capacitação de Metodologia LILACS sobre o uso do sistema FI-Admin Apresentação do dia 10 de maio de 2019

1. 04 Sessão - Criação de registros bibliográficos de Monográficos, Séries monográficas e
Documentos não convencionais no sistema FI-Admin
10 maio de 2019

2. Sessão 04 - Criação de Registros Bibliográficos
no sistema FI-Admin
Monográficos, Séries monográficas e
Documentos não convencionais (literatura
cinzenta)
Publico alvo: Bibliotecários
Laís Aparecida Silva
Sueli Mitiko Yano Suga
Supervisora FIR/PFI
BIREME/OPAS/OMS
10 de Maio de 2019

3. Objetivo da apresentação
Conhecer e aplicar a Metodologia LILACS
para descrição bibliográfica de
Monográficos, series monográficas e
Documentos não convencionais
Orientar os centros cooperantes na criação
de registros bibliográficos de Teses e
Dissertações no sistema FI-Admin

4. A descrição bibliográfica segundo a Metodologia
LILACS começa com a definição de:
Tipo de literatura Nível de Tratamento monográfico
Monografias (M) Monográfico (m)
Analítica de monográfico (capítulo) (am)
Coleção (c)
Monografia pertencente a coleção (mc)
Analítica de monografia pertencente a coleção
(capítulo) (amc)
Monografias seriadas
(MS)
Monográfico (ms)
Analítica de monografia seriada (ams)
Documentos não
convencionais (N)
Monográfico (m)
Analítica de documento não convencional (am)

5. Documento não convencional x
Monografia
• Documento não convencional (N): Documento que aparece fora dos
canais convencionais de publicação. Não se publica formalmente, isto
é, não tem uma editora responsável, normalmente é publicado para
um número reduzido de pessoas, não está padronizado e por suas
características de apresentação, não pode ser considerado entre as
categorias definidas anteriormente.
• Monografia (M): Documento que constitui uma unidade em si mesmo,
ou se propõe completar-se em um número finito de partes separadas
(monografias multivolumes), com editora responsável pela sua
publicação, capas (não necessariamente duras) e página de rosto com
os dados essenciais para sua identificação (autor, título, editora, lugar e
data de publicação). Não se deve confundir uma monografia
multivolume com uma coleção. Excetuam-se desta categoria os
trabalhos acadêmicos.

6. Série Monográfica x Coleção
• Série Monográfica (MS): Documento que constitui uma unidade em si
mesmo e que faz parte de um conjunto de obras planejado para ter um
número infinito de partes separadas
“Conjunto de obras ou documentos independentes que, além de
possuírem seus próprios títulos, relacionam-se entre si mediante um
título comum. Neste caso, o título da série, que é o título comum,
receberá um ISSN, e cada tema tratado na série receberá um ISBN”.
(IBICT)
• Coleção (c): Conjunto de obras que se propõe a completar-se em um
número finito de monografias separadas. Descreve-se a coleção no
todo.
• Monografia pertencente a uma coleção (mc): Documento que
constitui uma unidade em si mesmo e que faz parte de um conjunto de
obras que se propõe completar-se em um número finito de partes
separadas.

7. Qual o tipo
de literatura
deste
documento?
http://www.ipea.gov.br/po
rtal/images/stories/PDFs/T
Ds/td_2439.pdf

8. Monografia
http://bvs.minsa.gob.pe/local/MINSA/
4610.pdf
https://www.ministeriodesalud.go.cr/in
dex.php/biblioteca-de-archivos/centro-
de-informacion/material-
publicado/dialogo-nacional/2354-
dialogo-nacional-para-el-
fortalecimiento-del-seguro-de-salud-
costarricense-en-el-contexto-de-la-

9. Monografia
multivolume
Nivel de
tratamento:
• Um registro de
documento
monografía:
– 2 volumes
juntos
– Cada um dos
volumes

