Como llevar el archivo en una empresa

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Como llevar el archivo en una empresa

  1. 1. COMO LLEVAR EL ARCHIVO EN UNA EMPRESA 1. ARCHIVO El archivo es la base de toda organización, en el reposa la historia de la empresa. Es de suma importancia que estos estén bien organizados para encontrar con prontitud la información deseada. La organización moderna, tiene el propósito fundamental de orientar en la práctica a las personas que trabajan en el área archivística, en este módulo se les enseñan las técnicas, funcionamiento y los diferentes sistemas de archivar, lo cual constituye la etapa complementaria indispensable en la implantación de un sistema de archivo. Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente. El trámite documentario como sistema, viene a ser el conjunto de métodos, técnicas y procedimientos que deben aplicarse en forma adecuada, reglamentaria y funcional a un conjunto de acciones o fases debidamente coordinadas y relacionadas entre sí y que a su vez conforman el PROCESO de trámite documentario que es utilizado en todos los niveles y sectores empresariales tanto públicos como privados. Este trámite de documentos siempre conlleva a presentar un servicio al USUARIO, PÚBLICO E INTERESADO.
  2. 2. El trámite documentario puede representarse de la siguiente manera: TÉCNICAS MÉTODOS CONJUNTO DE ACCIONES = PROCEDIMIENTOS PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Acciones 1. Recepción 2. Registro 3. Clasificación 4. Distribución 5. Control Sanitario 6. Información 7. Archivo 1.1. Utilidad y función Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente. El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos. En todos los países junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la administración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe una política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos
  3. 3. administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la normativa interna emanada del mismo y adoptan los procedimientos que consideren más convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organización y a la naturaleza de los documentos. Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados, éstos pueden clasificarse en: Sociales, gremiales, deportivos, políticos, eclesiásticos, notariales, educacionales, particulares. 1.2. Funciones de los archivos. a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa. b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos. c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa. 1.3. Tipos de Archivos. Es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De allí que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:
  4. 4. 1.3.1. Archivo vertical Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva. 1.3.2. Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. 1.3.3. Archivo horizontal Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
  5. 5. Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos. 1.4. Archivos activos Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. 1.5. Archivo semiactivo Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. 1.6. Archivo inactivo Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función. 1.7. Materiales Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene: Carpetas Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidas a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.
  6. 6. LEITZ CARPETAS COLGANTES Carpetas individuales Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos. Carpetas misceláneas Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal “de toda correspondencia. Guías Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar dónde debe archivarse o localizarse los documentos.
  7. 7. Rótulo Título que aparece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella. 1.7.1. Clasificación Es el arte de ordenar objetos, documentos designando a cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar también como la distribución de documentos escritos de interés para la empresa, suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características. Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación por términos semejantes y para su posterior localización. Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio. Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación sistemática que permita mayor fluidez y garantía de información y control. 1.7.2. Las operaciones que comprende el archivo de documentos son lassiguientes: Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las carpetas y archivos, empleo de guías y carpetas, preparación de las etiquetas para carpetas y archivadores. Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran deterioro. "La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que debía ser resuelto por los propios empleados. Por esta razón muchas empresas se encuentran con sistemas de clasificación inadecuados y con archivos llenos de documentos inútiles" (Landa Y Farner, 1982).
  8. 8. Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas, aún se continúa manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines entre otros. El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas empresas lo demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lógico es pensar en la economía del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación, que se adapte a las exigencias de la empresa, que de seguridad a la información conservada y que esté disponible para un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los documentos innecesarios. 1.7.3. Principios Fundamentales de Clasificación. Los principios fundamentales en el proceso de archivar son: 1.7.3.1. Clasificar Se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido. 1.7.3.2. Ordenar Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado. 1.7.3.3. Archivar Colocar los documentos en un lugar determinado. Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir la clasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta. 1.8. Sistemas básicos de archivos  Alfabético  Numérico
