Descubra 10 razões porque o Outsourcing torna a sua empresa mais competitiva

UWU CONSULTING - DESCUBRA 10 RAZÕES PORQUE O OUTSOURCING TORNA A SUA EMPRESA MAIS COMPETITIVA 2

04 O que é o Outsourcing?
09 Como o implementá-lo na sua
empresa
11 Vantagens e desvantagens
13 Conclusão
INDICE

O que é o Outsourcing?
Concentre-se no que faz melhor do que os rivais e entregue o restante a
especialistas. Esta é a ideia-chave do Outsourcing, um conceito cada vez mais
popular entre as empresas. Originalmente o Outsourcing era confundido com
a simples subcontratação, circunscrevendo-se a atividades de baixo valor
acrescentado e afastadas do negócio vital de cada empresa como os serviços
limpeza, de segurança, o correio expresso, etc. O aumento da competitividade
dos mercados forçou as empresas a passarem a concentrar os seus melhores
recursos no seu negócio vital (core business), criando oportunidades de
Outsourcing de atividades, funções ou processos que não seriam sequer
imagináveis: transporte, armazenamento, frotas, funções financeiras, sistemas
informáticos, etc.
Por outro lado, há cada vez mais especialistas no mercado dispostos a resolver
qualquer problema, a qualquer lugar e hora. Este alargamento da oferta e da
procura alterou qualitativamente o conceito, dado que já não se está a tratar de
atividades remotas ao negócio vital. Hoje, o conceito de Outsourcing significa,
frequentemente, a celebração de uma verdadeira parceria estratégica entre o
contratado e o contratante, assente em contratos de longo prazo que, em regra,
duram de entre cinco e dez anos. O conceito de “Outsourcing” evolui no sentido
do seu âmbito de ação, sendo hoje apelidado por muitos especialistas de “BPO –
Business Process Outsourcing”. Veja-se a figura seguinte para se entender melhor
esta evolução:

«Fazer por si ou contratar um especialista?». Este é o dilema típico de um
processo de Outsourcing. Mas a definição do conceito implica, antes de mais,
a sua tradução. Entre as mais vulgarizadas incluem-se: «mandar fazer fora»,
o «recurso a uma fonte externa», a externalização ou, muito simplesmente, a
subcontratação.
Considerando uma definição mais ampla, o Outsourcing é um processo através
do qual uma organização (contratante) contrata outra (subcontratado), na
perspectiva de manter com ela um relacionamento mutuamente benéfico, de
médio ou longo prazo, com vista ao desempenho de uma ou várias atividades,
que a primeira não pode ou pondera não desempenhar e na qual a segunda é tida
como especialista.
O conceito é particularmente útil para o gestor de uma PME que, tendo de gerir
recursos escassos, deverá concentrar energias no seu negócio principal e

nas competências-chave da empresa (ou seja, aquilo que faz melhor do que a
concorrência) e entregar o restante a parceiros especializados. Entre as áreas
passíveis de Outsourcing destacam-se as seguintes:
• Financeira, fiscal e administrativa - Esta é uma das áreas mais propensas
ao Outsourcing. O departamento financeiro pode contratar fora tarefas como
a contabilidade e o apoio jurídico e fiscal, o processamento de salários ou o
desenvolvimento e manutenção das aplicações informáticas de controlo de
gestão. Num ambiente económico de crise, os departamentos financeiros terão
que “dar o exemplo” de eficiência à restante empresa. Porquê manter uma
estrutura interna, com custos fixos associados, se é possível contratar uma
empresa especializada que garante um elevado nível de serviço, mas com custos
flexíveis e muito mais reduzidos? Por outro lado, certamente a sua empresa
enfrenta com frequência situações de dúvidas de índole fiscal (“podemos ou não
deduzir determinada despesa?” ou “como posso otimizar fiscalmente os custos
com a minha frota?”); Pois bem, será mais fácil obter esclarecimentos junto de
um consultor que lida com várias empresas, diferentes realidades, experiente em
várias situações, ao invés de estar limitado à sua equipa interna; Contacte a UWU
Accounting e obtenha informação detalhada, sem qualquer compromisso!
Na área puramente administrativa o recurso ao Outsourcing faz também todo o
sentido, nomeadamente em tarefas que não criam valor à organização; Pensemos,
neste âmbito, na gestão de arquivo; Existem hoje no mercado empresas
especializadas na gestão de arquivo e que garantem, com total segurança, a
salvaguarda de todos os documentos importantes da empresa.