10. Coleção
Um conjunto de livros planejado
para determinado objetivo, com
inicio e fim, com diferentes temas
relacionados mas que constitui
uma unidade em si mesmo.
Formas de Tratamento:
• Coleção (todos os livros – ex. 8
volumes)
• Um livro da coleção (volume 3)
• Capítulo de um dos livros –
analítica (capítulo 3 do volume
3)

11. Coleções
Exemplos
https://www.conass.org.br/biblioteca/

12. Monografia seriada
http://bvsms.saude.gov.br/bvs/publ
icacoes/manual_tecnico_tratamient
o_protesis_completa.pdf
http://www.ms.gba.gov.ar/ssps/repositorio/lib
ros/elec120.pdf
Livros publicados sob un
determinado tema sem a previsão
de fim

13. Monografia seriada
https://www.conass.org.br/biblioteca/
Formas de Tratamento:
• Serie (todos os livros – ex. 8 volumes)
• Um livro da série (volume 3)
• Capítulo de um dos livros – analítica
(capítulo 3 do volume 3)

14. Documento não convencional
(literatura cinzenta)
http://repositorio.conic
yt.cl/bitstream/handle/
10533/207142/INICIATI
VA_INDAGA_INFORME_
FINAL.pdf?sequence=1
&isAllowed=y
https://www.ministeriodesal
ud.go.cr/index.php/bibliotec
a-de-archivos/centro-de-
informacion/material-
publicado/investigaciones/ca
lidad-de-atencion-en-el-
primer-nivel-de-
atencion/2575-evaluacion-
http://iris.paho.org/xmlui
/handle/123456789/4951
1
https://www.ministeriode
salud.go.cr/gestores_en_s
alud/derechos%20human
os/derechos%20humanos
/declarderechsalud.pdf
Forma de tratamento:
Um registro de documento não convencional en nível monográfico

15. ¿Quando é que criamos analíticas para
estes tipos de literatura?
Quando cada capítulo constitui uma unidade em
si mesma (conteúdo com inicio, meio e fim) e
tem:
• Título
• Autor
• Referências bibliográficas próprias

16. Cuidados necessários com estes tipos
de literatura
Controle de autoridade:
• Títulos de coleção e séries
• Autores institucionais
Problema: registros no relacionados/conectados por los títulos y nombres
Recomendación: seguir CCAA2 y buscar en catálogos de autoridades del país
o en Library of Congress
https://authorities.loc.gov/

17. Controle de autoridade

18. Cuidados necessários com estes
tipos de literatura
Acesso ao conteúdo
• Links ao texto completo que mudam com
frequencia
Problema: links quebrados no registro
bibliográfico
=>cambios de servidor o sitios/páginas excluidas
Recomendação: incluir links a documentos de
repositorios institucionais o hacer carga en FI-
Admin se há a permissão institucional para isto.

19. Cuidados necessários com estes
tipos de literatura
Actualização de conteúdo
• Obsolescência do conteúdo
Problema: documentação divulgada não es más
valida
Recomendação: incluir las novas ediciones los
mais rápido possível.
Exemplos de documentos que são atualizados
com frequência:
Guias de prática clínica, relatórios/estadísticas
periódicas, planos estratégicos y outros

20. O que mais devo saber antes de iniciar la
catalogação?
• Criar um registro para descrever sua
totalidade, ou seja, o registro fonte
• Criar analíticas somente se cumpre com os
requisitos informados anteriormente
• É obrigatório o preenchimento de um dos
campos de dados, "autor pessoal" ou
"autor institucional"
• Se registra o nome da editora de forma
abreviada
• Se registra a edição utilizando números
cardinais
• Se registra o ISBN de forma completa
incluindo hífen e omitindo a sigla ISBN

21. Procedimento gerais de descrição
Bibliográfica
1. Analisar o documento identificando o Tipo de literatura
2. Identificar na primeira analise, autor, título, ano e país de
publicação e link para texto completo
3. Em uma segunda analise identificar detalhes específicos do
documento
4. Buscar no FI-Admin por palavras do título, para saber se o
documento já existe
5. Realizar a descrição de acordo com as informações do
documento
6. Realizar a descrição de maneira a torna-lo único ou seja, que
seja possível diferenciar de outras edições

