1. COMO LLEVAR EL ARCHIVO EN UNA EMPRESA
1. ARCHIVO
El archivo es la base de toda organización, en el reposa la historia de la empresa. Es de
suma importancia que estos estén bien organizados para encontrar con prontitud la
información deseada. La organización moderna, tiene el propósito fundamental de
orientar en la práctica a las personas que trabajan en el área archivística, en este módulo
se les enseñan las técnicas, funcionamiento y los diferentes sistemas de archivar, lo cual
constituye la etapa complementaria indispensable en la implantación de un sistema de
archivo.
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de
estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma
tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan
ser localizados fácil y prontamente.
El trámite documentario como sistema, viene a ser el conjunto de métodos, técnicas y
procedimientos que deben aplicarse en forma adecuada, reglamentaria y funcional a un
conjunto de acciones o fases debidamente coordinadas y relacionadas entre sí y que a su
vez conforman el PROCESO de trámite documentario que es utilizado en todos los
niveles y sectores empresariales tanto públicos como privados.
Este trámite de documentos siempre conlleva a presentar un servicio al USUARIO,
PÚBLICO E INTERESADO.

2. El trámite documentario puede representarse de la siguiente manera:
TÉCNICAS
MÉTODOS
CONJUNTO DE
ACCIONES
=
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE TRÁMITE
DE DOCUMENTOS
Acciones
1. Recepción
2. Registro
3. Clasificación
4. Distribución
5. Control Sanitario
6. Información
7. Archivo
1.1. Utilidad y función
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de
estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma
tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan
ser localizados fácil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se
recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El
procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma
sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de
lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
En todos los países junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la
administración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe una
política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos

3. administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la
normativa interna emanada del mismo y adoptan los procedimientos que consideren
más convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organización y a la naturaleza de
los documentos.
Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados,
éstos pueden clasificarse en: Sociales, gremiales, deportivos, políticos, eclesiásticos,
notariales, educacionales, particulares.
1.2. Funciones de los archivos.
a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos
requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
1.3. Tipos de Archivos.
Es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines
esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los
archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos,
multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple
como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema
electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método
de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados
como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo
dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De allí que se pueda
decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

4. 1.3.1. Archivo vertical
Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro
de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la
pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.
1.3.2. Archivo lateral:
Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una
biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan
paralelamente.
1.3.3. Archivo horizontal
Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas,
archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos
documentos o cuando se trate de planos o mapas.

5. Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos,
semiactivos e inactivos.
1.4. Archivos activos
Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación
por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la
fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de
una vez al mes.
1.5. Archivo semiactivo
Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año
fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
1.6. Archivo inactivo
Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal
de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que
ya han cumplido su función.
1.7. Materiales
Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios
para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene:
Carpetas
Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el
rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar
documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidas a un mismo
asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas
misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de
correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a
un año.

6. LEITZ
CARPETAS COLGANTES
Carpetas individuales
Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene
comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. Se
ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los papeles
se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al
frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco
documentos.
Carpetas misceláneas
Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es
frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales,
puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de
importancia para abrirle carpeta individual.
Es el hogar "temporal “de toda
correspondencia.
Guías
Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la
parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas
en secciones e indicar dónde debe archivarse o localizarse los documentos.

7. Rótulo
Título que aparece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía,
describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.
1.7.1. Clasificación
Es el arte de ordenar objetos, documentos designando a cada uno su lugar respectivo.
(Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar también como la distribución de
documentos escritos de interés para la empresa, suministrando a cada uno un orden
específico de acuerdo a sus características.
Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación por
términos semejantes y para su posterior localización.
Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que
mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación sistemática que
permita mayor fluidez y garantía de información y control.
1.7.2. Las
operaciones
que
comprende
el
archivo
de
documentos
son
lassiguientes:
Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las carpetas y archivos,
empleo de guías y carpetas, preparación de las etiquetas para carpetas y archivadores.
Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar
dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran
deterioro.
"La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el
archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que debía ser resuelto por los
propios empleados. Por esta razón muchas empresas se encuentran con sistemas de
clasificación inadecuados y con archivos llenos de documentos inútiles" (Landa Y Farner,
1982).

8. Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas,
aún se continúa manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca
relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines entre otros.
El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas
empresas lo demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lógico es pensar en la
economía del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo
primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación, que se adapte
a las exigencias de la empresa, que de seguridad a la información conservada y que esté
disponible para un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los
documentos innecesarios.
1.7.3. Principios Fundamentales de Clasificación.
Los principios fundamentales en el proceso de archivar son:
1.7.3.1.
Clasificar
Se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es
establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.
1.7.3.2.
Ordenar
Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado.
1.7.3.3.
Archivar
Colocar los documentos en un lugar determinado.
Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto
que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen
diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir la
clasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta.
1.8. Sistemas básicos de archivos
 Alfabético
 Numérico

9.  Geográfico
 Por asunto o materia
 Mixto
A la persona encargada del archivo se la llama ARCHIVISTA.
El archivo es el proceso sistemático de arreglo y clasificación de documentos valiosos de
modo que los pueda preservar con seguridad y brinden información inmediata.
1.8.1.
Archivo alfabético
Es la columna vertebral de todos los sistemas de archivo. Ejemplo: La guía telefónica.
La clasificación alfabética puede hacerse:
 POR NOMBRE, ordenando los titulares de las personas físicas.
 POR LA BIBLIOTECONOMÍA, distribuyendo los objetos en grupos de 10 partiendo
de 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 en que cada grupo puede a la vez subdividirse en mixto,
acoplando a cada número todas las letras alfabéticas como:0-A, 0-B, 0-C…..
 POR LOCALIDADES, es decir, naciones, estados, provincias, ciudades, etc.
 POR CATEGORIAS, o materias específicas como metal, líquidos, etc,
 POR MES Y DIA, siempre bajo un orden alfabético y cronológico.

10. 1.8.2.
Archivo Numérico
Es el que lleva una secuencia numérica, se trabaja con carpetas numeradas. Ejemplo:
Bancos, policía, IESS, etc. Admite subgrupos:
 Numérico consecutivo
 Numérico de materia
 Numérico cronológico
1.8.3.
Archivo Geográfico
Cuando el alfabeto es usado para los nombres de países, ciudades o pueblos.
1.8.4.
Archivo por Asunto o Materia
Se lo hace por el nombre de un producto o servicio, se lee atentamente el documento
y se separa por el tema principal.
Ejemplo: Quifatex-contratos, Quifatex-lista de
precios.
1.8.5.
Archivo Mixto
Se combinan nombres geográficos o con números, ejemplos: Archivo alfabéticonumérico y Geográfico-alfabético.
1.9. Reglas de clasificación
Existen las siguientes reglas:
1.9.1.
Orden Alfabético
Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético,
en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la primera
unidad al ser distinta decidirá el orden alfabético, si las primeras unidades son iguales,
la próxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las unidades cortas anteceden
las largas si tienen idéntica raíz. Ejemplo: Alí Salas, Alí Soto, Alí Salinas Juárez, Ely
García, Alí Salamanca, Alí Soto Jácome, Alí Suárez.

11. UNIDAD 1
García
Salamanca
Salas
Salinas
Soto
Soto
Suárez
1.9.2.
UNIDAD 2
Ely
Alí
Alí
Juarez
Alí
Jácome
Alí
UNIDAD 3
Alí
Alí
Un apellido sólo o una inicial.
Los apellidos solos o acompañados de una inicial del nombre preceden a un apellido
con nombre completo que comience con la misma letra. Ejemplo: Juan Guzmán Páez, J.
Guzmán, J. E. Guzmán, Juan Ernesto Guzmán.
UNIDAD 1
Guzmán
Guzmán
Guzmán
Guzmán
1.9.3.
UNIDAD 2
J.
J.
Juan
Páez
UNIDAD 3
E.
Ernesto
Juan
Mujeres casadas
El nombre de la mujer casada está conformado por su nombre de pila seguido por el
apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposición de.
Esta
preposición se conserva en el mismo lugar pero no constituye unidad de archivo.
Ejemplo. Mary Méndez de Liscano, quedaría así: Méndez (de) Liscano, Mary (3
unidades de archivo).
1.9.4.
Aplique la regla en los siguientes nombres
Elsa Duarte, esposa de Carlos Casalta; Ana Maria Araujo, esposa de Juan Matos; Silvia
Santana, esposa de francisco Galeno.
UNIDAD 1
Araujo (de)
Duarte (de)
Santana (de)
UNIDAD 2
Matos
Casalta
Galeno
UNIDAD 3
Ana
Elsa
Silvia
UNIDAD 4
María

