Presentación general sobre Fundamentos de Administración

1. FUNDAMENTOS DE
ADMINISTRACION
10 Octubre de 2009

2. DEFINICION:
La administración es un proceso sistemático que consiste en el
desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIÓN,
INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL para lograr los
objetivos de una organización, a través de un adecuado manejo
de los recursos existentes.
Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden,
dirección y control a las diversas instituciones de la sociedad para
lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien común

3. LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
A fines del siglo XIX y principios del siglo XX aparecieron las
escuelas modernas de administración:
a) Escuela Mecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F.W.
Taylor sobre la eficiencia de los trabajadores de las relaciones
hombre-máquina, para elevar el rendimiento a partir del
estudio de tiempos y movimientos.
b) Escuela del proceso administrativo: Fundada por H. Fayol,
estableció un esquema conceptual de la administración con
base en el proceso administrativo.
c) Escuela Psico-sociológica (o de comportamiento humano)
Auspiciada por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la
escuela de graduados en administración de negocios de la
Universidad de Harvard

4. Nació cuando en una planta textil en Filadelfia no se pudo
resolver el problema de rotación de personal, que se realizó con
un enfoque mecanicista, en donde se descubrió que los grupos
informales constituyen una organización unida, de amistad y
solidaridad.
d) Enfoque sistemático: La aplicación de este enfoque presupone
el uso de técnicas sustentadas en sistemas de información que
posibiliten el control de la gestión administrativa.
e) Teoría Z: La filosofía y valores de la administración japonesa:
Explica abiertamente su concepción sobre políticas de persona,
empleo de por vida, entrenamiento horizontal, critica a los
grandes “Egos”, decisiones por consenso, análisis profundo de los
problemas, entre otros.

5. PROCESO ADMINISTRATIVO

6. PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas,
diagnóstico, programas y presupuestos
2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades de
mando y procedimientos.
3.- INTEGRACION: ¿Quién y con qué se va a hacer? Personal:
selección, contratación, capacitación, materiales, finanzas,
compras, producción, entre otros.
4.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, toma
de decisiones, supervisión, delegación, instrucciones y
comunicación.
5.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación,
determinación de las desviaciones, corrección de fallas y
retroalimentación.

7. PLANEACION
Definiciones:
Planear consiste en la definición de objetivos, la ordenación de
recursos materiales y humanos, la determinación de métodos y las
formas de organización, el establecimiento de medidas de tiempo,
cantidad y calidad, la localización especial de las actividades y
otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la
conducta de la persona o grupo.
La planeación es trazar un curso concreto de acción para alcanzar
un objetivo
Planear es diseñar un método para lograr una meta definida
Planear es decidir de antemano que hacer, cómo hacerlo, cuándo y
quién deberá llevarlo a cabo.

8. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
RACIONALIDAD: La acción ordenada con fines específicos.
PREVISION: La planeación es previsión del futuro.
UNIVERSALIDAD: La planeación y la programación deben
abarcar las diferentes etapas del proceso económico, social y
administrativo y prever las consecuencias que producirá su
aplicación.
UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estén
integrados entre si y formen un todo organizado y compatible.
CONTINUIDAD: La planeación y la programación son un proceso
de duración permanente.
INHERENCIA: La planeación y programación son necesarias en
cualquier actividad humana y son inherentes a la administración.

9. ELEMENTOS DE LA PLANEACION
DIAGNÓSTICO: Investigar los problemas que se presentan y
que obstaculizan el logro de los objetivos de la organización.
OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya
sea con la realización de una sola operación de una actividad
concreta, de un procedimiento de una función completa o de todo
el funcionamiento de la institución.
POLITICAS: Son líneas generales de acción que guían a los
miembros de una empresa.
PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de
acción que se considera el más recomendable para el logro de un
objetivo, así mismo, es necesario que cada una de las funciones de
una organización tenga sus propios objetivos y de igual forma sus
planes.

