Requisitos sello gel servicios y datos abiertos

RequisitosdelSello deExcelencia de Gobierno en Linea
Ayudasguias alfinaldeldocumento
ESTRUCTURA
La siguiente es la estructura propuesta para establecer los requisitos de calidad del Sello de Excelencia. La cual está distribuida en categorías,
niveles,etapas,requisitosyrecursos,que buscan a partir de una visión general llegar a una visión específica de los aspectos a cumplir.

CATEGORÍA GOBIERNO ABIERTO
ETAPAS REQUISITOS RECURSOS
Preparación
para publicar
Criterios de evaluación Evidencia Sustento jurídico y técnico
La entidad identifica y
prioriza el conjunto
de datos para su
publicación.
Solicitud de información recurrente y
de alto impacto.
Demuestre que el conjunto de datos
publicado sea de alto impacto o que su
publicación haya sido producto de
solicitudes recurrentes por parte de sus
usuarios.
Ley 1712 de 2014,artículo 11,
numeral k. Información mínima
obligatoria respecto a servicios,
procedimientos y funcionamiento
del sujeto obligado.
Decreto 103 de 2015,artículo 11.
Publicación de datos abiertos.
Guía para la apertura de datos
abiertos en Colombia:
http://estrategia.gobiernoenlinea.g
ov.co/623/articles-
8248_Guia_Apertura_Datos.pdf
El conjunto de datos
cumple con los
principios de legalidad
para su publicación.
Información clasificada y reservada
del conjunto de datos.
Verificar que la información del conjunto
de datos no sea información clasificada
o reservada.
Ley 1712 de 2014,artículos 18 y 19
ov.co/623/articles-
está completo y
actualizado.
El conjunto de datos no contiene
campos nulos, la información es
suficiente y consistente.
El conjunto de datos debe estar
actualizado.
Verificar que el conjunto de datos no
contenga datos nulos (espacios sin
diligenciar), la información sea suficiente
y consistente (contener el mayor detalle
posible de la información) y se encuentre
ov.co/623/articles-

actualizado (ver en www.datos.gov.co la
metadata del conjunto de datos y
comparar la frecuencia de actualización
con la fecha de última actualización).
NTC 4611
se encuentra
documentado a
través de metadatos.
La metadata del conjunto de datos
debe contener como mínimo los
siguientes atributos:
Título de Conjunto de Datos
Breve Descripción
Nombre de la Entidad
Autor
Departamento
Municipio
Orden
Sector
Idioma
Frecuencia de Actualización
Fecha Emisión
Fecha de última actualización
Verificar que la metadata del conjunto
de datos cumpla con los atributos
mencionados en los criterios de
evaluación.
NTC 4611

Acceso y
descarga del
conjunto de
datos
El conjunto de datos se encuentra
publicado en el portal de datos
abiertos del Estado Colombiano o
la herramienta que haga sus veces.
En caso de estar publicado en
portales o sistema de información
propios de la entidad, deberá
garantizar que los datos estén
debidamente enlazados o
federados al portal de datos
abiertos del Estado Colombiano.
Conjunto de datos publicado
en el portal de datos
abiertos del Estado
Colombiano, conjunto de
datos externo enlazado al
portal de datos abiertos del
Estado Colombiano o portal
de datos propio de la
entidad federado al portal de
datos abiertos del Estado
Colombiano.
Verificar que el conjunto de datos se
encuentre publicado en el portal de
datos abiertos del Estado Colombiano
en www.datos.gov.co
En caso de que el conjunto de datos
esté publicado en el portal de la
entidad, este deberá enlazarse al portal
de datos abiertos del Estado
Colombiano (ver sección conjuntos de
datos externos en el portal de datos
abiertos del Estado Colombiano y
verificar que el enlace permita
descargar el conjunto de datos en
formato abierto).
En caso de que la entidad cuente con
un portal de datos abiertos propio, este
podrá federarse al portal de datos
abiertos del Estado Colombiano
(Verificar que en el portal de datos
abiertos del Estado Colombiano se
puedan visualizar los conjuntos de
datos publicados en el portal de datos
de la entidad.
Ley 1712 de 2014,artículo 11,
numeral j
Decreto 103 de 2015,artículo 11
Marco de referencia TI. Apertura
de datos - LI.SIS.08
http://estrategia.gobiernoenlinea.
gov.co/623/articles-
El conjunto de datos está
disponible para cualquier usuario
de forma libre y sin restricciones.
El conjunto de datos se
encuentra asociado a una
licencia abierta.
Verificar que el conjunto de datos este
relacionado a una licencia abierta que
permita el uso, transformación,
distribución, redistribución,
Ley 1712 de 2014 art. 6

reutilización, compilación, extracción,
copia, difusión, modificación y/o
adaptación de los datos y de la
información publicada.
Verificar que la licencia esté publicada
en el portal o en el sistema de
información que la entidad disponga
para la publicación de sus datos.
Anexo 1. Uso de licencias abiertas
El usuario puede acceder al
conjunto de datos de manera
gratuita.
Acceso gratuito al conjunto
de datos.
El conjunto de datos podrá ser
consultado y descargado de manera
gratuita.
El usuario puede acceder al
conjunto de datos sin ninguna
restricción técnica o legal.
Restricción técnica o legal
para acceder al conjunto de
datos.
Verificar que los datos no contengan
restricciones de acceso, por ejemplo
contraseñas o que deba solicitar algún
tipo de permiso especial para su
obtención.
El usuario puede descargar el
conjunto de datos de manera
masiva, de forma tal que puede
acceder a la totalidad de la
información.
Conjunto de datos
descargado en lotes o
masivamente.
Verificar que la totalidad del conjunto
de datos pueda descargarse
masivamente.
El usuario puede descargar el
conjunto de datos en formatos
libres.
Descarga del conjunto de
datos en formatos libre.
Verificar que el conjunto de datos
pueda descargarse en cualquiera de los
siguientes formatos dependiendo de las
características del dato: CSV, XML,
JSON, RDF, RSS.

