Este documento presenta una guía sobre la producción de documentos empresariales siguiendo las normas ICONTEC. Explica conceptos clave como ortografía, redacción, digitación y diferentes tipos de documentos como cartas comerciales, memorandos, circulares, actas e informes. El objetivo es fortalecer las habilidades y conocimientos necesarios para elaborar documentos de manera eficiente y adecuada en entornos administrativos y empresariales.

1. CENTRO
TECNOLOGICO DE PRODUCCIO
N
LA AMAZONIA SENA DOCUMENT
AL
REGIONAL CAQUETA
TECNOLOGO EN GESTION
ADMINISTRATIVA SENA
FLORENCIA CAQUETA ABRIL DE
2012

2. DOCUMENTOS EMPRESARIALES CON NORMAS ICONTEC
MONICA VARGAS SANCHEZ
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA REGIONAL CAQUETA
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
2012

3. DOCUMENTOS EMPRESARIALES CON NORMAS ICONTEC
MONICA VARGAS SANCHEZ
Instructor.
ALBERTO GAVIRA DAVILA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA REGIONAL CAQUETA
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
2012

4. TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
JUSTIFICACION
OBJETIVO GENERAL
ESPECÍFICO
COMPETENCIAS
RESULTADO
COMPETENCIA SISTEMATICA
FORMACION EN GESTION ADMINISTRATIVA
1. ORTOGRAFÍA
1.1 SIGNOS DE PUNTUACIÓN
1.2 REGLA ORTOGRAFICA
2. REDACCION
2.1 CLASES DE REDACCION
2.2 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN
2.3 LA COHERENCIA
3. DIGITACIÓN
3.1 ERGONOMÍA
4. EL TECLADO
5. PRODUCCION DOCUMENTAL
5.1 CARTA COMERCIAL
5.1.1 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL
5.1.2 ZONAS DE UNA CARTA COMERCIAL
5.1.3 MARGENS DE UNA CARTA COMERCIAL
5.1.4 DISEÑO ESTILO BLOQUE EXTREMO
5.1.5 DISEÑO BLOQUE
5.1.6 EJEMPLO CARTA COMERCIAL
5.2 NOTA INTERNA
5.2.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA

5. 5.2.2 DISEÑO NOTA INTERNA
5.3 MEMORANDO
5.3.1 PARTES DEL MEMORANDO
5.3.2 DISEÑO MEMORANDO
5.3.3 EJEMPLO MEMORANDO
5.4 CIRCULAR
5.4.1 PARTES DE LA CIRCULAR
5.4.2 DISEÑO CIRCULAR INTERNA
5.4.3 EJEMPLO CIRCULAR INTERNA
5.4.4 DISEÑO CIRCULAR EXTERNA
5.4.5 EJEMPLO CIRCULAR EXTERNA
5.5 ACTA ADMINISTRATIVA
5.5.1 PARTES DEL ACTA
5.5.2 EJEMPLO ACTA
5.5.3 DISEÑO ACTA
5.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIA
5.6.1 CERTIFICADO
5.6.2 CONSTANCIA
5.6.3 EJEMPLO DE CERTIFICADO
5.6.4 EJEMPLO DE CONSTANCIA
5.7 HOJA DE VIDA
5.7.1 ELABORACIÓN DE UNA HOJA DE VIDA
5.7.2 DISEÑO HOJA DE VIDA
5.8 ACTO ADMINISTRATIVO
5.8.1 RESOLUCIÓN
5.8.2 DECRETO
5.8.3 ACUERDO
5.8.4 ORDENANZAS
5.9 INFORME ADMINISTRATIVO
5.9.1 INFORME CORTO
5.9.2 INFORME EXTENSO

6. 6. SOBRES
7. FAX
CONCLUSIÓN
INTRODUCCIÓN
La razón fundamental al momento de desarrollar el presente trabajo escrito es
poner en practica los conocimientos adquiridos en la competencia de producción
documental de carácter empresarial dentro del proyecto de formación, teniendo en
cuenta las normas técnicas colombianas vigentes relacionada con la elaboración y
producción documental
JUSTIFICACION
Las organizaciones o empresas del futuro deben competir en la actualidad
con los avances tecnológicos y las Comunicaciones empresariales, y
requieren de conocimientos por parte de sus trabajadores de la terminología

7. requerida como medio de comunicación escrita y verbal por parte de sus
funcionarios facilitando las competencias dentro de un protocolo empresarial.
El trabajo escrito tiene por objeto evidenciar los conocimientos adquiridos
además de poner en práctica estos recursos dando cumplimiento a la
primera fase del Proyecto de formación del tecnólogo en gestión
administrativa. En el área de producción de Documental y digitación de
textos.
OBJETIVO GENERAL

8. Fortalecer conocimientos, habilidades y destrezas para un eficiente y
adecuado manejo entorno a la producción documental
OBJETIVO ESPECIFICO
.
 Evidenciar conocimientos adquiridos entorno al tema.
 Fortalecer los conocimientos así como las capacidades de los
aprendices.
 Elaborar un trabajo que sirva de evidencia para el logro de la
competencia.
 Mejorar la escritura, digitación y redacción para un mejor
Desempeño al momento de producir los documentos empresariales
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA
LEGISLACIÓN VIGENTE.