• Recursos Humanos - O recrutamento é uma das áreas onde o outsourcing
tem vantagens claras. Quer ao nível da seleção e recrutamento, quer de outras
áreas: o apoio de uma consultora especializada poderá ser importante ao
nível, por exemplo, da política de remunerações; da definição de planos de
carreira e de formação e da política de bónus e incentivos. Nos últimos anos
têm vindo a ganhar protagonismo as empresas especializadas em outplacement
(despedimentos e recolocação de pessoas) e em trabalho temporário (incluindo os
casos especiais do teletrabalho e do trabalho a tempo parcial).
• Marketing - As oportunidades de Outsourcing nesta área são praticamente
inesgotáveis. A maior parte das empresas faz o Outsourcing da sua publicidade;
quer ao nível do planeamento, concepção e execução de campanhas; quer ao
nível da compra de espaço publicitário. Também as ações de marketing direto;
os estudos de mercado ou as promoções no ponto de venda (merchandising) são,
em regra, entregues a agências especializadas. Por seu lado, o posicionamento
online é cada vez mais importante; não esquecer que, atualmente, não basta
ter um site; é também fundamental ter uma comunicação coerente nas redes
sociais, complementando convenientemente o que a empresa faz no offline com
que faz no online; mesmo em relação ao seu website, sabe se o mesmo está
devidamente otimizado para as pesquisas do Google? Já ouviu falar em SEO? Já
verificou o ranking do seu site? Se a sua resposta é não, então está a necessitar
de um parceiro especializado; contacte a UWU Consulting para obter mais
informações.
• Informática, produção e logística - A compra (ou crescentemente o aluguer)
de equipamentos informáticos; o desenvolvimento de aplicações específicas; a
gestão de redes e de bases de dados e a assistência técnica são exemplos de

serviços que podem ser contratados externamente. Deste modo, poderá reduzir
custos e correr menos riscos de estar a trabalhar com produtos tecnologicamente
obsoletos. Para as empresas de cariz industrial fazer o Outsourcing de uma
parte da produção poderá ser a solução indicada (veja-se o exemplo do fabrico
de componentes para a indústria automóvel). O mesmo raciocínio é válido
para a logística e a distribuição (muitas empresas subcontratam o transporte
e a armazenagem, por exemplo). Outro exemplo onde se poderá recorrer a
parceiros especializados é o atendimento telefónico (seja de prospecção, seja de
assistência técnica).

Como implementar o Outsourcing
na sua empresa?
Os processo típicos de outsourcing (a não ser que apenas digam respeito a
serviços de menor valor acrescentado para a empresa) devem ser assumidos
pela gestão de topo que, depois poderão entregar a sua execução a uma equipa
interna (de preferência multidisciplinar). Como se trata de uma ferramenta
estratégica é importante que os responsáveis da empresa sejam envolvidos nas
decisões. Existem, pelo menos, cinco grandes passos no processo de decisão de
Outsourcing:
• Identificação de oportunidades: Definição clara da estratégia da organização
e identificação das suas fontes de vantagem competitiva, em particular, na
identificação e distinção entre os processos críticos - cujo desempenho deve ser
assegurado pela própria organização - e os que não são vitais para o seus sucesso.
Identificadas as competências-chave da empresa (core competences - aquilo que
sabe fazer melhor do que qualquer outra no mercado), virtualmente todas as
outras atividades se constituem candidatas à subcontratação;
• Avaliação de oportunidades: Compreende os seguintes passos: análise das
oportunidades geradas no passo anterior; avaliação da qualidade e da relação
custo versus benefício relativa ao modo como as atividades são efectuadas
atualmente; descrição exaustiva do serviço pretendido e do nível de desempenho
desejado; definição de padrões de desempenho e instrumentos para a sua
medição; fixação clara dos objectivos prosseguidos com a subcontratação e, por
fim, comparação das expectativas no cenário de outsourcing em relação às do
cenário atual;
• Seleção do fornecedor : Inclui a identificação dos potenciais subcontratados

