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Reuniones mktsurf2011

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Material del módulo de gestión de reuniones del Curso de Posgrado de Marketing

Reuniones mktsurf2011

  1. 1. Visi Serrano    Desarrollo Organizacional, Participación y Estrategias Social Media  ¿Conversamos?  678492521    [email_address]                           Módulo: Dirección eficaz de Reuniones
  2. 2. INICIO: Lo primero es lo primero Visi Serrano    Desarrollo Organizacional, Participación y Estrategias Social Media  ¿Conversamos?  678492521    [email_address]                          
  3. 3. Reglas del Juego
  4. 4. 9:00 - 11:45 12:00 - 14:00 16:00 - 19:00 Agenda
  5. 5. Metodología
  6. 6. <ul><li>Interiorizar qué entendemos por una reunión de trabajo eficaz a partir de la diferencia existente entre el temas a tratar y objetivos a alcanzar. </li></ul><ul><li>Conocer las funciones clave a desempeñar por el/la dinamizador/a de una reunión. </li></ul><ul><li>Aprender a estructurar las reuniones, clarificando las diferentes fases y tipologías de las mismas, identificando cómo actuar en cada una de las mismas. </li></ul><ul><li>Identificar las habilidades de relación a emplear en las reuniones de trabajo, para que resulten de mayor eficacia. </li></ul>Objetivos
  7. 7. NÚCLEO: ¿Reuniones? Visi Serrano    Desarrollo Organizacional, Participación y Estrategias Social Media  ¿Conversamos?  678492521    [email_address]                          
  8. 8. Haz memoria y piensa en aquella reunión profesional de la que guardas un grato recuerdo. Quizá la convocaste, puede que la dirigieras o facilitaras o simplemente participaste de ella. Pero es una historia de éxito de una reunión que recuerdas especialmente y de la que incluso te sientes orgulloso u orgullosa, que te brindó algún tipo de aprendizaje significativo… Tiempo: 5´ Apreciando las reuniones
  9. 9. Por parejas compartid las historias. Conversad sobre los antecedentes, los protagonistas. Qué elementos positivos os han llevado a recordar esta reunión. Cómo definirías dicha reunión. Plantead preguntas apreciativas . Tomad notas . Compartid el tiempo Tiempo: 10´ Apreciando las Reuniones
  10. 10. En subgrupos conversamos sobre temas, contenidos, comportamientos y actitudes comunes de todas esas historias de éxito que recordamos sobre reuniones Tiempo 5´ Apreciando las Reuniones Sobre reuniones basadas en diállogos apreciativos: http://goo.gl/v71vf
  11. 11. <ul><li>¡La reuniones no se dirigen solas! </li></ul><ul><li>Fundamental: el OBJETIVO . </li></ul><ul><li>La persona que facilita es responsable del contenido , pero SOBRE TODO, DEL PROCESO de la reunión. </li></ul>3 ideas clave sobre las reuniones Sobre reuniones y e-reuniones productivas: http://goo.gl/d01DU
  12. 12. NFORMATIVO ECISORIO EGOCIATIVO ONSULTIVO Tipos de Objetivos
  13. 13. TIEMPO Y DOMINIO DEL/DE LA DIRECTOR/A TIEMPO Y DOMINIO DE LOS/LAS PARTICIPANTES Tiempo y dominios REUNIÓN INFORMATIVA REUNIÓN DECISORIA/ NEGOCIATIVA REUNIÓN CONSULTIVA
  14. 14. Líder del proceso (moderador, secretario, gestor del tiempo) Comunicación y apoyo Interpretaciones vs evidencias Planificación Organización de la información para resolver el problema más allá de tus propias pistas Dinámica de grupo: las pistas
  15. 15. ¿Qué podían haber HECHO de distinto los ciegos para saber qué era un elefante? Los ciegos y el elefante
  16. 16. Los ciegos y el elefante
  17. 17. Modelo OAR Aprendizaje de 2° orden Aprendizaje de 1° orden Aprendizaje de 1° orden O bservador A cciones R esultados
  18. 18. Cambiando el Observador Nuevas Acciones disponibles Nuevas Acciones disponibles Observador Acciones disponibles Nuevo Observador Cambio