9. COMPETENCIAS
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas
siguiendo las normas técnicas y la legislación vigente a si como transcribir
textos aplicando correctamente las técnicas de digitación, el desarrollo de
habilidades y
Destrezas para el logro de la velocidad y la precisión; la adecuada utilización
de los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de
abreviaturas
RESULTADO
Elaboración de carta, memorando, circular, actas, informes, utilizando las
técnicas y normatividad vigente (NORMA ICONTEC).
COMPETENCIA SISTEMATICA:
 Capacidad de llevar los conocimientos teóricos a la
Practica
 Capacidad de adaptación a nuevas situaciones
 Habilidad para trabajar de forma autónoma ciñéndose a las normas y
Protocolo

10. Formación en gestión administrativa
El Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua explica que la
administración es la acción de administrar
La gestión administrativa es la Acción que se realiza para la consecución de
algo o la tramitación de un asunto, también es considerada como la
capacidad de una institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos
con el adecuado uso de los recursos disponibles. Es coordinar todos los
recursos disponibles para conseguir determinados objetivos.
El programa Tecnólogo en Gestión Administrativa que actualmente estamos
cursando se creó con el objeto de capacitar personal idóneo para brindar al
sector productivo y de Servicios, la posibilidad de incorporar personal con
altas calidades laborales y profesionales que Contribuyan al desarrollo
económico, social y tecnológico principalmente de la ciudad de Florencia a si
mismo Ofrecer a los aprendices formación en las tecnologías de la
información y la comunicación teniendo En cuenta las necesidades de la
Unidad Administrativa y los requerimientos de los clientes, la Organización de
eventos empresariales, la producción y el manejo documental; además las
Relacionadas con el procesamiento de información y la contabilización de
hechos económicos; la Intervención en el desarrollo de los programas de
mejoramiento organizacional y la coordinación de Actividades del talento
humano asignado.

11. 1. ORTOGRAFÍA
El termino de ortografía esta asociado a la forma correcta en la que debemos
escribir. Es la parte de la gramática que se ocupa de la manera correcta de
escribir las palabras.
El principal uso del idioma es la comunicación, y para poder comunicarnos
efectivamente, es necesario que elaborarnos los mensajes de manera
correcta y comprensible.
La disciplina que nos enseña a ordenar en forma lógica estas oraciones es la
gramática. Así mismo, existe otra rama que nos ayuda a comunicarnos mejor
la ortografía.
1.1 SIGNOS DE PUNTUACIÓN:
Los signos de puntuación son elementos gráficos que usualmente utilizamos en los
escritos para marcar las pausas necesarias. Entre los cuales están:
La coma.
El punto y coma
El punto
Los dos puntos
Los puntos suspensivos
Los signos de interrogación
Los signos de admiración
El paréntesis
El guion
Las comillas

12. LA COMA:
(,): La coma indica una pausa breve en la lectura.
Se emplea para:
 separar dos o más palabras o frases que sean de la misma clase, o
formen enumeración, siempre que entre ellas no figuren las
conjunciones y, ni, o.
Ejemplo:
 Tenía chocolates, masmelos, bombones y colombinas.
 Para separar dos miembros independientes de una oración, hay o no
conjunción, entre ellos.
Ejemplo:
El artista cantaba, la gente aplaudía, y los más jóvenes no paraban de
brincar.
 EL PUNTO Y COMA (;): el punto se utiliza para separar oraciones autónomas.
 EL PUNTO SEGUIDO (.): se utiliza para separar oraciones dentro de un mismo
párrafo.
 EL PUNTO APARTE (.): se utiliza para señalar el final de un párrafo
EL PUNTO FINAL (.):
Se utiliza para señalar el final de un texto o escrito.
 Se emplean para:
 Señalar el final de una oración.
 Detrás de las abreviaturas.

13. LOS DOS PUNTOS (:): se emplean:
 En los saludos de las cartas y después de las palabras expone,
suplica, declara, etc., de los escritos oficiales.
 Antes de empezar una enumeración.
 Antes de una cita textual.
 En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó, y sus
sinónimos.
PUNTOS SUSPENSIVOS (…): se emplean:
 Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con
la finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía.
 Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su
continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc.
 Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento
innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir
entre corchetes {…} ó paréntesis (…).
SIGNOS DE INTERROGACIÒN (¿?):
 se utilizan en las oraciones interrogativas directas. Señalan la
entonación interrogativa del hablante. Se escriben:
 Al principio y al final de la oración interrogativa directa.
SIGNOS DE ADMIRACIÒN (¡!):

14. Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de la oración. Se
escriben:
 Para empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o
imperativa. también van entre signos de exclamación las
interjecciones.
EL PARENTESIS {( )}: se emplea:
 Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas
del sentido de la oración en la que se insertan.
 Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.
EL GUIÒN (-): se emplea:
 Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un
dialogo.
 Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el dialogo.
LAS COMILLAS (“): se emplean:
 A principio y a final de las frases que reproducen textualmente lo que
ha dicho un personaje.
 Cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos una palabra que
no pertenece a la lengua española.

