Estructura y organización de un evento

FASES EN EL DESARROLLO DE UN EVENTO
PLANIFI
CACIÓN
N
PROGRA
AMACIÓ
ÓN
EJECUCI
CIÓN
SEGUIMI
MIENTO
O
CELEBR
RACIÓN
N
EVALUA
ACIÓN

1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
• Elección del nombre, modalidad del acto y características del evento a realizar
DEFINICIÓN DEL PROYECTO
• Identificar los beneficios esperados por la realización de este evento
DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS
• Establecer el modo obtención de los recursos que permitan satisfacer las necesidades
del evento y decid ir sobre su gratuidad o no.
DETERMINACIÓN DE LAS VÍAS DE FINANCIACIÓN
• Identificación del público al que va dirigido el evento
DETERMINACIÓN DEL PÚBLICO OBJETIVO
• Establecer las personas responsables de la organización de las distintas áreas del
evento
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

Organización del trabajo en un evento
Coordinador/a general
Responsable general del desarrollo del evento.
Supervisa las tareas encargadas a los distintos grupos de trabajo y es el enlace con la
u organismo que encargó el evento
Comisiones o grupos de trabajo
Equipos de personas encargadas de la gestión de
diferentes áreas del evento, siguen las directrices
coordinador/a general.
Comisión de logística
Es responsable de las tareas de transporte
desplazamientos, alojamiento y
de invitados. Es responsable de coordinar
todo lo relacionado con imagen y sonido;
grabaciones, streaming; señalización;
Seguridad; Aseo; Ambientación y provisión
de materiales durante todo el evento
Comisión de comunicación
Atiende las tareas dirigidas a la promoción
difusión del evento; se encarga del
de la web; gestiona las redes sociales,
mantiene contacto por email con
supervisa el diseño e imagen del material
promoción, elabora carpeta informativas,
regalos para ponentes e invitados
Comisión académica
Se encarga de desarrollar el
programa, confirmar ponentes,
revisar el temario a desarrollar,
recopilar materiales, coordina la
publicación de los trabajos, emite
certificados, etc.
Comisión financiera
Responsable de las actividades
administrativas y financieras del evento.
Elabora el presupuesto, busca patrocinios,
establece convenios con restaurantes,
hoteles, pago de servicios, etc. y toda la
gestión financiera que lleva asociado el
evento
INFO

Coordinador/a general
Comisiones o grupos de trabajo
Comisión de Cultura
Elaborar y ejecutar el Programa Cultural Recreativo,
Turístico y de Exhibición que se acuerde realizar para el
evento.
En determinados eventos (congreso, seminario,
graduación, condecoración, encuentro deportivo), las
instituciones acostumbran organizar programas
culturales que permitan promocionar sus agrupaciones
artísticas, ésta presentación deberá ser sobria y sobre
todo, que tenga correspondencia con el acto
Comisión de acompañantes
Recibe y registra a los acompañantes,
organiza actividades y lugares de visita;
coordina con la dirección del evento un
programa diario de actividades ; realiza el
programa y coordina los viajes y atención
de los acompañantes
Comisión de protocolo
Atiende en forma personal a invitados,
prensa, autoridades, ponentes; Coordina la
entrega de reconocimientos y diplomas;
Coordinar a las personas VIP que estarán
presentes en acto inaugural, cóctel de
bienvenida, ceremonia de clausura, etc

2. PROGRAMACIÓN DEL EVENTO
FECHA DE REALIZACIÓN DEL EVENTO
Seleccionar la fecha de realización del evento
Se ha de tener en cuenta:
1. Que haya suficiente margen de tiempo para
preparar las actividades necesarias para que el
evento se desarrolle con normalidad.
2. Se ha de evitar que la fecha de realización
coincida con la fecha de eventos similares, o
dirigidos al mismo público objetivo
3. Si es mejor programar las actividades durante la
semana o en el fin de semana
4. Se ha de comprobar la frecuencia del transporte y
las posibilidades de alojamiento para tal fecha