Evaluación y
mejora del
conjunto de
datos
Los usuarios del
conjunto de datos
reportan hallazgos,
comentarios o
sugerencias de los
datos publicados.
Sección para que los usuarios
reporten hallazgos, comentarios o
sugerencias de los datos publicados.
Verificar que exista una sección en el
portal o sistema de información donde
se encuentra publicado el conjunto de
datos, para que los usuarios reporten
hallazgos, comentarios o sugerencias.
ov.co/623/articles-
La entidad desarrolla
una estrategia que
permite mejorar la
calidad de los datos
publicados a partir de
la retroalimentación
de sus usuarios.
Estrategia para el mejoramiento de la
calidad de la información publicada.
En el plan de apertura de datos de la
entidad, deberá establecerse el
mecanismo de monitoreo y seguimiento
de los datos publicados. Como insumo
se puede verificar las calificaciones de
los usuarios en el portal de datos
abiertos.
ov.co/623/articles-

Preparación
para publicar
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1
LOS RECURSOS DEL NIVEL 1
La entidad analiza e
identifica la
vinculación de sus
datos con otro(s)
conjunto(s) de datos.
Análisis e identificación de
vinculación del conjunto de datos con
otros.
Documento u otra información donde
demuestre que se analizó e identificó la
necesidad de conectar su conjunto de
datos con el de otra fuente de
información.
ov.co/623/articles-
geográfico cumple
con los criterios de
calidad de la
información.
El conjunto de datos contiene
columnas de georreferenciación
(latitud y longitud) que permiten
generar un mapa a partir de la
información publicada.
Verificar que el conjunto de datos
cumple con las características definidas
para la calidad de la información
geográfica.
NTC 5043
NTC 5660
Estándares OGC (Open GeoSPatial
Consortium)
Acceso y
descarga del
conjunto de
datos
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1
La entidad realiza
divulgación y
promoción del
conjunto de datos
publicado para
impulsar su uso.
La entidad realiza estrategias y
campañas para promover el
conocimiento y uso del conjunto de
datos publicado.
Documento, noticia o informe del
resultado de las estrategias y campañas
desarrolladas para promover el uso del
conjunto de datos publicado.
ov.co/623/articles-
La entidad habilita
mecanismos de
acceso a los datos por
medio de interfaces
de programación de
aplicaciones APIs,
permitiendo que
Habilitar interfaces de programación
APIs para que terceros puedan
consumir información del conjunto
de datos.
Link al sistema que soporta los datos con
la instrucción o regla donde habilite la
API.
ov.co/623/articles-

terceros busquen
automáticamente,
recuperen o
consuman los datos
directamente del
portal de datos
abiertos.
Evaluación y
mejora del
conjunto de
datos
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1
La entidad evalúa el
uso de los datos
publicados y la
satisfacción de sus
usuarios.
Evaluación de uso y satisfacción de
usuarios del conjunto de datos
publicado.
En el plan de apertura de datos de la
entidad, deberá establecerse el
mecanismo de monitoreo y seguimiento
de los datos publicados. Como insumo
se puede verificar las calificaciones de
los usuarios en el portal de datos
abiertos.
ov.co/623/articles-

Preparación
para publicar
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1 y 2
LOS RECURSOS DEL NIVEL 1 y 2
Acceso y
descarga del
conjunto de
datos
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1 y 2
La entidad cuenta con
mecanismos de
publicación
automática de los
datos (ETL-proceso de
extracción,
transformación y
carga o scripts) desde
sus fuentes
principales de
información.
Habilitación de mecanismos de
acceso directo para consumo de
información.
Verificar que existan mecanismos de
publicación automática de los datos para
extraerlos, transformarlos y cargarlos
desde sus fuentes principales (log del
servidor).
La entidad debe generar evidencia de la
ejecución de la ETL.
ov.co/623/articles-
En caso que aplique,
el conjunto de datos
se encuentra
vinculado o enlazado
con otro(s)
conjunto(s) de datos.
Vinculación del conjunto de datos
con otros.
Verificar que los datos se encuentran
enlazados o vinculados con otro
conjunto de datos a través de
estándares web tipo HTTP, RDF y URI o
cualquier otro requerido.
ov.co/623/articles-

Evaluación y
mejora del
conjunto de
datos
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1 y 2
AYUDAS
Se entiende comoinformaciónclasificadaaquellainformaciónpúblicacuyoaccesolibre puede causardañode derechosa
personasnaturalesojurídicas.
Se entiende comoinformaciónreservadalainformaciónpúblicacuyoaccesolibre puedecausardaño a los interesespúblicos.
Los metadatossondatosque describenlosaspectosbásicosde unconjuntode datosy sonuna herramientafundamentalpara
organizar,clasificar,relacionaryencontrarlosdatosnecesarios.Lacantidady calidadde metadatosasociadosa unconjunto
de datos,permite unamejorclasificaciónyunamejorbúsquedayrecuperaciónde losdatos.
La metadatadel conjuntode datospublicadaenwww.datos.gov.coloencuentraenel conjuntode datosconel nombre
"acerca de".
Base de datosFederados:Sonvistasunificadasde basesde datosindependientesque aparentanserunasolabase de datos,
peroson unacolecciónde sistemasde basesde datosindependientes,cooperativos,heterogéneos,que sonautónomosyque
permitencompartirtodosoalgunosde susdatos.Una BDF aparentaser unaBD normal y corriente,peronotiene existencia
física,es unavistalógica.
Actualmente el portal de datosabiertosdel EstadoColombianopermiteembeberportalesde datosexternosode otras
entidades,conel finde unificar,agregaroconsolidarel conjunto de datos
Se debe verificarlascondicionestécnicasparalafederacióndel conjuntode datos.
Puede verlostiposde licenciaabierta creativecommonsenel portal de OpenDefinition:http://opendefinition.org/licenses/

