TRABAJO GRUPAL: ARCHIVO PERMANENTE INMOBILIARIA NEYRESA

1. UNIVERDIDAD TÉCNICA DE AMBATO<br />FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS23533101036320<br />INMOBILIARIA NEYRESA<br />Tema: <br />Archivo Permanente<br />Integrantes:<br />Barrionuevo Adriana<br />Castro Maria Fernanda<br />Sanchez Juan Carlos<br />Maricela Toapanta<br />Semestre:<br />10 mo “A” Organización de Empresas<br />ÍNDICE <br />INDICE DE LOS ANALISIS DE COMPONENTES<br />1 INFORMACIÓN GENERAL DE CARÁCTER HISTÓRICO<br />Breve historia de la empresa<br />Escritura de constitución<br />Organigrama estructural<br />Listado de principales funciones<br />2. ACTIVIDADES COMERCIALES<br />2.1 Principales productos y servicios que brinda<br />2.2 Principales Clientes<br />2.3 Principales Proveedores<br />3. INFORMACIÓN CONTABLE <br />3.1 Plan de cuentas<br />3.2 Descripción del sistema contable que utiliza<br />3.3 Libros y registros que utiliza<br />4. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS<br />4.1 Políticas varias <br />BREVE RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA<br />La empresa denominada INMOBILIARIA NEYRESA se constituye en la ciudad de Ambato perteneciente provincia de Tungurahua a los 20 días del mes de septiembre de 1.986 con el objeto de asesorar administrativa, comercial y financieramente en la compra – venta y corretaje de bienes raíces. Para la ejecución de nuestro trabajo a la entidad la llamaremos INMOBILIARIA NEYRESA.<br />El plazo de duración de la compañía es de 50 años, contados a partir de la fecha de inscripción de esta escritura en el registro mercantil. Sin embargo de lo anterior, el plazo podrá ampliarse o restringirse o la compañía podrá disolverse antes de su cumplimiento, de conformidad con lo que determinada la ley de compañías y estatuto.<br />La empresa es de un solo socio y cuenta con ocho personas quienes se encargan de cumplir sus actividades para el desarrollo de la misma.<br />El trabajo se lo realiza en diferentes ciudades de todo el país; así podemos satisfacer las necesidades de todas aquellas personas interesadas en comprar o vender propiedades.<br />Se ha levantado una prospera empresa económica que día a día cumple con su misión, impulsando el comercio y satisfaciendo las necesidades de quienes acudan a la empresa para solicitar nuestro servicio.<br />ESTRUCTURA LEGAL<br />La INMOBILIARIA NEYRESA. Se constituyo mediante escritura pública inscrita en el registro mercantil Nª 356, cuyo número de Registro Único de Contribuyentes es 1801285188001.<br />Según lo establecen los estatutos posee en directorio con gerente, un órgano administrativo operativo, dotados cada uno de atribuciones y obligaciones en lo que prevé la correspondiente ley de compañías.<br />Los Balances anuales de la compañía deben ser sometidos a revisión, los mismos que serán presentados ante el gerente de la empresa.<br />ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL<br />DEPARTAMENTO DE MARKETING DEPARTAMENTO DE VENTAS DEPARTAMENTO FINANCIERO SECRETARIA SUBGERENCIAGERENCIA<br />Asesor Jurídico <br />REFERENCIA FECHA AP. POR FIRMA<br />Ing. Carlos Sanchez04/25/1986Autoridad <br />Auxiliar <br />Asesor <br />EXTRACTO DE LA ESCRITURA DE CONSTITUCION DE LA EMPRESA<br />NOMBRE DE LA ENTIDAD: INMOBIILIARIA NEYRESA<br />CAPITAL: 5 millones de sucres <br />FECHA: 20 de septiembre de 1986<br />NOTARIO: Dr. Alfonso Álvarez<br />REGOSTRO MERCANTIL: Nª 356 tomo 5to. Folio 3 <br />DOMICILIO Y NACIONALIDAD: Ubicada en la ciudad de Ambato, podrá abrir sucursales en cualquier ciudad del país con la debida autorización del Gerente General.<br />OBJETO: Compra - Venta y corretaje de Bienes Raíces a nivel nacional.