DETERMINACIÓN DEL NÚMERO Y TIPO DE ASISTENTES
PARTICIPANTES
Personas que asisten
al evento en calidad
de público
PONENTES y
EXPOSITORES
Son los encargados de
hacer las disertaciones,
charlas, debates durante
el evento
INVITADOS
ESPECIALES
Personas que por su
prestigio,
reconocimiento
científico, social o
político, el evento le
confiere notoriedad
DELEGADOS
Asisten al evento en
representación de
una empresa,
institución u otras
organizaciones
ACOMPAÑANTES
No están
relacionados
directamente con el
evento. Acompañan
a ponentes,
delegados e
invitados especiales

SELECCIÓN DE LUGAR DE REALIZACIÓN DE EVENTO
Se ha de tener en cuenta:
1. Ciudad elegida para el evento
2. Instalaciones específicas para su realización
• Capacidad de las instalaciones
• Comodidad
• Facilidades de acceso
• Iluminación
• Equipos y salas
3. La anticipación para realizar la reserva
4. Buscar espacios sostenibles
5. Coste de la reserva
6. Exclusividad o concurrencia con otros eventos

DETERMINACIÓN DE RECURSOS
Identificar las necesidades que el evento supone, en los siguientes ámbitos
1. Necesidades de personal. Especializado, atención al público, operarios, voluntarios,
etc.
2. Necesidades materiales. Papelería, estanterías, refrescos, carpetas, mesas, sillas, etc. e
instalaciones a utilizar.
3. Necesidades técnicas. Equipos de sonido, videoproyectores, intepretación
simultanea, comunicaciones y reproducción, apoyo audiovisual etc.

Elaborar presupuesto del evento
INGRESOS
(+) Patrocinadores
(+) Colaboradores
(+) Donativos
(+) Espacios publicitarios
(+) Inscripciones al evento
(+) Concesiones para venta
(+) Actividades especiales
(+) Venta de merchandising
(+) Venta de billetes para
actividades especiales
(+) Otros
EGRESOS O GASTOS
(-) Alquiler de espacios y salas
(-) Publicidad y promoción
(-) Diseño e impresión de
documentos
(-) Montaje de stands
(-) Diseño web y rrsss
(-) Alquiler de equipos
(-) Alojamiento
(-) Transporte
(-) Captación y selección personal
(-) Servicios de catering
(-) Otros servicios prof.

El tema del evento va a ser el eje principal sobre el que se va a desarrollar el programa de
actividades. La temática elegida será la que determine la elección de las ponentes e invitados
especiales, de seleccionado por personas capacitadas que tengan experiencia y conocimiento
sobre lo que quieren ofrecer a los potenciales asistentes.
El espacio, los medios y los asistentes. Los medios y el lugar donde se realizará el evento y el
público al que va dirigido condicionarán nuestra propuesta, debiendo adecuar el programa a los
recursos disponibles y al público objetivo.
CONFECCIONAR EL PROGRAMA DEL EVENTO
FACTORES CONDICIONANTES
PUNTO DE PARTIDA
En el inicio del desarrollo del programa de actividades nos debemos plantear las siguientes cuestiones:

HORARIO. Se define el horario en que se desarrollará el evento.
FORMATO DE ACTIVIDADES. Se eligen los formatos de actividades que se van a usar (cursos, talleres, conferencias, mesas
redondas, etc)
PONENCIAS. Se identifican los diferentes temas sobre los que versará el evento y los posibles oradores que podrían participar
DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES. Se establece la duración prevista para cada actividad dependiendo del formato.
IDIOMA. Se define él o los idiomas oficiales en caso de que asistan personas de países de diferente lengua
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS. Se identifican la cantidad de espacios posibles y las actividades paralelas que tendrá el evento
ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES. Se relacionan las actividades con los espacios y salas disponibles y se hace un primer
cronograma estimativo con la distribución de las salas y horas.
SESIONES. Se le da un nombre a cada sesión, tratando de generen interés a la audiencia, ya sea por lo actual, por lo polémico
u otro motivo.
FECHA LÍMITE DE CANDIDATURAS. En el caso de ofrecer la posibilidad de postularse como oradores se establecerá una fecha
límite y unos criterios para aceptar la candidatura. Además de un resumen donde desarrollen el tema de su ponencia.
CONTACTO CON PONENTES. El grupo de trabajo, responsable de esta actividad, establece los tiempos y la coordinación para
encontrar a los candidatos a ponentes e invitados especiales.
FECHA DE CIERRE DEL PROGRAMA. Se ha de establecer una fecha de cierre del programa. Un factor que determina esta fecha es
la impresión del programa. Se ha de tener en cuenta también los tiempos de la imprenta
PROGRAMA PROVISIONAL