En caso de que lainformaciónseaextensa,laentidadpodrábrindarherramientasde accesoparael descargue de la
informacióndirectamentede lafuente primaria.
Formatoslibres:Sonformatosde archivoque se puedencreary manipularparacualquiersoftware,libre de restricciones
legalesyque aumentanel nivelde reutilizaciónde losdatos.
Las siguientessonlas característicasde calidadde unconjuntode datos geográfico:
Nivel de veracidadde loselementos(capturados),susatributosysusrelacionesrespectoalaespecificacióntécnicadel
producto.
Grado de certidumbre conel cual el conjuntode datos cumple conlas especificacionesdelproducto, enloque respectaala
estructurainternade losdatos,reglastopológicas,atributosyrelaciones.
Cercanía enposiciónde losobjetosenel conjuntode datos,conrespectoa suposiciónverdadera(olaasumidacomo
verdadera).
Grado de realidadenlaescaladel tiempo,de loselementosexistentesenlabase de datosy susrelacionestemporalescon
respectoa lasespecificacionesdel producto.
Grado de fidelidadde losvaloresde losatributosasignadosa loselementosenlabase de datoscon respectoasu verdadera
característica enel mundoreal y la clasificacióncorrectade losobjetosysusrelacionesde acuerdoconlasespecificacionesde
producto.
En caso tal de que el conjuntode datos geográficose encuentre publicadoenel portal de datosabiertosdel Estado
Colombiano,se daporsentadoel cumplimientode lascaracterísticasenmención.
Una API (ApplicationProgrammingInterface oInterfase de Programaciónde Aplicaciones) esunconjuntode funcionesque
facilitanel intercambiode mensajesodatosentre dosaplicaciones.
Los datosenlazadosovinculadossonunamaneranormalizadade representardatossobre unagranvariedadde temas.La
publicaciónde datosvinculadosfacilitaalos programadoreslaconexiónde informaciónde diferentesfuentes,loque llevaa
nuevase innovadorasaplicaciones.

CATEGORÍA TRÁMITES Y SERVICIOS
Preparación de
la entidad
La Entidad cumple
con las obligaciones y
requisitos legales
exigidos por el Estado
Colombiano para el
trámite o servicio en
línea.
El trámite o servicio en línea
(procedimiento administrativo) está
publicado y actualizado en la última
versión del SUIT o el sistema que
haga sus veces.
Verificar que el trámite o procedimiento
administrativo (servicio) esté publicado
en el Sistema Único de Información de
Trámites-SUIT y con el link habilitado
para el acceso al mismo.
Art. 40 Decreto 019 de 2012
La Entidad informa al
usuario sobre sus
derechos,
obligaciones y las
condiciones de uso
del trámite o servicio
en línea.
Los términos y condiciones de uso del
trámite o servicio en línea deben
estar publicados para consulta del
usuario.
Los términos y condiciones de uso del
trámite o servicio en línea, deben incluir
los derechos y las obligaciones del
usuario e indicar el costo en caso que
aplique.
Ley 1712 de 2014,y Resolución
3564 de 2015 numeral 9.1 anexo 1
Ley 1437 de 2011
La Entidad garantiza
la protección de los
datos personales de
los usuarios del
línea.
La entidad debe contar con una
política de tratamiento de
información y solicitar autorización
para el tratamiento de datos
personales al usuario del trámite o
servicio en línea.
La entidad publica la política de
tratamiento de la información e incluye
dentro del trámite o servicio en línea, la
solicitud de autorización del usuario
para el trato de sus datos personales.
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013,art 13
Decreto 886 de 2014
La entidad caracteriza
a los usuarios del
línea.
El trámite o servicio en línea debe
generar una experiencia satisfactoria
por parte del usuario.
Resultado de pruebas de usabilidad, que
evidencien que el trámite o servicio es
satisfactorio para el usuario, como por
ejemplo evaluación heurística, test de
usuario o evaluación iterativa.
Guía para la caracterización de
usuarios, ciudadanos y grupos de
interés - Departamento Nacional de
Planeación PNSC.
https://colaboracion.dnp.gov.co/CD
T/Programa%20Nacional%20del%2
0Servicio%20al%20Ciudadano/Guia

%20de%20Caracterizaci%c3%b3n%
20de%20Ciudadanos.pdf
Lineamientos y metodologías en
Usabilidad para Gobierno en línea,
pág. 116
ov.co/623/articles-
8237_guia_usabilidad.pdf
El desarrollo del
línea cumple con los
criterios de
accesibilidad web
aplicables al nivel de
conformidad A.
No deben presentarse errores al
realizar la validación automática y
manual de los requisitos del nivel de
conformidad A, aplicables al
desarrollo del trámite o servicio en
línea.
Se debe realizar un análisis de
accesibilidad web que demuestre o
compruebe que no existen problemas
(errores) en los requisitos aplicables al
trámite o servicio en línea en el nivel de
conformidad A.
NTC5854 (Norma Técnica
Colombiana de accesibilidad web)
Estándares de la W3C (World Wide
Web Consortium)
El código en el que
está hecho el trámite
o servicio en línea
cumple los estándares
internacionales de
programación web.
El código fuente del trámite o servicio
en línea no presenta errores de
programación.
El resultado del análisis realizado con el
validador seleccionado, debe evidenciar
que no existen problemas (errores) de
código.
Web Consortium)

