Introducción

1. Ing. Noris Mora

2. UNIDAD I
INTRODUCCION A LOS SISTEMAS
Y PROCEDIMIENTOS
PROPOSITO DE LA UNIDAD
Que los estudiantes al tener un enfoque general
y conceptual de los sistemas y procedimientos
sean capaces de utilizarlos advirtiendo como su
uso simplifica las actividades

3. Los Sistemas y Procedimientos y su Contexto
• La empresa es un sistema social, que adopta una estructura
determinada por su interacción dinámica con los sistemas y
procedimientos que forman el medio ambiente
EMPLEADOS
COMPETENCIA CLIENTES
GOBIERNO
PROVEEDORES
EMPRESA

4. Concepto de Sistema
• Sistema esta formado por un conjunto de
elementos interrelacionados e interactuantes, con
un objetivo determinado

5. CONCEPTO DE SISTEMA:
Johnson y Kast:
“Es un todo organizado y complejo, implica un complejo
interconectado de componentes o partes
fundamentalmente relacionadas, que forman un todo
unitario”
Barisch:
Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para
lograr los objetivos de ella”
Rodríguez Valencia:
“Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que
cada una de las partes están interrelacionadas a través de un
orden lógico, que concatena sus actos hacia un fin
determinado”

6. NUESTRO CONCEPTO DE SISTEMA:
a.- Un conjunto de elementos (partes u órganos).
b.- Dinámicamente relacionados, en interacción (que forman
una red de comunicaciones cuyos elementos son
interdependientes.)
c.- Que desarrollan una actividad (operación o proceso del
sistemas.)
d.- Para lograr un objetivo o propósito (finalidad del sistema)
e.- Operando con datos, energía o materia (que constituyen
los insumos o entradas de recursos necesarios para la
marcha del sistema.)
f. Unidos al ambiente que rodea al sistema ( con el cual
interactúa dinámicamente)
g.- Para suministrar información, energía o materia (que
conforman las salidas o resultados de la actividad del sistema
Desde el punto de vista de la Administración de Empresas: Son
medios de que se vale un organismo social a fin de lograr los
objetivos para los cuales se ha creado

7. DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTOS
Gómez Ceja: Es una serie de labores concatenadas (unidas) que
constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un
trabajo encaminado al logro de un fin determinado
Barrios Es el conjunto de rutinas especificas de trabajo en las que
se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros. El
establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios etc.
Koontz y O Donnell Son planes en cuanto establecen un método
habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guía de
acción, más que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la
cual ciertas actividades deben de cumplirse
ETIMOLÓGICAMENTE: DEL LATIN PRO = HACIA
DELANTE Y CEDO = MARCHAR
LOS PROCEDIMIENTOS INTEGRAN AL SISTEMA.

8. Concepto de Procedimiento
• Un procedimiento puede
considerarse como la
sucesión cronológica y
secuencial de operaciones
unidas entre sí, que se
constituyen una unidad, en
función de la realización de
una actividad o tarea
específica dentro de un
ámbito predeterminado de
aplicación

9. El Procedimiento
• Es el lazo de unión entre
todos los elementos de un
sistema, ya que indica el
momento y la forma en
que cada uno debe de
participar.
• Íntimamente relacionado
con el procedimiento esta
el método, o sea el detalle
de cada uno de los pasos
del procedimiento
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE MERCADOS

10. DEFINICIONES DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Víctor Lázaro Es una serie de funciones, pasos empleados por la
dirección para que su labor o cualquier trabajo sea desempeñado
con mayor eficiencia, efectividad y economía
Valencia: Es una función encaminada al análisis de los planes de
acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas
y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y
estandarización de las operaciones
• Conjunto de técnicas que buscan
simplificar el trabajo y con ello
incrementar la productividad en los
sistemas administrativos de un
organismo social

11. REPRESENTACIÓN GRÀFICA DE UN SISTEMA
SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
SUBSISTEMA
SUPRASISTEMA. AMBIENTE O ENTORNO
El sistema debe considerarse siempre en su totalidad, no en partes.
Siempre debe estudiarse como un todo, considerado en su conjunto

12. ELEMENTOS ESENCIALES DE UN SISTEMA
PROCESAMIENTO
U OPERACIÓN
CONVERSIÓN O
TRANSFORMACIÓN
Es la acción que las salidas ejercen sobre las entradas para mantener el
equilibrio del sistema, constituye por tanto, una acción de retorno. La
retroalimentación es positiva cuando la salida (por ser mayor) estimula y
amplia la entrada para incrementar el funcionamiento del sistema; es
negativa, cuando la salida (por ser menor) restringe y reduce la entrada para
disminuir la marcha del sistema y sirve para lograr que el sistema funcione
dentro de determinados parámetros o limites.

