2. Estructura Orgánica
Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser
formal o informal. La formal es la estructura explicita y
oficialmente reconocida por la empresa. La estructura informal
es la resultante de la filosofía de la conducción y
el poder relativo de los individuos que componen la
organización, no en función de su ubicación en la estructura
formal, sino en función de influencia sobre otros miembros.
3. Administrar los bienes y servicios del organismo, celebrando los
convenios y ejecutando los actos que se requieran para el mejor
desempeño de su misión.
Preparar los presupuestos de ingresos y egresos del organismo y
someterlos ha aprobación del Consejo de Administración.
Elaborar los programas de promoción para fomentar el turismo.
Supervisar, dirigir y evaluar las actividades de cada una de las áreas del
organismo y emprender y dirigir programas de trabajo.
Elaborar y actualizar las políticas de gastos, sueldos, prestaciones y
presentarlas a consideración del Administrador General para su posterior
autorización ante el Consejo de Administración.
Elaborar anualmente el plan de mercadotecnia de la empresa.
Vigilar el cumplimiento del pago de impuestos. Vigilar la elaboración de
los Informes Financieros y Cuenta Pública.
4. Coordinación técnico
Administrativa
Brindar el apoyo técnico-jurídico a las diversas áreas del tribunal Electoral
que lo soliciten, para la preparación, integración, análisis y revisión de los
asuntos que requieran presentar a consideración de la Comisión de
Administración, así como realizar el seguimiento de los acuerdos emitidos
por este Órgano Colegiado
Objetivos
Administrar y optimizar los recursos técnicos, los cuales beneficiaran la
academia y los proyectos.
Apoyar en el cumplimiento denlas especificaciones y características
técnicas en materia de equipos que requiera el desarrollo de los
proyectos.
Verificar el seguimiento a las inversiones que se deriven de los proyectos
para que estos obtengan los recursos técnicos pertinentes a tiempo.
5. Coordinador de Información y
Relaciones Públicas
Un coordinador de información se encarga de la
obligación de recopilar, analizar, procesar y distribuir
información de acuerdo a las políticas de una empresa o
de la organización.
Los que llegan a los coordinadores de información a
menudo son de un campo de relaciones públicas, o el
periodismo. Las destrezas desarrolladas en los oficios
de transferencia a menudo muy bien a este trabajo. La
mayoría tiene formación académica, y al menos un
título de licenciatura, sin embargo, que no se podrá
exigir en todos los casos.
6. COORDINACIÓN DE OPERACIÓN,
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Establecer la estrategia de integración social, al impulsar la
rehabilitación psicosocial y productiva de los beneficiarios de los
programas.
Coordinar las acciones de programas especiales, operación,
supervisión, y evaluación en sus vertientes de servicios básicos,
técnicos y administrativos.
Planear, dirigir, coordinar, controlar e integrar los programas, el
presupuesto, las ministraciones de fondos, el ejercicio del gasto y la
inversión de los recursos financieros del Tribunal Electoral, así como
el registro contable de las operaciones, verificando que estos
procesos se apeguen al marco normativo vigente.
7. • Para la ejecución de todo evento se requieren recursos
económicos y saber cómo distribuirlos de acuerdo a las prioridades
del objetivo escogido.
• Como su nombre indica se encarga de las cuentas, los
presupuestos, aprueba gastos, etc. En definitiva, son los
"contables" del evento, encargados de todo lo que tenga que ver
con los ingresos y gastos. También es conocido como "Comité de
Cuentas".
FUNCIONES:
• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
• Buscar recursos económicos necesarios.
• Abrir cuentas bancarias.
8. 1. SUBCOMITE DE SUMINISTROS:
• Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos,
equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados
por cada comité.
• Todo esto debe contar con el visto bueno del director.
2. SUBCOMITE DE DIVULGACIONPROMOCION Y PUBLICIDAD:
• Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien
planeada campaña publicitaria, que incluya afiches,
circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa,
radio y televisión.
• Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida
con cinco meses de anterioridad , con el fin de crear expectativa en
el publico.
9. 3. SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES:
• La inscripción es la vinculación formal de los participantes o
asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha limite de
inscripción y pago para asegurar el numero de asistentes.
• Los organizadores deben prever un margen del 10% mas de
asistentes.
4. SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO:
• Tiene como función fundamental atender de forma permanente a
todo el personal y proporcionar información y orientación para
mantener la imagen positiva del evento.
• Reservar tiquetes aéreos, estar pendiente de la confirmación, del
hotel, recibir a los invitados y conferencistas, debe trabajar en
estrecha relación con los de transporte, información y
documentación.
10. 5. SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES:
• En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la
instalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles,
bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.
• En el protocolo debe estar pendiente de la lista de invitados
especiales y de las personalidades gubernamentales, civiles,
eclesiásticas y militares, el envío dela tarjeta de invitación y del
material que ellos necesitan conocer con anterioridad.
11. 6. SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION:
Debe ocuparse de todo lo relacionado con:
• Integrantes del Comité organizador, comités y subcomités
• Integrantes de la mesa directiva
• Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las
actividades dentro del evento.
• Itinerarios y tarifas de transportes, realizar las reservas de regreso.
• Relación total de los servicios disponibles del evento.
• Mediante listado controlar la entrega de documentación que se
maneje en el evento.
• Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar.
• Elaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personal
asistente al evento y de los integrantes de los comités, teniendo en
cuenta su profesión, titulo o rango y procedencia, incluyendo
direcciones y números telefónicos.
