4. En el paso que nos piden la Distribución, elige Tabular. (Distribución típica para imprimir listados) y orientación del
papel en Horizontal (para que quepan mejor las columnas).
Cierra y guarda el informe bajo el nombre: InformeListadoClientes.
Modificar un informe:
Con el informe InformeListadoClientes seleccionado, pulsa el botón: Diseño. o Ver - Vista diseño.
Rectifica el espacio entre columnas y el tipo de letra.
Imprimir o previsualizar el informe:
• Si estas dentro del informe en el modo Vista diseño, pulsa en el botón: Vista preliminar
• Si tienes el informe cerrado, pulsa doble clic sobre el informe.
Al finalizar, cierra y guarda el informe.
Crear los dos informes de Proveedores:
Repite los mismos pasos que en los informes de Clientes, para crear los 2 informes con la tabla de Proveedores:
• El primero en modo Distribución En columnas (ficha) y llámalo: InformeFichaProveedores.
• El segundo en modo Distribución Tabular (lista) y llámalo: InformeListadoProveedores.
F.- Crear un formulario que contenga un menú de botones. (menú de inicio de tu programa)
Vamos a crear un formulario en blanco, sin datos, que contendrá un menú de botones para nuestra aplicación:
• Si usas Access 2003: En el objeto: Formularios y pulsa doble clic en: Crear un formulario en vista diseño”
• Si usas Access 2007: Pulsa en el Panel Crear – Formulario en blanco y pulsa en Vista Diseño
(No escoger ninguna tabla) Aparecerá una ventana sin datos, con una cuadrícula o rejilla, donde se diseñará el formulario.
1. Estira de la esquina inferior-derecha del papel (área detalle) hasta que alcance una dimensión de unos 15 cm x 10 cm.
2. En las herramientas (si no lo ves elige del menú Ver Cuadro de herramientas ) pulsa el botón Etiqueta Aa arrastra el
ratón formando un cuadro de texto en la parte superior centrado del papel y escribe en su interior: “Control de Personal.
“ Haz un clic fuera de la etiqueta y luego desplázala más arriba. Aumenta en tamaño de su fuente (letra) a 20
3. En el cuadro de herramientas pulsa en: Botón (No confundas el botón de comando con el botón de alternar), arrastra
el ratón dibujando en el lado izquierdo del papel un rectángulo de unos 4 cuadros de ancho por 1 de alto. Si el botón de la
varita mágica del asistente para controles está activado , puedes utilizar el asistente y elegir la opción Otras Ejecutar
consulta y en el paso siguiente elegir: Listado Clientes. Pulsa en Siguiente y elige la opción de botón Texto y
escribe: “Listado de Clientes”. Termina pulsando Siguiente y Finalizar. (Puedes comprobarlo en vista formulario )
4. Crea otro botón debajo que realice: Operaciones con formularios: Abrir formulario FormularioClientes
Asigna al botón el Texto: Ficha de clientes
5. Crea otro botón debajo que realice: Operaciones con informes: Imprimir informe InformeClientes
Asigna al botón el Texto: Imprimir Ficha de clientes
6. Crea otro botón debajo que realice una operación con informes: Imprimir informe InformeListaClientes
Asigna al botón el Texto: Imprimir Listado de clientes
7. Repite los mismos pasos para crear los botones de los proveedores en el lado derecho.
8. Botón de Salir: Crea un último botón en la parte inferior, cuya acción sea: Aplicación - Salir de la aplicación.
Asigna al botón una Imagen: Salir – Puerta
Puedes pegar en el
fondo del formulario un
logotipo copiado y
dibujado en Paint.
Puedes utilizar el botón
del cuadro de
herramientas grupo de
opciones para separar a
clientes de proveedores
Desde Propiedades del
formulario, puedes
ocultar Botones de
desplazamiento y
selectores de
registro:No
9. Por último guarda este formulario con el nombre: FormularioMenu y comprueba el correcto funcionamiento de los
botones abriendo este formulario.
