Os comparto un trabajo para el curso de Especialista en Administración Pública. Algo moderno para mi Ayuntamiento pero todo llegará ;)

1. DISEÑO
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
AYUNTAMIENTO DE PUERTOLLANO
PRESENTACIÓN FINAL. José Sánchez Vigara. Madrid, 1 de octubre
Módulo C Los Nuevos Instrumentos de Gestión de Recursos Humanos. Curso de
Especialista en Administración Pública FEMP 2014

2. UN AYUNTAMIENTO HACIA LA
PARTICIPACIÓN Y LA TRASPARENCIA
• Orientación a la ciudadanía.
• Voluntad y actitud de apertura.
• Calidad de servicio.
• Mejores herramientas para la comunicación.
• Objetivos: Participación y Transparencia.

3. ESCASA COMUNICACIÓN
INTERNA
• Esfuerzo en comunicación hacia el
ciudadano.
• Olvido de la comunicación interna.
• Demasiado formal.
• No traslada objetivos.
• No implica a los empleados.
• Sin cortesía.

4. ¿QUÉ VAMOS
A HACER?
El alcance de este trabajo es
dotar a la organización de un
sistema de comunicación
interna.

5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Sistematizar las relaciones formales e informales
de la organización.
• Crear relaciones de responsabilidad.
• Fomentar el trabajo en equipo.
• Participación y transparencia interna.

6. LAS NECESIDADES
• Liderazgo.
• Sinergia: Departamento de Recursos
Humanos y Departamento de
Comunicación.
• Canales de comunicación: formales e
informales.
• Actitud de compartir como cultura
organizativa. Todas las personas.
• La comunicación es un herramienta
de trabajo y no un instrumento de
poder.

7. AYUNTAMIENTO DE PUERTOLLANO
Nuestras cosas.

10. La ciudad creada por todos
‘nadie se opone a sus propias ideas,
implica a la gente en los cambios’
!
!
10

11. EL AYUNTAMIENTO
• Gobierno del Partido Socialista desde 1979
• Plantilla 420
• Organización administrativa tradicional. Dirección
política orientada al resultado.
• Plan de viabilidad.

12. PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
INTEGRAL
Meta

13. IMPLANTAR UN PCI
• Sistematizar las relaciones interpersonales del
ayuntamiento y establezca los cauces y
herramientas necesarias para fomentar la
transparencia y la participación, favoreciendo
la mayor eficacia, el desarrollo y la mejora de la
cultura organizativa.

14. DIAGNÓSTICO
• Concejalía de Personal y Departamento de RR.HH. son responsables políticos y
técnico de políticas y relaciones internas.
• Programas escasos de relaciones internas. El departamento RR.HH. se dedica a
labores de administración de personal (nóminas, vacaciones, planes de empleo,…)
• No existe PCI.
• Los empleados reciben comunicados que proceden de múltiples fuentes: Jefe de
Administración Interna, Personal del departamento…
• La Alcaldía y los responsables de comunicación tienen sistematizada la
comunicación exterior. Notas de prensa y ruedas de prensa.

15. LOS CANALES ACTUALES
• La implantación del correo electrónico en la
organización no ha favorecido el desarrollo.
• No existen responsables, no hay comunicación.
• Las carpetas como método de comunicación
interdepartamental.

16. “La vida en una organización sin recibir
un ¡hola!”
– @pepevigara

17. CÓMO SE INFORMA EL EMPLEADO DEL
AYUNTAMIENTO
Medios de comunicación y portal web municipal

18. RETOS DEL PLAN
• Evitar la formalización como
norma exclusiva de
comunicación.
• Implicar a los empleados. Hacer
preguntas y conversar. Feedback.
• Establecer cauces de
comunicación en linea con los
objetivos de la organización.
• Diseminar información para
mayor claridad y transparencia.

19. PLANIFICACIÓN DEL PSI
• Formar equipo de trabajo
Responsables del proyecto:
Dirección, Organización, RR.HH y
Comunicación.
Trasladar objetivos organización.
Establecer modos y decidir
cuáles la información que debe
fluir por todas las herramientas.
Proponer canales para una
comunicación eficaz
descendente y ascendente.

20. ESTRATEGIA
• Comunicar no solo lo qué está
pasando, también el porqué y el
cómo está sucediendo.
• Comunicar lo qué se sabe, no
esperar a tener todo los detalles.
Genera confianza.
• Comunicar relacionando la visión
del conjunto con el área concreta
o el trabajo de la persona que
recibe la información.
• Comunicar sin imponer.

