2015-04-29 Jean Cloutier Structure de découpage de projet

Colloque en gestion de projet 2015
La structure de découpage de projet,
ses tenants et aboutissants
Jean Cloutier
Formation/accompagnement/rédaction
pération
erformance
ongruence

Que peut-on tirer
d’une présentation
sur la SDP?
Bons principes à
mettre en
application en
regard de la SDP
La SDP et le cycle de
vie du projet

Pourquoi devrait-on utiliser la SDP?
Fondement essentiel de tout projet
Analyse approfondie des détails des livrables (lots de travail)
Visuel structuré, compréhensible et appréhendable
Management de
projet
Planification
Réunions
Suivi et contrôle
Spécification du
produit
Conception
Logiciel de jeux
abc
Logiciel
Manuel de
l’utilisateur
Document de
formation
Logiciel
Analyse d’affaire
Remue-méninges
Plan de travail
Rédiger le plan de
travail
Réalisation
Infrastructure
Programmation

Avantages à tirer de la SDP ?
Faciliter les activités d’organisation, de ressources ou de financement
Risques potentiels du projet
Points de communication et source du plan de communication

Position et interactions ?
Source au centre de développement de tous les processus de management
Planification et organisation du projet
Corrélation avec tous les autres phases du projet

Pourquoi hésiter à utiliser la SDP?
Trop long ?
Trop de détails ?
Perte de temps ?
Implication de trop de personnes ?
Trop compliqué ?
Le temps investi avant de lancer le réalisation du projet
se traduit par un gain à effet multiplicateur sur :
les risquesles efforts,le temps, la qualité, le contenu, la communication,

Quels sont les segments de développement de la SDP ?
Segment 1 >
Segment 2 >
Segment 3 >
Identifier les composants
Décider si estimation de coût et durée sont à définir
Dictionnaire de la SDP
Segment 4 > Vérifier l’exactitude du découpage

Segment 1 Identifier les composants
Composants de la SDP >
Ce qui détermine le nombre de niveaux >
Le troisième niveau (lots de travail) est défini >
Phases
Livrables
Lots de travail
Complexité
Budget
Exigences des
parties prenantes >
Visibilité
Traçabilité
Deuxième niveau étudié et
organisé avec le niveau de
détails appropriés

Segment 2 Décider si estimation de coût et durée sont à définir
Éléments de décisions >
Cette activité peut être repoussée au segment 3
Disponibilité de l’information
Travail récurrent
Lots de travail identifiés

Segment 3 Dictionnaire de la SDP
Dictionnaire de la SDP > Descriptif des éléments constitutifs des livrables >
Éléments constitutifs >
Résultats tangibles + vérifiables
Exécution pratique du projet
Mesure de performance
Code de découpage
Description du travail
Hypothèses et contraintes
Organisation responsable
Ressources nécessaires
Jalons
Activités associées
Estimation des coûts
Exigences de qualité
Critères d’acceptation
Références techniques
Informations
contractuelles

Segment 4 Vérifier l’exactitude du découpage
Chaque composant =? Clair et complet
Délais et coût
Les composants du niveau inférieur =? un ensemble nécessaire et
suffisant pour reconstituer le composant supérieur >
Affecté
Sinon, que doit-il être fait ?
Révision
Maîtrise adéquate

Approche, laquelle privilégiée ?
Descendante « Top-Down »
• Généralement employée
• Itérative et progressive
• Cheminement logique
• Connaissances modérées
• QUOI
Ascendante « Bottom-up »
• Plus rarement employée
• Itérative et progressive
• Cheminement logique
inversé
• Connaissances plus
grandes (experts)
• COMMENT
• Risque de confusion

Les parties prenantes, qui sont-elles ?
Personnes, groupes ou organisation > • Affecter une décision
• Être affectés par décision, activités,
résultat
Source d’information à valeur ajoutée >
En quoi sont-elles importantes ?
• Un point de vue différent
• Angle différent
• Influencé par leur rôle et
responsabilités
Communication et participation active > • Ressources potentielles à investir
• Mesures de performance, de
satisfaction et acceptation finale
• Besoins de communication
• Exigences (documentées)
• Contribution et responsabilités
• Engagement

Méthodologie de création de la SDP?