22. FI-Admin
• Registros bibliográficos
• Recursos de internet
• Eventos
• Multimedia
• Legislação
• Recursos educacionais
Sistema integrado, on line, para gestão de fontes de
informação (F.I.)
1. ARGMSAL - Argentina. Ministerio de
Salud y Desarrollo Social de la
Nación
2. BBO – Odontología Brasileira
3. BDENF - Enfermería
4. BDNPAR - Base de Datos Nacional
de la Biblioteca Virtual en Salud de
Paraguay
5. BIGG - Base Internacional de Guias
GRADE
6. BINACIS - Bibliografía Nacional en
Ciencias de la Salud Argentina
7. Bioética e Diplomacia em Saúde
8. BRISA - Base Regional de Informes
de Evaluación de Tecnologías en
Salud de las Américas
9. CidSaúde - Cidades Saudáveis
10. ColecionaSUS
11. COLNAL - Colombia-Nacional
12. CONASS - Produção Científica e
Técnica
13. CUMED - Cuban Literature on Health
14. Base ECOS - Economia da Saúde
15. Educa - Educação em Saúde
16. HomeoIndex - Homeopatia
17. RHS - Recursos Humanos en Salud
18. IBECS - Índice Bibliográfico Español
en Ciencias de la Salud
19. IndexPsi - Psicología
20. LIBOCS - Bolivia
21. LILACS
22. LIPECS - Peru
23. LIVECS - Venezuela
24. MEDCARIB - Caribbean Health
Sciences Literature
25. PrevCan - Base de Dados de
Prevenção e Controle de Câncer
26. Repositorio sobre la BVS
27. RSDM - Rede de Documentação
sobre Saúde em Moçambique
28. SES-SP - Sec. Est. Saúde SP
29. SMS-SP - Sec. Munic. Saúde SP
30. SOF - Segunda Opinión Formativa
31. MOSAICO – Medicina Tradicional y
Terapias Complementarias e
Integrativas
32. VetIndex - Veterinaria

23. Vamos acessar o sistema
http://fi-admin.bvsalud.org/

24. Acesso ao sistema
• Menu do sistema (barra verde):
– Registros bibliográficos: módulo onde criamos os registros dos
artigos da revista
– Idioma do sistema (inglês, português ou espanhol)
– Nome de usuário e código da instituição na rede BVS
24

25. No primeiro acesso estará vazío 25
Painel de controle
Histórico de registros alterados por
outros centros cooperantesHistórico de alterações feitas pelo usuário
Histórico de alterações feíta por outros
usuários em seus registros
Registros pendentes de Revisão

26. Evitar
duplicidade
de registros
Faça uma pesquisa no sistema FI-Admin e
no portal regional da BVS para verificar se
o documenta já existe
Se sim, será necessário somente marcar a
contribuição para a base da BVS e
localização física, se houver. Se não, criar
um novo registro no FI-Admin.
26

27. Evitar duplicação de registros
• Fazer uma busca no
Portal Regional da BVS
<https://bvsalud.org/
> para verificar se o
registro já existe em
alguma base de
dados.
– Se sim, verifique se
o id começa com
biblio ou lil, ele
existe no FI-Admin
– Se não, será
necessário criar o
registro no FI-
Admin.

28. Busca de Monográficos e Documentos não convencionais
no Portal Regional da BVS
Se o título do documento for muito grande, faça a busca por palavras do
título, sem incluir o “:” (dois pontos) ou caracteres especiais
Exemplo: Estudo piloto sobre imunomodulação na leishmaniose visceral
murina: bloqueio da sinalização de IL-10 e uso de IL-12
Clique em
pesquisar
Exemplo 1 - Busca no portal BVS <https://bvsalud.org/>