15. 1.2 REGLA ORTOGRAFICA
Las reglas ortográficas nos permiten reconocer la regularidad de la escritura
de las palabras, así como también las irregularidades o excepciones que
podemos encontrar. Cuando memorizamoslas reglas ortográficas, podemos
mejorar la escritura significativamente y darle el sentido correcto a lo que
queremos expresar. Sin embargo, el conocer las reglas no soluciona todas
las dudas ortográficas, ya que en el idioma español hay muchas palabras
que no tienen regla. En ese caso hay que acudir a la memoria o al
diccionario.
2. REDACCION
La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimiento
sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje
geográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre sus
oraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.
2.1 CLASES DE REDACCION:
Existen diferentes clases de redacción:

16.  La redacción formal, sigue procedimientos y normas establecidas, allí
se encuentran, la litería, científica, técnica, gerencial y otras.
 La redacción informal, usa un lenguaje más llano, popular y coloquial,
se tiene allí: la redacción familiar y la redacción personal.
2.2 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN:
Las normas que se deben tener en cuenta para una buena redacción son:
 El adecuado uso de los signos de puntuación
 El uso adecuado uso de las mayúsculas
 El uso del acento
 Una buena ortografía
 Colocar términos adecuados
 Tener bien clara la idea principal
2.3. LA COHERENCIA:
Es la cualidad semántica de los textos que selecciona la información
relevante e irrelevante, Mantiene la unidad y organiza la estructura
comunicativa de una manera específica.
Proceso que permite reconocer en su contenido un significado que engloba
sus significados en general, se manifiesta en un tema cuando es el hilo
conductor que lo desarrolla y da la capacidad de que el receptor pueda
comprenderlo.

17. 3. DIGITACIÓN
Digitación es la técnica que nos enseña la adecuada ubicación de las manos
en el teclado, la que nos dice cuáles dedos y posiciones de la mano se han
de utilizar para el manejo exacto del teclado. Para ello se debe tener en
cuenta.
 Conocer el teclado.
 Conocer las diferentes partes del teclado
 Identificar los diferentes grupos de teclas (función, numérico,
alfanumérico, dirección, de sistema) y sus funciones.
 Conocer las normas básicas de ergonomía.
 Ubicar el teclado a la altura correcta
 Conocer la postura correcta del cuerpo y de las manos
 Conocer la posición correcta de los dedos sobre el teclado
3.1 ERGONOMÍA
La ergonomía es el estudio del trabajo en relación con el entorno en que se
lleva a cabo (el lugar de trabajo) y con quienes lo realizan (los trabajadores).
Se utiliza para determinar cómo diseñar o adaptar el lugar de trabajo al
trabajador a fin de evitar distintos problemas de salud y de aumentar la
eficiencia.
En otras palabras, para hacer que el trabajo se adapte al trabajador en lugar
de obligar al trabajador a adaptarse a él. Un ejemplo sencillo es alzar la
altura de una mesa de trabajo para que el operario no tenga que inclinarse
innecesariamente para trabajar.
El especialista en ergonomía, denominado ergonomista, estudia la relación
entre el trabajador, el lugar de trabajo y el diseño del puesto de trabajo. Para
que este este acondicionado al trabajador y no al contrario.

18. 4. EL TECLADO.
Un teclado es una de las partes tangibles del computador es reconocido
como periférico de entrada el cual consiste en un sistema de teclas, similar a
una máquina de escribir, diseñado para introducir datos a un ordenador o
dispositivo digital.
Estas se clasifican en
:
 Teclas alfanuméricas: letras y números.
 Teclas de puntuación: coma, punto, punto y coma, etc.
 Teclas especiales: teclas de funciones, teclas de control, teclas de
flecha, tecla de mayúsculas, etc.
La ilustración nos muestra todas las teclas de la cuales se compone un
teclado

19. De igual manera la correcta ubicación de Los dedos.
En la siguiente imagen, se puede ver dicha distribución:
5. PRODUCCION DOCUMENTAL
Se generan documentos al cumplimiento de las funciones, atendiendo los
estándares y políticas documentales de la institución o empresa.
Determina necesidades de elaboración de documento hasta establecer forma
de envió del documento, puede ser impreso o por internet de acuerdo a
parámetros en el reglamento interno de archivo y correspondencia.
5.1 CARTA COMERCIAL
Es una comunicación escrita que seutiliza en las relaciones comercialespara
ponerse en contacto con clientes externos e internos, proveedores,
entidades, etc. dar a conocer un tema de importancia, coordinar actividades
comerciales, ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos y
solicitudes entre otras.
5.1.1 PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL:
1. MEMBRETE: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa

20. 2. . REFERENCIA:El número debe ser consecutivo según lo establece el
código de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior
(membrete).
3. LOCALIDAD Y FECHA: van los datos del nombre de la ciudad de
origen y la fecha de envío, se escribe de 2 a 3 interlineas del numero y
en forma completa, en orden de
Día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
4. DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen de forma
personalizada, es decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a
6 interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas,
sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla.
5. CARGO:este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo
es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la
armonía con los datos restantes.
6. EMPRESA:va en la línea siguiente del cargo, con la denominación
más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo,
así: en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con
mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras
que puedan contener la razón social. Las siglas compuestas por la
letra inicial de cada palabra de la razón social, se escribe en
mayúscula sostenida. Con punto o no según lo haya registrado la
institución.
7. ASUNTO:El asunto constituye la síntesis del tema de la carta,
expresada en máxima 4 palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario.
8. SALUDO:Para las damas se acostumbra el nombre y para los
caballeros el apellido ejemplo:
Apreciado Señor Gutiérrez:
Apreciada Ingeniera María:
Señora Ministra:
Cordial saludo Señor Martínez:
Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay
asunto y a 2 cuando lo hay

21. 9. TEXTO:Se escribe a una interlinea entre renglones y a 2 entre
párrafos y se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y
cortés, se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante
que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni
de puntuación.Inicia de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario
cuando no hay asunto ni saludo independiente. Comience a 3
interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.
10. DESPEDIDA:Es una expresión de cortesía que se escribe a dos
interlineas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque.
Ejemplos: de despedida breve seguida de coma (,):
 Atentamente,
 Cordialmente,
 Sinceramente,
Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):
Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.
11. FIRMA:Es la firma del funcionario que posee la representación legal
de la empresa, se escribe a 4 interlineas de la despedida en
mayúscula sostenida. Y el cargo se anota en la línea siguiente, con
mayúscula inicial, sin centrar.
12. ANEXOS: se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios
documentos adjuntos, si los hay.
Copia: se pone a dos renglones del firmante o a dos renglones del
anexo. La identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante,
se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la
persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda
utilizar letra más pequeña.
13. DATOS DE LA EMPRESA:se coloca dirección, dirección electrónica,
fax, teléfono, en la parte inferior de la página.

22. 5.1.2 ZONAS DE UNA CARTA COMERCIAL:
ZONA 1:
Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo,
logotipo en caso de tenerlo y Nit. Las medidas respectivas son de 14 cm.
horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3cm y 4 cm
verticales desde el borde superior.
ZONA 2:
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección
electrónica, fax, teléfono, telex ,Nit y otras menciones obligatorias en virtud
de disposición legales, ciudad y país . Ocupa entre 1, 5cm y 2cm desde el
borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del
papel.
ZONA 3:
Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario
imprima el sello de registro o la fecha de recibido del documento.

23. 5.1.3 MARGENES

24. 5.1.4 DISEÑO CARTA COMERCIAL BLOQUE EXTREMO

25. 5.1.5 DISEÑO ESTILO BLOQUE
Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………
Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
…………………………………………
………………………………………… 4 Interlineas
…………………………………………
Firma
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor

26. Membrete
………………………………………..
……………………………………….. 2 Interlineas
Fecha
………………………………………...
….……………………… 3 interlineas
………………………………………….
Destinatario
………………………………………...
………………………………………... 3 Interlineas
………………………………………...
Asunto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Saludo
…………………………………………
………………………………………… 3 Interlineas
…………………………………………
Texto
…………………………………………
………………………………………… 2 Interlineas
Despedida
…………………………………………
I…………………………………………
………………………. 4 Interlineas
…………………………………………..
Firma
………………………………………
.……………………… 1 Interlinea
Anexos
…………………………………………. 1 Interlinea
Copia
………………………………………….. 1 Interlinea
Datos del transcriptor
pie de pagina

27. Florencia, 29 de marzo del 2012
Ingeniero:
JHON JAIRO PERDOMO
Jefe de Talento Humano
SERVAF
Florencia, Caquetá.
Asunto: Solicitud de Planos de Hidrantes.
Cordial Saludo Ingeniero Perdomo,
Por medo de la presente me permito solicitarle el plano de los hidrantes localizados
en la ciudad de Florencia.
Gracias por su atención prestada.
Atentamente,
MONICA VARGAS SANCHEZ
Director Operativo
Renata M

28. 5.2 NOTA INTERNA
La nota interna es un formato pre impreso el cual es de carácter interno
utilizado normalmente para transmitir ordenes e breves y de inmediato
cumplimiento entre las dependencias y sus funcionarios.
Esta debe contener fecha de redacción, destinatario y remitentea si como el
apartado destinado a observaciones donde se debe redactar el mensaje y
finalmente deberá ser firmada tanto por el remitente como por el destinatario
plasmando firmar de recibido y enterado.
5.2.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA
 FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año.
 PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.
 DE: Nombre de la dependencia que remite la nota.
 CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.
 OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere
pertinente.
 FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin,
según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad.
 DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la
misma.