Solicitud del
trámite o
servicio en
línea
El trámite o servicio
en línea cuenta con
un registro o un
mecanismo de
identificación del
usuario.
El registro o mecanismo de
identificación permite establecer la
identidad de la persona que solicita el
trámite o servicio en línea.
Documento o registro que indique cómo
el trámite o servicio en línea, permite
identificar al usuario que solicita el
trámite.
Ley 962 de 2005 art. 6. Medios
tecnológicos, parágrafo 2
Ley 1437 de 2011
El usuario podrá elegir
el medio de respuesta
para recibir
notificaciones.
permitir que el usuario escoja el
medio por el cual será notificado.
Verificar que el trámite o servicio en
línea cuente con la opción para que el
usuario elija el medio por el cual será
notificado.
Leyes 1266 de 2008, 1273 de 2009,
1437 de 2011 Artículo 54,1581 de
2012,1755 de 2015,Decreto 1377
de 2013 y resolución 3564 de 2015
El usuario podrá
encontrar ayuda para
ejecutar el trámite o
servicio en línea.
Contar con una guía, manual o ayuda
que permita al usuario diligenciar
adecuadamente la información
requerida para ejecutar el trámite o
servicio en línea.
Link al trámite o servicio en línea en
donde se pueda consultar la guía,
manual o ayuda para su ejecución.
Ley 1712 de 2014,Ley 1341 de
2009,Decreto 1081 de 2015,
Decreto 103 de 2015, art 3,
Resolución 3564 de 2015 anexo 2
Los formularios del
línea deben contar
con una validación de
campos que indiquen
al usuario si existen
errores en el
diligenciamiento o
información faltante.
El formulario del trámite o servicio en
línea debe contar con la opción
automática de verificación de los
datos ingresados.
Validar que los campos del formulario
del trámite o servicio en línea cuenten
con la opción automática de verificación
de los datos ingresados.
Ley 1712 de 2014,Ley 1341 de
2009,Decreto 1081 de 2015,
Decreto 103 de 2015,art 3,
Resolución 3564 de 2015 anexo 2
Si el trámite o servicio
en línea requiere un
pago, éste debe tener
la posibilidad de
El usuario del trámite o servicio en
línea, debe contar con la posibilidad
de efectuar el pago a través de
alguno de los siguientes mecanismos:
Verificar que el trámite o servicio en
línea cuenta con mecanismo de pago en
línea y por otros medios, así como la
opción de descargar el recibo para pagos
presenciales.
Alineado con el marco de
referencia TI. Para mayor
información consultar en:
http://www.mintic.gov.co/arquitect
urati/630/w3-channel.html

hacerlo en línea y por
otros medios.
*Pasarelas de pago (PSE, pago con
tarjetas débito, pago con tarjetas de
crédito, transferencia de fondos a
cuenta de ahorro/corriente)
* Terminal punto de venta (baloto,
gana gana, etc.)
* Operadores postales de pago (giros
nacionales e internacionales)
* Redeban multicolor
* Transferencia bancaria
* Corresponsal bancario
En todo caso, el trámite o servicio en
línea debe tener la opción de generar
un recibo para realizar el pago
presencialmente.
El usuario podrá
diligenciar el trámite
o servicio en línea a
través de cualquier
navegador web.
El usuario puede ejecutar el trámite o
servicio en línea, a través de
cualquier navegador web y cualquier
versión disponible.
Acceder al trámite o servicio en línea por
distintos navegadores web y versiones, y
verificar que el contenido cargue
completamente y permita su ejecución.
Se ajusta a los lineamientos y
metodologías en usabilidad web
para Gobierno en línea, la cual
puede descargar en:
ov.co/623/articles-
Durante la ejecución
en línea, el usuario
podrá corregir la
información
registrada y la
documentación de
soporte que haya
cargado.
El usuario pueda corregir la
información registrada y modificar los
soportes cargados antes de finalizar
la solicitud.
Verificar que al diligenciar el trámite o
servicio la información registrada pueda
corregirse. Del mismo modo, los
documentos cargados en el sistema
puedan modificarse antes de finalizar
con la solicitud.
puede descargar en:
ov.co/623/articles-
El usuario es alertado
por inactividad
prolongada durante la
ejecución del trámite
o servicio en línea. Si
contar con la opción de alertar al
usuario por inactividad y confirmar el
cierre de sesión automática en caso
de no recibir confirmación.
Verificar la existencia de reportes,
imágenes u otro medio de información
donde se demuestre que el usuario es
alertado por inactividad en la ejecución
del trámite o servicio en línea y que la
puede descargar en:

