Sistema de informacion general en el ambito laboral
1. UNIVERSIDAD FERMIN TORO
VICE-RECTORADO ACADEMICO
DECANATO DE INVESTIGACION Y POSTGRADO
MATERIA EN GERENCIA EMPRESARIAL
SISTEMA DE INFORMACION
GENERAL EN EL AMBITO LABORAL
Autor: Ing. Yasmira Gómez
Maestría en Gerencia Empresarial
Barquisimeto, 24 de Octubre del 2015
2. Nombre de la organización.
DROGUERIA NENA. C.A.
Descripción de la Organización.
Droguería Nena, es una empresa con 25 años de
experiencia en la distribución de medicamentos y
productos misceláneos, de fuerte posición y
trayectoria en el mercado venezolano.
Se caracteriza por ser un distribuidor puro, que no
compite con proveedores ni clientes, con una
excelente cultura de servicio, altos niveles de
inventario y las mejores promociones.
Cultiva la excelencia y la mejora continua de los
procesos, apoyados en un excelente capital
humano y soportado en tecnología de punta,
especializada en procesos logísticos de
almacenamiento y distribución. Ambos elementos
amparados por 2 gigantescas edificaciones,
totalmente inteligentes y modernas, que brindan
confianza, tranquilidad y confort, logrando
resultados eficientes e innovadores.
3. Objetivo organizacional.
Generar valor agregado a lo largo de toda la cadena de suministro,
Dronena – Farmacia / Dronena – Proveedor, logrando mejor
servicio y satisfacción ante los requerimientos de nuestros
clientes.
Visón y Misión
Visión
Ser un grupo empresarial altamente exitoso en servicios de
distribución de productos farmacéuticos y misceláneos, con
unidades de negocio relacionadas al sector salud y al área
logística.
Misión
Satisfacer las necesidades del mercado nacional de servicios de
distribución de productos farmacéuticos y misceláneos generando
valor para nuestros clientes, empleados, accionistas y sociedad en
general.
4. Área o departamento donde se desempeña laboralmente
•Mantenimiento de Infraestructura.
Cargo que Ocupa
•Analista de Mantenimiento de Infraestructura.
Tiempo de Servicio
•6 años
Profesión
•Ingeniero Electricista
5. Sistema Seleccionado
Sistemas de información de oficina (SIO)
Descripción
Actualmente el área de mantenimiento e
infraestructura de Droguería Nena, cuenta con una
herramienta llamada SGM (Sistema de Gestión de
Mantenimiento), la cual se utiliza para canalizar las
necesidades de mejoras, reparaciones y suministros que
requiere la organización, complementada con un
modulo de manejo de inventarios en lo que a insumos
del área (mantenimiento e infraestructura) se refiere.
Sin embargo esta herramienta por si sola no satisface la
necesidad de información gerencial presente en el área,
sencillamente se limita gestionar solicitudes un aspecto
básico tomando en cuenta la cantidad de información
que es generada en el área y es desperdiciada por los
jefes, gerentes y directores de la organización.
El sistema a proponer, comprende un conjunto de
herramientas de automatización que incrementara la
productividad, eficiencia y efectividad del área
(mantenimiento e infraestructura) mediante la
implementación de sistemas de procesamiento de
palabras,
6. hojas de cálculo, editor de publicaciones formalización de un canal de comunicación, calendarización
electrónica y comunicación mediante correo electrónico o videoconferencia entre otros.
La propuesta es generar canal de información único basado en un sistema de información gerencial de
oficina (SIO) enfocado al el área de mantenimiento e infraestructura, donde todos los involucrados puedan
acceder a la información pertinente según su cargo para el desarrollo de sus actividades laborales.
Dicho canal se representara digitalmente mediante una plataforma tecnológica, una red interna o “intranet”
que será desarrollada por el departamento de tecnología e información de droguería nena, la cual permitirá
acceso a las personas que laboran en el área de mantenimiento e infraestructura, de igual forma dicha
plataforma permitirá el acceso a la alta gerencia, y dirección de la empresa. Los niveles de acceso a dicha
información serán determinados por el cargo de la persona que ingresa la intranet mediante un usuario y
contraseña resguardando así información confidencial o que sencillamente no es pertinente para todo el
personal.