29. 5.2.2 DISEÑO NOTA INTERNA:
NOTA INTERNA
No. 001
FECHA: _________ Florencia,29 de marzo de 2012
PARA:________ LUIS ENRIQUE TRIVIÑO OME
DE: _______OFICINA DE TALENTO HUMANO___________
URGENTE ______ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________
PARA SU INFORMACIÓN ______ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________
FAVOR DAR CONCEPTO __X__ FAVOR TRAMITAR _________
INFORMAR POR ESCRITO ______ ARCHIVAR ________
ENCARGARSE DEL ASUNTO ______ ENTERARSE Y DEVOLVER ________
OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________
: favor dar un concepto acerca del equipo de
OBSERVACIONES
computo que recientemente fue asignado a esa Dependencia .
Gracias, un abrazo______________________________
FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________
FECHA: ______________
HORA: ______________

30. 5.3 MEMORANDO
Comunicación escrita de carácter interno utilizada bien sea para dar una
felicitación o para hacer un llamado de atención.
5.3.1 PARTES DEL MEMORANDO:
 ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin
negrilla
 MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin
negrilla.
 CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que
identifican la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca
el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con
un punto.
 CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de
la ciudad y la fecha.
 DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe
escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien
va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.
 DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre
de la dependencia productora.
 ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A
continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6
palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
 TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos.
Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y
corta; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por
memorando.

31.  DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de
coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.)
(Agradecemos su gentil colaboración.).
 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas
sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota
en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de
Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente
o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos
y Procedimientos de la respectiva dependencia.
 ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de
anexo.
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la
primera letra del apellido.
|
5.3.2 DISEÑO MEMORANDO:

32. 8.2 márgenes del memorando
Superior e izquierdo 3 a 4 cm.
2 a 3 interlineas
------------------------------ MEMORANDO
2 a 3 interlineas
-------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
----------------------ciudad de origen y fecha
3 interlineas
PARA:---------------
2 interlineas
DE:------------------
2 interlineas
ASUNTO:-----------
3 a 4 interlineas
Texto:---------------------------------------------------------------------------
-
------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------
2 interlineas
Despedida ---------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
4 a 6 interlineas
Firmante---------------------------------------
2 interlineas
Anexos: (si lo hay)
2 interlineas
Copia: (si la hay)
2 interlineas
Identificación del transcriptor

33. Derecho e inferior 2 a 3 cm.
5.3.3MEJEMPLO MEMORANDO:

34. MEMORANDO
CÓDIGO: 201-15-12
Florencia, 10 de febrero de 2012
PARA: Ing. DIEGO FERNANDO BERMUDEZ
Ingeniero de Civil
DE: MONICA VARGAS SANCHEZ
Director (a) General
ASUNTO: Llamado de Atención
El motivo del presente es hacerle un llamado de atención por sus reiteradas
llegadas tardes a laborar recordándole que de persistir dicha conducta nos
veremos en la penosa obligación de prescindir de sus servicios.
Agradezco la atención prestada.
Cordialmente,
MONICA VARGAS SANCHEZ
Director (a) General
Renata M

35. 5.4 CIRCULAR
Es una comunicación de carácter interno o externo la cual da a conocer
asuntos de interés común se emplea para comunicar simultáneamente un
mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa.
5.4.1 PARTES DE LA CIRCULAR
 ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin
negrilla, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado
en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membretado.
 TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula sostenida
sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la
Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y
externas e inicia con 001 cada año).
 CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen
izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la
circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números
con un punto.
 CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma
se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la
inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado
impreso en esta dependencia.
 DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o
jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas
sostenidas).
 ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6
palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
 TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos.
Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando
solo un asunto por Circular.

36.  DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma
(,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos
su gentil colaboración.)
 DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas.
No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea
siguiente con mayúscula inicial.
 ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
 DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera
letra del apellido.
 NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de
tinta negra.
5.4.2 DISEÑO CIRCULAR INTERNA:

37. 9.3 Márgenes de la circular
Superior e izquierdo 3 a 4 cm.
2 a 3 interlineas
CIRCULAR INTERNA
Derecho e inferior 2 a 3 cm.

38. Superior e izquierdo 3 a 4 cm. RAZON SOCIAL
CIRCULAR INTERNA
2 a 3 interlineas
----------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas
---------------Ciudad y fecha
3 interlineas
-------------------GRUPO DESTINATARIO
3 interlineas
-------------------Asunto
3 a 4 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------
2 interlineas
Texto
-----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------
2 interlineas
----------Despedida
4 a 6 interlineas
-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE
1 interlinea
---------------------Cargo
2 interlineas
---------------------Anexos(si lo hay)
--------------------Identificación del transcriptor
Derecho e inferior 2 a 3 cm.

39. Derecho e inferior 2 a 3 cm.
EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA
CENTRO TECNOLOGICO LA AMAZONIA
CIRCULAR INTERNA No.001
400-02.01
Florencia, 05 de abril de 2010
PARA: ALBERTO GAVIRIA DAVILA.
Asunto: capacitación de sistemas.
Se recuerda al instructor Gaviria del centro
tecnológico la amazonia que nos permita el espacio
para recibir las clases de sistemas.
Gracias por su atención prestada.
FERNANDO GRANADA
Líder de Grupo
Renata m.

