Apresentação aos funcionários administrativos da empresa Borden, como parte de um treinamento estratégico

1. Auxiliar de Escritório é o nome da profissão cuja
principal função é dar suporte às tarefas rotineiras,
como realizar contatos empresariais, organizar reuniões
e tarefas, redigir documentos e administrar estoque de
materiais de escritório
Existem ótimas perspectivas para o futuro
dessa profissão, pois à medida em que a
economia melhora abrem-se espaços para
esses profissionais. A demanda por eles
depende da reestruturação das empresas, do
seu tamanho e da carga de trabalho
DESCRIÇÃO do CARGO
Executar apoio às áreas de RH,
Administração, Finanças e
Logística. Atender fornecedores,
clientes, fornecendo e recebendo
informações sobre produtos e
serviços
Tratar de documentos variados,
cumprindo todo o procedimento
necessário referente aos mesmos.
Preparar relatórios e planilhas e
executar serviços gerais de escritório

2. Apresentação Pessoal
Nada mais lamentável do que ser atendido por uma
pessoa malvestida, malcheirosa, despenteada, que
não sabe se portar e sem postura
É exatamente aí que entra a etiqueta pessoal e
profissional; ou seja, quem exerce esse cargo precisa
saber se apresentar bem, ter uma postura corporal
adequada e, acima de tudo, saber falar com
desenvoltura e ter uma aparência impecável
A imagem deve ser de uma
pessoa saudável, alegre, com
sorriso nos lábios, com dentes
limpos, bem tratados e bom
hálito. Roupas bem passadas,
limpas, de acordo com o
ambiente em que atua e, se for
mulher, maquiagem discreta
ÉTICA
PROFISSIONAL
A Ética estuda a moral e as obrigações do
homem, avaliando se ele é bom ou mau.
Toda atividade humana está sujeita a
valorizações éticas que lhe indiquem o
que é correto (ou não) na sua conduta

3. PRINCÍPIOS ÉTICOS A) Com a Sociedade: A
atuação profissional deve
estar em posição de
dignidade, a fim de
satisfazer as aspirações
legítimas da sociedade à
qual servimos e da qual
fazemos parte. Temos
obrigação com a
sociedade que consiste
na responsabilidade
social de nossas
atividades profissionais
A pessoa que atua com
ética profissional se
sentirá orgulhosa de seus
atos e satisfeita de haver
escolhido o caminho certo
para a sua conduta. Já
quem agem sem ética
profissional se transforma
num ser infeliz, nunca
estará satisfeito e, além de
não contribuir com a
sociedade, acaba
prejudicando-a
B) Com a Empresa Onde
Trabalha: A empresa
onde trabalhamos é parte
da nossa vida e da
sociedade na qual
vivemos. Quando
atendemos clientes na
nossa empresa, nós a
representamos em sua
honra, reputação e
imagem
Um funcionário é a voz e a imagem da organização e,
suas ações, farão com que ela seja valorizada positiva
ou negativamente. Então, é necessário justificar a
confiança que a empresa deposita nos funcionários e
agir como pessoas de bem, sendo justas e prometendo
somente o que pode cumprir

4. Nas empresas, o (a)
auxiliar de escritório
tem a obrigação moral
de se empenhar para
conseguir bom
convívio com a equipe
e demais
colaboradores
O cliente é a figura mais
importante de uma organização e,
mantê-lo satisfeito, significa que
ele retornará e recomendará seus
produtos e/ou serviços. Por outro
lado, aquele que sai descontente
não voltará e fornecerá péssimas
informações a amigos e familiares
Algumas vezes podem
acontecer situações
desmotivadoras como
remuneração, tratamento
recebido, méritos não
reconhecidos ou algum
tipo de falta de respeito.
Porém, nada disso deve
influenciar seu
comportamento com os
clientes da empresa
A sua imagem tem muito valor (no
nível pessoal e profissional) e, no
mundo corporativo, é importante
buscar seu posicionamento e o
reconhecimento, procurando ser
lembrado (a), procurado (a),
desejado (a) e bem remunerado
(a) por desenvolver
continuamente estratégias que
agreguem valor a si próprio e à
organização
Então, o (a)
profissional de
escritório necessita
construir sua marca
pessoal, sendo essa
sua principal
estratégia para
defrontar-se diante
da concorrência nos
cargos e os desafios
empregatícios