Una vez alcanzada la fecha de cierre, se ultima el programa y se envía a imprenta. Este será el documento que recibirán
los asistentes y le servirá de guía durante su asistencia al evento. Los contenidos mínimos que ha de tener son los
siguientes:
•PLANO DE UBICACIÓN
•MENSAJE DE BIENVENIDA
•INFORMACIÓN GENERAL (DE LA CIUDAD Y HORARIOS GENERALES DEL EVENTO, ACCESO)
•CRONOGRAMA CON LAS ACTIVIDADES (SI ES POSIBLE)
•ACTIVIDADES SOCIALES (DÓNDE Y CUÁNDO)
•OTROS SERVICIOS QUE SE BRINDAN EN EL EVENTO (ACCESO A WIFI, SERVICIO DE RESTAURACIÓN, ETC.)
•NOMBRE DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ ORGANIZADOR
•EVENTOS ANTERIORES
•AGENDA: HORARIOS, NOMBRES DE LOS PARTICIPANTES Y UBICACIÓN DE LAS CHARLAS
•ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
•PATROCINADORES Y COLABORADORES
•INFORMACIÓN TURÍSTICA (SI HUBIERA ASISTENTES DE OTRAS CIUDADES O PAÍSES)
•LISTADO ALFABÉTICO DE ORADORES
•A VECES SUCEDE QUE EL EVENTO DURA MUCHOS DÍAS Y CON UN GRAN NÚMERO DE ORADORES QUE PARTICIPARÁN EN ACTIVIDADES
PARALELAS. ESTO NOS LLEVA A QUE EL TAMAÑO DEL PROGRAMA FINAL SEA MUY EXTENSO Y POR ENDE MUY PESADO. SI EL
PRESUPUESTO NOS LO PERMITE, UNA SOLUCIÓN ES ENTREGAR CON LA ACREDITACIÓN JUNTO AL PROGRAMA DIARIO. PUEDE SER UNA
HOJA A4 QUE INCLUYE LAS ACTIVIDADES DEL DÍA EN CUESTIÓN
CONTENIDO DEL PROGRAMA

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
El cronograma incluye una lista de actividades o tareas con las fechas previstas de su comienzo y
final. Es una herramienta muy importante en la gestión de proyectos puesto que:
Proporciona una base para supervisar y controlar el desarrollo de todas y cada una de las
actividades que componen el proyecto.
Ayuda a determinar la mejor manera de asignar los recursos, para que se pueda alcanzar la
meta del proyecto de manera óptima.
Facilita la evaluación de la manera en que cada retraso puede afectar a otras actividades y a los
resultados finales.
Permite averiguar dónde van a quedar recursos disponibles, de forma que se puede proceder a
su reasignación a otras tareas o proyectos.
Sirve de base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