  19. 19. DISTENDER CLARIFICAR CONTROLAR <ul><li>OBJETIVO </li></ul><ul><li>MÉTODO </li></ul><ul><li>TIEMPO </li></ul><ul><li>CONTENIDOS Y TERMINOLOGÍA </li></ul><ul><li>PARTICIPACIÓN </li></ul><ul><li>TIEMPO </li></ul><ul><li>AJUSTE AL OBJETIVO </li></ul><ul><li>CLIMA </li></ul>DINAMIZAR Funciones de quien dinamiza una reunión
  20. 20. El águila ve el mundo desde el aire... la rana, lo ve desde el suelo… ¿Qué diría cada cual si le preguntáramos cómo es el mundo? ¿Quién tiene razón? ¿Es cuestión de puntos de vista? Sobre la persona del Observador: http://goo.gl/8fq40
  21. 21. EL ENFOQUE ÚNICO Enfoque Único A veces, nuestro enfoque en las reuniones es único. Entonces…. Objetivo: Aceptación por parte de las demás personas de mi enfoque. Que lo vean como yo Acciones frecuentes: Convencer Imponer Expresiones: “ Eso no es así” “ ¡Cómo que no entiendes!” “ Esta es la única solución” “ La única alternativa es…”
  22. 22. EL ENFOQUE MÚLTIPLE A veces, nuestro enfoque en las reuniones es múltiple. Entonces…. Enfoque Múltiple Objetivo: Aceptar la legitimidad de nuestras diferencias. Somos observadores distintos de una misma realidad. Acciones frecuentes: Escuchar. Preguntar. Compartir percepciones. Integrar puntos de vista para abrir nuevas posibilidades. Expresiones: “ Vaya... Yo pienso distinto”. “ ¿Cómo lo ves tú?” “ ¿Cómo has llegado a esa conclusión?”
  23. 23. Habilidades clave para dinamizar reuniones
  24. 24. <ul><li>¿Cuáles consideramos que son las claves para el éxito en esta dinámica? </li></ul><ul><ul><ul><li>Agotar el tiempo de la planificación para plantear estrategias, nombrar moderador, repartir resto de roles según habilidades y competencias individuales para ser más efectivos. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Informar a los ciegos de cómo va el proceso y nombrar a una única persona que le guie en el proceso. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Los ciegos pueden animar, preguntar cómo vamos, celebrar los éxitos ¡no son mudos! </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Si hay toques, socializar el fracaso, no dejarse llevar por el desánimo. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Abrir la mente a todas las posibilidades </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Escuchar activamente </li></ul></ul></ul>Pasando por el aro
  25. 25. <ul><li>2. ¿Qué relación puede tener con las reuniones ? </li></ul><ul><ul><li>Incidencia de la importancia y las consecuencias de la responsabilidad individual en las tareas de grupo reunido. </li></ul></ul><ul><ul><li>El efecto de los paradigmas en los resultados de la reunión: el aro no se puede mover y hay únicamente hay que retorcerse para pasar; el ejercicio tiene trampa, no tiene solución </li></ul></ul><ul><ul><li>Orientarse a la tarea en una reunión es fácil cuando todos los miembros el grupo perciben la misma como apasionante, interesante y retadora. </li></ul></ul><ul><ul><li>Las reuniones no se dirigen solas </li></ul></ul>Pasando por el aro
  26. 26. <ul><li>3. ¿Cuáles son nuestras lecciones aprendidas ? </li></ul><ul><li>En las reuniones hay que atender el clima de la misma, atender a otros que quizá necesiten ayuden o estén en otras posiciones </li></ul><ul><li>Para resolver problemas en una reunión tenemos que compartir y acordar cuál es el problema a resolver </li></ul><ul><li>Atender cómo nos comunicamos en las reuniones, es muy importante para ser efectivos. </li></ul><ul><li>La planificación y gestión del tiempo son elementos a cuidar en las reuniones </li></ul><ul><li>Integridad y responsabilidad van de la mano de la capacidad de pedir ayuda, ofrecerla y cooperar. </li></ul><ul><li>Antes de participar en una reunión es importante revisar los paradigmas y juicios que tengo sobre las personas, la temática y los resultados. </li></ul>Pasando por el aro