13. Los componentes básicos de un sistema son
El Objetivo Los Elementos Las Interrelaciones
Es la finalidad y la
razón de ser del
sistema, es el producto
que se desea como
resultado de la acción
de los elementos ( si el
sistema es estático)
Son los entes capaces
de producir las
acciones que
debidamente
combinadas pueden
lograr el objetivo ( si
el sistema es
dinámico) o pueden
adoptar y presentar
disposiciones que
satisfagan el objetivo (
si el sistema es
estático)
Son las transacciones
entre los elementos, de
modo que sus acciones
o disposiciones
conduzcan al objetivo
deseado. Esto significa
que no todas las
relaciones que pueden
existir entre los
elementos sean
significativas para el
sistema, sino solo
aquellas que conduce,
en alguna forma el
logro del objetivo

14. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS:
1. - PROPÓSITO U OBJETIVO: Todo sistema tiene uno o varios
propósitos u objetivos. Las unidades o elementos así como las
relaciones definen una distribución que trata siempre de alcanzar un
objetivo.
2.- GLOBALISMO O TOTALIDAD: Cualquier estimulo en cualquier
unidad del sistema afectara a todas las demás unidades debido a la
interacción existente entre ella. El efecto total de estos cambios se
presentará como un ajuste de todo el sistema. Entre las diferentes
partes del sistema existe una relación de causa-efecto. De este modo,
el sistema experimenta cambios y el ajuste sistémico es continuo, de
lo cual surgen 2 fenómenos:
HOMEOSTASIS O ESTADO DE EQUILIBRIO: Se da en Sist.
Abiertos y son una serie de mecanismos autorreguladores finamente
programados y automáticos; Que interactúan sin la intervención
consiente del individuo, para sustituir el equilibrio del sistema
ENTROPÍA: Se da en Sist. Cerrados. Proviene del griego
ENTROPE=UNA TRANSFORMACIÓN. La entropía significa que las
partes del sistema pierden su integración y comunicación entres, lo
cual permite que el sistema se descomponga pierda energía e
información y se degenere.
SINERGIA

15. Ejemplo de sistema
• Sistema de Facturación
• Medio ambiente: Ventas, Almacén, Contabilidad
• Las entradas: se constituyen por los datos de los
artículos ( cantidad, calidad y precio ) surtidos a
determinados clientes
• Las salidas: serán las facturas ya elaboradas y
cotejadas
• Retroalimentación: cuando regresan algunas
facturas por errores

16. Elemento Tecnológico
• Esta constituido
básicamente por el
procedimiento, o
sea la secuencia
cronológica de
pasos que se
tienen que seguir
para alcanzar el
objetivo del sistemaPROCESO DE ELABORACION DE CERVEZA

17. Tipos de Sistemas
SISTEMAS
PRODUCTIVOS ADMINISTRATIVOS
Transforman la
Materia prima en
productos y por este
acto se crea la riqueza
Dan apoyo a los productivos porque
están constituidos por una serie de
servicios como son ventas, finanzas
contabilidad, compras, personal