<br />DURACION: 50 años, contados a partir de la fecha de inscripción de esta escritura en el registro mercantil<br />CAPITAL: El 100% del capital corresponde al Gerente ya que es el único socio y propietario de la empresa<br />ATRIBUCIONES DEL GERENTE<br />El gerente podrá o no ser socio de la sociedad, es la autoridad ejecutiva en la administración y dirección de la misma<br />RESPONSABILIDADES<br />ANTE LA GERENCIA<br />Presentar en forma anual los balances de situación financiera y el estado de perdidas y ganancias <br />ANTE EL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS<br />Presentar declaraciones de IVA<br />Retenciones del Impuesto a la Renta<br />Presentar en forma anual el Impuesto a la Renta<br />Sujetarse a las siguientes leyes<br />Normas Ecuatorianas de Contabilidad<br />Disposiciones Municipales<br />Código de Trabajo<br />Ley de Régimen Tributario Interno<br />NIVELES<br />NIVEL EJECUTIVO<br />Gerencia<br />Subgerencia <br />NIVEL AUXLIAR<br />Secretaría <br />NIVEL ASESOR<br />Asesor Jurídico<br />NIVEL OPERATIVO<br />Contabilidad<br />Compra – Venta (2)<br />Marketing <br />TOTAL UNIDADES<br />Son 8 y son los siguientes:<br />Gerencia <br />Subgerencia<br />Asesor Jurídico<br />Secretaría<br />Contabilidad<br />Compra – venta (2)<br />Marketing <br />BASE LEGAL<br />El marco legal que rige las actividades en la INMOBILIARIA NEYRESA, está integrado por: <br />Ley de Régimen Tributario Interno<br />Ley General del IESS<br />Código de Trabajo<br />LISTA DE PRINCIPALES FUNCIONARIOS<br />Ing. Carlos SánchezGerente General<br />Sra. Shirley GarcíaSubgerente<br />Sra. María Augusta Sánchez Secretaria <br />Ab. Nancy Bonilla Abogada <br />Dra. Lidia Robalino Contadora<br />Ing. Alexander SánchezDiseñador Grafico<br />Ing. Lenin Gallegos Asesor Comercial<br />Sr. Juan Carlos SánchezAsesor Comercial<br />MISION <br />Brindar un servicio Inmobiliario Profesional y oportuno a quienes confían en nosotros el manejo de sus propiedades.<br />VISION <br />Nuestro objetivo es llegar a liderar en nuestra rama a través de un servicio de calidad, crear nuevas fuentes de trabajo y realizar nuevos proyectos de soluciones habitacionales acorde a los requisitos de la actualidad.<br />SERVICIOS QUE BRINDA Y PRODUCTOS QUE COMERCIALIZA<br />Asesoría administrativa, financiera; sobre el avaluó de bienes inmuebles <br />Compra – venta de todo tipo de propiedades <br />Arriendo de bienes inmuebles <br />CLIENTES<br />Ambato <br />Cotopaxi<br />Chimborazo <br />Pichincha <br />PROVEEDORES <br />Franz Viegener S.A<br />Home Vega<br />Comercial Zamora<br />Demaco<br />Comercial Maya<br />Fraxa<br />PLAN DE CUENTAS1ACTIVO1.1ACTIVO CORRIENTE1.1.1DISPONIBLE1.1.1.1CAJA1.1.1.1.01CAJA CHICA1.1.1.1.02CAJA/CHEQUES1.1.1.2BANCOS1.1.1.2.01BANCO DEL PICHINCHA1.1.1.2.02BANCO GUAYAQUIL 1.1.1.2.03PRODUBANCO1.1.2EXIGIBLE1.1.2.1CLIENTES1.1.2.1.01CLIENTES CREDITO1.1.2.1.02PROVISION CUENTAS INCOBRABLES1.1.2.2CREDITO TRIBUTARIO IVA1.1.2.2.0130% RETENCIONES IVA1.1.2.2.0270% RETENCIONES IVA1.1.2.2.03100% RETENCIONES IVA1.1.2.3CREDITO TRIBUTARIO IMPUESTO A LA RENTA1.1.2.3.011% RETENCION IMPUESTO A LA RENTA1.1.2.3.025% RETENCION IMPUESTO DE LA RENTA1.1.2.3.038% RETENCION IMPUESTO A LA RENTA1.1.2.3.0425% RETENCION IMPUESTO A LA RENTA <br />ADMINISTRATIVA<br />GERENTE: <br />Compartir con sus colaboradores los objetivos y prioridades de su departamento y de la organización.<br />Utilizar el consenso para llegar a acuerdos con sus colaboradores.<br />Estimular la participación de sus colaboradores en la planificación, toma de decisiones y solución de problemas.<br />Se preocupa por mejorar continuamente la comunicación.<br />Buscar medios para que los colaboradores se comprometan, de manera voluntaria, con el logro de los objetivos de la organización.<br />Analizar y evaluar, conjuntamente con sus colaboradores, los logros alcanzados, las causas de las desviaciones y las posibles medidas correctivas.<br />Enlazar logros con recompensas de una manera justa y objetiva.