el usuario no
confirma actividad en
un lapso de tiempo, el
sistema cerrará la
sesión
automáticamente.
sesión cierra automáticamente en caso
de no recibir confirmación.
ov.co/623/articles-
El usuario podrá
continuar ejecutando
el trámite o servicio
en línea a través de
sesiones parciales
guardadas en el
sistema.
El trámite o servicio en Línea debe
contar con la trazabilidad de las
sesiones guardadas durante su
ejecución.
Documento o registro que evidencie que
el sistema de información del trámite o
servicio en línea tiene la opción de
guardar sesiones parciales de los
usuarios.
para Gobierno en línea, que se
puede descargar en:
ov.co/623/articles-
Cuando el trámite o
servicio en línea
requiere anexos en
formato digital, se
debe indicar al
usuario las
características de
dichos anexos.
El trámite o servicio en línea deberá
especificar el tipo de formato,
tamaño permitido y otras
características que deban tener los
anexos.
Revisar que el trámite o servicio en línea
debe presentar de forma clara y visible
los requerimientos de los documentos
anexos.
puede descargar en:
ov.co/623/articles-
No se podrá exigir al
usuario del trámite o
servicio, actos
administrativos,
constancias,
certificaciones o
documentos que ya
reposen en la entidad
ante la cual se está
tramitando la
respectiva actuación o
que se encuentren en
otra entidad pública.
Actos administrativos, constancias,
certificaciones o documentos que ya
reposen en la entidad o que se
encuentren en otra entidad pública.
Verificar que la entidad no solicite actos
administrativos, constancias,
certificaciones o documentos que ya
reposen en la entidad o que se
encuentren en otra entidad pública y el
solicitante pueda indicar la entidad en la
cual reposa para que ella lo requiera
directamente.
Art 9 Decreto Ley 019 de 2012
en línea debe contar
con un servicio de
El servicio de atención del trámite o
servicio en línea debe proporcionar
información como horario, datos de
Link al servicio de atención al usuario,
donde se muestren datos de contacto,
tiempo estimado de respuesta del
Ley 1437 de 2011

atención, en donde se
especifique la
información general
del trámite e informar
los medios para hacer
seguimiento.
contacto, tiempo estimado de
respuesta del trámite, canales de
comunicación y medios para hacer
seguimiento, entre otros.
trámite, medios para hacer seguimiento,
horarios de atención, el tiempo de
respuesta.
Artículo 7, numeral 8. Deberes de
las autoridades en la atención al
público.
en línea estará
disponible en todo
momento. En caso de
no estarlo, el usuario
debe ser informado
de la causa y del
tiempo estimado de
restablecimiento del
servicio.
En caso que el trámite o servicio en
línea no se encuentre disponible, se
debe informar al usuario la causa y el
tiempo estimado para acceder al
mismo.
Link al trámite o servicio en línea en
donde se pueda validar en diferentes
momentos, que éste se encuentra
disponible. En caso que el trámite o
servicio no se encuentre disponible,
debe existir un mensaje sobre la causa y
el tiempo estimado para acceder al
mismo.
Resolución 3564 de 2015,anexo 2.
Numeral 1.9

Recepción del
producto
El usuario recibe
mensaje de
confirmación de la
solicitud del trámite o
servicio en línea y
tiene la posibilidad de
hacer seguimiento en
línea.
Al ejecutar el trámite o servicio en
línea, el sistema debe generar un
mensaje de confirmación de la
solicitud indicando fecha, hora de
recepción, número de registro de la
solicitud y el plazo de respuesta. Así
mismo, el trámite o servicio debe
contar con un sistema de
seguimiento en línea.
Registros o imágenes que evidencien que
el sistema del trámite o servicio en línea,
genera mensajes de confirmación de las
solicitudes y link al sistema electrónico
de seguimiento del trámite o servicio en
línea.
Resolución 3564 de 2015.Anexo 2
numeral 8
Ley 1437 de 2011
Artículo 62. Prueba de recepción y
envío de mensajes de datos por la
autoridad
Resolución 3564 de 2015,art 1010
y Ley 1437 de 2011 art 5 numeral 4,
art 14
El usuario podrá
presentar peticiones,
quejas, reclamaciones
o recursos
relacionados con el
línea.
Garantizar que a través de la
plataforma o sistema del trámite o
servicio en línea, el usuario puede
presentar peticiones, quejas,
reclamaciones o recursos.
Verificar que la plataforma del servicio
cuente con una sección para interponer
pqr o que el servicio indique y direccione
al usuario al sistema de pqr de la entidad
en donde pueda interponer este
recurso.
Art. 6 Ley 962 de 2005
LEY 1437 DE 2011
Artículo 7°. Deberes de las
autoridades en la atención al
público. Numeral 8
Resolución 3564 de 2015,anexo 2.
Numeral 1.8
El usuario recibe el
producto resultado
en línea.
El producto resultado del trámite o
servicio en línea es entregado al
usuario asegurando la autenticidad,
integridad y disponibilidad de la
información.
Reportes del sistema del trámite o
servicio en línea que evidencien que el
producto o servicio fue entregado.
Adicionalmente, el resultado del servicio
debe generar un documento firmado
electrónicamente o contar con un
sistema de información donde se pueda
verificar la validez del documento.
Ley 1437 de 2011
art. 56 y 67
Guía de usuario del Sistema Único
de Información de Trámites, SUIT 3
http://www.suit.gov.co/documents
/10179/11887/Gu%C3%ADa+de+us
uario+del+Sistema+%C3%9Anico+d
e+Informaci%C3%B3n+de+Tr%C3%
A1mites.pdf
Código General del Proceso Ley
1564 de 2012
Art. 243.Clases de documentos.

Art. 244.DOCUMENTO AUTÉNTICO.
Ley 962 de 2005
Art. 6 Parágrafo 2
Ley 1437 de 2011
art. 57.Acto administrativo
electrónico
Decreto 2364 de 2012
art. 1. Definiciones Numeral 3
art. 4. Confiabilidad de la
firma
Cuando el producto
en línea sean datos
relacionados con
información
geográfica, la entidad
debe disponer de
mecanismos
tecnológicos de
acceso, consulta,
visualización y
descarga.
Adicionalmente, la
información debe
estar documentada a
través de metadatos.
El producto del trámite o servicio en
línea relacionado con información
geográfica, se puede acceder,
consultar, visualizar y descargar. La
información geográfica debe estar
documentada a través de metadatos.
Link al repositorio que permita el acceso,
consulta, visualización y descarga de los
datos geográficos. Verificar que cuenten
con metadatos.
Estándares de la OGC (Open
GeoSPatial Consortium) y W3C
(World Wide Web Consortium)
Cuando el producto
en línea es un
documento, éste
debe estar disponible
para ser consultado
durante el mismo
Los documentos generados a partir
de la ejecución de un trámite o
servicio en línea, deben estar
disponibles para consulta del usuario,
durante el tiempo indicado en las
tablas de retención documental de la
entidad.
Registro del sistema de información del
trámite o servicio, que evidencie el
tiempo durante el cual estuvo disponible
el documento para descarga por parte
del usuario y que éste tiempo se
encuentre definido en las tablas de
retención documental.
Ley 594 de 2000
Acuerdo 39 de 2002
Decreto 2609 de 2012,capítulo IV
Artículo 23. Características del
documento electrónico de archivo

