La empresa de acueducto, alcantarillado y aseo del Espinal E.S.P. brinda estos servicios a la ciudad y área rural. El documento presenta los mapas de funciones y manuales de funciones para los cargos de facturación y auxiliar de facturación con el fin de mejorar la gestión del personal y alcanzar los objetivos de la empresa de manera eficiente.

1. EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL ESPINAL
E.S.P
PRESENTADO POR
MARCOS POSADA VARGAS
PROGRAMA: TECNOLOGIA GESTION EMPRESARIAL SEMESTRE VI-A
DOCENTE
INGENIERO INDUSTRIAL: LUIS ALBERTO ROJAS FARFAN
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR “ITFIP”
FACULTAD DE ECONOMÍA, ADMINISTRACIÓN Y CONTADURIA
GESTION POR COMPETENCIAS
ESPINAL TOLIMA
2013

2. INTRODUCION
El sector de servicios de alcantarillado, acueducto y aseo de él espinal cada día
se gestionan sus actividades de una forma eficiente y estructurada de manera
que las personas sean mantenidas con cargos óptimos con un manejo de
rotación para no quedarse en la rutina creando así un equilibrio permisible en la
organización este es el reflejo de el buen manejo por parte de la empresa la
cual la tiene intervenida y tiene dicha responsabilidad ante la sociedad, no
dejando a un lado su personal humano el cual vela cada día por los intereses
de la misma garantizando un buen servicio y mostrando siempre motivación a
la hora de realizar sus actividades cotidianas, a todo esto se le suma la
necesidad inequívoca de la necesidad de diagnosticar, analizar, formular, e
implementar modelos cada vez mejores en la gestión de activos siempre y
cuando los directivos o gerencia participen y se hagan responsables de dicho
cambio.
Es así, se plantea en este trabajo el modelo de mapa de funciones del cargo de
facturación para mejorar y conocer nuestros conocimientos y pongamos en
práctica en donde fuéramos a laborar.

3. EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL ESPINAL
E.S.P
La empresa es una EICE-(Empresa Industrial y Comercial del Estado) entidad
descentralizada del orden municipal que brinda los servicios de acueducto,
alcantarillado y aseo a sus clientes, guardando los esquemas de calidad y
continuidad de estos.
La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de El Espinal, ESP”, es la
encargada de administrar y prestar los servicios públicos básicos domiciliarios
de acueducto, alcantarillado y aseo, con una cobertura en el área urbana del
98% los tres servicios, y en la zona rural un 50%, vigilada por la
Superintendencia de Servicios Públicos.
MISION
La empresa es una entidad descentralizada del orden municipal que propende
por ampliar la cobertura y mejorar la calidad de los servicios de acueducto y
alcantarillado, y crear las condiciones que permitan la modernización y
desarrollo de los mismos, lo cual conllevara al mejoramiento de la calidad de
vida de los ciudadanos, fomentar el crecimiento económico y mejorar el nivel
de productividad en la territorialidad.
VISION
Posicionar la empresa para que los servicios públicos que presta a la
comunidad permitan la recuperación de la credibilidad y confianza de parte de
los usuarios, cumpliendo con los postulados de la constitución política, donde el
beneficio general prima sobre el individual.

4. La metodología de contratación que utiliza la empresa es por medio de una
empresa temporal, ya que la superintendencia de servicios públicos realizo la
liquidación el 31 de julio de 2009, por malos manejos en esta.
La empresa de acueducto brinda capacitaciones de seguridad industrial; o para
alguna actividad fuera del mapa de procesos. La empresa al no tener contrato
directo con el personal, no brinda la carrera administrativa desde el año 1995.

5. 5. MAPA DE FUNCIONES DEL CARGO GERENTE GENERAL
Elaborar el libro de lecturas
según requerimientos técnicos
Crear agenda o ciclo
comercial de acuerdo a las
necesidades de la entidad
Facturar el
servicio de
acueducto,
alcantarillad
o y aseo a
la empresa
EAAA del
espinal
E.S.P, de
acuerdo a
lo
establecido
por normas
vigente,
para el
cumplimient
o de los
fines del
estado
Distribución de herramienta
menor y asignación de rutas
de lectura
Recepción de información y
herramienta menor
Digitación de libros de lectura
según datos obtenidos por
auxiliares de terreno
Analizar actas de desviación
significativas establecidos en la
norme vigente
Generación e impresión de actas
para visita o relectura
Revisión y análisis de informe las
revisiones internas.
Recepción y análisis de las
actas realizadas por los
operarios.
Revisión e impresión de las
facturas siguiendo
procedimientos establecidos,
teniendo en cuenta la
información establecida

