Preservación y Conservación Documentos Digitales

1. Preservación y Conservación de los
Documentos Digitales
Programa Ciencia De La Información, La Documentacion, Bibliotecologia y
Archivistica
Facultad De Ciencias Humanas y Bellas Artes

2. Unidad 2: Preservación y Conservación de los
Documentos Digitales
Unidad 2
Preservación y Conservación de los
Documentos Digitales
LILIANA SALAZAR MUNOZ
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Programa: Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
Armenia- Quindío
2018 Imagen tomada de
www.google.com.co

3. En la actualidad la mayoría de las entidades están estableciendo estrategias para la preservación y
conservar a largo plazo los documentos electrónicos o digitales en el desarrollo de las actividades
archivísticas. Pero se enfrentan a grandes dificultades ya los soportes electrónicos están expuestos a
factores como la composición de soportes provocan error en la lectura debido a la humedad y
temperatura, degradando el soporte, así como obsolescencia de la tecnología, ya que avanza tan rápido
que nadie podría asegurar que con el tiempo existan equipos para acceder a la información contenida en
los soportes actuales.
Debido a esto las entidades se están apoyando en el uso de las nuevas tecnologías de la información y los
sistemas de información para la conservación y preservación de los documentos basados en políticas de
preservación a largo plazo y procedimientos para tener su información organizada y dispuesta para la
consulta.
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INTRODUCCIÓN

4. Conjunto de métodos y técnicas destinadas a garantizar que la
información digital, sea cual sea el formato, programa, máquina
o sistema que se utilizó para su creación, pueda permanecer y
seguir usándose en el futuro pese a los rápidos cambios
tecnológicos u otras causas que puedan alterar la información
que contiene almacenada.
Garantiza su :Integridad , Autenticidad , Fiabilidad, Legibilidad
, Funcionalidad.
Proceso de gestión activa que asegura el acceso al material
digital en el futuro.
CONSERVACIÓN DIGITAL

5. Se debe disponer de unos usos (best
practices) y de normas sobre formatos y
transferencia de documentos, incluyendo
la prevención y la conservación.
La información conservada totalmente
por su valor segundario y disponibilidad
al usuario.
CONSERVACIÓN DIGITAL

6. REQUERIMIENTOS DE LA PRESRVACIÓN
CAPTURA Acceder e ingresar al SGDEA.
SISTEMA DE
ALMACENAMINETO
Almacenamiento, recuperación de información.
GESTIÓN DE BASES DE
DATOS
Información descriptiva,informes,gestión de
archivo.
ADMINISTRACIÓN Gestión de sistema de archivo.
PLAN DE PRESERVACIÓN Funciones para garantizar el acceso y poder
conservar largo plazo .
ACCESO Usuarios realizan búsquedas , localizan y facilitan
la información almacenada en el SGDEA.

7. OBJETIVOS DE LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL
Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de
los objetos digitales conservados.
Conservar la autenticidad e integridad de
los mismos, información preservada y
conservada sea la que inicialmente se
guardó y no halla cabida a modificaciones
en su contenido.

8. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN
ADQUISISCIÓN
GESTIÓN
PRODUCCIÓN
CONSERVACIÓN
BUSQUEDA Y
PUBLICACÍON
PROCESO Y
COLABORACÓN

9. Estrategia 1: PRESERVACIÓN DE LA TECNOLOGÍA
Propuesta por David
Bearman.
Objetivo: creación de
verdaderos museos
cibernéticos o
informáticos que
recojan tanto los
hardware como los
software obsoletos.
Mantener el contexto de la
tecnología.
Congelar el estado de la técnica.
Mantener el acceso continuo a
los
objetos digitales.
CONSERVAR LA
TECNOLOGÍA

10. Estrategia 2: CONVERSIÓN
La gran variedad de paquetes
software y formatos de
almacenamiento en uso.
La rápida sustitución de las
aplicaciones software por
nuevos productos.
La dependencia del software
de muchos objetos digitales
Conversión a formatos
estándar
TRES TIPOS DE
ESTRATEGIAS DE
CONVERSIÓN
En la actualidad los formatos
preferidos se construyen sobre
la base de metalenguajes como
SGML o XML.
Conversión a papel o
microfilm
Conversión a modalidades de
software independientes
Consiste en convertir los
objetos digitales a formatos
“planos” independientes del
software (texto simple
ASCII).
Consiste en crear copias de los
objetos digitales en papel o en
microfilm

11. Estrategia 3: Emulación
•El principal defensor de la emulación de la
tecnología es Jeff Rothenberg.
• La teoría de la emulación parte la
posibilidad de poder recrear la apariencia y la
funcionalidad originales de un objeto digital
mediante la utilización de aplicaciones que
emulen (emuladores) el funcionamiento de
los programas (software) originales con los
que fueron creados cuando éstos están ya
obsoletos.
• Es una manera de conservar los objetos
digitales en sus formatos originales.