ACTIVIDADES RESPONSABLE ESTADO
PRESUPUESTO
UTILIZADO
LÍMITE
PRESUPUESTO
FECHA
LÍMITE
DISEÑO PÁGINA WEB COMUNICACIÓN WORKING ON
IT!
1.200 € 6.000 € 15 MARZO
CONTACTO CON
PATROCINADORES
FINANCIERO WORKING ON
IT!
200 € 1.000 € 31 MARZO
RESERVA ESPACIOS LOGÍSTICA DONE! 6.500 € 5.000 € 28 FEBRERO
PREPARACIÓN
PROGRAMA
ACADÉMICA WORKING ON
IT!
500 € 4000 € 20 MARZO
MERCHANDISING COMUNICACIÓN NOT STARTED! 0 € 15.000 € 5 DE ABRIL
AMBIENTACIÓN BAILES
BAILES REGIONALES
CULTURAL DONE! 4.000 € 5.500 € 15 MARZO
RESERVA BILLETES
ACOMPAÑANTES
ACOMPAÑANTES NOT STARTED! 0 20.000 € 20 DE ABRIL

3. EJECUCIÓN DEL EVENTO
En esta fase se comienzan a gestionar o a poner en marcha las actividades programadas
en la fase anterior
Búsqueda de financiación:
Se inician los contactos ante diferentes organizaciones para el patrocinio, colaboración o financiación del
proyecto
Diseño y elaboración del programa de actividades, cartel y otros impresos
Se establecen los contactos con posibles ponentes que participen en el evento. Se elabora el programa
definitivo de actividades y se da orden de impresión para entregar a los asistentes
Comunicación y promoción del evento
Comienza el proceso para dar a conocer y promocionar el evento a través de los distintos medios de
comunicación. Publicidad, redes sociales, mailing, etc. Cualquier forma es válida para promocionar el
evento, dependerá de los recursos que dispongamos.

En esta fase se comienzan a gestionar o a poner en marcha las actividades programadas
en la fase anterior
Contratación de servicios.
Alquiler de espacios, adquisición de materiales,
contratación website, alquiler de equipos, suministros,
reservas, etc.
Contratación de personal .
Captación y selección de personal, así como
preparación para el evento.
Personal técnico, operarios, azafat@s, seguridad,
voluntarios, etc.

1. PIENSA MUY BIEN TU MENSAJE
2. ADAPTA LOS CONTENIDOS A TU PUBLICO OBJETIVO
3. SIMPLIFICA! CREA UN MENSAJE BREVE Y SENCILLO
4. USA IMÁGENES DE IMPACTO
5. HACER USO DE LOS VALORES. LOS MENSAJES POSITIVOS RESULTAN MÁS
ATRACTIVOS
6. CUIDA LA TIPOGRAFÍA
7. NO OLVIDES LOS DATOS IMPRESCINDIBLES
8. CONFIGURA TEXTO E IMAGEN ADECUADAMENTE
9. CUIDA TU ORTOGRAFÍA
CONFECCIONAR EL CARTEL DEL EVENTO
CONFIGURACIÓN DEL TEXTO E IMAGENES
Imagen centrada, texto justo debajo: esta composición suele utilizarse cuando lo que se pretende es hacer una mera
presentación del producto.
Cuando no usamos la alineación centrada, el producto o el protagonista de la imagen también suele colocarse a la
izquierda y el texto más a la derecha para que el peso visual quede equilibrado, pues salvo excepciones, al contrario
tiende a parecer descompensado.
Cuando se quiere llamar la atención con la imagen, ésta ocupa la mayor parte del espacio y el texto se coloca en un
tamaño muy inferior en alguna de las esquinas del cartel
FACTORES A TENER EN CUENTA

4. SEGUIMIENTO DEL PROCESO
PRE - EVENTO
DURANTE EL EVENTO
POST - EVENTO
Establecer un sistema para recoger el
FEED – BACK de los asistentes al
evento, con el fin de evaluar grado de
satisfacción, áreas a mejorar, nuevas
propuestas, etc.
• Control de costes _ PRESUPUESTO
• Control de calidad _ ESTANDARES
• Control de tiempo – PLAZOS DE
EJECUCIÓN
Comprobar que todos las actividades
se van desarrollando conforme a lo
previsto, y hacer frente a las
eventualidades

