban, se almacenan y además
Se buscan a partir de dispositivos
Electrónicos.
6. Ventajas de la GDD
• Se reduce el tiempo a la hora de consultar cualquier tipo de documento.
• Se ahorra dinero en la empresa, puesto que se evitan los costos de archivar manualmente los documentos, se evitan
gastos innecesarios al momento de imprimir documentos y se evitan pagos al personal puesto que esta todo
automatizado.
• Se ahorra mucho espacio en la empresa puesto que no se necesitan grandes estantes de documentos sino sólo una base
de datos, la cual puede estar por fuera de la compañía si se contrata un servicio para ello.
• Se evita la pérdida de documentos importantes.
• Se mantiene segura la información , puesto que no todos en la empresa tienen acceso a los documentos importantes o
los que se necesiten proteger.
• Permite el acceso múltiple a un documento, regulado por un control de revisiones y cambios para evitar inconsistencias.
• Se pueden hacer procesos sobre el ciclo de vida de un documento, es decir, automatizar los procesos, por ejemplo una
factura, se le presenta al cliente para que la firme y así esta pueda ser contabilizada.
• Se incrementa la satisfacción de los clientes puesto que los documentos tienen un fácil acceso y esto posibilita la rapidez
de consulta.
• Se incrementa la productividad de los empleados puesto que se mejora la búsqueda de información para ejercer su labor.
7. Desventajas de la GDD
• El factor económico, como toda innovación importante tiene un valor
monetario costoso sino es gestionada correctamente.
• El coste de la implementación en la empresa y las capacitaciones de
personal necesarios para su correcto manejo.
• El tiempo, pese a que este no es muy importante vale la pena
mencionarlo porque si una empresa no ha implementado nunca un
DMS y tiene muchos documentos almacenados, llevaría mucho tiempo
digitalizarlos.
• Hay que definir planes de redundancia de documentos, puesto que
cabe la posibilidad de digitalizar documentos que ya están en la base
de datos.
8. Proceso de como se lleva a cabo la GDD
Características centrales
• Se evalúa el nivel de producción documental.
• Se revisan y categorizan los documentos por su
tipo, fecha y relevancia.
• Se gestiona la información, teniendo como base
las necesidades y requerimientos de la empresa.
9. Proceso de como se lleva a cabo la GDD
De este modo se realiza:
• Revisión de la documentación y su importancia en los procesos empresariales.
• Selección de documentos a digitalizar.
• Captura por escáner del documento físico.
• Indexación de la información del documento.
• Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.
Ejecutado lo anterior, procedemos a:
• Definir formatos.
• Establecer parámetros de digitalización.
• Plantear la metodología de digitalización.
10. Tipo de material que se puede digitalizar
Documentos, planos, libros,
fotos, mapas, encuadernados,
negativos, transparencias,
expedientes médicos, etc. Para que
los materiales puedan ser
digitalizados existen varias maneras
de capturarlos: por medio de
escáner, fotografía digital, grabación
digital, etc.
11. Después de digitalizar se convierten:
• Los materiales que se
convierten pueden adoptar
varias formas: cartas,
manuscritos, libros,
fotografías, mapas,
grabaciones sonoras, micro
formas, películas,
efemérides, objetos
tridimensionales, CD, DVD,
etc…
12. Políticas de la preservación digital y
conservación digital
Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo. XXVIII Seminario – Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación –
AGN. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/Conservac ion%20de%20Informacion%20Digital%20-%20Erika%20Rangel.pdf
13. Riesgos para la preservación digital a
largo plazo
Teniendo en cuenta la naturaleza única de los documentos digitales deben
evaluarse los siguientes riesgos mínimos para la formulación de un plan de
preservación a largo plazo.
1. Obsolescencia y degradación del soporte físico
2. Obsolescencia del formato del documento digital
3. Obsolescencia del software
4. Obsolescencia del hardware
5. Desastres naturales
6. Ataques deliberados a la información
7. Fallas organizacionales
8. Errores humanos que afectan la preservación de la información.
14. Problemas que se presentan en la
conservación digital
Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo. XXVIII Seminario – Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de
la Nación – AGN. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/Conservac ion%20de%20Informacion%20Digital%20-
%20Erika%20Rangel.pdf
15. Amenazas que se presenta la
conservación digital
• Medio Ambiente: Los daños pueden producirse por la acción de Humedad, Insectos, Hongos, Roedores,
Microorganismos, Bacterias y la incorrecta manipulación.