  9. 9.  Geográfico  Por asunto o materia  Mixto A la persona encargada del archivo se la llama ARCHIVISTA. El archivo es el proceso sistemático de arreglo y clasificación de documentos valiosos de modo que los pueda preservar con seguridad y brinden información inmediata. 1.8.1. Archivo alfabético Es la columna vertebral de todos los sistemas de archivo. Ejemplo: La guía telefónica. La clasificación alfabética puede hacerse:  POR NOMBRE, ordenando los titulares de las personas físicas.  POR LA BIBLIOTECONOMÍA, distribuyendo los objetos en grupos de 10 partiendo de 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 en que cada grupo puede a la vez subdividirse en mixto, acoplando a cada número todas las letras alfabéticas como:0-A, 0-B, 0-C…..  POR LOCALIDADES, es decir, naciones, estados, provincias, ciudades, etc.  POR CATEGORIAS, o materias específicas como metal, líquidos, etc,  POR MES Y DIA, siempre bajo un orden alfabético y cronológico.
  10. 10. 1.8.2. Archivo Numérico Es el que lleva una secuencia numérica, se trabaja con carpetas numeradas. Ejemplo: Bancos, policía, IESS, etc. Admite subgrupos:  Numérico consecutivo  Numérico de materia  Numérico cronológico 1.8.3. Archivo Geográfico Cuando el alfabeto es usado para los nombres de países, ciudades o pueblos. 1.8.4. Archivo por Asunto o Materia Se lo hace por el nombre de un producto o servicio, se lee atentamente el documento y se separa por el tema principal. Ejemplo: Quifatex-contratos, Quifatex-lista de precios. 1.8.5. Archivo Mixto Se combinan nombres geográficos o con números, ejemplos: Archivo alfabéticonumérico y Geográfico-alfabético. 1.9. Reglas de clasificación Existen las siguientes reglas: 1.9.1. Orden Alfabético Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético, en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la primera unidad al ser distinta decidirá el orden alfabético, si las primeras unidades son iguales, la próxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las unidades cortas anteceden las largas si tienen idéntica raíz. Ejemplo: Alí Salas, Alí Soto, Alí Salinas Juárez, Ely García, Alí Salamanca, Alí Soto Jácome, Alí Suárez.
  11. 11. UNIDAD 1 García Salamanca Salas Salinas Soto Soto Suárez 1.9.2. UNIDAD 2 Ely Alí Alí Juarez Alí Jácome Alí UNIDAD 3 Alí Alí Un apellido sólo o una inicial. Los apellidos solos o acompañados de una inicial del nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con la misma letra. Ejemplo: Juan Guzmán Páez, J. Guzmán, J. E. Guzmán, Juan Ernesto Guzmán. UNIDAD 1 Guzmán Guzmán Guzmán Guzmán 1.9.3. UNIDAD 2 J. J. Juan Páez UNIDAD 3 E. Ernesto Juan Mujeres casadas El nombre de la mujer casada está conformado por su nombre de pila seguido por el apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposición de. Esta preposición se conserva en el mismo lugar pero no constituye unidad de archivo. Ejemplo. Mary Méndez de Liscano, quedaría así: Méndez (de) Liscano, Mary (3 unidades de archivo). 1.9.4. Aplique la regla en los siguientes nombres Elsa Duarte, esposa de Carlos Casalta; Ana Maria Araujo, esposa de Juan Matos; Silvia Santana, esposa de francisco Galeno. UNIDAD 1 Araujo (de) Duarte (de) Santana (de) UNIDAD 2 Matos Casalta Galeno UNIDAD 3 Ana Elsa Silvia UNIDAD 4 María
  12. 12. 1.9.5. Casas Comerciales que contienen el nombre del individuo Cuando el nombre completo de un individuo se incluye en el nombre de una firma comercial, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace con el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final en el orden como aparece. Ejemplo. Farmacia Luis Marín, quedaría así: UNIDAD 1 Marín 1.9.5.1. UNIDAD 2 Luis UNIDAD 3 Farmacia Aplique la regla en los siguientes nombres. Sucesores de María Dellán, Editorial Marcos Borges, Consorcio Pedro García UNIDAD 1 Dellán Borges García 1.9.6. UNIDAD 2 María Marcos Pedro UNIDAD 3 Sucesores (de) Editorial Consorcio Artículos, preposiciones, conjunciones y contracciones. Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen artículos, preposiciones contracciones... éstos no constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio del nombre de la firma, pasan al final entre paréntesis; si aparecen en el medio permanecen en el mismo lugar, pero entre paréntesis. Ejemplo. La tienda de las flores, Marín y González, Asociados. UNIDAD 1 Tienda (de las) Marín (y) UNIDAD 2 Flores (La) González UNIDAD 3 Asociados
  13. 13. 1.9.6.1. Aplique la regla en los siguientes nombres Almacén el Carmen, La casa de los helados, Almacén la Rosa Roja, Méndez y Díaz Asociados. UNIDAD 1 Almacén (el) Almacén (la) Casa (de los) Méndez (y) 1.9.7. UNIDAD 2 Carmen Rosa Helados (La) Díaz UNIDAD 3 Roja Asociados Firmas Comerciales Los nombres de casas comerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen, siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo. Ejemplo: Farmacia Junín. UNIDAD 1 Farmacia UNIDAD 2 Junín 1.9.8. Aplique la regla en los siguientes nombres Talleres Villamil, Zapatería Cristy, Óptica Gil, Librería Cedeño, Banco Ecuatoriano, Sucesores Pérez Díaz. UNIDAD 1 Talleres Zapatería Óptica Librería Banco Sucesores UNIDAD2 Villamil Cristy Gil Cedeño Ecuatoriano Pérez UNIDAD 3 Díaz
  14. 14. 1.10. Reglas de Oro del Archivo Satisfacer las necesidades de la empresa del modo más práctico, rápido y económico. Construir un centro activo de información, claro y documentado. Ser una fuente del control funcional de todas las secciones. Crear una verificación y una regularidad práctica de control. Instituir un centro de promoción y orden del trabajo empresarial. Asegurar una perfecta conservación y orden estable de los documentos. Ser la biblioteca viviente de la empresa. Constituirse en el centro de la estadística empresarial. Facilitar la catalogación activa de la producción y venta. El archivo ha de ser a la administración lo que la materia prima a la producción. Emplear sistemas racionales de clasificación es dar vida a la empresa. Mantener el archivo perpetua actividad asegura el progreso de la empresa. Eliminar todos los formularios, impresos y documentos innecesarios. Destinar al archivo unos locales adecuados. Lograr el máximo orden en el mínimo espacio Ser manejado por personal idóneo. Considerarlo el lugar sagrado de la empresa. Centralizar toda la archivación para lograr una fuente única de informes. Sentir la responsabilidad de devolver lo que de él se ha sacado. Seguir un criterio único en la clasificación, colección y archivo. ELABORADOS POR: CONTRERAS MINDIOLA MILDRED YAJAIRA GONZALES TIGRERO JILDA LILIANA VECILLA PACHECO TANIA JESSENIA ESTUDIANTES DEL SETI - UTEQ

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