e o convite para apresentarem proposta. Segue-se a determinação da extensão
do controlo e do tipo de relacionamento com o fornecedor. Depois haverá que
definir os requisitos e os critérios com base nos quais será tomada a decisão.
Falta a análise e avaliação das propostas e, obviamente, a escolha do candidato
vencedor;
• Processo de transição: Compreende a elaboração do respectivo plano e
calendarização de atividades. Nesta fase há igualmente de definir todos os
detalhes relativos ao período de transição dos processos face ao novo cenário do
Outsourcing e a sua integração com os restantes processos existentes na empresa;
• Acompanhamento e evolução do desempenho: Aferição do nível de
desempenho do parceiro de Outsourcing e, caso existam desvios significativos
entre a performance esperada e a real, a implementação de medidas corretivas.
Nesta última fase procura-se atingir o objectivo da melhoria contínua dos
processos da organização.

Vantagens e desvantagens do Outsourcing
Os estudos feitos sobre o assunto dizem que, em média, o outsourcing conduz a
uma redução de custos de 9% e ao aumento da produtividade em 15%.
Em termos genéricos, podemos destacar 10 vantagens do Outsourcing (ou BPO
na acepção mais abrangente):
1. Libertação de recursos - ao nível humano, técnico e financeiro para as
atividades críticas da empresa;
2. Visão “de fora” da organização permite um olhar crítico menos
comprometido e mais independente;
3. Focagem na satisfação das necessidades dos clientes, em vez do enfoque
nos processos internos;
4. Acesso a recursos (tecnologias, processos, especialistas, etc.) não
existentes dentro da organização;
5. Potencia, não raras vezes, a reengenharia de processos;
6. Pode permitir o acesso às melhores práticas da indústria e tornar-se um
importante observatório de benchmarking;
7. Inspira muitas vezes o desenho de uma nova estrutura organizacional, mais
flexível e adaptada ao atual contexto de mudança constante;
8. Conduz a uma utilização mais racional dos recursos, potenciando a
eficiência da organização;
9. Transforma custos fixos em variáveis;
10. A empresa partilha parte dos riscos do negócio com um parceiro externo.

Existem obviamente algumas desvantagens que não podem deixar de ser
consideradas. Algumas delas poderão ser:
• Perda de controlo da execução das atividades e maior necessidade de
controlo;
• Perda de confidencialidade;
• Possibilidade de conflitos de interesse (se a subcontratada prestar o mesmo
serviço aos concorrentes);
• Má qualidade do serviço prestado e diminuição do nível da satisfação - quer
dos clientes, quer dos empregados;
• Menor envolvimento e dedicação por parte do subcontratado;
• Menor alinhamento com a estratégia e a cultura da empresa;
• Dependência excessiva em relação ao subcontratado;

Conclusão
O mercado é cada vez mais competitivo pois, entre outras razões tornou-se
global. A sua empresa não pode ficar para trás, e por isso terá que se focar no
que realmente é importante. A palavra chave é “foco”, isto concentração de
energias e recursos no que realmente cria valor. Onde é que a sua empresa “faz a
diferença”? É no produto que produz, porque é melhor do que a da concorrência
e custa o mesmo? Ou é porque esse produto é qualitativamente igual à
concorrência mas mais barato? Ou é no processo de distribuição (a sua empresa
consegue colocar o produto onde mais ninguém consegue)? Ou é no processo de
pós-venda, onde o seu nível de assistência e acompanhamento aos clientes faz
toda a diferença?.
Todas as atividades que suportam (administrativas, contabilísticas, jurídicas,
comunicação institucional, para dar alguns exemplos) não são o seu core business,
nem provavelmente a sua empresa tem as competências necessárias para o fazer
bem. Lembre-se que existem empresas no mercado que só fazem isso, e que são
especialistas nessa matéria, pelo que naturalmente o sabem fazer melhor. Reflita
sobre a sua situação em concreto e tome a melhor decisão. Se necessitar de
ajuda, não hesite em nos contactar.

* Todas as imagens são utilizadas sobre a licença CC0 1.0 Universal (Dedicação ao Domínio Público) mais informações em :
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