40. 5.4.3 EJEMPLO CIRCULAR INTERNA
CIRCULAR INTERNA No.001
400-02.01
Florencia, 28 de marzo de 2012
PARA: COMUNIDAD EDUCATIVA
ASUNTO: Porte del carnet.
Se les recuerda a todos los aprendices que es obligatorio portar el carnet mientras
permanezcan en las instalaciones y toda vez que este portando el uniforme.
La no observación de esta obligación es causal de mala conducta y además.
Sin otro particular,
MONICA VARGAS SANCHEZ
Coordinadora Académica
Renata m

41. 5.4.4 DISEÑO CIRCULAR EXTERNA:

42. EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA
CIRCULAR EXTERNA No.001
400-02.01
Florencia
PARA: ALBERTO GABIRIA DAVILA.
Asunto: capacitación de sistemas.
Se recuerda al instructor Gaviria del centro tecnológico la
amazonia que nos permita el espacio para recibir las clases
de sistemas.
Gracias por su atención prestada.
FEDERNANDO GRANADA
Líder de Grupo
Adriana c.
5.4.5 EJEMPLO CIRCULAR EXTERNA

43. CIRCULAR EXTERNA No.001
300-02.02
Florencia, 29 de marzo de 2012 de 2012
PARA: COMUNIDAD EN GENERAL
ASUNTO: Capacitación.
Se esta invitando a todos los habitantes del departamento del Caquetá el día 29 y
28 de marzo del 2012 a una capacitación en cooperativismo, la cual se realizara en
el salón de conferencias de la cámara de comercio de 14:00 a 18:00pm
Gracias por su participación
MONICA VARGAS SANCHEZ
Director General
Renata m

44. 5.5ACTA ADMINISTRATIVA
Documento en el que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una
reunión, que asisten administrativos de una empresa pública y privada.
5.5.1 PARTES DEL ACTA
 Encabezado: En margen superior de primera pagina va la razón social,
impresa o escrita, se escribe centrado y mayúscula sostenida.
 Titulo: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del
organismo y el carácter de la reunión.
 Acta No. Se ubica la palabra ACTA No. Mayúscula sostenida, centrado y
continuación le numero consecutivo que le corresponda; iniciando con 01
cada año.
 Fecha: Se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida
de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se realizado la reunión en la
fecha completa (día, mes, año), separado por coma (,).
 Hora: Se escribe la palabra HORA, en mayúscula sostenidas y seguida
de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de
la reunión.
 Asistentes: Se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos (:). al frente se anota los nombres y apellidos con
mayúscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunión. Frente a
cada nombre se escribe cargo que ocupa en la empresa separado con
coma (,) y la primera letra con mayúscula, se sigue el orden de cargo
establecido para la reunión. En caso de igual cargo, se ordena
alfabéticamente por apellidos.
 Invitados: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula
sostenida seguida de dos puntos (:). Los nombres y apellidos se escriben
en mayúscula inicial, de las personas que participaron en la reunión.
Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (separado
con coma (,) y la primera letra con mayúscula).
 Ausentes: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en mayúscula
sostenida, de las personas que no asistieron a la reunión. Frete a cada

45. nombre se escribe el cargo que ocupa el integrante, separado con coma
(,) y la primera letra con mayúscula. Es conveniente indicar si la ausencia
es justificada o no.
 Orden del Día: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los temas motivo de la
reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.
 Desarrollo: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema identificando
con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.A dos
interlinea del título del tema se inicia el desarrollo del texto
correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble
entre párrafos.
 Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra
CONVOCATORIA, con mayúscula sostenida, seguida de punto (.). A
continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de
cambiar la sede se indica el lugar.
 Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes
responsables se escribe en mayúscula sostenida. El cargo a
interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
 Firmas Responsables: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de
las cuales mínimo dos aparecen en donde finaliza el texto.
 Anexos: Cuando en una reunión se presentan documentos que
sustentan una información, estos se detallan en el desarrollo y se adjunta
al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se
escribe la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con
mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad; de referencia clarificar el
numero de hojas.
 Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor,
su identificación de escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas
de las firmas o del enunciados de Anexos si lo hay, se anota el nombre
con mayúscula inicial.
 Aspectos Generales: Toda acta expresa lo tratado en la reunión sin
describir detalles intrascendentales. Los párrafos deben ser concisos,

46. claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo,
por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.
5.5.2 EJEMPLO ACTA
REUNION EXTRAORDINARIA DE TECNOLOGOS EN GESTION
ADMINISTRATIVA
ACTA No.001
FECHA: Florencia, 08 febrero de 2012
HORA: DE 10:00 am a 12:00 pm horas
LUGAR: Ambiente de Aprendizaje aula 001
ASISTENTES: Aprendices del Tecnólogo en Gestión Administrativa
Ruth Muñoz, Representante del Grupo
INVITADOS: Alberto Gaviria, Instructor.
AUSENTE:
ORDEN DEL DIA:
1. Verificación de asistencia
2. Propuestas para las actividades recreativas
3. Aprobación de la propuesta
DESARROLLO:
1. Se desarrollo la asistencia dando inicio a la reunión.
2. Se dio propuestas para las actividades recreativas de un aporte lo cual
fue aprobado por unanimidad.