5. Qualidades e
Responsabilidades
Para o bom
desempenho de suas
funções o (a) auxiliar
de escritório deve estar
atento a importantes
fatores como:
A) Pontualidade: Chegue sempre
no horário e evite atrasos, pois
atrasos constantes são
inaceitáveis e podem
comprometer sua permanência no
emprego
B) Agilidade: Não enrole para fazer seu trabalho. Seja
eficiente, objetivo e procure resolver suas obrigações no menor
tempo possível. Se for atrasar alguma tarefa, avise ao seu
chefe
C) Assiduidade: procure não
faltar, pois quando você não
comparece todos os processos na
empresa que dependem do seu
trabalho ficam paralisados. Além
disso, o mercado de trabalho está
muito competitivo e, se você
costuma faltar, é bem provável que
seu chefe contrate outro
D) Atenção às Tarefas: No
exercício dessa função lida-se
com muitos documentos e, por
isso, deve-se concentrar na
realização dos trabalhos.
Lançamentos equivocados ou
arquivamentos errados
comprometem seu desempenho e
atrapalham a rotina do setor
E) Aprimoramento Constante:
Mantenha-se atualizado e
aprimore as atividades nas quais
não tem muita prática, pois assim
você se manterá competitivo e
demonstrará comprometimento
com os resultados da empresa

6. Administração do
Tempo
O tempo é parte integrante
das nossas vidas e é
necessário saber utilizá-lo,
uma vez que ele é um
insumo importante (como
os alimentos e o dinheiro)
e, por conseguinte, deve
ser usado com cautela
para que produza bons
resultados
Dominar o tempo, programá-
lo e utilizá-lo a nosso favor
são imperativos da nossa
época, já que ele é escasso,
limitado e insubstituível.
Porém, uma coisa é certa:
todo trabalho requer e
consome tempo (Exemplo:
atender um cliente, redigir
uma correspondência ou
deslocar-se a outro setor
Então, é conveniente eliminar o
que é desnecessário ao
rendimento das nossas tarefas.
Por isso, organize todos os
papéis que você e seu chefe
manuseiam, dispondo-os de
forma a sua melhor utilização
como usar etiquetas em
arquivos, por exemplo
Pesquisas revelam que você
pega o mesmo documento 20
vezes em média por dia, sem
saber por que ou para que. Por
isso, mantenha a
correspondência organizada
por assunto e, sobre a sua
mesa ou do seu chefe,
mantenha pouquíssimos papéis
Ideias Erradas
Sobre o Tempo:
O tempo é nosso
inimigo, não temos
tempo suficiente, o
tempo passa,
compense o tempo
gasto, o tempo voa
ou poupe tempo

7. Algumas Características
do Tempo
O tempo anda com rapidez inalterada e não se pode
acumulá-lo ou gastá-lo em excesso. Depois de gasto, o
tempo não pode ser recuperado, mas ele ficará a nosso
favor se conseguirmos administrá-lo
Dicas Para Uma Melhor Administração do Tempo:
Admita o fato de que,
eventualmente, você não
conseguirá dar conta de
todo o trabalho que lhe for
atribuído e, por isso,
aprenda a delegar tarefas
Reconheça que outros
podem ser tão ou mais
importantes que você e, por
isso, eles têm a capacidade
de executar tarefas que só
você pensa que sabe fazer
Mantenha-se no
ataque em vez de
reagir. Use o tempo
de forma eficaz e
concentre-se nos
itens que são
realmente
importantes (delegue
ou ignore os menos
importantes)
Planeje o seu dia em termos de tarefas
específicas a serem executadas
durante períodos predeterminados,
começando o dia com as prioritárias
porque, se ao final do expediente
faltar tempo, que seja para tarefas não
tão importantes assim
Evite tomar
decisões
apressadas sobre
assuntos
importantes e não
se estenda em
demasia ao telefone

8. Evite interrupções
constantes e se
concentrar em assuntos
pouco importantes. Evite
também longos períodos
de atividade, consertando
ou refazendo trabalhos
por falta de planejamento
Principais Economizadores
de Tempo: Filtragem nos
atendimentos / aprenda a dizer
não / utilize uma agenda /
certifique-se de que foi atendido
(a) no que delegou / estabeleça
níveis de prioridades e, ao final
do expediente, limpe a sua
mesa
Planeje suas
atividades
externas, viagens
e as tarefas
favoritas. Planeje
as entrevistas e
não queira fazer
muitas coisas ao
mesmo tempo
Quando uma pessoa aumenta
seu tempo por meio da
organização de suas tarefas
diárias, ela ganha tempo para
adquirir novos conhecimentos
– o que deve ser uma
constante na vida de um (a)
auxiliar de escritório
Todas as ações
economizadoras de
tempo proporcionarão
a esse profissional
melhores condições
para desempenhar
suas tarefas e,
consequentemente,
contribui para
aumentar o tempo do
seu chefe