Données d’entrée
Plan de management du contenu
Énoncé du contenu du projet
Documentation des exigences
Facteurs environnementaux
Actifs organisationnelles
• Regroupement de tous les plans de management subsidiaires = référence
globale du projet
• Comment le contenu défini, développé, suivi, maîtrisé et vérifié.
Il comprend les informations pour :
• l’élaboration d’un énoncé détaillé qui permet la création de la SDP à
partir de celui-ci
• connaître comment la SDP sera mise à jour et approuvée
• savoir comment sera obtenue l’acceptation formelles des livrables
achevés du projet.
• savoir comment on va maîtriser les demandes de modification du projet
• Composant intégré du plan de management du contenu
• Documente la totalité du contenu (projet et produit) (inclus et exclus)
Assurer une compréhension commune par les parties prenantes.
• Présente les exclusions de manière explicite
• Gérer adéquatement les attentes des parties prenantes.
Le contenu du projet :
• permet de planifier en détail le projet
• guide l’équipe de projet dans l’exécution du projet
• fournit une base de référence pour l’évaluation des demandes de
modifications ou travaux supplémentaires hors de ce qui est compris
dans le cadre du projet
Le niveau de détail de l’énoncé du contenu de projet contribue à
déterminer la capacité de l’équipe de projet à maîtriser le contenu global du
projet.
• Description du produit élabore progressivement les caractéristiques du
produit, du service ou du résultat.(Charte du projet et la documentation
des exigences)
• Les critères d’acceptation présentent l’ensemble des conditions à être
remplies pour que les livrables soient acceptées.
• Les livrables (produit, service, résultat) à être produit pour achever un
processus, une phase ou un projet. Plus les rapports et documents de
management.
• Les exclusions au projet identifie spécifiquement ce qui est hors de la
portée du projet.
• Les contraintes, facteurs limitatifs tels que les restrictions et les limites
imposées et/ou présentes.
• Les hypothèses, facteurs considérés comme vrai, réel ou certains qui
contribueront au succès du projet.
• Décrit la façon dont chacune des exigences satisfait les besoins
commerciaux ou autres du projet.
Elles doivent être
• énoncées clairement,
• mesurables et vérifiables,
• traçables,
• complètes,
• cohérentes et acceptables par les parties prenantes.
Exigences commerciales
- Objectifs de l’entreprise - Règles administratives
- Principes de direction de l’organisation
Exigences des parties prenantes
- Impacts sur d’autres domaines de l’organisation
- Impacts sur d’autres entités internes ou externes
- Exigences en termes de communications et d’émission de
rapports
Exigences de la solution
- D’ordre fonctionnel ou non
- Technologique et de conformités aux normes
- De support et de formation - De qualité
- Relatives aux rapports (type de support, médias, contenu,
etc.)
Exigences du projet
- Niveaux de service, de performance, de sécurité, de
conformité
- Critères d’acceptation
Exigences de transfert
Les hypothèses, dépendances et contraintes des exigences.
Désignent les conditions qui ne sont pas sous le contrôle immédiat de
l’équipe de projet, et qui pourront influencer, contraindre ou diriger le
projet.
Ils peuvent avoir des effets favorables ou non sur les options de
management de projet et ainsi influencer les résultats dans le même
sens.
• La culture, la structure et la gouvernance organisationnelle
• La répartition géographique des installations et des ressources
• Les normes gouvernementales ou d’industrie (réglementation des
organismes de règlementation, les codes de conduites, les normes de
produits ou de qualité ou de fabrication)
• L’infrastructure (les installations et les biens d’équipement)
• Les ressources humaines (compétences, connaissances, contrats,
aspects légaux, etc.)
• L’administration du personnel (Embauche et maintien des rh, les
évaluations de performance, programmes de formation, temps
supplémentaires, système de récompenses, suivi du travail, etc.)
• Les conditions du marché
• La tolérance aux risques des parties prenantes
• Le climat politique
• Les canaux de communication présents dans l’entreprise
• Les bases de données commerciales
• Les systèmes d’information de gestion de projet et d’entreprise.
Comprennent les plans, les processus, les politiques internes, les
procédures et les bases de connaissances qui sont propres et utilisées par
l’organisation réalisatrice du projet.
On considère aussi tout objet, pratique ou connaissance provenant de
toutes les organisations participant au projet et peuvent être utilisés pour
réaliser ou gérer le projet.
Considérons 2 catégories
Processus et procédures
Démarrage, planification, exécution, surveillance et maîtrise, clôture
Base de connaissance de l’entreprise
Base de connaissance de la configuration (normes, politiques, procédures)
Base de données financières
Les leçons apprises
Fichiers de projets antérieurs