  27. 27. Fases de una Reunión
  28. 28. ¿Qué es necesario para la efectividad de la Fase…? Ejercicio de reflexión en subgrupos
  29. 29. <ul><li>Objetivo/s </li></ul><ul><li>Agenda de la reunión </li></ul><ul><li>¿Participantes? </li></ul><ul><li>Lugar de celebración </li></ul><ul><li>Pensar en el/los Método/s </li></ul><ul><li>Información a los/las participantes </li></ul><ul><li>Convocatoria </li></ul>FASE 1: PREPARACIÓN Fase de Preparación Sobre participación genuina y planificación de agendas abiertas http://goo.gl/Zfbc8
  30. 30. FASE 2: INICIO Fase de Inicio <ul><li>Comenzar a tiempo </li></ul><ul><li>Clima: Lugar y Bienvenida </li></ul><ul><li>Puesta al día: </li></ul><ul><ul><ul><li>Declaración de Objetivos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pactar/proponer Metodología </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Reglas del Juego </li></ul></ul></ul>
  31. 31. <ul><li>Dirección de la reunión: Seguimiento de lo preparado (¡Flexibilidad!) </li></ul><ul><li>Participación: Habilidades y Actitudes </li></ul>FASE 3: NÚCLEO Núcleo
  32. 32. <ul><li>Anticipar el final </li></ul><ul><li>Revisar el problema </li></ul><ul><li>Resumir el progreso </li></ul><ul><li>Enfatizar acuerdos </li></ul><ul><li>Agradecimiento y despedida </li></ul>FASE 4: CIERRE Cierre
  33. 33. FASE 5: SEGUIMIENTO Seguimiento <ul><li>Evaluación personal </li></ul><ul><li>Informar(se) sobre el nivel de realización de acciones / compromisos / propuestas </li></ul><ul><li>Ante incumplimientos o contingencias definir y comunicar alternativas </li></ul>
  34. 34. Roles problemáticos en las reuniones Sobre reuniones comerciales y estilos sociales: http://goo.gl/wmmgE
  35. 35. <ul><li>Facilitar que pierda el miedo a ser sincero/a: refuerzo. </li></ul><ul><li>Hacerle sentirse aceptado/a también cuando exprese su propia opinión. </li></ul><ul><li>No llevarle a / posibilitarle aceptar compromisos que no se van a poder cumplir. </li></ul>Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones
  36. 36. <ul><li>Escuchar las quejas prestando atención, pero dirigiendo las discusiones hacia la resolución de problemas. </li></ul><ul><li>No responder a las críticas con justificaciones o reclamaciones, sino con una exposición fundamentada de los hechos. </li></ul><ul><li>Identificar beneficios de la situación. </li></ul>Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones
  37. 37. <ul><li>Establecer un orden de prioridad ayuda a limitar el número de alternativas a tener en cuenta. </li></ul><ul><li>Relacionar las posibles soluciones o decisiones con beneficios. </li></ul><ul><li>Dividir la realidad. </li></ul>Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones
  38. 38. CIERRE: Ya nos vamos… Visi Serrano    Desarrollo Organizacional, Participación y Estrategias Social Media  ¿Conversamos?  678492521    [email_address]                          
  39. 39. Inocencia No soy responsable de … Impotencia Resignación y Resentimiento Se concentra en el entorno El sujeto no tiene control Poder Respondo frente a … Respons(h)abilidad Ambición y Aceptación Se concentra en la persona Control (uno mismo) e Influencia (en los otros) VÍCTIMA PROTAGONISTA / 100% RESPONSABLE ¿Cuál es tu actitud ante tus futuras reuniones? ¡¡¡La reunión ha sido un desastre!! No he preparado la reunión convenientemente (dado el grupo)
  40. 40. contacto ¿Conversamos? móvil: 678492521 visi serrano email: [email_address] http://uvedevisi.blogspot.com/ http://twitter.com/#!/uvedevisi

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