12. 1.9.5.
Casas Comerciales que contienen el nombre del individuo
Cuando el nombre completo de un individuo se incluye en el nombre de una firma
comercial, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace con
el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final en el
orden como aparece. Ejemplo. Farmacia Luis Marín, quedaría así:
UNIDAD 1
Marín
1.9.5.1.
UNIDAD 2
Luis
UNIDAD 3
Farmacia
Aplique la regla en los siguientes nombres.
Sucesores de María Dellán, Editorial Marcos Borges, Consorcio Pedro García
UNIDAD 1
Dellán
Borges
García
1.9.6.
UNIDAD 2
María
Marcos
Pedro
UNIDAD 3
Sucesores (de)
Editorial
Consorcio
Artículos, preposiciones, conjunciones y contracciones.
Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen artículos, preposiciones
contracciones... éstos no constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio del
nombre de la firma, pasan al final entre paréntesis; si aparecen en el medio
permanecen en el mismo lugar, pero entre paréntesis. Ejemplo. La tienda de las
flores, Marín y González, Asociados.
UNIDAD 1
Tienda (de las)
Marín (y)
UNIDAD 2
Flores (La)
González
UNIDAD 3
Asociados

13. 1.9.6.1.
Aplique la regla en los siguientes nombres
Almacén el Carmen, La casa de los helados, Almacén la Rosa Roja, Méndez y Díaz
Asociados.
UNIDAD 1
Almacén (el)
Almacén (la)
Casa (de los)
Méndez (y)
1.9.7.
UNIDAD 2
Carmen
Rosa
Helados (La)
Díaz
UNIDAD 3
Roja
Asociados
Firmas Comerciales
Los nombres de casas comerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y
archivan tal como aparecen, siempre y cuando no contengan el nombre completo de
un individuo. Ejemplo: Farmacia Junín.
UNIDAD 1
Farmacia
UNIDAD 2
Junín
1.9.8. Aplique la regla en los siguientes nombres
Talleres Villamil, Zapatería Cristy, Óptica Gil, Librería Cedeño, Banco Ecuatoriano,
Sucesores Pérez Díaz.
UNIDAD 1
Talleres
Zapatería
Óptica
Librería
Banco
Sucesores
UNIDAD2
Villamil
Cristy
Gil
Cedeño
Ecuatoriano
Pérez
UNIDAD 3
Díaz

14. 1.10.
Reglas de Oro del Archivo
Satisfacer
las necesidades de la empresa del modo más práctico, rápido y
económico.
Construir un centro activo de información, claro y documentado.
Ser una fuente del control funcional de todas las secciones.
Crear una verificación y una regularidad práctica de control.
Instituir un centro de promoción y orden del trabajo empresarial.
Asegurar una perfecta conservación y orden estable de los documentos.
Ser la biblioteca viviente de la empresa.
Constituirse en el centro de la estadística empresarial.
Facilitar la catalogación activa de la producción y venta.
El archivo ha de ser a la administración lo que la materia prima a la producción.
Emplear sistemas racionales de clasificación es dar vida a la empresa.
Mantener el archivo perpetua actividad asegura el progreso de la empresa.
Eliminar todos los formularios, impresos y documentos innecesarios.
Destinar al archivo unos locales adecuados.
Lograr el máximo orden en el mínimo espacio
Ser manejado por personal idóneo.
Considerarlo el lugar sagrado de la empresa.
Centralizar toda la archivación para lograr una fuente única de informes.
Sentir la responsabilidad de devolver lo que de él se ha sacado.
Seguir un criterio único en la clasificación, colección y archivo.
ELABORADOS POR:
CONTRERAS MINDIOLA MILDRED YAJAIRA
GONZALES TIGRERO JILDA LILIANA
VECILLA PACHECO TANIA JESSENIA
ESTUDIANTES DEL SETI - UTEQ