Outils et techniques
Décomposition
Jugement d’expert
Subdivision du contenu du projet
• Phases
• Livrables
• Lots de travail (le plus bas niveau de la SDP)
Le niveau de décomposition est dicté par le degré de maîtrise nécessaire
pour une gestion efficace.
Segment 1
• Activités de réalisation de la SDP
• Identification et analyse des livrables et du travail associé
• Structuration et organisation de la SDP
Segment 2
• Décision sur les estimations de coût et de durée
Segment 3
• Identification des attributs aux composants (dictionnaire de la SDP)
Segment 4
• Validation de la décomposition appropriée
Appliqués aux détails techniques du contenu de projet dans le but de
rapprocher les divergences d’opinion ou de point de vue concernant la
meilleure façon de découper le projet.
L’expert possède la formation ou l’expérience et les connaissances
adéquates dans des domaines similaires au projet.
L’expertise peut aussi provenir de modèles prédéfinis en provenance de
l’industrie ou de la discipline concernée ou encore de projets similaires.
En collaboration, chef de projet avec l’équipe de projet détermine la
décomposition finale appropriée pour la gestion efficace du travail du
projet.
Autres unités de l’organisation
• Consultants
• Parties prenantes (client, fournisseurs, services connexes)
• Associations professionnelles et techniques
• Groupes industriels
• Experts du domaine

Données de sortie
Énoncé du contenu
SDP
Dictionnaire de la SDP
Autres
documents/informations
Description du contenu du projet :
• La liste des livrables (certains de leurs attributs)
• Les exclus
• Hypothèses
• Contraintes
• Maintenue à jour et disponible au partage avec les parties prenantes.
Ce maintien touche :
• Détails d’information appropriés (Travail, date, coût, ressources, etc.)
• Compte de contrôle identifié pour chaque lot de travail afin d’assurer :
le management du coût réel et de l’échéancier du projet pour en
comparer la valeur acquise (performance).
• Code de découpage (structure de regroupement hiérarchique pour les
coûts, les délais et les ressources)
Maintenu à jour avec le niveau de détails appropriés à l’envergure du projet
et en corrélation avec l’échéancier du projet.
Support à la SDP présentant les attributs suivants :
• Code de découpage
• Description du travail
• L’organisation responsable
• Les ressources nécessaires
• Hypothèses et contraintes
• Jalons de l’échéancier
• Activités associées
• Coûts
• Exigences
• Critères d’acceptation
• Références techniques
• Informations contractuelles
Autres documents/informations mis à jour :
• Attributs des activités
• Estimation du coût des activités
• Estimation de la durée des activités
• Liste d’activités
• Besoins en ressources
• Accords
• Base d’estimation
• Registre des modifications
• Demande de modifications
• Prévisions -coût - échéancier
• Registre des problèmes majeurs
• Liste des jalons
• Documents d’approvisionnement
• Calendrier de projet
• Charte de projet
• Documents des exigences
• Contrôle de la qualité
• Registre des risques
• Propositions des vendeurs
• Registre des parties prenantes
• Données de performances

Hiérarchie
Codification
Hiérarchie et codification
L’ensemble de la structure est composé de sous-ensembles subordonnés en
mode ascendant ou descendant.
Chaque niveau se rapportant au niveau supérieur jusqu’à l’entité globale.
Il est impératif que chaque sous-ensemble soit relié à un niveau supérieur
et ce, du niveau le plus bas jusqu’au niveau le plus haut.
Spécification du
produit
Conception
Logiciel de jeux
abc
Logiciel
Manuel de
l’utilisateur
Document de
formation
Logiciel
Analyse d’affaire
Remue-méninges
Plan de travail
Rédiger le plan de
travail
Réalisation
Infrastructure
Programmation
Management de
projet
Management de
projet
Management de
projet
• Adaptée à la réalité de l’organisation.
• Permet la reconnaissance d’éléments significatifs pour les intervenants
qui tireront profit des informations contenues à la SDP.
• Identifiants distinctifs, d’acronymes ou autres formes de significations
propres à l’organisation ou au projet
• Généralement, arborescence numérique

Avant-projet
Démarrage
Planification
Exécution
Surveillance et maîtrise
Clôture
Corrélation avec les
processus et sous-processus
de management de projet