12. Estrategia 3: Emulación
Es la transferencia periódica de
materiales digitales de una
configuración de hardware/
software a otra de una generación
de tecnología siguiente.

13. Estrategia 4: Migración
•Definición: la transferencia periódica de
materiales digitales de una configuración de
hardware / software a otra o de una generación de
tecnología a la siguiente.
• Objetivo: que los objetos digitales sean
accesibles por los sistemas informáticos existentes
en cada momento, es decir, que los usuarios
puedan recuperar, presentar y usar estos objetos
independientemente del constante cambio de la
tecnología.
• Solución: migración periódica de éstos a
formatos inteligibles por los sistemas actuales.

14. Estrategia 4: Migración
•Migración – Actualización (refreshing)
• Actualización: recopiado periódico de la
información digital sobre otro soporte, dada la
rápida obsolescencia de los soportes actuales.
• Migración: no sólo resuelve la obsolescencia
del soporte de almacenamiento, sino también la
del entorno hardware / software en el que se
creó el objeto digital.
DOS
ESTRATEGIAS
DE MIGRACIÓN
Compatibilidad
retroactiva
Interoperabilidad
Puede realizar alteraciones
en la estructura interna de
los objetos digitales.
Leer documentos creados
con versiones anteriores
Puede realizar
alteraciones en la
estructura interna de los
objetos digitales.
Programas distintas
empresas mismos
formatos.

15. Digitalización de Documentos
Digitalizares traducir información a un formato que
puedan entender los ordenadores; convierte un texto,
una imagen, un sonido, etc., en una serie de códigos
binarios (un ordenador sólo está capacitado para
manejar los valores 1 y 0.
Preservación tradicional y la digital es el uso de la
digitalización como método de preservación de
materiales analógicos
digitalización de los documentos, asegurando así la
existencia de una copia de los mismos.
PRESERVARCIÓN
Para prevenir, retardar la perdida de la
información.
DIFUSIÓN
Facilitar el acceso y uso

17. PROBLEMAS DE LA CONSERVACIÓN DIGITAL
OBSOLESCENCIA TECNOLÓGICA
Caducidad tecnológica que puede llegar a impedir la lectura de un documento que fue generado
con programas informáticos que, pasado un tiempo, no se sigan utilizando o con componentes
de hardware que hayan caído en desuso y hayan sido sustituidos por otros. Los
Documentos afectados por este fenómeno se suelen denominar “documentos huérfanos”.
DEGRADACIÓN DE LOS SOPORTES
Fragilidad de soportes que influyen:
• Factores internos: composición de soportes provocan error en la lectura
• Factores externos: humedad y temperatura, degradando el soporte
PERDIDAS ESPONTANEAS O CATASTRÓFICAS DE LA INFORMACIÓN
• Falta de control del recurso vulnerando la autenticidad e integridad de los datos
• Perdidas ante desastres naturales.

18. UNESCO PATRIMONIO DIGITAL
• Patrimonio se define como nuestra herencia del
pasado, nuestros bienes actuales y lo que
legamos a las generaciones futuras. El
patrimonio es, o debería ser, algo que se
transmite de generación en generación.
• Contiene directrices generales y técnicas para la
preservación del creciente patrimonio digital
mundial y el acceso permanente al mismo.
• Finalidad servir de manual de referencia sobre el
Proyecto de Carta para la Preservación del
Patrimonio digital.
• Tratar los complejos problemas técnicos que
plantean la preservación del patrimonio digital
mundial y el acceso permanente al mismo.

19. CONCLUSIONES
• Nos encontramos en la era de la transformación digital ya que ante la
necesidad de información y las nuevas tecnologías de la información para
acceder a esta desde cualquier dispositivo.
• Se pudo ampliar los conocimientos sobre la preservación y digital y las
estrategias existentes para conservación de los documentos.
• La problemática que se enfrenta para realizar una adecuada conservación y
preservación.
• Se observo como la digitalización es usada como un medio de conservación
documental.
• Como la Unesco aporta directrices para la conservación del patrimonio
digital.

20. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

21. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Castro, L., Giraldo, L., & Hernández, F. (2016). Gestión de Documentos
Electrónicos.
Delgado, V. (2014). Conservación preventiva, conservación y restauración (Acuerdo
048, 2000). YouTube. Recuperado el 1 de Agosto 2017, desde
https://www.youtube.com/watch?v=CbNAriOIGOY
UNESCO. (s.f). Noción de patrimonio digital. Recuperado el 24 de Febrero 2018,
desde http://www.unesco.org/new/es/communication-andinformation/
access-to-knowledge/preservation-of-documentaryheritage/
digital-heritage/concept-of-digital-heritage/