<br />Facilitar el trabajo de sus colaboradores y, más que ejercer control, les presta el apoyo necesario para que puedan realizar eficientemente sus tareas.<br />Delegar, tanto las funciones como el poder para tomar decisiones, dando suficiente autonomía de acción a sus colaboradores.<br />Cuando se presentan conflictos, los afronta para resolverlos no para buscar culpables.<br />Considerar los errores, propios y ajenos, como una oportunidad para aprender y mejorar.<br />SUBGERENTE <br />Asesorar al gerente general y a las demás dependencias del nivel directivo de la empresa, en asuntos jurídicos y administrativos que interesen a la misma y absolver las consultas que se le formulen en estas materias. <br />ejercer la representación de la empresa en los procesos en que esta sea parte o tenga interés. <br />resolver las consultas que formulen los trabajadores de la entidad o los particulares, sobre las funciones constitucionales y legales de la misma. <br /> proyectar los actos administrativos necesarios para el cumplimiento de las funciones a cargo de la empresa. <br />elaborar los contratos y convenios que deba celebrar la empresa <br />seleccionar, contratar y entrenar personal administrativo calificado para implementar estas políticas, normas y metas. <br />revisar periódicamente el potencial de la empresa para ingresar o ampliarse a nuevos mercados de transportación tales como: ventas<br />vigilar que el personal cumpla con las políticas de la empresa<br />SECRETARIA<br />Coordinar y supervisar la ejecución y cumplimiento de la política general del “Organismo”, determinada por el “Director”;<br />Dar cuenta de inmediato al “Director” de los casos que demandan soluciones urgentes<br />Diseñar y operar el procedimiento para el acuerdo del “Director” con los titulares de las distintas Unidades del Organismo;<br />El desahogo de la correspondencia recibida en la Dirección General, turnando a los titulares de las distintas unidades los compromisos que de ello se deriven<br /> Dar seguimiento a los acuerdos, resoluciones y demás determinaciones del “Director” para que se cumplan en sus términos;<br />Establecer las bases para la integración de la agenda del “Director”;<br />Propiciar la comunicación y coordinación oportuna, objetiva y directa entre las unidades del Organismo, para el debido cumplimiento de las atribuciones que a cada una le corresponde<br />VENDEDORES<br />planeación y presupuesto de ventas. <br />determinación del tamaño y estructura de la organización de ventas. <br />reclutamiento, selección y entrenamiento de la fuerza de ventas. <br />distribución de los esfuerzos de ventas y establecimiento de las cuotas de ventas.<br />compensación, motivación y dirección de la fuerza de ventas. <br />análisis del volumen de ventas, costos y utilidades. <br />medición y evaluación del desempeño de la fuerza de ventas.<br /> monitoreo del ámbito de la comercialización.<br />FINANCIERO <br />Se encarga de tomar las decisiones administrativas y financieras necesarias para el buen desarrollo de las actividades de la empresa, mediante la emisión, análisis e interpretación oportuna de la información financiera que arroga la organización. descripción específica:<br />participa en la creación del quot;
plan general de desarrollo anualquot;