6. EVALUACIÓN DEL EVENTO
AGRADECIMIENTOS
TIPO DE AGENTE
ASISTENTES
PONENTES Y EXPOSITORES
PATROCINADORES
EMPRESAS COLABORADORAS
TRABAJADORES Y PERSONAL PARTÍCIPE
PROVEEDORES Y EMPRESAS DE SERVICIOS

RECOGER FEEDBACK

PROGRAMADO
EVENTO
EJECUTADO
EVENTO
ALCANZADO
EVENTO

CONCLUSIONES ELABORACIÓN DE
LA MEMORIA
ARCHIVO DE
INFORMACIÓN
Se ha de desarrollar un informe
de conclusiones sobre los
resultados obtenidos, la
asistencia, índice de satisfacción,
análisis del feedback y cualquier
otro factor que ayude a mejorar el
desarrollo de eventos similares o
el mismo evento para próximas
ediciones
Es un documento que recogerá
los resultados y el desarrollo del
proyecto.
Su contenido constará de los
siguientes apartados:
• Denominación del proyecto
• Objetivos
• Presupuesto del evento
• Actividades realizadas
• Valoración de las actividades
realizadas
• Conclusiones
• Anexo. Documentación
Es importante incluir un anexo con
toda la documentación que hayan
generado las diversas actividades
del evento: carteles, programas,
también si hemos realizado
encuestas o autoevaluaciones
entre los participantes en las
diferentes
actividades. Además deberá
incluir un dossier de
seguimiento que incluya
fotografías, recortes de prensa,
grabaciones y, si nos es
posible, la realización de un vídeo.

CUMPLIR CON LOS COMPROMISOS

ACTIVIDAD 1- PLANIFICACIÓN
El ayuntamiento de Vigo, coincidiendo con el día mundial del medio ambiente tiene previsto desarrollar
una semana dedicada al respeto y protección del medio ambiente para el año 2020, donde entre otros
contará con charlas y conferencias, una feria con stands de exposición de productos, talleres de temáticas
varias (economía circular, cultivo urbano, alimentación saludable, etc.) y conciertos solidarios.
El proyecto ha recibido el nombre provisional de VIGREEN, y en estos
momentos se está comenzando a darle forma.
1. Define el proyecto de forma más detallada, adaptándolo a vuestra propuesta.
II. Establece los objetivos principales que se persiguen con el desarrollo de esta
actividad

III. Identifica los posibles recursos que podrá disponer el Ayuntamiento, si parte
con una partida presupuestaria de 90.000 euros, para el desarrollo de esta
actividad. (nota. Se trata de señalar las posibles vías o medios para obtener
financiación, además de la adicional)
IV. Público objetivo. A quién va dirigido el evento.
V. Organización. Identifica las comisiones o grupos de trabajo necesarios para la
gestión del evento y detalla las distintas funciones que han de realizar cada uno de
ellos.
ACTIVIDAD 1- PLANIFICACIÓN

ACTIVIDAD 2 – PROGRAMACIÓN
Una vez definido el plan de acción, en reunión conjunta has de decidir:
FECHA Y LUGAR
 Fecha de realización
 Lugar de realización de la actividad, teniendo en cuenta que la feria de stands es
al aire libre y las conferencias y coloquios están planteados para lugares cerrados.
Los conciertos están programados para el fin de semana y se harán en la misma
plaza o en plazas aledañas. Su tamaño será en versión unplugged o acústico y
serán conciertos de reducida dimensión.
PARTICIPANTES
 Asistentes. Identifica los tipos de asistentes previstos y su número aproximado
 Ponentes e invitados especiales. Prepara una base de datos sobre posibles
ponentes y otra para invitados especiales a los que no debería pasarnos enviar la
invitación
 Expositores. Diseña una base de datos de posibles empresa que podrían estar
interesadas en exponer sus productos en los stands de la feria