18. Sistema Productivo

19. Sistema Productivo

20. Sistema Administrativo

21. La Responsabilidad en el
Estudio de Sistemas y
Procedimientos

22. Responsables
SUPERVISOR
ADMINISTRADORES
DE
NIVELES
MEDIOS
TRABAJADOR
COORDINADOR
DE
SISTEMAS
Y
PROCEDIMIENTOS

23. Responsables
TRABAJADOR
Poner en practica
Las instrucciones de
procedimientos
ya sea verbal o escrito
describir y sugerir a su
superior modificaciones
o mejoras
SUPERVISOR
Guiar y dirigir a las personas
hacia las obligaciones que
imponen los sistemas y procedimientos
Coordinar con su trabajo con el de otras
Unidades administrativas a fin de
Resolver asuntos relativos a los SYP
ADMINISTRADORES DE NIVELES
MEDIOS
Tener una responsabilidad mayor en los
SYP pues
dicha responsabilidad abarca mas
personas y un
mayor numero de funciones
Responsabilidad de defender la política de
la empresa y el programa de SYP
COORDINADOR DE LA UNIDAD
DE SYP
Es comparable su responsabilidad, a la
De algunos empleados de primera línea
o del mas alto nivel

24. El Departamento
de
Sistemas y Procedimientos
en la Empresa

25. METODOS
Y
PROCEDIMIENTOS
ORGANIZACIÓN
Y
METODOS
METODOS
Y
SISTEMAS
SISTEMAS
Y
PROCEDIMIENTOS

26. Características del Dpto. de Sistemas
y Procedimientos
• Para poder ejercer adecuadamente su función
es necesario otorgarle una autoridad tipo staff.
Dicha autoridad se caracteriza porque el
departamento debe asesorar y servir al resto de
los departamentos y, por esto mismo, las
conclusiones a que llegue mediante sus estudios
únicamente tienen el carácter de
recomendación.

27. Posición Jerárquica
GERENTE
VENTAS PRODUCCION CONTABILIDAD
SISTEMAS
Y
PROCEDIMIENTOS

28. Localización de SYP a mediano
nivel
DIRECTOR
GERENTE
DE
PRODUCCION
GERENTE
DE
MERCADOTECNIA
GERENTE
ADMINISTRATIVO
SISTEMAS
Y
PROCEDIMIENTOS
CONTABILIDAD REC. HUMANOS TESORERIA

29. Ventajas que se obtiene con un departamento de
sistemas y procedimientos
ESPECIALIZACION
TECNICA
VISION
GLOBAL
VISION
NOVEDOSA
DE LOS
PROBLEMAS
POSICION
IMPARCIAL
VENTAJAS
SYP

30. Visión novedosa de los
problemas
• Cuando una persona esta dentro de la rutina de
trabajo difícilmente puede notar los errores que
constantemente esta cometiendo.
• En cambio el analista de syp por estar estudiando
distintas áreas de la empresa y diversos
procedimientos mantiene una visión no
contaminada que le permite detectar de inmediato
los errores que se están cometiendo ejemplo: la
duplicidad de funciones

31. Posición Imparcial
• El departamento de SYP debe ser totalmente
imparcial en su trabajo, es decir no debe de
tomar partido sino actuar con absoluta
objetividad; así, el departamento de SYP
será aceptado por los otros departamentos y
con mayor frecuencia se le buscara para
solucionar los problemas que afectan a dos o
mas tareas

32. Visión Global
• Visión global de los problemas. La empresa
se enfoca como un sistema y se dan
soluciones generales, mismas que con
dificultad puede lograr un jefe de área.
• Cuando un problema abarca dos o mas áreas
dentro de la empresa difícilmente estos
pueden ser resueltos por los encargados ya
que la solución podría afectar al otro
departamento

33. Especialización Técnica
• Un
departament
o de SYP
agrupa a
una serie de
profesionale
s que están
preparados
con teoría y
practica en
la aplicación
de todas las
técnicas

34. CLASIFICACION DE
LOS SISTEMAS

35. CLASIFICACION DE SISTEMAS
FISICOS Y ABSTRACTOS
NATURALES Y ELABORADOS
TECNICOS Y CIVILES
ABIERTOS Y CERRADOS
PRODUCCION

36. DE ACUERDO A SU CONSTITUCIÓN:
SISTEMAS FISICOS O CONCRETOS: Compuestos de
equipos, maquinarias y objetos y elementos reales
.HARWARE.
SISTEMAS ABSTRACTOS: Compuestos de conceptos,
planes, hipótesis e ideas. Ejemplo: SOFTWERE.
Existe una complementaridad sobre los sistemas físicos y
abstractos: Los primeros maquinas, por ejemplo, necesitan un
sistema abstracto (programación) para operar y cumplir con
sus funciones y los sistemas abstractos solo se vuelven
realidad cuando se aplican a los sistemas físicos.