6. 5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CARGO FACTURACION Y RECAUDO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL CICLO DE FACTURACION CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL
24
DE NOVIEMBRE AL 23 DE DICIEMBRE DE 2013
NUMERO
DE
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
1
Reunión Comité Operativo EAAA Y SERAMBIENTAL
2
Generación de Agenda, Impresión de Toma de Lecturas, Entrega de libro de
lecturas y base de datos para digitar lecturas
3
Toma de Lecturas a usuarios de acueducto
4
5
RESPOSABLE
EAAA Y SERAMBIENTAL
FECHAS
DICIEMBRE 6 HORA 10:00 A.M.
Asistente de Facturación y Recaudo
Dic-11
Auxiliares de Servicio al Cliente
DICIEMBRE 12, 13 Y 14
Actualización de lecturas (digitación)
Asistentes de Facturación y Recaudo
DICIEMBRE 13, 14 Y 16
Generación, impresión, análisis y estudio de las desviaciones significativas
(prescritica)
Asistentes de Facturación y Recaudo
DICIEMBRE 16, 17 Y 18
Entrega aviso para realizar revisión interna
Auxiliares de Servicio al Cliente
DICIEMBRE 17, 18 Y 19
7
Crítica de lecturas (relectura), visitas técnicas y diligenciamiento del acta por
desviación significativa
Auxiliares de Servicio al Cliente
DICIEMBRE 19, 20 Y 23
8
Análisis corrección y digitación de la crítica (relecturas)
Asistentes de Facturación y Recaudo
DICIEMBRE 23, 24 Y 26
9
Expedición de la certificación de la prestación de los servicios de acueducto y
alcantarillado
AREA TECNICO-OPERATIVA
Dic-24

7. 10
Cierre de recaudo y cuadre de caja, consolidación de cargue de todas las
actas de instalación, suspensión, corte, reinstalación, reconexión, y facturas
de venta realizadas a la fecha, generación de informes mensuales de
facturación
11
Reporte de novedades a facturación
12
Liquidación de la facturación
13
Entrega de los archivos de facturación a cobrar en medio magnético a través
de correo electrónico por parte de los operadores de ASEO dentro de la
jornada laboral a mas tardar a las 2:00 Pm,.
14
Notificación a los operadores de novedades en los archivos de facturación
(duplicidad de usuarios)
15
Respuesta a notificación de novedades en los archivos a mas tardar a las 2:00
p.m.
16
Asistente de Recaudo
Dic-24
Sustanciadora, Auxiliar Ser. Al Cliente,
Asesores del servicio. Al cte.
Dic-26
Asistente de Facturación y Recaudo
Dic-27
SERAMBIENTAL S.A Y ECOPIJAOS
Dic-26
Coordinador de Sistemas EAAA
Dic-26
SERAMBIENTAL S.A Y ECOPIJAOS
Dic-27
Revisión de la facturación
Asistente de Facturación y Recaudo
Oct-27
17
impresión de la facturación y organización para entrega a auxiliares
Asistentes de Facturación y Recaudo
Dic-28
18
Distribución de la facturación
Auxiliares de Servicio al Cliente
Dic-30
19
inicio de recaudo de facturación del periodo
Asistente de Recaudo
Dic-30
20
Envío de archivo de facturación a Ser ambiental
Coordinador Comercial
Dic-30
21
Liquidación generación y entrega de la facturación del servicio de facturación
conjunta
Asistente de Servicio al Cliente
(ventas)
Dic-30
Fechas límite de pago
Asistentes de Facturación y Recaudo
ENERO 8 Y 9

8. 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CARGO FACTURACION
Y RECAUDO

9. 7. MANUAL DE FUNCIONES DEL CARGO AUXILIAR FACTURACION
MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACION
Denominación del Empleo: Auxiliar de facturación
Estudio o nivel académico: Técnico en sistemas y computación
Dependencia: Comercial
Cargo del Jefe inmediato: Coordinadora comercial
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Facturar el servicio de acueducto, alcantarillado y aseo a la empresa
EAAA del espinal E.S.P, de acuerdo a lo establecido por normas vigente,
para el cumplimiento de los fines del estado
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
Realizar informes según las actividades realizadas por los operarios
a cargo
Realizar visitas domiciliarias
Recibir las anomalías de la toma de lecturas y ejecutarla
Presentar novedades a Asesor de servicio al cliente(ventas) cuando
se requiera notificar cambio de medidor
Apoyo a la generación del libro de lecturas y la entrega del mismo a
los auxiliares de asistente al cliente con su asignación respectiva de
rutas