tiempo que indique la
tabla de retención
documental de la
entidad, en los casos
que aplique.
Artículo 28. Requisitos para la
disponibilidad de los documentos
electrónicos
Ley 1437
Art. 58
Acuerdo AGN 03 de 2015 - Art 13,
14, 15, 16 y 17
Evaluación y
mejora del
trámite o
servicio en
línea
La entidad
implementa un
procedimiento para
monitorear y evaluar
el desempeño del
línea y genera
acciones de mejora.
Evaluar el desempeño del trámite o
servicio en línea en términos de
riesgo, eficacia y costo.
Documento con indicadores o métricas
de desempeño del servicio, reportes y
acciones realizadas para mejorar el
servicio.
El sistema que
soporta el trámite o
servicio en línea
contiene mecanismos
que aseguran el
registro histórico y
trazabilidad de las
acciones realizadas.
La entidad debe contar con un
sistema que registra las acciones
realizadas por los usuarios y por el
administrador del trámite o servicio
de la entidad.
Registro, imagen u otro tipo de
documento que evidencia que el sistema
registra las acciones realizadas por los
usuarios y el administrador del trámite o
servicio en línea.

La entidad debe
contar con un plan de
continuidad del
línea, que establezca
un proceso periódico
de análisis y
prevención de
riesgos, gestión de
emergencias y de
recuperación del
mismo.
Informe de gestión de disponibilidad
del servicio donde se incluyan
criterios de seguridad de la
información, plan de continuidad del
negocio (análisis de impacto del
negocio), plan de respuesta de
incidentes y plan de recuperación.
Verificar que la entidad disponga de un
informe de gestión de disponibilidad del
servicio con los criterios de seguridad de
la información, plan de continuidad del
negocio (análisis de impacto del
negocio), plan de respuesta de
incidentes y plan de recuperación.
http://www.mintic.gov.co/gestionti
/615/w3-propertyvalue-7275.html
La entidad mide el
uso y la satisfacción
del usuario frente al
línea y genera
acciones de mejora
La entidad realiza mediciones del uso,
satisfacción del usuario e implementa
acciones de mejora del trámite o
servicio en línea.
Registro, informe o documento con la
medición del uso, satisfacción de los
usuarios frente al trámite o servicio en
línea y acciones de mejora
implementadas.

Preparación de
la entidad
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1
El usuario puede
acceder al trámite o
servicio en línea por
múltiples canales.
Los usuarios cuentan con diferentes
canales para acceder al trámite o
servicio en línea de acuerdo a sus
características y necesidades.
Informe estadístico de uso de los canales
establecidos para acceder al trámite o
servicio en línea.
Guía para la caracterización de
usuarios, ciudadanos y grupos de
interés - Departamento Nacional de
Planeación PNSC.
https://colaboracion.dnp.gov.co/CD
T/Programa%20Nacional%20del%2
0Servicio%20al%20Ciudadano/Guia
%20de%20Caracterizaci%c3%b3n%
20de%20Ciudadanos.pdf
Guía de atención al usuario por
múltiples canales:
ov.co/623/articles-
8238_recurso_1.pdf
El desarrollo del
línea cumple con los
criterios de
accesibilidad web
aplicables al nivel de
conformidad AA.
No deben presentarse errores al
realizar la validación automática y
manual de los requisitos del nivel de
conformidad AA, aplicables al
desarrollo del trámite o servicio en
línea.
Se debe realizar un análisis de
accesibilidad web que demuestre o
compruebe que no existen problemas
(errores) en los requisitos aplicables al
trámite o servicio en línea en el nivel de
conformidad AA.
NTC5854 (Norma Técnica
Colombiana de accesibilidad web)
Web Consortium)
El usuario accede al
Ventanilla únicadonde se encuentre
el trámite o servicio en línea con
otros afines a la entidad o de otras
Link u otra información que permita
demostrar la vinculación e integración
Manual de Gobierno en línea,
componente TIC para servicios,
trámites y servicios en línea

línea a través de una
ventanilla única.
entidades, agrupado por temáticas o
intereses poblacionales.
del trámite o servicio a la ventanilla
única.
ov.co/623/w3-propertyvalue-
8011.html
Marco de referencia arquitectura
empresarial
El formulario del
línea usa el estándar
del lenguaje común
de intercambio de
información.
Los campos del formulario están
incluidos en el diccionario del
lenguaje común del Estado
Colombiano, en caso contrario se
deberá hacer la solicitud de
incorporación de los mismos.
Verificar en
http://www.intranet.gov.co/web/gelxml/
inicio, que los campos del formulario se
encuentran en el diccionario de lenguaje
común del Estado.
Guía de uso del lenguaje común de
intercambio de información
ov.co/623/articles-
8240_Guia_Lenguaje.pdf
Solicitud del
trámite o
servicio en
línea
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1
El usuario podrá
acceder al trámite o
servicio en línea a
través de dispositivos
móviles aplicando
tecnologías de diseño
web adaptativo
(Responsive Web
Design-RWD).
El usuario podrá acceder y
desplazarse fácilmente por los
contenidos del trámite o servicio en
línea a través de dispositivos móviles
como celulares y tabletas.
Acceder al trámite o servicio en línea por
dispositivos móviles (celular, tableta) a
fin de validar que los contenidos son
sencillos, fáciles de entender y amigables
en su navegación. También se puede
validar el diseño web adaptativo
ingresando el link del servicio en la
siguiente herramienta:
http://www.responsinator.com/
puede descargar en:
ov.co/623/articles-
Recepción del
producto
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1