Corrélation avec les autres composants du plan de management de projet
Une fois la SDP bien établi, il est d’autant plus facile d’introduire les
données à un échéancier par le biais des outils informatiques connus
sur le marché ou encore dans une application développée en
entreprise.
L’objectif étant d’organiser les séquences, les liaisons et les
dépendances permettant de poursuivre la démarche de planification
jusqu’à l’établissement de la planification de référence.
Échéancier
Coût
Risques
Ressources humaines (R & R)
Il est possible de déterminer les budgets de coût assujettis pour chaque
composant de la SDP.
À retenir que les coûts demeurent récapitulatifs hiérarchiquement
jusqu’au plus niveau de la SDP.
Lors de l’élaboration de la SDP, la réflexion et le questionnement feront
surgir un certain nombre de risques potentiels que comporte chaque
composant inséré à la SDP.
Ces risques identifiés sont à ce moment répertoriés au plan subsidiaire
traitant des risques. On comptera sur le registre des risques ou encore
sur l’outil d’évaluation des risques de manière qualitative et
quantitative pour en assurer une saine gestion.
La responsabilité de réalisation doit être attribuée à une personne, un
groupe ou une unité de travail, et ce, pour chaque composant ou
groupe de composants.
Cette responsabilité portera non seulement sur la réalisation
proprement dite mais touchera les coûts, les durées et toute autre
aspect de gestion qui y seront associés afin d’assurer la meilleure
réalisation du projet.

Simulation

Synthèse et points saillants à retenir
A) Les politiques et la culture
B) Les leçons apprises
C) Toutes ces réponses
Parmi les éléments qui composent l’environnement organisationnel, on retrouve ...
A B C D E F

A) Vrai
B) Faux
La SDP n’est pas essentiel à la planification et à l’organisation du projet.
A B C D E F

A) Vrai
B) Faux
La SDP peut être développée par le chef de projet sans nécessairement tenir
compte de l’apport des parties prenantes.
A B C D E F

A) Vrai
B) Faux
Le dictionnaire de la SDP est une donnée de sortie de la création de la SDP.
A B C D E F

A) de sortie
B) d’entrée
C) relatives aux outils et techiques
Complétez la phrase ci-dessous en remplissant les espaces vides.
L’énoncé détaillé du contenu du projet est une des données ……………… de la SDP.
A B C D E F

A) Son mode de pensée logique
B) Son mode itératif et progressif
L’approche descendante de développement de la SDP est plus répandue compte
tenu …
C) Son mode interpelle ce qui doit être contenu au projet
D) A et C
e) A, B, et C
A B C D E F

A) De l’envergure du projet
B) De l’image à présenter
Le nombre de niveaux de la SDP dépend …
C) De la visibilité recherchée
D) De la traçabilité exigée par les parties prenantes
E) A, B, et C
F) A, C, et D
A B C D E F

A) Toujours développer la SDP d’un premier au dernier niveau d’un seul trait pour chaque
branche de la structure
B) Lorsque le second niveau est suffisamment détaillé pour chaque branche de la structure
Il est approprié de s’attaquer au développement du troisième niveau de la SDP …
C) Lorsque le second niveau est suffisamment détaillé sans se préoccuper du
développement de autres branches de la structure
D) Aucune de ces réponses
A B C D E F

A) Code de découpage
B) Les critères d’acceptation
Parmi ces éléments lequel ne serait pas requis au dictionnaire de la SDP…
C) Les leçons apprises
D) La description du travail
A B C D E F

A) Affectés à un responsable
B) En mesure de reconstituer le composant inférieur
Lors de la vérification de l’exactitude du découpage, il impératif de vérifier que les
composant soient …
C) Clairs et complets
D) A, B, C
E) A, C
A B C D E F

A) Vrai
B) Faux
Avec l’approche ascendante de développement de la SDP, le niveau d’expertise du
domaine doit être plus grand …
A B C D E F

A) Vrai
B) Faux
Les parties prenantes sont susceptibles d’être affectées par une décision ou une
activité du projet, par contre leur influence sur le projet demeure négligeable …
A B C D E F

A) Vrai
B) Faux
Les parties prenantes pourront établir les mesures de performance, de satisfaction
et d’acceptation finale sans prendre pour autant un engagement au projet …
A B C D E F

A) De s’assurer d’utiliser les modèles prédéfinis en provenance de l’industrie et des
disciplines touchées par le projet.
B) De rapprocher les divergences d’opinion ou de point de vue
Le jugement d’expert s’applique aux détails techniques dans le but …
C) De resserrer l’esprit d’équipe et les échanges cordiaux
A B C D E F

A) Démarrage
B) Planification
Le développement de la SDP est réalisé pendant la phase de …….… du cycle de vie d’un
projet
C) Exécution
D) Surveillance et maîtrise
E) Clôture
A B C D E F

2015-04-29 Jean Cloutier Structure de découpage de projet

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