37. EN CUANTO A SU NATURALEZA:
SISTEMAS CERRADOS: Es aquel que no tiene intercambio con el
medioambiental que lo rodea. No reciben ninguna influencia del ambiente
externo ni influyen en este. En rigor no existen los sistemas cerrados en el
sentido estricto del termino, el termino es aplicado a aquellos sistemas
que tienen un comportamiento totalmente determinista y programado y
operan con un muy pequeño intercambio de materia y energía con el
ambiente. Son lo llamados sistemas mecánicos, como maquinas y
equipos.
SISTEMAS ABIERTOS: Presentan relaciones de intercambio con el
ambiente a través de las entradas o insumos y salidas o productos.
Son adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarse
constantemente a las condiciones del medio.
Tal es el caso de todos los seres vivos y hasta parte de ellos como el
sistema nervioso, sistema circulatorio.
Los sistemas abiertos poseen su medio ambiente formado por todos
los otros subsistemas con los cuales tienen relaciones, intercambios y
comunicación.

38. Naturales y elaborados
• Los naturales:
Son aquellos elaborados por la naturaleza
• Los elaborados:
Son aquellos elaborados por el hombre.

39. LA DELIMITACION DE UN SISTEMA:
Depende del interés de la persona que pretende analizarlo.
Por ejemplo:
Una organización podrá entenderse como un sistema o
subsistema, o incluso como un macrosistema, dependiendo
del análisis que se quiera hacer. Así un departamento
puede considerarse un sistema compuesto de varios
subsistemas (secciones o sectores) e integrado a un
macrosistema (la empresa) y también puede considerarse un
subsistema secciones o sectores que pertenecen a un
sistema (la empresa) integrado a un macrosistema. (el
mercado o la comunidad

40. TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS
Las propiedades de los sistemas no pueden
describirse significativamente en términos de
sus elementos separados. La comprensión de
los sistemas solo ocurre cuando se estudian
globalmente, involucrando todas las
interdependencias de sus partes
Ludwig Von Bertalanffy

41. ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
Surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy,
publicados entre 1950 y 1968
La TGS no busca solucionar problemas ni proponer soluciones práctica,
pero si producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear
condiciones de aplicación en la realidad empírica.
Bertalanffy criticaba la visión del mundo fraccionada en diferentes áreas
como física, química, biología, Psicología, sociología, etc. Estas son
divisiones arbitrarias que presentan fronteras sólidamente definidas, así
como espacios vacíos (áreas blancas) entre ellas. La naturaleza no esta
dividida en ninguna de esas partes

42. Esa teoría de sistema, al desarrollar principios unificadores que atraviesan
verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas,
nos aproxima al objetivo de la unidad de la ciencia
Dicha teoría de los sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los
campos no físicos del conocimiento científico, en especial las ciencias sociales.
Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas
Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas
Los supuestos básicos de la teoría general de sistemas son

43. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS
FUNCIONES DEL
DEPARTAMENTO

44. FUNCIONES
• Realizar estudios sobre organización o
reorganización administrativa de las
dependencias acorde con el reglamento
institucional y demás resoluciones
organizativas

45. FUNCIONES
• Revisar y evaluar los sistemas y
procedimientos establecidos y proponer
las modificaciones necesarias

46. FUNCIONES
• Evaluar los sistemas administrativos de la
institución y sugerir las modificaciones
necesarias

47. FUNCIONES
• Elaborar y revisar los manuales de
organización y sistemas para las áreas
administrativas

48. FUNCIONES
• Llevar el inventario de los sistemas
implantados y unificar los manuales y
demás documentos pertinentes

49. FUNCIONES
• Diseñar y evaluar las formas y registros
utilizados y llevar control sobre los
mismos

50. FUNCIONES
• Conocer los estudios que se contrate en
materia de asesoría administrativa y de
sistemas y vigilar su desarrollo e
implementación

51. FUNCIONES
• Impartir adiestramiento a los usuarios
sobre los sistemas y procedimientos
diseñados, para su implantación definitiva

52. FUNCIONES
• Atender lo relativo al proceso de
programación administrativa y desarrollo
organizacional de la Institución