Barreras tecnológicas encontradas a la hora de adaptar una convocatoria de subvenciones municipal a la e-administración con la ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Admnistraciones Públicas

1. IMPLANTACIÓN DE LA E-
ADMINISTRACIÓN EN UNA
CONVOCATORIA DE
SUBVENCIONES DEL
AYUNTAMIENTO DE LPGC.
PEC 2 CLAVES TECNOLÓGICAS DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA.
MARIA DOLORES ROBLEDANO CELIS

2. SITUACIÓN DE PARTIDA
ADAPTACIÓN A LA E-ADMINISTRACIÓN
DE LA CONVOCATORIA ANUAL,
CONCURRENCIA COMPETITIVA, DE
SUBVENCIONES A ONG 2017
- OCTAVO MUNICIPIO A NIVEL ESTATAL
- 2.300 EMPLEADOS
- MÁS DE 13 EDIFICIOS DESCENTRALIZADOS
- ÁREA DE COHESIÓN SOCIAL E IGUALDAD.
CONVOCATORIA DE SUBVENCIONES ANUAL
ANTES: LEY 30/92
PROCEDIMIENTO DE
ESTUDIO, BAREMO,
CONCESIÓN Y
JUSTIFICACIÓN EN
FORMATO PAPEL
AHORA LEY 39/2015,
PROCEDIMIENTO DE
ESTUDIO, BAREMO,
CONCESIÓN Y
JUSTIFICACIÓN EN
FORMATO
ELECTRÓNICO

4. INEXISTENCIA DE ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN
-NO EXISTE
INFORMACIÓN/FORMACIÓN/INSTRUCCIONES
PREVIA SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE LA LEY
39/2015.
-NO ADECUADA INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA PREVIA A LA LEY 39/2015
-CADA DEPARTAMENTO TRABAJA SEGÚN SU
CRITERIO Y SOLICITA LAS HERRAMIENTAS
TECNOLÓGICAS QUE CREE NECESARIAS
-ESTUDIO LEY 39/2015, CONSULTAS JURÍDICAS,
ASISTENCIA A TODA LA FORMACIÓN POSTERIOR
A LA ENTRADA EN VIGOR DE LA LEY
-NO EXISTE
INFORMACIÓN/FORMACIÓN/INSTRUCCIONES
SOBRE LA CREACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA SEDE ELECTRÓNICA.
-ALTA DEPENDENCIA AL PROVEEDOR DE LA SEDE
-CADA DEPARTAMENTO DEBE CREAR SUS
PROCEDIMIENTOS SEGÚN UNA FICHA
-CREACIÓN DE 12 PROCEDIMIENTOS CUANDO,
CON UNA ADECUADA FORMACIÓN,
ÚNICAMENTE ERAN NECESARIOS 2.
INEXISTENCIA DE SOPORTE TÉCNICO PARA PROCESOS ONLINE

5. POCA PREVISIÓN SOBRE LA CAPACIDAD DEL SISTEMA EN
RELACIÓN CON EL VOLUMEN DE NEGOCIO
-EN CUANTO SE PASA DE USO DE
PERSONAS FÍSICAS MAYORITARIAMENTE A
OBLIGACIÓN DE USO PARA PERSONAS
JURÍDICAS EL SISTEMA NO SOPORTA EL
VOLUMEN DE INFORMACIÓN A SUBIR POR
LA SEDE ELECTRÓNICA.
- SE SOLICITA EL AUMENTO DE SUBIDA DE 5MB, A 10, 50 Y
FINALMENTE EL MÁXIMO 100MB, Y RESULTA INSUFICIENTE
PARA COLGAR TODA LA DOCUMENTACIÓN DE 1 SOLICITUD
DE SUBVENCIÓN
- CONCLUSIÓN: NECESIDAD DE CREACIÓN DE UNA NUEVA
APLICACIÓN, ACTUALMENTE EN ESTUDIO POR ÁREA TIC.
- AHORA SE CUELGA LA DOC. EN VARIOS REGISTROS.
-PROBLEMAS DE ALFABETIZACIÓN
TECNOLÓGICA, INFORMACIONAL,
MULTIMEDIA, IDENTIDAD DIGITAL Y DE E-
AWARENESS, TANTO A NIVEL MUNICIPAL
COMO EN LAS ONG.
-LAS ENTIDADES NO VEN AÚN LAS
VENTAJAS DE LA E-ADMINISTRACIÓN
- SUGERENCIA A TODO EL EQUIPO DE FORMACIÓN
EN E-ADMINISTRACIÓN, CON ESCASO ÉXITO.
- SUGERENCIA DE USO DE UN GESTOR DE
PROYECTOS, CON NULO ÉXITO.
- ELABORACIÓN DE TUTORIALES SOBRE EL ACCESO A
LA SEDE ELECTRÓNICA
- REUNIONES DE FORMACIÓN CON LAS ONG
- APOYO TÉCNICO/CONSULTORÍA TANTO
TELEFÓNICA COMO ONLINE PARA LAS ONG
BAJA CAPACITACIÓN DIGITAL MUNICIPAL Y EXTERNA