G.- Crear una macro para que “autoejecute” el formulario Menú. Al entrar en Access
Selecciona el objeto: Macros y pulsa en el botón: Nuevo. (Access 2007: Crear – Macro)
Haz clic en la primera fila de la columna Acción y selecciona de la lista la acción:
Abrir formulario.
En la parte inferior de la ventana, haz clic en la casilla del Nombre del formulario y de la
flecha desplegable de la derecha selecciona: FormularioMenu.
Cierra la macro y guárdala con el nombre: Autoexez (Sólo puede haber una macro llamada Autoexec y se autoejecuta sola
al abrir la base de datos. (Cierra Access y vuelve a entrar para comprobar su funcionamiento).
6. Ejercicio para llevar un control de vehículos. AUTOS MEGA S.L.
Relaciona dos bases de datos entre sí.
Paso 1. Crear la base de datos. Elegir la opción crear una nueva base de datos en blanco. Al crearla, Access te pide dónde
la vamos a guardar. Guárdala en tu carpeta o disco con el nombre: AUTOSMEGA (Guardar).
Paso 2. Crear las tablas.
Tabla de autos: Haz clic en Tablas y pulsa el botón Nuevo: Haz clic sobre vista diseño y pulsa Aceptar.
Nombre del campo Tipo de datos Si usas Access 2007: Panel Crear – Diseño de Tabla
Matrícula Texto Rellena la tabla de la izquierda. Antes de terminar sitúa el cursor en la fila
Marca Texto matrícula y pulsa en el botón de la barra de herramientas: Clave principal.
Modelo Texto ( llave) Aparecerá una llave en el lado izquierdo de la fila.
Este campo será único y exclusivo pues no pueden haber dos vehículos con
Año Numérico
la misma matrícula.
Color Texto Cierra y guarda el diseño de la tabla con el nombre: Vehículos
Extras Memo Pulsa doble clic sobre Vehículos para abrir la tabla y añade 5 vehículos a la
Precio Moneda tabla. Cuando termines de introducir vehículos cierra la tabla sin necesidad
Vendido? Sí/No (Lógico) de guardar nada. (los datos se guardan automáticamente).
Comprador Numérico
Foto del vehículo Objeto Ole
Tabla de Marcas: En La ficha de Tablas pulsa el botón Nuevo:
Haz clic sobre vista diseño y crea la tabla Marcas con el campo de la figura.
Pulsa en Clave principal. ( aparecerá llave a la izquierda).
Cierra la tabla y guárdala con el nombre: Marcas
Luego ábrela y añade entre otras, las siguientes marcas a la tabla: Seat – Opel – Renault – BMW- Mercedes - Citroen …
Importar la Tabla de Compradores: Para no crear la tabla de clientes la vamos a importar de una que ya hicimos:
Si usas Access 2003: Escoge del menú: Archivo – Obtener datos estrenos – Importar
Si usas Access 2007: Panel: Datos externos – Importar - Access
Busca la base de datos Personal y dentro de esta, la tabla de Clientes. Pulsa Aceptar. Has conseguido una copia de la
tabla. (Nota: Si no habías hecho ese ejercicio o lo has perdido debes crear la tabla como lo indica en la pág. 1)
Paso 3. Establecer las relaciones:
Elige del menú: Herramientas Relaciones... Agrega las dos tablas Clientes y Vehículos. (Cierra la ventana de agregar).
Luego arrastra con el ratón desde el campo del Codigo del cliente de una tabla hasta el de Comprador de la otra, En la
ventana escoge Tipo de combinación: Incluir todos los vehículos y sólo los compradores que hayan comprado coche y
pulsa en Crear. Aparecerá una línea de conexión entre ambas (has creado una relación). Cierra y guarda las relaciones.
Paso 4. Crear la consulta de los vehículos vendidos y sus clientes.
En Consultas pulsa el botón Nuevo. Elige la vista diseño. En el cuadro mostrar tabla, agrega las tablas Clientes y
Vehículos y cierra el cuadro de diálogo. Luego arrastra todos los campos de las dos tablas hasta la fila llamada campo.
