Tegen 2020 wil de overheid van e-facturatie de norm maken. En vaak ben je al verplicht dit proces te digitaliseren omdat je grote klanten en leveranciers dat eisen. Uit een rapport van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging blijkt dat de overstap van een papieren naar een elektronische factuur je maar liefst 5 tot 9 euro per factuur bespaart. Dus: waar wacht je nog op?

1. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 1
In zes stappen naar
elektronische facturatie

2. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 2
Inleiding
U bent klaar om te starten met elektronische facturatie
of u denkt er ernstig over na? Een logische beslissing,
want digitaal factureren levert grote voordelen op. Nu
het wettelijke kader versoepeld is en de technologie
zeker geen hinderpaal meer vormt, kiezen ook steeds
meer KMO’s voor digitaal factureren. Achterblijven
is geen goed idee. Vaak bent u al verplicht om snel
digitaal te gaan omdat uw grote klanten en leveranciers
dat eisen. In plaats van te wachten tot iedereen u zijn
eigen aanpak oplegt, kunt u er beter voor zorgen dat zij
uw werkwijze volgen. Zo vermijdt u dat u verschillende
technologieën, formaten en methodes moet voorzien.
In ieder geval geldt: waar wacht u nog op?
De overgang naar elektronische facturatie is zeer
eenvoudig, maar u moet wel een aantal keuzes maken
en u werkt best een plan uit. Pak de overgang naar
elektronisch factureren aan als een project en geef er
de nodige aandacht aan. U zult zich bij de aanvang van
dit project verschillende vragen stellen:
• Hoe overtuigt u leveranciers en klanten van uw
nieuwe aanpak?
• Hoe vermijdt u een stijging van de openstaande
facturen?
• Hoe haalt u zoveel mogelijk voordelen uit
elektronische facturatie?
Met deze whitepaper willen we u helpen om in zes
stappen het einddoel te bereiken: kosten besparen,
de operationele efficiëntie verhogen en werken met
tevreden klanten.

3. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 3
STAP 1: De business case:
maak een zakelijke analyse
Eerst moet u berekenen of de overstap naar elektronische facturatie wel financieel interessant is voor uw bedrijf.
U maakt dus een kosten-batenanalyse. Aan de ene kant hebt u dan de kosten voor investeringen in software,
opleidingen, eventuele technische aanpassingen en extern advies. Hoe zit het met uw leverancier van uw facturatie-
en boekhoudsoftware. Welk advies heeft hij voor u? Hebt u nu al de mogelijkheid om vanuit uw software elektronische
facturen te versturen? Aan de andere kant zitten de mogelijke besparingen die u haalt dankzij elektronische facturatie.
Zo zijn de uitgespaarde verzendkosten eenvoudig te berekenen.
Maximaal automatiseren
Vraag bij uw softwareleverancier naar de uitgebreide mogelijkheden voor elektronisch factureren. Hoewel het louter
versturen van een pdf al kan worden beschouwd als een elektronische factuur, zult u daarbij snel ervaren dat u
tegen de limieten van een efficiëntie administratie aanloopt. Zorg er dus voor dat het versturen én het ontvangen zo
automatisch mogelijk verloopt, zonder manuele tussenkomsten van u of uw medewerkers.
Hoeveel kost een factuur? Uit een rapport van de overheidsdienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) blijkt dat de
overstap van een papieren naar een elektronische factuur een besparing oplevert van 5 tot 9 euro per factuur. Om de
kosten te berekenen voor de administratieve afhandeling van een factuur, ontwikkelde de DAV de volgende formule:
Administratieve lasten = ((Tijd X Uurtarief) + Out-of-Pocket) X (Aantal X Frequentie)
Tijd: hoeveel tijd kost het voor een medewerker om een verkoopfactuur op te stellen?
Uurtarief: wat is de loonkost per uur van de persoon die de taken uitvoert?
Out-of-Pocket: wat is de prijs van een postzegel?
Aantal: hoeveel verkoopfacturen stelt een onderneming op per jaar?
Frequentie: hoe vaak moet een medewerker een bepaalde taak uitvoeren per opgestelde factuur?
Verder kijken dan de directe kosten
Zuiver financiële voordelen spelen niet altijd de grootste rol. Minstens even belangrijk zijn factoren als:
• meer efficiëntie
• een betere klantenservice
• meer gebruiksvriendelijkheid
• minder fouten
• sneller reageren op onbetaalde facturen
• minder administratie
• de beperking van papierverbruik en CO2-uitstoot
• een innovatief bedrijfsimago
“Uit een rapport van de
Dienst Administratieve
Vereenvoudiging blijkt dat de
overstap van een papieren
naar een elektronische factuur
een besparing oplevert van
5 tot 9 euro per factuur.”
Wist u dat de federale regering een KB heeft
goedgekeurd dat de eenmalige investeringsaftrek
uitbreidt naar investeringen in digitale activa,
zoals betalingssystemen en cybersecurity. De
investeringsaftrek is een fiscaal voordeel waarbij
13,5% van het geïnvesteerde bedrag in één keer
kan worden afgetrokken van de belastbare winst.
Investeringen voor het digitaliseren van facturen
vallen onder dit KB en maken de overstap dus
alleen maar aantrekkelijker.
Lees er hier meer over.
▶

4. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 4
Vervolg stap 1
Bent u er klaar voor?
Bent u klaar voor elektronische facturatie? En is
uw sector er klaar voor? In België staan de meeste
ondernemingen nu op het punt te investeren
in elektronische facturatie. De juridische en
technologische drempels zijn weggewerkt en we
zijn vertrouwd met het concept, onder meer door
de elektronische facturen van energiebedrijven en
overheden.
Wat als ik het niet doe?
Wanneer uw grote klanten elektronische facturatie
eisen, dan is de keuze al voor u gemaakt. Hoe dan ook,
bekijk vooraf wat de invloed zal zijn op uw processen
en pas uw interne aanpak waar nodig aan. Het gaat
dan niet alleen om alle interne processen voor het
verzenden, ontvangen en verwerken van facturen
maar ook over andere processen die daarmee verband
houden, zoals inkoop, logistiek en voorraadbeheer.
Minder onbetaalde facturen
Onbetaalde en moeilijk te innen facturen zijn een
grote bekommernis voor de KMO. Met een strakkere
en striktere opvolging van de openstaande bedragen,
het efficiënter opvolgen van eventuele klachten en
betwistingen én het sneller verzenden van facturen via
elektronische weg, kunt u deze problematiek efficiënt
aanpakken.

5. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 5
STAP 2: Motiveer uw
medewerkers
Elk automatiseringsproject kan alleen slagen wanneer alle medewerkers die erbij betrokken zijn, goed geïnformeerd
worden. Alleen door juiste en duidelijke informatie te geven over de aanpak en de doelstellingen van uw overstap naar
elektronische facturatie, krijgt u iedereen gemotiveerd om eraan mee te werken.
Wie zijn de stakeholders binnen uw organisatie?
Elektronische facturatie is niet alleen een zaak van de boekhouding of de financieel directeur. Ook andere
medewerkers hebben er rechtstreeks of onrechtstreeks mee te maken, zoals de verkopers, de administratie en
marketing - iedereen die te maken heeft met facturen.
Iedereen ambassadeur
Bekijk goed wat de gevolgen zijn van elektronische facturatie voor elke betrokken afdeling of medewerker. Zo kunt
u hen ook inschakelen voor het communiceren van uw nieuwe werkwijze naar uw klanten en leveranciers. Ook de
manier waarop ze dat doen, zal per functie verschillen en legt u best op voorhand vast.
Alles onder controle
Uw stakeholders moeten weten dat de facturen in de toekomst via twee kanalen kunnen binnenkomen: op papier
en elektronisch. Bepaal vooraf hoe u die stromen onder controle zult houden zodat u zeker bent van een vlotte
opvolging en archivering. Zo moet u vermijden dat medewerkers veronderstellen dat de elektronische factuur alleen
een elektronische kopie is van een papieren exemplaar en dat iemand anders de papieren factuur zal verwerken of
omgekeerd. U riskeert door dergelijke misverstanden ook dubbele betalingen aan leveranciers.
Schuiven met taken en verantwoordelijkheden
Besef dat u sommige medewerkers uit hun comfortzone haalt. Daarom is een goede begeleiding heel belangrijk.
Het betekent dat u opleidingen voorziet waar nodig. Schakel daarvoor eventueel een externe lesgever in als dat
efficiënter is. Wanneer de nieuwe processen ingeburgerd zijn, kunnen uw medewerkers mogelijk andere of nieuwe
verantwoordelijkheden opnemen doordat er een stuk papierwerk verdwijnt. Dat kan voor hen erg motiverend zijn,
omdat ze een nieuwe uitdaging krijgen en een meer gevarieerd of boeiender takenpakket.
Aandacht voor change management
Het menselijke en organisatorische aspect wordt vaak onderschat ten voordele van de technische aspecten van
een automatiseringsproject. Denk dus goed na over change management: hoe begeleid ik mijn medewerkers bij de
verandering in hun vertrouwde werkmethodes en gewoonten?
“Elk automatiserings­project
kan alleen slagen wanneer
alle medewerkers die erbij
betrokken zijn, goed
geïnformeerd worden.”

6. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 6
STAP 3: Overtuig uw klanten
Net als bij uw medewerkers, is ook een goede communicatie naar uw klanten van het grootste belang om zoveel
mogelijk klanten te laten overstappen naar elektronische facturatie. Uw klanten moeten de perceptie hebben dat u
deze investering doet in hun voordeel. Een succesvolle overschakeling naar elektronisch factureren kan alleen door
snel te schakelen, de klant duidelijke en begrijpelijke informatie te bezorgen, hem persoonlijk te begeleiden en hem
gerust te stellen, door de voordelen voor de klant in de verf te zetten en vooral door overtuigend te zijn.
Beantwoord daarom eerst de volgende vragen:
• Kies ik voor ‘opt-in’ of ‘opt-out’: een expliciet of een impliciet akkoord van de klant? Bij opt-in start u pas met het
elektronisch verzenden van facturen nadat de klant actief (expliciet) heeft bevestigd dat hij daarvoor kiest. Bij
opt-out is elektronische facturatie de standaardprocedure – dus een impliciete keuze - maar heeft de klant de
mogelijkheid om zich hiervoor af te melden en dus weer te kiezen voor papieren facturen. Zorg bij elk scenario
voor een duidelijke uitleg.
• Moet ik meteen iedereen trachten te overtuigen? Het is soms zinvoller om eerst te focussen op de klanten die
een groot aantal facturen ontvangen. Zo haalt u sneller voordeel met minder inspanningen.
• Hoe kan ik mijn klanten overtuigen? Hoe help of informeer ik hen zodat ze ook zelf voordeel halen uit
elektronische facturatie?
• Op welke manier kunnen mijn medewerkers over de overstap communiceren met de klanten? Zorg voor een
consistent antwoord op alle klantenvragen.
Van en aan het juiste adres
De beste aanpak is om uw klanten te vragen naar welk e-mailadres u de factuur mag versturen. Dat e-mailadres
bewaart u vervolgens in uw software die de facturen verstuurt, zodat ook bij de klant alle digitale facturen automatisch
in de juiste mailbox belanden.
Vergeet ook niet het e-mailadres van waaruit u de facturen straks wilt versturen, mee te delen aan de klant. Het kan
niet de bedoeling zijn dat dat adres als een bron van spam wordt gecategoriseerd en dat daardoor de facturen niet
bij uw klant terechtkomen. Vraag dus aan uw klant om uw verzendadres in zijn mailsysteem aan te duiden als een
betrouwbare bron.
Vertrouwen scheppen
Vertrouwen speelt een grote rol wanneer u klanten wilt overtuigen van uw nieuwe aanpak. U wil tonen aan uw klanten
dat het u menens is, dat u betrouwbaar bent en niet over een nacht ijs bent gegaan? Onderteken dan de Gedragscode
e-Invoicing van de Belgische overheid.
Vermeld bovendien op uw website, in uw verkoopsvoorwaarden en zelfs op uw facturen uw toetreding tot de
gedragscode. Daarmee schept u een duidelijk en veilig kader voor uw klanten. Zo staat in de gedragscode dat de klant
in geen geval extra kosten zal moeten betalen als gevolg van zijn keuze voor elektronische facturatie.
“Vertrouwen speelt een grote
rol wanneer u klanten wilt
overtuigen van uw nieuwe
aanpak.”
Wilt u vermijden dat uw digitale factuur verdrinkt
tussen alle andere mails in de mailbox van de
klanten en daardoor niet wordt opgevolgd?
Adviseer uw klant om een regel in te stellen in
zijn e-mailprogramma waardoor berichten van uw
adres automatisch terechtkomen in een hiervoor
speciaal aangemaakte folder “e-invoices”.
U gebruikt dan zelf het verzendadres
einvoice@mycompany.com.
U vindt de gedragscode en de mogelijkheid om die te
ondertekenen op http://www.efactuur.belgium.be/
gedragscode

7. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 7
STAP 4: Bouw
garanties in voor een
snelle betaling
Een van de voordelen van elektronische facturatie is een snellere betaling
van uw facturen, zodat er een minder groot te vorderen bedrag (Days Sales
Outstanding of DSO) blijft openstaan. Dat lukt echter alleen wanneer u van bij
het begin zorgt voor een goede opvolging en een maximale automatisering.
Als een lagere DSO een belangrijk argument is in uw businesscase, is het dus
cruciaal dat u hier aandacht aan besteedt.
Wat kunt u doen om openstaande facturen te vermijden?
• Houd bij wat de verstuurdatum is
• Stuur een herinnering net voor de betaaltermijn verstreken is
De juiste software
Een dergelijke opvolging van de betaaltermijn is perfect te automatiseren,
zodat u niets over het hoofd ziet en u geen tijd hoeft te investeren in manuele
controles.
Kort op de bal spelen
Door kort op de bal te spelen en uw openstaande facturen nog strikter op
te volgen, vermijdt u een plotse stijging in de openstaande facturen na uw
overstap naar digitaal factureren. Sommige klanten zijn niet meteen mee met
het verhaal maar mogelijk zijn er ook klanten die profiteren van de verandering
om lakser om te gaan met betalingen. Controleer de eerste maanden dus
nog voor de factuur is vervallen of uw klant wel degelijk zijn factuur heeft
ontvangen.
Blijf klantvriendelijk
Geef uw klanten in ieder geval voldoende tijd om te wennen aan de
elektronische facturatie. Het kan en zal zeker gebeuren dat in de startperiode
een factuur onbehandeld in een mailbox blijft zitten. Ook hier is duidelijke
communicatie weer heel belangrijk. Dat is zeker het geval wanneer uw klanten
zelf geen vragende partij waren voor elektronische facturatie.

8. STAP 5: Overtuig uw
leveranciers
Uw leveranciers zijn soms moeilijker te overtuigen dan uw medewerkers en uw klanten;
u hebt immers niet de touwtjes in handen. Alleen als u een heel grote klant bent, kunt u
bij een leverancier misschien uw eisen stellen. Bovendien hebben grotere leveranciers
niet altijd dezelfde prioriteiten als hun klanten. Veelal gaat het hier om internationale
bedrijven die er door de wildgroei van verschillende formaten voor kiezen om de
overstap nog even uit te stellen. De prioriteiten van de klantendienst zijn ook anders
dan die van de IT-afdeling.
Technologische standaarden
Gelukkig zijn er vandaag een aantal standaarden die internationaal en onder bedrijven
worden gebruikt, waardoor de elektronische communicatie tussen klant en leverancier
nu gemakkelijker te organiseren is. De bewustwording bij de grote verzenders is er al,
nu nog de juiste prioriteiten.
De grote voordelen voor uzelf liggen duidelijk niet alleen in het versturen (out-bound)
van facturen maar misschien nog meer in het digitaal ontvangen (in-bound) van
documenten, te beginnen met de factuur.
Focus op de leveranciers met het grootste aantal facturen
Ook bij uw leveranciers geldt de 80/20-regel: 80% van het totale volume aan facturen
krijgt u van 20% van uw leveranciers. Focus dus eerst op die groep leveranciers. Zij
zullen ook sneller bereid zijn om in uw digitale aanpak mee te stappen. Denk daarbij
meteen ook aan de andere documenten die u elektronisch kunt ontvangen. Zo kan het
ontvangen van een digitale zendnota (Dispatch Advice) die u vervolgens koppelt aan
de digitale aankoopfactuur, een aanzienlijke tijdwinst opleveren.
Streef naar maximale efficiëntie
Voor binnenkomende facturen geldt, net als voor uitgaande: maak vooraf goede
afspraken met uw medewerkers zodat iedereen weet wat hij/zij moet doen met een
digitale factuur. Leg duidelijke processen vast en automatiseer ze zo veel mogelijk. Op
die manier haalt u een maximale efficiëntie- en tijdwinst.
Ongetwijfeld kunt u de ervaringen bij het engageren van uw klanten nu gebruiken bij
het uitwerken van een plan met uw leveranciers. U weet inmiddels perfect wat nodig is
om een goede communicatie op gang te brengen. Formuleer uw eisen en verwijs naar
uw eigen ervaringen met uw klanten.
“Leg duidelijke processen
vast en automatiseer ze zo
veel mogelijk.”
IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 8

9. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 9
Een digitaal uitwisselingsplatform gebruiken
of niet?
Grotere verzenders maken vaak gebruik van een
platform voor het versturen van hun facturen. Ze geven
daarmee het organiseren en het afstemmen van de
uitwisseling van elektronische documenten uit handen.
Zo’n platform biedt zeker voordelen maar die komen
pas echt tot uiting wanneer we spreken over grote
volumes en grote aantallen klanten met uiteenlopende
eisen rond de uitwisseling van facturen en eventueel
andere documenten zoals zendnota’s, orders,
bevestigingen en betalingsoverzichten.
Een digitaal communicatieplatform is echter geen
verplichting en het overgrote deel van de KMO’s
in België gebruikt dan ook zijn eigen facturatie- en
boekhoudsoftware als basis voor de verzending
en ontvangst. Het is goed om weten dat bepaalde
leveranciers u waarschijnlijk zullen verwijzen naar
sommige van deze platformen. Let er dan op dat u
duidelijk de gewenste communicatiemiddelen schetst,
dat u goede afspraken maakt over het formaat en
vooral dat u waakt over uw voordelen. Het is immers
niet de bedoeling dat u uiteindelijk moet werken
met een zoveelste kanaal of formaat dat uiteindelijk
resulteert in het afdrukken van de ontvangen pdf’s.

10. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 10
STAP 6: Ga op
zoek naar extra
voordelen
Elektronische facturatie maakt deel uit van een breed scala
bedrijfsprocessen. Door ook de andere schakels in die processen te
automatiseren, haalt u nog meer voordelen uit elektronische facturatie.
We hadden het in stap 5 al over de digitale uitwisseling van andere
commerciële documenten. Hebt u al stilgestaan bij de mogelijkheden
om bestellingen digitaal door te sturen of te ontvangen? Of ziet u
misschien voordelen in het elektronisch ontvangen of versturen van
een zendnota?
We kunnen ons voorstellen dat u een verstuurde factuur morgen
wilt laten verdisconteren of financieren door een externe partij die
bij goedkeuring het document op zijn beurt voorziet van de nodige
gegevens. Of wat dacht u van het betalen van de factuur door de QR-
code op het document in te scannen met een app?
Meer comfort voor uw klanten
Ook uw klanten halen dankzij een meer doorgedreven automatisering
zelf voordelen uit uw elektronische facturen. Zo kunt u hen de
mogelijkheid bieden om via een link in de elektronische factuur meteen
online te betalen. U kunt hen ook online toegang geven tot de historiek
van hun betaalde en openstaande facturen.
Blijf op de hoogte
Wanneer u met een digitaal document werkt, zijn de
mogelijkheden ontelbaar. Wij houden u graag op de hoogte van de
evolutie van de slimme factuur. Op onze website www.sage.com/
be/business-advice vindt u regelmatig nieuwe inzichten, advies
en opinies over digitale facturatie. De meest recente richtlijnen
en publicaties van de overheid vindt u op http://www.efactuur.
belgium.be/

11. IN ZES STAPPEN NAAR ELEKTRONISCHE FACTURATIE 11
© Sage (BE) nv 2016 registered in Belgium No. BE 0419.618.535
Sage nv
Noordkustlaan 16C
1702 Groot-Bijgaarden
t: +32 (0)2 721 18 30
www.sage.com/be
Hulp nodig bij het opstellen van uw businesscase of
wenst u een gesprek met een van onze specialisten?
Contacteer ons:
Sage
Tel. 0800/99.265
Over Sage
Sage is wereldleider onder de uitgevers van bedrijfsbrede
software voor boekhouding en business management voor
Kleine en Middelgrote bedrijven. We werken voor meer dan 6
miljoen bedrijven in meer dan 70 landen. In België heeft Sage
33.000 klanten in diverse sectoren die hun bedrijf runnen met
onze software.