Gestión Documental y Tipos de archivo; toda su definición e importancia

1. 
Gestión Documental

2. ¿Qué Es Gestión
Documental?
 Conjunto de actividades
administrativas y técnicas
tendientes a la planificación,
procesamiento, manejo y
organización de la
documentación producida y
recibida por los sujetos
obligados, desde su origen
hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su
utilización y conservación

3. ¿Importancia De La Gestión
Documental?
 Es un beneficio importante
obtener un sistema de gestión
documental en el que todos los
documentos de la empresa
estén controlados y
centralizados.
 Es muy posible que su empresa
realice operaciones en
diferentes países con muchas
tareas diferentes. En estos
casos, es absolutamente
necesario que su empresa tenga
algún tipo de organización de
sus documentos.

4. ¿En Que Consiste Un Proyecto
De Gestión Documental?
 Tipos de documentos que circulan en la
empresa y que niveles de jerarquía
existen entre ellos.
 Grado de digitalización que se desea
lograr
 Determinar si se van a utilizar
tecnologías de reconocimiento
automático de texto en el proceso
 Identificar cual es el volumen de los
distintos tipos de documentos que se
manejan en la empresa y como son
utilizados por cada tipo de usuario.

5. ¿Qué costos tiene la gestión
documental?
 El costo de implantación
comprende todos los
gastos, inversiones o
tiempo dedicado desde el
momento en que se
reconoce la necesidad de
implantar o renovar la
solución en uso.

7. Objetivos del programa
Gestión Documental
 Resaltar la importancia
del papel de los
documentos y archivos.
 Mantener una planeación
ante estos documentos.
 Procurar la
racionalización y el
control en la producción
documental.

8. 

9. Los archivos se clasifican según el ciclo vital de los
documentos en :
Archivos de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico
Tipos de archivo

10. Archivos de Gestión
 Estos son aquellos que
permanecen en una
oficina durante su
trámite, la cual pueden
estar en un lapso de 1 a
5 años.

11. De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las
siguientes etapas:

12. Archivo Central
 Allí se agrupan documentos
transferidos por los distintos
archivos de gestión, la cual su
consulta o acceso no es continua
pero sigue teniendo vigencia y
son herramienta de consulta para
las oficinas y demás en general de
la entidad.
En este se desarrollan las siguientes
etapas:
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

13. Archivo Histórico
 Es aquel donde se traslada la
documentación del archivo
central o de gestión según
corresponda por la toma de
decisión de un comité
encargado, que ordena
conservarlo permanentemente
por su gran valor que obtiene
la investigación.
 En esta fase se desarrollan los
siguientes procesos.
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

14. Docente: Manuel Urrea
Autores : Sebastián García
Steven Ovalle
2016