, en coordinación con la dirección. <br />participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con la dirección. <br />se encarga de la sistematización de los procesos administrativos de la institución. realiza y aprueba el pago de honorarios, impuestos, mantenimiento, renta y demás gastos relacionados con la actividad de la empresa. <br />lleva la contabilidad financiera y se encarga de emitir la información correspondiente. <br />mensualmente proporciona al despacho contable información necesaria para la elaboración de la contabilidad fiscal.<br />ASESOR JURIDICO<br />Asesorar y elaborar documentos legales en procesos de contratación de bienes, servicios, obras y consultorías.<br />Sustanciar procesos laborales, civiles, penales y administrativos de la Institución, asumiendo defensa cuando el caso lo amerita. <br />Declaración de impuestos de vehículos e inmuebles. <br />Elaborar informes legales solicitados por las autoridades universitarias competentes.<br />Elaboración de finiquitos <br />Remitir informes y documentación requerida por la Contraloría. <br />Redactar todo tipo de contratos. <br />Elaboración de actas de apertura de propuestas, de reuniones de aclaración, de baja de bienes, etc. <br />Trámites de transferencias de inmuebles. <br />Conformación en Comisiones cuando se requiere del criterio jurídico. <br />Atención a requerimientos fiscales. <br />Preparar procesos para remates públicos. <br />Participación en comisiones para elaboración de reglamentos y otros documentos de carácter institucional. <br />Participación en Comisiones Jurídicas y Tribunales de Apelación.<br />En la contabilidad:<br />INMOBLIIARIA NEYRESA maneja su contabilidad a través del sistema de cuentas múltiples y en lo relacionado a inventarios un sistema permanente en base al paquete contable que se utiliza que es el MONICA 8.5<br />Este sistema automatizado permite trabajar en los diferentes módulos que posee como contabilidad que reúne toda la información general para la obtención de estados financieros<br />Se prepara informes tales como estados de situación y de resultados para la gerencia que sirven para la toma de decisiones.<br />MERCADO<br />La cobertura de la empresa abarca la zona sur, centro y norte de país, contando con un gran número de clientes.<br />UBICACIÓN GEOGRAFICA<br />La ubicación en la que se encuentra la empresa es buena ya que a sus al rededores no existe competencia<br />SITUACION ECONOMICA <br />La situación económica de la entidad actualmente es buena, debido a que posee un buen porcentaje de liquidez y movimiento en sus cuentas.<br />REVISION DE ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO<br />La empresa no ha realizado anteriormente auditorias, es la primera vez que se realiza la auditoria.<br />PRINCIPALES LIBROS Y REGISTROS UTILIZADOS <br />Mayor general<br />Libro de auxiliares<br />Libro de bancos liquidaciones de compra<br />Listados de cuenta <br />Cotizaciones de materiales <br />Roles de pago<br />POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA INMOBILIARIA NEYRESA<br />Las políticas de la INMOBILIARIA NEYRESA son las siguientes:<br />Realizar todo trabajo con excelencia. <br />Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a la comunidad. <br />Definir por escrito, el tiempo máximo de respuesta de todo requerimiento interno o externo, es responsabilidad de cada una de las áreas. <br />Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual deberán conocer los procedimientos a fin de orientarlos. <br />Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético<br />Impulsar el desarrollo de la capacidad y personalidad de los recursos humanos mediante acciones sistemáticas de formación. <br />Realizar evaluaciones periódicas, permanentes a todos los procesos de la organización. <br />Mantener una sesión mensual documentada de trabajo de cada unidad, a fin de coordinar y evaluar planes y programas, definir prioridades y plantear soluciones. <br />Mantener en la empresa un sistema de información sobre los trabajos realizados en cumplimiento de sus funciones, proyectos y planes operativos. <br />Difundir permanentemente la gestión de la empresa en forma interna y externa. <br />Los créditos se conceden a 5, 10 o 15 años sin recargo adicional.<br />Se efectúan pagos solamente con la emisión de ordenes de egreso de cajas autorizadas por el contador y el gerente<br />