10. PROGRAMAS: Un programa está destinado a cumplir las funciones de
una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas
cuantificables que se cumplirán a través de la integración de un conjunto
de esfuerzos, con recursos humanos, materiales y financieros asignados,
con un costo global y unitario determinado y cuya ejecución en principio
queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.
PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numéricamente
los resultados de una organización; incluye tres elementos principales.
1.- Se refiere a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planes
concretos, valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminación que están relacionados con
el costo.
3.- Se mide en unidades económicas, proporcionando estándares contra
los cuales se puede comparar.

11. ORGANIZACIÓN
Definiciones:
Organización es el arreglo de funciones necesarias para lograr un
objetivo con indicación de la autoridad y la responsabilidad
asignadas a los puestos, que tienen a su cargo las ejecuciones de
las funciones respectivas.
Organización es el orden que guardan los diferentes órganos que
constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de
responsabilidad, interdependencia jerárquica, comunicación y
división del trabajo, necesarios.

12. DIVISION DEL TRABAJO
Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de
que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una
unidad administrativa, el trabajo se divide en:
-FUNCIONES: (generales, específicas, ejecución, apoyo,
asesoría, complementarios, primarias, secundarias)
-ACTIVIDADES: (genéricas, específicas)
-OPERACIONES: (físicas, mentales)

13. FORMAS DE ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN FORMAL: Es la oficial, la teórica y se apega
a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos
o individuales, reglamentos, manuales, políticas y procedimientos.
ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es la extra oficial, representa
lo que realmente está sucediendo, es la resultante de las reacciones
individuales y colectivas entre la organización formal en busca de
satisfacción a necesidades y deseos de pertenencia,
reconocimiento o amistad.

14. ESTRUCTURA ORGANICA
Es la forma en que están ordenadas las unidades administrativas de
un organismo y la relación que guardan entre si. Debido a la
necesidad de la división del trabajo y de los requerimientos de
especialización, nace la división en donde determinan la forma en
que van a integrarse los diversos órganos o dependencias de una
institución, relaciones de mando, niveles jerárquicos, procesos a su
cargo, tramos de control, equipos de administración y ámbito de
aplicación.

15. MANUALES
Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y
experiencias para documentar la tecnología acumulada sobre un tema
específico. Contienen información e instrucciones sobre la organización,
políticas y procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la mejor ejecución de un trabajo.
Se clasifican en:
Manuales de Operación
Manuales de Organización
Manuales de Procedimientos

16. INTEGRACION
En el proceso administrativo, se distingue una parte que se refiere a la
estructuración y otra que es la actuación en si, en la primera tenemos
la planeación y la organización, en la segunda, la integración, la
dirección y el control.
La integración es el punto de contacto entre la parte estática y la parte
dinámica del proceso administrativo.
Definición:
Integración es obtener y articular los elementos materiales y humanos
que la planeación y la organización señalan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de una organización.

17. TIPOS DE INTEGRACION
A) DE PERSONAL B) DE MATERIALES
a) Reclutamiento a) Finanzas
b) Selección y b) Compras
contratación c) Producción
c) Inducción d) Mantenimiento
d) Capacitación e) Comercialización o
e) Desarrollo prestación de
f) Carrera institucional servicios

18. DIRECCION
La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organización
dependerá, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre
a sus trabajadores.
Definición:
Es el elemento mas dinámico del proceso administrativo que implica la
responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar,
ordenar e impulsar al personal subordinado, a la mejor realización de
sus funciones, con el máximo de eficiencia y colaboración.

19. IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y
complejo de la administración, puesto que se ponen en juego
aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.
En la dirección se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman
decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a
través de un proceso de comunicación que ya de por si es complejo.

20. PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y
grupales.
IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto más se impersonalice la
orden, será mejor obedecida.
RESPETO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden
deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jamás
saltarlos sin razón.
RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos
se resuelvan lo más pronto posible de modo que, sin lesionar la
disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.

21. ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA
DELEGACION DE AUTORIDAD
- Puede ser general o específica
- Puede ser temporal o ilimitada
- Puede ser individual o colectiva
- Aumenta la eficacia administrativa
- Favorece la especialización
- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la
realidad

22. MANDO
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido,
el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.
El poder mandar, incluye tres elementos:
•Determinar lo que debe hacerse
•Establecer como debe hacerse
•Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga
Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva
la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de
ejecución la tercera.