21. LAS HERRAMIENTAS
Instrumentos de mejora de la comunicación interna
municipal

22. TIPOS DE SOPORTES
• Soportes de
comunicación: aquellos
que soportan el
intercambio de información.
• Soportes de información:
unilaterales ya sean
ascendentes o
descendentes.

23. NUEVOS SOPORTES DE
COMUNICACIÓN
• Comunicación de instrucciones a grupos. Idóneo
para implantar el plan.
• Grupos de mejora y calidad. Reuniones de
empleados para identificar problemas y proponer
soluciones.
• Entrevistas. Se utilizarán para presentar sugerencias,
la toma de decisiones disciplinarias, la evaluación,…
• Recorridos por el lugar de trabajo. Sistematizada
para dirección y responsables, trasladar interés y
cercanía.
• Directorios de correos y mailings internos:
Establecer normas de uso para evitar los excesos y
que la cantidad de información sea adecuada.
• Buzón de sugerencias.
• Encuestas.

24. NUEVO ESTILO DE INFORMAR
• Asambleas: maximos responsables
para comunicar planes y objetivos
organizativos.
• Manual de acogida. Hola soy el
ayuntamiento de Puertollano.
• Directorio y guía de servicios. En
el portal del empleado.
• Imagen corporativa y vídeos del
Ayuntamiento.
• Memorias y boletín interno
municipal.

25. EL CANAL: LA RED MUNICIPAL
• Internet y su uso eficaz:
puesta en marcha para
comunicar de la intranet
municipal.
• Replica de las herramientas
de comunicación e
información en el Portal
Web del Empleado.

26. CENTRALIZAR INFORMACIÓN
DEL EMPLEADO
• Web donde recopilar todas las actuaciones e
información necesaria para la vida en el ayuntamiento.
• Acceso personal.
• Información de los objetivos del Ayuntamiento y
Planes de Actuación Municipales.
• Información grupos de mejora.
• Avisos, calendario, tablón de anuncios,…
• Información personal en la organización.
• Buzón de sugerencias.
• Organización municipal y Directorio de correos.
• Relación con departamento de RR.HH. (nóminas,
solicitud de vacaciones, ficha personal, formación,…)
• Y mucho más… blogs, RRSS,…

27. EL PORTAL DEL EMPLEADO
Portal web para comunicar e informar. Repositorio y canal
directo de participación.

28. PUESTA EN MARCHA
Implantar el PCI en el Ayuntamiento

29. PLANIFICACIÓN Y
CALENDARIO (HITOS)
• Propuesta técnica conjunta Departamentos Comunicación, Organización
y RR.HH a Concejalía RR.HH.
• Informe jurídico de secretaría general.
• Visto bueno Alcaldesa.
• Presentación propuesta al Comité de empresa y a los concejales de
distintas áreas.
• Periodo de diagnóstico y análisis con creación de Grupo de Trabajo.
• Establecer calendario de reuniones para implantar.
• Planificar y acordar el PCI teniendo en cuenta los informes previos.
Identificación de responsables. Objetivos de trabajo.
• Aprobar el Plan de Comunicación en el Pleno Municipal.
• Presentación de la Alcaldesa a todos los empleados.
• Puesta en marcha de Plan de Comunicación del propio PCI para
implicar a todos.
• Poner en marcha la web del empleado.
• Presentar los distintos espacios de trabajo y Plan de Comunicación
Externa.

30. CONTROLAR Y MEDIR
• Indicadores de coste (coste del plan y coste
de la implantación)
• Indicadores de proceso (nº de
comunicaciones, % de acciones de los
empleados, evaluación de su conocimiento,
eventos realizados, visitas de trabajadores,…
• Indicadores de resultados: Evaluación de
calidad, evaluación clima laboral, %
consecución de objetivos de la organización.
• Indicadores de impacto: Aportaciones,
propuestas, sugerencias por departamento.
Incremento de la productividad, incremento
de la atención imputable al plan. Incremento
de la satisfacción del personal,…

31. SEGUIMIENTO Y MEJORA
• Informe de despliegue y
seguimiento anual.
• Memoria Anual y
propuestas de mejora.
• Evaluación en profundidad
en dos año.

32. UN AYUNTAMIENTO MÁS EFICAZ GRACIAS A
LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO
Una visión adecuada de las relaciones interpersonales en
el Ayuntamiento favorecerá el capital humano.

33. “Muchas gracias, nos vemos en las redes”
– @pepevigara