47. 3. Fue presentado las actividades recreativas que se realizaran en todo
el año y se llego a un aporte de 1000 pesos cada viernes de la
semana, aporte que se realizara desde el próximo mes del presente
año.
CONVOCATORIA:
RUTH MUÑOS FEYER ANDRES ROJAS ESPAÑA
Representante del grupo. Secretario
5.5.3 DISEÑO ACTA

48. 10.2 DISEÑO DEL ACTA
-------------(1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
------------ (1 interlínea) ACTA No. VI
------------ (3 interlíneas)
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------(1 interlínea)
HORA:
------------(1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
--------------(2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de-
miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
--------------(2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de
miembro dentro del comité.
--------------(2 interlíneas)
ORDEN DEL DIA:
----------------(1 interlínea)
Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta
anterior.
Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de---
---------------(2 interlíneas)
DESARROLLO:
----------------(1 interlinea)
Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
----------------(1 interlínea)
Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por-
unanimidad.
----------------(1 interlínea)
Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al
respecto………………………………………………….........
.......................................................................................
Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

49. 5.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIA
5.6.1 CERTIFICADO
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un
determinado hecho. Documento de carácter probatorio, público o privado,
que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.Es un
tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y
por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para
establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.
Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:
 la asistencia, participación u organización en un curso, jornada o acto
 los resultados académicos
 la docencia de determinado curso o seminario
 la experiencia profesional en determinado campo
 la pertenencia a un grupo o jerarquía
 los conocimientos de lenguas extranjeras
 la realización de cualquier otra actividad académica o extraacadémica
 la adecuación de un objeto a una norma
 el estado físico y/o mental en el que se encuentra una persona
5.6.2 CONSTANCIA
Una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en
ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué
clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre
otros.Documento de carácter probatorio, en el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren solemnidad.

50. Tipo de Constancias:
 Tiempo de servicio
 Experiencia
 Salario u honorarios
 Clase de trabajo
 Jornada laboral
 Cumplimiento de comisiones
 Comportamiento del trabajador
Partes de un certificado y una constancia
Cargo:
Titulo de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el
documento.
Datos del remitente:
Razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica,
teléfono, fax, telefax, nit de quien otorga la certificación.
Encabezado:
Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Fecha:
Lugar de origen del documento, día, mes y año de expedición.
Logotipo:

51. Símbolo que identifica una empresa.
Membrete:
Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica una empresa natural
o jurídica.
Número o referencia:
Identificación consecutiva del documento.
Razón social:
Nombre que identifica una empresa.
Remitente:
Nombre y apellido del firmante autorizado.
Texto:
Contenido del documento.
Transcriptor:
Persona responsable de digitar el documento.

52. 5.6.3 EJEMPLO CERTIFICADO
INSTITUTO DE FORMACION Y PROYECCION DE TALENTO HUMANO
INFORPH
Florencia Caquetá, 29 de marzo de 2012
EL SUSCRITO DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA INFORPH
CERTIFICA:
Que MONICA VARGAS SANCHEZ, identificada con la cedula de ciudadanía
N° 40613041 de Florencia Caquetá, se encuentra a PAZ Y ZALVO, con
todas las actividades extracurriculares de la institución.
La presente certificación se expide a solicitud verbal del interesado.
MANUEL ESPINOSA RAMIREZ
Director

53. 5.6.4 EJEMPLO CONSTANCIA
INSTITUTO DE FORMACION Y PROYECCION DE TALENTO HUMANO
INFORPH
Florencia Caquetá, 29 de marzo de 2012
EL SUSCRITO DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA INFORPH
Florencia Caquetá, 29 de marzo de 2012
EL DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA INFOPRH
HACE CONSTAR:
Que MONICA VARGAS SANCHEZ, identificado con la cedula de
ciudadaníaN° 40613041 de Florencia Caquetá, labora en esta institución
desde el 25 de junio del 2007 hasta la fecha desempeñándose en el cargo de
asistente administrativo con responsabilidad, compromiso y cumplimiento.
La presente se expide a solicitud del interesado.
MANUEL ESINOSA R
Director

54. 5.7 HOJA DE VIDA
La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación
profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración y
presentación, dependerá el éxito en su búsqueda de empleo. El objetivo
principal de la misma será presentar a su potencial empleador información
sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.
5.7.1 Elaboración de una hoja de vida
1. Datos personales
2. Nombre y apellidos
3. Edad
4. Dirección
5. Ciudad
6. Teléfono (también el número celular)
7. E-Mail
8. Formación académica
9. Cursos de extensión
10. Experiencia profesional y laboral
11. Nivel de idiomas e informática
12. Fecha
5.7.2 DISEÑO HOJA DE VIDA