23. La toma de decisiones es un factor esencial de la función directiva, ya
que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organización.
El proceso de la toma de decisiones es como sigue:
- Diagnosticar el problema: Definir el problema
- Definir las alternativas más adecuadas
- Analizar las alternativas y compararlas
- Seleccionar la alternativa más conveniente

24. PRINCIPIOS DE SUPERVISION
El concepto actual de la supervisión, supone un ámbito de
responsabilidad más amplio y complejo que el de la administración
tradicional basada únicamente en la autoridad y el conocimiento del
trabajo, sino que además ubica como fundamental la satisfacción del
usuario y el desarrollo personal.
- Satisfacción del cliente o usuario: Es la única razón de la
organización
- Rentabilidad: Costo vs. Rendimiento de las operaciones cotidianas
- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje
- Aceptación del cambio: Trabajar en la resistencia al cambio
- Actitud crítica constructiva: Comunicar juicios e ideas
- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo

25. CONTROL
La etapa de control no existiría si la planeación y organización se
ajustaran impecablemente a la integración y a la fase directiva, sin
embargo, aún en planeaciones cuidadosas, surgen algunas
necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo
programado.
Definición:
Control es un conjunto de disposiciones incluidas en las estructuras y
en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo
de las actividades se produzca una comprobación, previniendo
errores y fallas, para proveer información segura, proteger los bienes
de la empresa y promover la eficiencia en la operación y la adhesión
a las políticas administrativas.

26. TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL
1.- Establecimiento de normas Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea
lograr
o estándares de ejecución
La administración enfocada a procesos se basa en
mejorar procesos más que en perfeccionar funciones
Con este enfoque se marcan estándares que comprenden
sistemas, procedimientos, métodos de trabajo,
seguimientos operacionales y auditorías que deben formar
parte de un sistema de calidad
2.- Medición de la ejecución Requiere que la información sea procesada, interpretada y
comparada con los estándares de ejecución a fin de
real en relación con los
establecer conclusiones sobre la ejecución real.
estándares establecidos
3.- Aplicación de la acción Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o
ajustes a los recursos de la empresa, para esto es
correctiva
necesario conocer las causas de desviación

27. CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL
- Selección de los criterios de control
- Recolección, concentración y procesamiento de datos
- Interpretación de los resultados
- Elaboración de reporte de resultados
- Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas

28. EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS
Evaluación de resultados
Comparación de los resultados con lo planeado
Determinación de las causas de desviación
Retroalimentación

29. INDICADORES
Son los instrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la
desviación de una actividad sujeta a influencias internas y externas con
respecto a una unidad de medida convencional.
En la administración y evaluación por procesos, los indicadores
fortalecen la autonomía de gestión, en virtud de que a través de la
medición que realicen los responsables en los niveles de operación,
conocerán de manera inmediata la situación en que se desarrollan sus
servicios y pueden tomar oportunamente las medidas correctivas o de
preferencia preventivas, que mejoren su actuación y resultados.

30. Los indicadores deben contar con las tres características siguientes:
CONGRUENCIA: Característica de la información que la hace coincidir
en su forma y tamaño.
CONSISTENCIA: Característica de la información estadística
mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas
particulares de cuantificación.
CONFIABILIDAD: Característica de la información que el usuario
acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ellas.

31. TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente el
grado de cumplimiento de las metas en un período
determinado
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos
empleados en la consecución de una meta o en la
ejecución de una tarea, en una unidad de tiempo.
La productividad puede medirse en función de los
recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo,
no es siempre necesario utilizar las tres relaciones. El
indicador se seleccionará en función del insumo mas
relevante a considerar en el proceso que mida.
INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o
cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,
manifiestan el grado de satisfacción de las expectativas o
requerimientos de nuestros usuarios internos y externos,
tales como: tiempos de espera, oportunidad, atención y
solución a quejas, satisfacción por el otorgamiento del
servicio, tiempos de traslado, etc.
Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando
satisface plenamente al usuario