Pero en el campo Vendido y en la fila de criterios escribe: Sí (Muy importante el acento y que no esté entre comillas pues
un campo del tipo lógico, sólo admite Sí o No). El campo matrícula lo pones el primero y bajo su fila Orden selecciona de
la flecha desplegable la opción Ascendente . Cierra y guarda la tabla con del nombre: Vehículos vendidos y sus clientes.
Paso 5. Crear un formulario con dos tablas relacionadas.
En Formularios y pulsa el botón Nuevo. Esta vez elegiremos la opción del asistente para formularios (es más fácil),
1º: Selecciona la tabla: Vehículos y pasa todos los campos disponibles de la lista, pulsando en el botón >>
2º: Selecciona la tabla: Clientes y pasa todos los campos disponibles menos Código de cliente y pulsa el botón: Siguiente.
Escoge en los siguientes pasos: Ver los datos por vehículo - organizados en columnas - aplica el estilo de fondo preferido.
Una vez finalizado guarda el formulario: Vehículos y sus clientes y comprueba su funcionamiento abriéndolo.
En especial comprueba que al cambiar el número de comprador se cambie su nombre y apellidos.
Paso 6. Re-diseñar el formulario para cambiar campos marca y modelo
Con el formulario de Vehículos y sus clientes seleccionado, pulsa el botón Diseñar.
Selecciona el campos de marca y bórralo (tecla Supr). En su lugar vamos a poner un cuadro combinado o lista desplegable:
En el cuadro de herramientas, activa el botón del asistente para controles ( varita mágica) y luego pulsa en el botón:
Cuadro combinado . Dibújalo en el espacio libre que ha quedado al borrar el campo marca. Aparecerá el asistente.
En el asistente debes seleccionar la opción que buscarás los valores en una tabla o consulta e indicarle que será la tabla de
marcas. Añade el campo marca y ajusta el ancho de la columna para que se pueda leer bien. Luego debes almacenar su
valor en el campo marca de la tabla de vehículos.
Una vez finalizado, cierra y guarda el formulario y comprueba al abrirlo que puedes elegir una marca de la lista.
(Podrías diseñar otro cuadro combinado para el modelo, siguiendo los mismos pasos que el anterior).
8. Ejemplo biblioteca. Access 2003-2007
Paso 1. Crear la base de datos: Inicia Access y elige la opción crear una nueva base de datos en blanco. Al crearla, Access
te pide dónde la vamos a guardar. Guárdala en tu carpeta o disco con el nombre: BIBLIOTECA (Pulsa guardar).
Paso 2. Crear las tablas.
Tabla de LIBROS: Access 2003: Haz clic en Tablas y pulsa el botón Nuevo. Access 2007: Crea tabla automático
En Hoja de datos, escribe los datos de la tabla siguiente:
Campo1 Campo2 Campo3 Campo4 Campo5 Campo6
La Colmena Camilo José Cela Planeta 1963 Aventuras A6
La Metamorfosis Franz Kafka Paraninfo 1945 Aventuras G6
Planeta Tierra Isaac Asimov Cibernet 1992 Ciencia-ficción T5
El exorcista William Blatty Planeta 1789 Terror B3
Cierra la tabla y guárdala con el nombre: Libros. (Access 2003: Si te pide una clave principal contesta Sí.)
Paso 3. Rediseñar la tabla:
Vuelve a abrir la tabla pulsando doble clic sobre la tabla Libros. Pulsa el
botón de la barra de Vista Diseño .
Cambia los nombres de campos como se muestran en la imagen adjunta.
Añade el campo Portada del tipo OLE (multimedia). Resúmen del tipo
Memo y el campo Prestado del tipo lógico (Sí/No)
Cierra y guarda los cambios en la tabla.
Paso 4. Crear el formulario (fichas):
Access 2007:Pulsa en la barra Crear botón Formulario.
Access 2003: Pulsa en objeto Formularios botón Nuevo. Autoformulario en
columnas de la tabla Libros.
Cierra el formulario automático y guárdalo con el nombre: Libros
Paso 5. Añadir datos al formulario:
Pulsa doble clic sobre el Formulario Libros para abrirlo.