Evaluación y
mejora del
trámite o
servicio en
línea
Preparación de
la entidad
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1 y 2
en línea de la entidad
se integra con el de
otras entidades por
medio de interfaces
de programación de
aplicaciones - APIS.
API disponible para facilitar la
integración del trámite o servicio con
el de otras entidades.
Link al API o información que demuestre
que el trámite o servicio en línea se
integra con el de otra (s) entidad (es).
Manual de Gobierno en línea,
componente TIC para servicios,
trámites y servicios en línea
ov.co/623/w3-propertyvalue-
8011.html
Marco de referencia arquitectura
empresarial
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1 y 2
Solicitud del
trámite o
en línea se encuentra
disponible para el
intercambio de
información con otras
entidades.
cumplir con las siguientes
características de intercambio de
información:
-Estandarizado según en lenguaje
común definido en el marco de
interoperabilidad.
Verificar en lenguaje.intranet.gov.co,
que el servicio se encuentre publicado
en el directorio de servicios de
intercambio de información del Estado.
Art 9 Decreto Ley 019 de 2012
Guía del uso del marco de
interoperabilidad
ov.co/623/articles-
8240_Guia_Interoperabilidad.pdf

servicio en
línea
-Disponible para consulta con otras
entidades.
Guía del uso del lenguaje común de
intercambio de información
ov.co/623/articles-
8240_Guia_Lenguaje.pdf
Recepción del
producto
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1 y 2
Evaluación y
mejora del
trámite o
servicio en
línea
LOS REQUISITOS DEL
NIVEL 1 y 2
AYUDAS
Aplicaúnicamente paraaquellostrámitesyserviciossusceptiblesde registroante el SUIT.

En caso de que nosea posible poneradisposicióndel titularlaspolíticasde tratamientode lainformación,losresponsables
deberáninformaral titularpormediode unavisode privacidad,laexistenciade talespolíticasylaformaconocerlasde
maneraoportunay entodo caso, a más tardar al momentode larecolecciónde losdatospersonales.
Para la difusióndel avisode privacidadyde lapolíticade tratamientode lainformación,el responsablepodrávalersede
documentos,formatoselectrónicos,mediosverbalesocualquierotratecnología,siempre ycuandogarantice ycumplacon el
deberde informaral titular.
Algunoscriteriosde medidaque se puedentenery que surgende ladefiniciónde usabilidadsegúnlaISO9241-11 son:
 La Efectividad.Uncriterioque se puede medirde formacuantitativateniendo encuenta:
◦ El porcentaje de usuariosque completanunatareacon éxito.
◦ El númerode erroresque encuentranlosusuariosenunatarea.
 La Eficiencia.Uncriterioque se puede medircuantitativamente teniendoen cuenta:
◦ El tiempopromedioque tardanlos usuariosenrealizarunatarea.
◦ El tiempoque tarda el usuarioenunadeterminadapáginadel sitio.
◦ El númerode páginasque visitaronlosusuariosantesde conseguirlatarea.
◦ El númerode clics que hicieronlosusuariospararealizarlatarea.
◦ El espacioque recorrióel cursor del ratóndurante la realizaciónde latarea(Teniendoencuentalosusuariosquelarealizaron
con éxito).
 Satisfacción:Uncriteriocualitativoque se debe tomarencuentacon precaución,yque se puede obtenerapartir de:
◦ Encuestasa losusuariosdespuésde realizadalatarea,respectoasu nivel de satisfacciónconel sitioweb.
Se recomiendautilizarel siguientevalidadorautomático:http://www.tawdis.net/ocualquierotroque recomiendelaWCAG
2.0 de la W3C analizandotodoel procedimientodel trámite.
NOTA.SOLO APLICAN LOSCRITERIOSDE ACCESIBILIDADACORDESAL DESARROLLODEL TRAMITE O SERVICIO.
Tengaen cuentaque existenherramientasde validaciónmanual paraaquelloscriteriosque nosonposiblesdetectaral
realizarlosde maneraautomáticaylasherramientasautilizardependeránde lametodologíaque apliqueel evaluador.
El servicioque se prestaporapp,se evalúaactivandoenlaconfiguracióndel móvillaopciónde accesibilidadynavegandopor
lasmúltiplesopcionesdelservicio.