NECESIDADES DEL EVENTO
 Determinación de las necesidades materiales para el desarrollo de la semana verde. (stands,
vallas, globos, mapas, folletos y cartelería, ambientación, merchandising, baños portátiles, etc.)
 Determinación de las necesidades técnicas y en equipos (escenarios, equipos de imagen y
sonido, estructuras efímeras,
 Determinación de las necesidades de personal:
◦ Operarios técnicos
◦ Traductores e interpretes
◦ Servicio de azafatos
◦ Seguridad
◦ Personal de limpieza
◦ Asistencia médica y ambulancia
◦ Masajes, yoga y monitores

 Formas de financiación del evento. Se definirán las principales vías para
financiar el evento, como pueden ser las siguientes (no tienen que ser
estas):
◦ Presupuesto interno o presupuesto propio
◦ Patrocinadores
◦ Colaboradores
◦ Vallas publicitarias
◦ Alquiler de los stands
◦ Entradas (stand, concierto, talleres o conferencias)
◦ Concesiones para ventas (foodtrucks, máquinas de refrescos, etc.)
◦ Donativos
◦ Espacios publicitarios
◦ Otros
 Identificar posibles candidatos a patrocinio y colaboración.
◦ Diseñar carta para participar en el evento

 Programa del evento. Definir el programa provisional del evento. Puedes hacerlo
con esta aplicación: www.canva.com/es_es/crear/
 Cronograma. Realizar un cronograma ordenado, de las principales funciones a
realizar, indicando al grupo de trabajo al que le corresponde

ACTIVIDAD 3 - EJECUCIÓN
 Presupuestos. Identifica tres empresas distintas que puedan realizar las
contrataciones
 Prepara una carta modelo para enviar a contratista
 Es recomendable que desgloses la oferta de forma similar a este ejemplo :
NECESIDADES PARTIDA DE GASTO CONTRATISTA
PERSONAL AZAFATAS Y AZAFATOS EMPRESA A
EMPRESA B
EMPRESA C
SEGURIDAD PROSEGUR
SEGURIASA
SECURITAS
SERVICIOS
EQUIPOS

RRSS. Procede a la difusión del evento en las principales redes sociales.
CARTEL. Diseña el cartel que se enviará a la imprenta. Para ello podrás utilizar
alguno de estas páginas: www.canva.com ; www.piktochart.com
INVITACIONES. Diseña las invitaciones que enviarás a los asistentes, por medio
de una campaña de e-mailing. Podrás servirte de esta aplicación
www.mailchimp.com
ACTIVIDAD 3 - EJECUCIÓN

ACTIVIDAD 4 - SEGUIMIENTO
INCIDENCIAS
CONTROL DE TIEMPO. Prepara un email para reclamarle a la imprenta la entrega de los
catálogos, ya que lleva un retraso considerable, desde la fecha prevista de entrega
CAMBIO DE PROVEEDOR. El responsable de la empresa de floristería, responsable de la
decoración de los stands ha sufrido un accidente y no podrá trabajar para el evento. Por
tanto, se necesita urgentemente encontrar empresas que puedan sustituirlo
CONTROL DE COSTES. Prepara un email para la empresa responsable de la instalación
de stands quejándote del incremento de los precios respecto el año pasado en un 25 %,
empleando en tu exposición un lenguaje asertivo

ACTIVIDAD 5 - CELEBRACIÓN
MAKING OF. Haz un breve resumen de cómo se hizó la celebración
del evento.
 Acto Inaugural
 Cocktail de bienvenida
 Sistema de registro de los asistentes
 Transporte y recepción de ponentes
 Desarrollo de las actividades
 Gestión de redes sociales
 Ceremonia de clausura
 Fiesta de despedida
 Traslados a las terminales de transporte

ACTIVIDAD 6 - EVALUACIÓN
Agradecimientos.
EMAIL. Prepara un email de agradecimiento para ponentes y otro para
asistentes
RRSS. Diseña la propuesta de agradecimiento para todos los
participantes en el evento, en twitter y facebook.
FEEDBACK. Prepara un cuestionario para enviar a los asistentes, donde
le pides su colaboración para evaluar su experiencia en el evento.

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