6. CARENCIA DE INTEROPERABILIDAD
- EL AYUNTAMIENTO DE LPGC AÚN NO TIENE
INVENTARIO DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA NI
CONEXIÓN CON EL INVENTARIO DE LA
ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO
- NO ACCESO A LA INFORMACIÓN APORTADA EN
SOLICITUDES ANTERIORES
SE DEBE SOLICITAR POR ESCRITO
HASTA LA INTEROPERABILIDAD
INTERDEPARTAMENTAL Y A NIVEL
ESTATAL, LO QUE GENERA LENTITUD Y
ERRORES
- LA INFORMACIÓN LLEGA DE FORMA DIGITAL , Y
AUNQUE HAY A NIVEL ESTATAL UN MANUAL PARA CREAR
EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS, LA INSTITUCIÓN AÚN NO
TIENE INSTRUCCIONES NI PROTOCOLOS
- LOS TÉCNICOS MUNICIPALES NO SABEN COMO
FORMULAR EL CUARTO ELEMENTO EXIGIDO PARA EL
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO, LOS METADATOS
NO SE ESTÁN CREANDO EXPEDIENTES
ELECTRÓNICOS SEGÚN LO INDICADO
A NIVEL ESTATAL, SINO QUE SE
ARCHIVA DE LA FORMA TRADICIONAL
A LA ESPERA DE INSTRUCCIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN.
INEXISTENCIA DE UN SISTEMA DE ARCHIVO DE EXPEDIENTES ELECTRÓNIOS

7. RESISTENCIA AL CAMBIO A NIVEL INTERNO Y EXTERNO
- SE OBSERVA UNA IMPORTANTE RESISTENCIA AL CAMBIO
EN LA JEFATURA, LOS TÉCNICOS, Y EN OTROS
DEPARTAMENTOS IMPLICADOS EN EL PROCESO:
INTERVENCIÓN Y CONTABILIDAD, SOBRE TODO
- RESISTENCIA DE ALGUNAS ONG
-REUNIONES DE COORDINACIÓN
CON OTROS DEPARTAMENTOS, SIN
ÉXITO HASTA EL MOMENTO. SE
MANTIENE LA ENTREGA DE
DOCUMENTACIÓN EN FORMATO
PAPEL
- FORMACIÓN Y ATENCIÓN
PERSONALIZADA A LAS ONG
INEXISTENCIA DE APLICACIONES O CAPACIDAD
TÉCNICA PARA APROVECHAR LA INFORMACIÓN Y
CONVERTIRLA EN CONOCIMIENTO.
REALIZACIÓN DE TODA LA
INFORMACIÓN SOLICITADA DE
FORMA TRADICIONAL,
IMPOSIBILIDAD DE CONVERTIR LA INFORMACIÓN EN CONOCIMIENTO

8. LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL ABRE UN
MUNDO DE POSIBILIDADES QUE
GENERARÁN NUEVOS PROCESOS DE
TRABAJO Y DE RELACIONES ENTRE
ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRADO,
PERO, EN RELACIÓN A LA
CONVOCATORIA DE SUBVENCIONES,
SU OBLIGADA IMPLANTANCIÓN ESTÁ
SIENDO UNA EXPERIENCIA MUY DIFÍCIL
PARA TODOS LOS ACTORES.
NI ADMINISTRACIÓN NI
ADMINISTRADOS ESTABAMOS
PREPARADOS PARA ELLO
CONCLUSIÓN