29. Busca de Monográficos e Documentos não convencionais
no sistema FI-Admin
Se o título do documento for muito grande, faça a busca por palavras do
título, sem incluir o “:” (dois pontos) ou caracteres especiais
Exemplo: Estudo piloto sobre imunomodulação na leishmaniose visceral
murina: bloqueio da sinalização de IL-10 e uso de IL-12
Exemplo 2 - Busca no sistema FI-Admin<https://fi-admin.bvsalud.org>

30. Criação do registro de Monografia ou
Documento Não Convencional
Confirma no portal BVS e no sistema FI-Admin que o documento não
foi inserido no sistema, vamos fazer a inclusão no FI-Admin
Clique
Selecione tipo de registro conforme
sua análise:
• Monografia ou suas variações
• Série monográfica
• Não Convencional
É importante selecionar corretamente
o tipo de documento, porque alguns
campos diferem de acordo com o tipo
de documento
Selecione
Clique

31. Que tipo de documento é este?
R.: Monografia multivolume – no entanto vamos descrever somente o volume II
Texto completo: http://docs.bvsalud.org/biblioref/2019/02/970214/protocolo-v-2-atendimento-paciente-oncologico.pdf

32. Criação de registro de Monografia ou Documento
Não Convencional
clique
Selecione a base de dados
LILACS e outra base na qual
este registro deve aparecer
Aba Metadados

33. Criação de registro de Monografia ou Documento
Não Convencional
Aba Metadados
Preenchimento padrão para documentos em formato eletrônico
• Status: não é necessário modificar o campo porque, ao publicar, seu status será
modificado automaticamente
• Tipo de registro: Material textual
• Forma do Item: se o documento for somente impresso, deixar sem preenchimento.

34. Criação de registro de Monografia ou
Documento Não Convencional
Aba Metadados
Dica para o campo Título:
• Use o Word para transformar
maiúsculas em minúsculas
• Use o Bloco de notas para
retirar caracteres ocultos
Como não é analítica (capítulo),
então colocar paginação total

35. Criação de registro de Monografia ou
Documento Não Convencional
Aba Metadados
Se o documento está em mais
de um idioma, pressionar “Ctrl”
e selecionar idiomas
Analisar documento para ver se
há gráficos, tabelas e imagens

36. Data normalizada segue ISO:
ANO/MÊS/DIA
20190000
Criação de registro de Monografia ou
Documento Não Convencional
Aba Metadados

37. Criação de registro de Monografia ou
Documento Não Convencional
Aba Metadados
Dica para o campo Resumo:
• Use o Word para transformar
maiúsculas em minúsculas
• Use o Bloco de notas para
retirar caracteres ocultos
Se o documento traz palavras-
chave do autor, incluímos.

38. Criação de registro de Monografia ou
Documento Não Convencional
Aba Indexação
Atribui um tipo de
publicação, se houver
Atribui descritores
précodificados, se houver
Analise o documento e
inclua descritores e
qualificadores conforme o
conteúdo do documento
Clique na caixa se
o descritor for
primário

39. Criação de registro de Monografia ou
Documento Não Convencional
Aba Texto Completo
Faça upload do documento
ou inclua o link do
documento

40. Criação de registro de Monografia ou
Documento Não Convencional
Aba Biblioteca
ILSL-Prod
ILSL-Acervo
Inclua localização física do
documento, se houver
Inclua nome da coleção se
houver
Inclua descritores
provenientes de
glossários e vocabulários
controlados, se houver

41. Criação de registro de
Monografia ou Documento
Não Convencional
Aba Evento/Projeto
Sempre que um documento for
apresentado ou for oriundo de
um evento, os campos a seguir
devem ser preenchidos
Sempre que o documento for
resultado de um projeto ou
pesquisa financiada, os campos a
seguir devem ser preenchidos

42. Criação de registro de Monografia ou
Documento Não Convencional
• E por fim o passo mais importante de todos:
Publicar o registro!
Nunca se esqueça dessa etapa.
Foi verificado que há registros no FI-Admin
com status de Rascunho há meses ou
anos...

43. Muito obrigada!
Dúvidas: red-bvs@googlegroups.com