7. Ventajas de su uso
•En primer lugar, se formalizara un sistema de información único que
satisfaga las necesidades del personal que labora en el área, permitiéndoles
acceder de a la información necesaria para realizar sus labores de una
manera rápida, efectiva organizada.
•El hecho de que este sistema sea único, permite centralizar la información
lo que se traduce en una mejor comunicación de la misma, evitando la
perdida ó distorsión de la información.
•Reduce el consumo de horas hombre a través de la automatización del
procesamiento de la información.
•Por ser una figura representada digitalmente, se puede acceder en
cualquier momento y desde cualquier ubicación o dispositivo y permite su
difusión rápida a los usuarios, tomando en cuenta que los involucrados
podrían encontrarse a grandes distancias inclusive internacionales.
•El sistema de información gerencial (SIO) propuesto a través de la intranet,
es evolutivo y endógeno, lo que permite su modificación, adaptación y
mejorías en su desempeño según las necesidades de la organización.
•A través de los diferentes reportes y estadísticas se puede obtener un
panorama generalizado del desempeño del área, permitiendo así hacer
pronósticos, comparaciones lo cual ayuda la toma de decisiones y monitoreo
por parte de la alta gerencia.
Imagen referencial de un diseño de intranet
8. • Coordinación, atención, ejecución y seguimiento de
actividades relacionadas con el mantenimiento físico,
preventivo y correctivo de las diferentes aéreas de la
organización.
• Coordinación, atención, ejecución, evaluación y
seguimiento de actividades relacionadas con
modificaciones físicas, demoliciones, mejoras de la
infraestructura de la organización
• Actividades relacionadas con compras de insumos
necesarios relacionados con el área de mantenimiento e
infraestructura.
• Generación de información necesaria para el cuidado y
mantenimiento de las diferentes aéreas físicas de la
infraestructura por parte de todo el personal que
labora en la empresa
Justificación detallada acerca de la adquisición del Sistema propuesto en su
organización.
En primer lugar actualmente no existe ningún tipo de sistema de información gerencial en el área, El
sistema de información gerencial (SIO) propuesto a través de la intranet generará y gestionará información
procesada adecuadamente que incluye entre otras cosas reportes específicos, transcripción de datos,
estadísticas con respecto a la actividad y operación que se desarrolla en el área, información para la
población laboral de la empresa, lineamientos específicos, ordenes de trabajo, entre otros, de manera más
estructurada, a continuación se detallan los algunos objetivos generales de esta propuesta:
9. • Coordinación de proyectos de mantenimiento,
preventivo y correctivo, mejoras en las
infraestructuras de la empresa y sus sedes a
nivel nacional
• Alertas, reportes, e información pertinente a
servicios públicos básicos para el correcto
funcionamiento de la infraestructura de la
empresa y sus sedes a nivel nacional.
• Coordinación, atención, ejecución, evaluación y
seguimiento de actividades relacionadas con
modificaciones, mantenimiento correctivo y
preventivo de las maquinarias instaladas en las
sedes de la empresa.
• Generación de reportes de funcionamiento de la
infraestructura y maquinaria de la empresa.
• Coordinación, atención y seguimiento del
“performance” o desempeño del personal de
infraestructura con respecto a sus deberes
laborales.
Dentro de este sistema de información gerencial (SIO), que se representara a través de este medio
único de información “intranet” existirán otros sub sistemas encargados de tareas específicas,
equipos de hardware y sistemas de software (propios y adquiridos), capacitación del personal laboral,
que en conjunto contribuirán a el correcto funcionamiento de la intranet.
10. Conclusiones
Para concluir es necesario mencionar que toda esta propuesta en general persigue alinearse y contribuir
al alcance de los objetivos macro de la organización dejando en evidencia que el manejo de la
información en una empresa es de vital importancia y que desarrollando e implementando sistemas que
permitan un correcto uso y manejo de dicha información es el camino correcto a recorrer. Por otra parte
esta propuesta “piloto” se inicia en un área en especifico de la empresa la cual cuenta con muchas
aéreas mas, luego de materializar esta propuesta, hacer pruebas y correcciones, debe replicarse en
diferentes niveles de complejidad en otras áreas de la empresa y así conseguir una sinergia total en el
manejo de la información en todos los aspectos, procedimientos y estándares de la organización