56. 5.8 ACTO ADMINISTRATIVO
El objetivo de la administración pública es satisfacer los intereses colectivos.
En aras de ello (a la parte de otras actuaciones administrativas) dicta los
denominados actos administrativos.
Un acto administrativo es una declaración voluntaria que se realiza en el
ejercicio de la función pública y que genera efectos jurídicos individuales de
manera inmediata. Este tipo de acto constituye una manifestación del poder
administrativo que se impone de manera unilateral e imperativa.
5.8.1 Resolución
La resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe
de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y
se refiere al ámbito de competencia del servicio.
5.8.2 Decreto.
Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del
poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo
reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.
5.8.3 Acuerdo.
Un acuerdo es, en Derecho, una decisión tomada en común por dos o más
personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un
pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas
públicas o privadas.
5.8.4 Ordenanzas.
Son normas generales que regulan la organización, administración o
prestación de los servicios públicos locales, el cumplimiento de las funciones
generales o específicas de las Municipalidades o establecen las limitaciones
y modalidades de impuestos a la propiedad privada.
(Ley Nº 23853, Ley Orgánica de Municipalidades, Artículo 110º, publicada el
09 de junio de 1984)

57. 5.9 INFORME ADMINISTRATIVO
Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto
de carácter administrativo.
15.1 Clases de informes:
5.9.1 INFORME CORTO
Consta de las siguientes partes:
1. Encabezamiento.
El informe corto no lleva portada si no encabezamiento ü razón social: se
ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en
mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa
Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor su
identificación se describe a 2 interlineas del firmante. Se anota el nombre
(con mayúscula inicial) e inicia del apellido, se emplea letra más pequeña.
Objetivos
Lleva un objetivo en forma breve
 PARTES DEL INFORME EXTENSO
Cubierta
Presenta la información básica del documento.
Presenta la

58. Razón social
Titulo del informe (si lo hay)
Número o código de identificación: el autor puede implementar un número o
código alfanumérico de identificación.
Ejemplos:
Para códigos SG-002
Para números 002
Portada:
De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura en mayúscula sostenida,
dibujos y otros si reemplaza la cubierta , es la fuente principal de de información y
constituye la primera pagina de la información.
Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros
Nombre de las personas que realizan el informe
Cali, 23 de febrero de 2008
Bucaramanga, 2008
Tabla de contenido
Se coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de:

59. capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material
complementario y su respectivo número de página.
Se tiene en cuenta lo siguiente:
El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula
sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.
Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el
mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción,
bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.
Titulo de cada capitulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se
escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial
Cuerpo del informe
Esta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y
recomendaciones.
Inicia d 2 a 4 renglones del titulo.
Firma
El informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina donde
terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6
renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el
cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Rubrica
El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en la
parte inferior izquierda.

60. Anexo: se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula
inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numero
de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números
aravicos en lugar de letras
Bibliografía: Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúscula
sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de este
titulo.
Índice:
Se presenta como ultima parte del material complementario.
El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula
sostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.
5.9.2 INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario
REQUISITOS
Márgenes
En el informe administrativo extenso y corto se emplean los siguientes:
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
INFORME CORTO

61. Consta de las siguientes partes
1. Encabezamiento.
El informe corto no lleva portada si no encabezamiento
ü razón social: se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el
margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no
la tiene impresa
ü Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor su
identificación se describe a 2 interlineas del firmante. Se anota el nombre
(con mayúscula inicial) e inicia del apellido, se emplea letra más pequeña.
Objetivos
Lleva un objetivo en forma breve
PARTES DEL INFORME EXTENSO
Cubierta
Presenta la información básica del documento.
Presenta la
Razón social
Titulo del informe (si lo hay)
Número o código de identificación: el autor puede implementar un número o
código alfanumérico de identificación.
Ejemplos:

62. Para códigos SG-002
Para números 002
Portada
De libre diagramación en estética, tamaño letra, escritura en mayúscula
sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de
de información y constituye la primera pagina de la información.
Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros
Nombre de las personas que realizan el informe
Cali, 23 de febrero de 2008
Bucaramanga, 2008
Tabla de contenido
Se coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de:
capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material
complementario y su respectivo número de página.
Se tiene en cuenta lo siguiente:
El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula
sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.
Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el
mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción,
bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.

63. Titulo de cada capitulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se
escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial
Cuerpo del informe:
Esta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y
recomendaciones.
Inicia d 2 a 4 renglones del titulo.
Firma:
El informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina donde
terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6
renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el
cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Rubrica:
El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en la
parte inferior izquierda.
Anexo: se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula
inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numero
de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números
aravicos en lugar de letras
Bibliografía: Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúscula
sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de este
titulo.
Índice
Se presenta como ultima parte del material complementario.

64. El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula
sostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.
 INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario
REQUISITOS
Márgenes
En el informe administrativo extenso y corto se emplean los siguientes:
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

65. 6. SOBRES
Es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u
otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para
incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el
reverso. Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por
detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de
oficina y se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.
7. FAX
Un fax es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de
documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.

66. CONCLUSIÓN
En lo realizado del trabajo en el área de producción documental, logre llevar
a la practica las técnicas para la realización de un trabajo como teniendo
en cuenta puntos clave tales como ortografía redacción y coherencia. Para
con ello saber en que momento se deben hacer pausas, donde debo marcar
puntuación siempre teniendo en cuenta las normas técnicas colombianas.