La dinámica acelerada de cambio de la actualidad, especialmente en las necesidades de los segmentos de clientes y en las tecnologías de producto y proceso, han generado que los negocios tengan que responder con atractivas propuestas de valor como fórmula de sobrevivencia y competitividad La primera razón para gestionar el conocimiento tiene que ver con el desarrollo sostenible de su organización (ciclo virtuoso), o con la posibilidad de caer en la obsolescencia (ciclo vicioso), esto depende totalmente de la proactividad con la que se identifica y renueva el conocimiento organizacional. Si su organización: 1. No identifica los cambios en las necesidades de sus clientes y en las tecnologías de producto y proceso; y 2. No clasifica su conocimiento relevante y este lo convierte en competencias, así como ponerlo a operar través de roles para fundamentar nuevas capacidades de proceso… ... su organización está en riesgo de la obsolescencia. El entendimiento de la dinámica de cambio es algo obvio y sencillo de entender para cualquier equipo directivo; lo aprecian todos los días como algo continuo e inevitable, sin embargo, no en todos los casos tienen la habilidad de traducirlo en oportunidades y amenazas, que dirijan sus decisiones. En JONIMA le proponemos metodologías para desarrollar este poderoso concepto, al tiempo que le invitamos a utilizar SOUL Q como la herramienta que le proporcionará las funcionalidades para ponerlo en operación.

2. Solución Web On Premise
El Valor de Negocio de nuestra solución, considerando los diversos Procesos De
Negocio de una Organización y lo que se deriva de ello, como lo es, el Sistema de
Gestión Integrado (SGI), requiere de una tarea demandante de Control Documental
que, si bien para las áreas de Calidad representan una tarea de Mejora Continua,
aportan para toda la Organización la Optimización, Centralización, Visibilidad y
Seguridad de la documentación Normativa (Políticas, Procedimientos, Normas,
Formatos, etc.)

3. Características
• Crea, administra y consulta de manera ágil
la documentación de tu sistema de gestión
• Crea documentos en línea o importa tus
documentos existentes en formatos Office o PDF
• Sistema Multiempresas de un mismo Corporativo.
• Niveles de seguridad para el acceso a los Estados
de Gestión de los Tipos de Documentos.
• No requiere instalaciones en las estaciones de
trabajo o actualizaciones recurrentes; acceso
mediante los Navegadores Soportados (Google
Chrome, Internet Explorer)
• Personalización de la Nomenclatura
• Consultas pre-cargadas y personalizadas
mediante diversos filtros con la opción de exportar
a Excel (autonomía en req. Del usuario)

4. • Creación de Clasificadores para reorganizar los
documentos por requerimientos específicos.
• Integración con la Plataforma de correo
electrónico, Sincronización con Active Directory
respetando las credenciales de autenticación.
• Asignación temporal de responsable de nueva
revisión (Editor), no obstaculizando el proceso de
Gestión
• Reasignación del Rol de Editor por cambios en la
Organización
• Deshabilita provisionalmente documentos
publicados para efectos de Auditorías
• Consulta de próximos documentos por vencer y
así planificar los tiempos para la nueva versión.
• Consultas y Reportes Personalizados y acorde a las
Necesidades de la Organización para agilizar la
Operación.
• Consulta de Históricos asociados a la última
versión de cada Documento Publicado para una
fácil revisión durante una Auditoria.
Características

5. • Optimiza el Ciclo de Gestión Documental Corporativo
con la seguridad y disponibilidad requerida en la
Operación
• Creación de Plantillas que Optimizan los tiempos de
creación de nuevos documentos y versiones
• Notificaciones automatizadas
• Estados durante la Gestión
• Vigencia de documentos
• Pasos del flujo de la nueva versión
• Ahorro en recursos (Tiempo | Paperless)
• Posibilidad y Flexibilidad para adaptarse a necesidades
particulares.
• Implementación ágil del sistema con requerimientos
básicos, sin complejidad de diversos productos para la
operación o Licenciamiento de terceros que sean
incosteables con el paso del tiempo.
• Soporte y Mantenimiento directamente con fabricante
en horarios y días hábiles como parte de la Anualidad.
• Integración con otras Plataformas a través de desarrollos
complementarios que Optimicen aún mas la Operación.
Beneficios

6. INFORMACION CONFIDENCIAL
Ciclo de Gestión
Crea Documento o
genera nueva revisión
Revisa y Autoriza cada paso
del flujo definido
Valida y Publica para difundir la
información
Consulta y hace uso de la información
disponible y vigente acorde a su Perfil

7. Panel de control intuitivo para la gestión de
los documentos acorde al Rol de cada
usuario.
Creación de nuevos documentos mediante
plantillas con una estructura previamente
definida.
Definición de tiempo límite para
autorizaciones y control de vigencias para
nuevas versiones acorde a las políticas.
Resguardo de documentos históricos en la
misma interface.
Funcionalidades
Notificaciones de la gestión a través de
correo electrónico.
Parametrizaciones personalizadas (tamaño
de anexos, seguridad, reportes).

8. Bitácora de consultas, impresiones restringidas
Integración para Editar con Ms Office Word
Multi-Corporativos
Funcionalidades
Generación de reportes
Implementación de gráficos interactivos que
facilitan la navegación dentro de la interfaz.

9. Mejoras
y
Road Map Modular
Enfoque de
procesos
Solicitudes de
No
conformidades
y acciones
correctivas
gestión de
auditorías y
acciones de
mejora
Gestión del
conocimiento
y el
aprendizaje
Plantillas de apoyo
a certificaciones
App Móvil
Asesoría
Opcional de
Consultor
especializado en
Calidad, Procesos
y Normas

10. Casos de Éxito