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Tutorial básico access

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Pequeño tutorial para principiantes de Access.

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Tutorial básico access

  1. 1. Tutorial básico Access Santiago Silva Betancourt Asesor(a): Dilly Dagnis Montes Envigado Cefit Centro de formación integral para el trabajo Técnico en sistemas 8 de septiembre 2016
  2. 2. Introducción Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.
  3. 3. Tabla de contenido
  4. 4. 1. Teoría 1.1 Tablas Lastablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellases donde se conserva toda lainformación olos datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, lasdirecciones decorreo electrónico ylos números deteléfono. 1.2 Campos Uncampo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona ocosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto ainformación de los empleados de una empresa, unregistro sería la información relacionada a unsolo empleado. Uncampo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación oel número de seguridad social. 1.3 Registros Un registro (también llamado fila otupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se leasigna automáticamente un número consecutivo (número deregistro) que en ocasiones es usado como índice, aunque lo normal y práctico esasignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda. 1.4 Llaveprimaria En el diseño de bases de datos relacionales, se llamaclave primariaa un campo oa una combinación de campos que identifica de forma única a cada filade una tabla. Una clave primaria comprende de esta manera una columna oconjunto de columnas.
  5. 5. 1.5 Llavesecundaria La clave foránea identifica una columna o grupo de columnas en una tabla (tabla hija o referendo) que se refiere a una columna o grupo de columnas en otra tabla (tabla maestra o referenciada). Las columnas en la tabla referendo deben ser la clave primaria u otra clave candidata en la tabla referenciada.
  6. 6. 2. Formularios 2.1 Formularios Los Formularios básicamente permite diseñar los datos para visualizarse por pantalla. Pero no sólo muestran datos informativos delas tablas, también son interactivos, por tanto, permiten introducir nuevos registros en lastablas, modificar eincluso borrar registros de lasde una ovarias tablas relacionales. También pueden hacer cálculos (campos calculados ocontroles decuadros de texto) con los datos de lastablas. Los campos que contienen objetos OLE (imágenes, fotos, sonidos, videos, etc.) necesitan ser mostrados enun formulario para que sevean y/o escuchen. 2.2 Formularios con asistente El asistente también permite definir cómo se agruparán yordenarán los datos; asimismo, puede usar campos de másde una tabla oconsulta, siempre ycuando defina previamente lasrelaciones entre las tablas y lasconsultas. 2.3 Botonesdecomando Un botón de comando seusa en un formulario para iniciar una acción oun conjunto deacciones. Por ejemplo, se puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para que un botón de comando realiceuna acción, se escribe una macroo un procedimiento de evento que se asocia a la propiedad Al hacer clicdel botón de comando. Asimismo, sepuede incrustar una macro directamente en lapropiedad Al hacer clicdel botón de comando. Deeste modo, se puede copiar el botón a otros formularios sin que sepierda la funcionalidad del botón. 2.4 Herramientas dediseño Para la mayoría de las tareas relacionadas con la edición de nuestro formulario será necesario recurrir a la barra de herramientas Diseño de formularios que vemos con sus correspondientes indicaciones en la figura.
  7. 7. 3. Panel de control Si tenemos una base de datos de Access que va a ser utilizada por usuarios, nos será realmente útil crear un panel de control o formulario de acceso, que permita al usuario manejar la aplicación de forma sencilla. Lo mejor es crear formularios. Una vez creados estos formularios creamos un panel de control que enlace con los formularios que va a utilizar el usuario. Estos formularios pueden ser a su vez, paneles de control secundarios El panel de control principal permitirá la entrada a los demás formularios. Crear un panel de control para una base de datos de Access: Pulsamos en el botón Nueva para ir agregando cada una de las páginas (formularios, en nuestro ejemplo) a los que queremos acceder mediante el panel de control. Así, vamos agregando uno a uno los enlaces que va a tener nuestro panel de control principal. Una vez creados los enlaces, seleccionamos el primero (búsqueda) y pulsamos en Modificar para enlazarlo realmente con el formulario Búsqueda, que permite al usuario buscar registros. En Comando seleccionamos Abrir el formulario en modo Edición y seleccionamos el formulario Búsqueda. Pulsamos Aceptar para finalizar. De esta forma vamos seleccionando cada uno de los enlaces y los vamos asociando al formulario indicado en cada caso, mediante la opción comando y formulario.
  8. 8. 4. Informes 4.1 Informes Los informes constituyen un modo de ver, formatear yresumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos oun informe del total de ventas en distintas regiones yperíodos detiempo. 4.2 Asistentepara informes Para arrancar el asistente para informes haz clicen el botón Asistente para informes que puedes ver en la imagenanterior. En esta ventana nos pide introducir los campos aincluir en el informe.
  9. 9. 5. Consultas 5.1 Asistentepara consultas ¿Para qué sirve? El asistente de consulta para duplicados permite seleccionar, en una misma tabla o consulta, los registros cuyos de campo son idénticos. ELASISTENTE PARA BUSQUEDA DEDUPLICADOS Objetivo: Profundizar en la opción Asistente para búsquedas de duplicados yahorrar tiempo en realizar una búsqueda.
  10. 10. 6. Conclusiones
  11. 11. Cibergrafía

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