• Las condiciones de temperatura y humedad relativas a los depósitos, a largo plazo, ejercen un impacto
significativo y perdurable en los materiales bibliográficos
• Desastres naturales: Los desastres naturales como el fuego, los fenómenos atmosféricos (ciclones o
huracanes, tornados, terremotos, maremotos, volcanes) son mecanismos que atacan directamente a las
colecciones, y pueden causar el deterioro o la pérdida completa de los documentos, por lo que se recomienda
en caso de catástrofe, adoptar las medidas preventivas que ayuden a causar daños menores.
• El hombre: Constituye el hombre el principal factor de deterioro de cualquier formato en que se presentan los
documentos y se considera el causante de daños irreversibles a los mismos, además de ser el único capaz de
poder darle solución a estos.
• Obsolescencia tecnológica: es la incapacidad de utilizar elementos informáticos a causa de la evolución
tecnológica, es la desaparición del elemento tecnológico original para poder leer el documento quedando
huérfano.
16. Aspectos a tener en cuenta en políticas
de seguridad
• Autenticidad: Los activos de información los crean, editan y custodian usuarios reconocidos quienes validan su contenido.
• Posibilidad de Auditoría: Se mantienen evidencias de todas las actividades y acciones que afectan a los activos de
información.
• Protección a la duplicación: Los activos de información son objeto de clasificación, y se llevan registros de las copias
generadas de aquellos catalogados como confidenciales.
• No repudio: Los autores, propietarios y custodios de los activos de información se pueden identificar plenamente
• Legalidad: Los activos de información cumplen los parámetros legales, normativos y estatutarios de la institución.
• Confiabilidad de la Información: Es fiable el contenido de los activos de información que conserven la confidencialidad,
integridad, disponibilidad, autenticidad y legalidad.
17. Conclusiones
• Referente a esta presentación podemos concluir la importancia que tiene el
manejo de la gestión documental digital en cualquier entidad, ya que nos
brinda mayor productividad a los procesos y servicios mas eficientes, nos
ayuda a recuperar en menos tiempo la búsqueda de información que
necesitamos.
• Por otro lado, importante contar con recursos digitales para que en su
mayoría se demuestre la unión en diferentes campañas donde fomentan cero
papel, logrando así al cuidado que debemos tener con el Medio Ambiente.
• Adicional si nos vamos por ahorro de espacio es una gran ventaja,
aprovecharlo en espacios pequeños, logrando sr mas eficiente en búsqueda y
comodidad al momento de laborar.
18. Bibliografía
• SGD. Ventajas desventajas: http://electivaiigroupsgd.blogspot.com/2011/11/sgd-ventajas-y-desventajas.html
• Ventajas y Desventajas de los Sistemas de Gestión de Documentos: http://conociendosgd.blogspot.com/2011/12/ventajas-y-desventajas-de-los-
sistemas.html
• GDD procesos digitales: https://atsgestion.net/procedimiento-digitalizacion-documentos/
• M..Morris Mano. Diseño Digital. Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. 1992. ISBN: 968-880-106-2.
• John F. Warkerly. Diseño Digital. Principios y Prácticas. Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. 1992. ISBN: 968-880-244-1
• Fuente: Rangel Palencia E. (2020). Conservación de información digital a mediano y largo plazo. XXVIII Seminario – Sistema Nacional de Archivos. Archivo
General de la Nación – AGN. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Seminario28SNA/12noviembre2020/Conservac
ion%20de%20Informacion%20Digital%20-%20Erika%20Rangel.pdf
• https://www.centroinca.com/centro_inca/documentos/politica_seguridad_informatica.pdf
• https://www.mintic.gov.co/gestionti/615/articles-5482_G2_Politica_General.pdf
• https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.11.pdf