Además,laentidaddebe garantizarel cumplimientopermanente de losrequisitosante cualquiercambiooactualizaciónde
contenidos.
Se recomiendautilizarel siguientevalidadorautomático:https://validator.w3.org/yvalidarlaurl del trámite o servicio.
Tengaen cuentaque si un app se publicaenalgunatiendade aplicaciones paramóviles,esporque yacumple conlos
estándaresde calidaddel código.
La disponibilidadmide el gradoenel que losrecursosdel sistemaestándisponiblesparausoporparte del usuariofinal alo
largode un tiempodeterminado.Estanosólose relacionacon laprevenciónde caídasdel sistema(tambiénllamadastiempos
fuerade línea,downtime uoffline),sinoinclusoconlapercepciónde "caída"desde el puntode vistadel usuario:cualquier
circunstanciaque nosimpidatrabajarproductivamente conel sistemaesconsideradacomounfactorde bajadisponibilidad.
La disponibilidadse establece atravésde losacuerdosde nivel del servicio,que definencuántotiempoyenqué horariosde be
estaren línea.
Producto:Es el resultadoque tiene unusuarioporparte de una instituciónal ejecutaruntrámite oservicio(procedimiento
administrativo).Estospuedensertangiblesointangibles.
Documento:Sondocumentoslosescritos,impresos,planos,dibujos, cuadros,mensajesde datos,fotografías,cintas
cinematográficas,discos,grabacionesmagnetofónicas,videograbaciones,radiografías,talones,contraseñas,cupones,
etiquetas,sellosy,engeneral,todoobjetomuebleque tengacarácterrepresentativoodeclarativo.
Firmaelectrónica:Métodostalescomo,códigos,contraseñas,datosbiométricos,oclavescriptográficasprivadas,que permite
identificarauna persona,enrelaciónconunmensaje de datos,siempre ycuandoel mismoseaconfiable yapropiado respecto
de losfinespara losque se utilizalafirma,atendidastodaslascircunstanciasdel caso,asícomo cualquieracuerdopertinente.
El resultadodel serviciodebe generarundocumentoque permitaidentificaradecuadamente el sujetoque loemitió, asícomo
que su contenidoseaíntegro,completoe inalteradoysininterrupciones.
La entidaddebe facilitarel accesoenlíneaalos datosgeográficosypoderdescargarlosenlosformatos(KML,KMZ o SHAPE,
CSV,GEOJSON,GML), estándarestecnológicosparalaaperturade datosgeográficos:WMS (webmapservice),WFS(web
feature service) yformatosinteroperablesdefinidospororganismoscomolaOGC y W3C. De serposible ypara agilizarla
transferenciade grandesvolúmenesde información,porejemploimágenesde altaresolucióny/obasesde datosgeográficas
debe disponerde mecanismostecnológicosparasuacceso comoserviciosFTPy/ocanalesde banda ancha,informaciónenla
nube,entre otros.
Son documentoslosescritos,impresos,planos,dibujos,cuadros,mensajesde datos,fotografías,cintascinematográficas,
discos,grabacionesmagnetofónicas,videograbaciones,radiografías,talones,contraseñas,cupones,etiquetas,sellosy,en
general,todoobjetomueble que tengacarácterrepresentativoodeclarativo.

Se debenestablecermecanismostécnicosque asegurenque lainformaciónse puedaconsultaryestardisponible enel futuro,
independientementedel sistemaque laprodujo,suestructuraomediode registrooriginal.
Los documentosgeneradosygestionadosatravésde sistemaselectrónicosdebentenercomomínimolassiguientes
características:
Contenidoestable:El contenidodel documentonocambiaenel tiempo;loscambiosdebenestarautorizadosconformea
reglasestablecidas,limitadasycontroladasporlaentidad,oel administradordel sistema,de formaque al serconsultado
cualquierdocumento, unamismapregunta,solicitudointeraccióngenere siempre el mismoresultado.
Forma documental fija:Se define comolacualidaddel documentode archivoque aseguraque sucontenidopermanece
completoysinalteraciones,alolargodel tiempo,manteniendolaformaoriginal que tuvodurante sucreación.
Vínculoarchivístico:Losdocumentosde archivoestánvinculadosentre sí,porrazonesde procedencia,proceso,trámite o
funciónypor lotanto este vínculodebe mantenersealolargodel tiempo,atravésde metadatosque reflejenel contenido,el
contextoyla estructuratanto del documentocomode laagrupación documental ala que pertenece (serie-sub-serieo
expediente).
Equivalente funcional:Cuandose requieraque lainformaciónconste porescrito, ese requisitoquedarásatisfechoconun
mensaje de datos,si lainformaciónque éste contiene esaccesible parasuposteriorconsulta.
Se recomiendautilizarel siguientevalidadorautomático:http://www.tawdis.net/ocualquierotroque recomiendelaWCAG
2.0 de la W3C analizandotodoel procedimientodel trámite.
NOTA.SOLO APLICAN LOSCRITERIOSDE ACCESIBILIDADACORDESAL DESARROLLODEL TRAMITE O SERVICIO.
Tengaen cuentaque existenherramientasde validaciónmanual paraaquelloscriteriosque nosonposiblesdetectaral
realizarlosde maneraautomáticaylasherramientasautilizardependeránde lametodologíaque apliqueel evaluador.
El servicioque se prestaporapp,se evalúaactivandoenlaconfiguracióndel móvillaopciónde accesibilidadynavegandopor
lasmúltiplesopcionesdelservicio.
Además,laentidaddebe garantizarel cumplimientopermanente de losrequisitosante cualquiercambiooactualizaciónde
contenidos.

Se entiende comoventanillaúnica,lasoluciónmediantelacual el usuariogestionade maneraintegradalostrámitesy/o
serviciosagrupadosportemáticas,interesesopoblaciones,que estánencabezade unao variasentidades,presentandoal
usuariounacara unificadadel Estado.
Tenerencuentaque si la entidadsolotieneuntrámite oprocedimientoadministrativoregistradoenel SUIT,este requisito no
implicaríanecesariamente lacreaciónde unaventanillaespecificade laentidadsinoque se aceptaríasuvinculaciónconotra
ventanilla,porejemplosectorial.
Para solicitarlainclusiónde nuevoscamposenel diccionariodel lenguajecomúndeberáseguirel procedimientoestablecido
enel siguiente enlace web:http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8240_Guia_Lenguaje.pdf

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