10. Digitación de lecturas al sistema.
Modificaciones de rutas.
Revisión y modificación de la Precritica.
Impresión de la crítica y entrega a los auxiliares de asistente al
cliente.
Revisión y modificaciones de la crítica.
Reportes de las novedades del periodo de los usuarios a las
auxiliares de atención al cliente.
Análisis de las Actas de Desviación Significativas, y seleccionar los
usuarios que van a ser investigados por altos consumos.
Asignación y diligenciamiento de las notificaciones de las Visitas
Técnicas y Pruebas Hidráulicas.
Diligenciamiento y entrega de formatos para las Visitas Técnicas,
Pruebas Hidráulicas a los auxiliares de Atención al Cliente.
Recepción, revisión de las Visitas Técnicas y Pruebas Hidráulicas.
Radicación y envió al archivo de comercial de las investigaciones
de los altos consumos.
Evaluación a los auxiliares de atención al cliente del proceso de
toma de lectura y crítica.
Apoyo Impresión de la facturación y distribución a los auxiliares de
atención al cliente.
Distribución de facturas por medio de correo eléctrico a usuarios
que hacen la respectiva solicitud.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Crear agenda o ciclo comercial de acuerdo a las necesidades de la
entidad
2. Analizar las actas de desviación significativas establecidos en la norma

11. vigente
3. Revisión e impresión de las facturas siguiendo procedimientos
establecidos, teniendo en cuenta la información establecida
V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO
1.1 Los equipos de cómputo se seleccionan de acuerdo a la información
obtenida.
1.2 Ejecución del software para iniciar el proceso de creación de un nuevo
ciclo de facturación
1.3 Revisión y corrección de posibles errores en el proceso
1.4 Impresión de libros de lecturas y entrega a los operarios para su
ejecución
1.5 Selección de herramientas y entrega de la misma a los operarios.
1.6 Recepción de datos y anomalías obtenidos por los operarios de su
ejecución
1.7 Ingreso de datos al software institucional.
2.1 Procesamiento de datos obtenidos en el proceso de toma de lecturas.
2.2 Verificar funcionamiento de equipos de impresión y alistar papel
requerido.
2.3 Imprimir listado de critica inicial
2.4 Los documentos se revisan según el estado de medición de los
usuarios que presentan anomalías ( aumento en su consumo promedio,
cambios de estado de medidor)
2.5 Ingreso al software los usuarios seleccionados que presentan
anomalías
2.6 Impresión de actas de desviación significativas o relectura que arroja
el software institucional
2.6 Organización de actas según la anomalía arrojada y entrega a los
operarios para su ejecución
2.7 Recepción de actas de visitas y verificación de diligenciamiento
exitoso.
2.8 Análisis de cada acta para verificar la anomalía encontrada.
2.9 Impresión del listado de critica final y se corrigen los errores

12. 2.10 Ingreso de correcciones al software empresarial.
1.
2.
3.
4.
VI. CONOCIMIENTOS BASICOS
Normas sobre administración de personal
Técnicas de Archivo
Clases de documentos
Conocimiento en ofimática
VII. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
Desempeño: Observación real del puesto de trabajo
Conocimiento: Pruebas de conocimiento de la labor realizada en los
procesos de toma de lectura, critica y distribución
Producto y/o Servicios: Mediante reclamaciones que realizan los
usuarios.

13. CONCLUSION
Las empresas de sector servicio como la de el acueducto de él espinal
tienen la necesidad de estar en permanente contacto tanto con en el
personal como las funciones, las cuales realizan sus funcionarios en su
puesto de trabajo y de allí la importancia de crear un mapa y un manual
de funciones las cuales determinan las actividades detalladamente de un
trabajador, es así como se gestiona una excelente operación la cual se
necesita para subsistir en el medio, dichos manuales son los encargados
de establecer el que hacer, como, cuando ya que horas hacer una función
para una mejor gestión del personal y una mejor manera de llegar al
objetivo principal que es el cual la empresa busca en los puesto de
trabajo, además de esto llevar unos criterios de evaluación los cuales son
importantes a la hora de tener un documento o una evidencia y la misma
evaluación del cargo para determinar si la persona a cumplido con el
objetivo del cargo ayudando así a la contribución de el desarrollo
sostenible de la organización.