Añadir imagen de portada: Pulsa el botón derecho del Mouse sobre el campo OLE de la portada y elige del menú:
Insertar objeto… buscar el programa de control del escáner o Crear desde archivo y pulsa Examinar para buscar
la imagen de portada.
Añadir datos al campo memo: Pulsa al tecla Av Pág para saltar al segundo registro (La metamorfosis). Haz clic
sobre el campo Resumen del primer registro de la tabla y escribe el siguiente texto:
“Al despertar una mañana después de un sueño intranquilo, se encontró sobre su cama convertido en un insecto.
Estaba tumbado sobre su espalda dura, y veía su vientre abombado y sus patitas. No se podía incorporar. “
Añadir datos al campo lógico (Sí/No): Pulsa el tabulador hasta llegar al campo Prestado y pulsa la barra espaciadora
para activar la casilla de verificación.
Por último cierra el formulario
Paso 6. Crear una consulta de libros prestados:
Access 2003: En el panel Consultas Pulsa doble clic sobre:”Crear una consulta en vista diseño”.
Access 2007: Crear – Diseño de consulta.
Selecciona la tabla Libros de la lista. Pulsa el botón Agregar y luego Cerrar
Arrastra todos los campos desde la lista superior hasta las columnas inferiores.
Bajo el campo: Prestado, el la fila Criterios escribe Sí (con acento). (Ver figura derecha)
Pulsa en Ver - Vista hoja de datos. Comprueba su funcionamiento.
Cierra y guarda la consulta con el nombre: Libros prestados.
Nivel avanzado:
Importa la tabla de clientes. (Obtener datos externos – Importar) De la base de datos
de Access de Personal - Clientes )
Crea la tabla Préstamos que nos relacione el libro prestado con el cliente con la
persona como en la imagen ajunta. Cierra y guarda la tabla.
Relaciones:
Access 2003: Escoge del menú: Herramientas –
Relaciones
Access 2007: Herramientas de base de datos –
Relaciones.
Agrega las tres tablas: Libros – Préstamos y
clientes.
Arrastra creando los enlaces de la figura.
Pulsa doble clic sobre el enlace y pulsa:
Tipo de combinación para establecer la
relación un préstamo a varios libros o clientes.
10. Crear un campo calculado en una consulta:
Una vez localizada la impresora en el ejercicio anterior, conocemos su precio de coste o compra, pero no el precio de venta
al Público que deberá ser de un 40% sobre el precio de compra. Para ello vamos a crear el campo calculado PVP:
En consultas, selecciona la consulta Consulta de Impresoras y pulsa el botón Diseño .
En la última columna de campo en vacío, añade la expresión: PVP: [Precio compra]*(1+40/100)
Observa que los nombres de los campos van entre corchetes y las operaciones agrupadas entre paréntesis.
Pulsa en Ejecutar para actualizar los datos y comprobar que el precio PVP es correcto
Guardar consulta como otra consulta:
Borra el texto que escribiste en el criterio del tipo de artículo: Como impresora*
Elige del menú: Archivo - Guardar Como… Escribe el nombre: Lista de precios. Cierra y comprueba la consulta
Crear una consulta de actualización:
Los fabricantes aumentan el precio un 5% en todos los productos, por lo tanto, tenemos que cambiar el precio de coste:
Abre la consulta anterior: Lista de precios y pulsa en modo vista diseño
Access 2003: Elige del menú: Consulta – Consulta de actualización Access 2007: Pulsa en Actualizar
Bajo el campo: Precio compra y en la fila: Actualizar a: escribe: [Precio compra]*1,05 y Pulsa en Ejecutar
Crear o importar la tabla para proveedores:
Importar: Si tienes la base de datos de Personal accesible, escoge: Archivo – Obtener datos externos – Importar e importa
la tabla de Proveedores de la base de datos Personal.
Crear: Si no puedes importar, debes crear la tabla de Proveedores de nuevo: En el objeto tabla, pulsa el botón Nuevo.
En el modo diseño, crea la tabla con la siguiente estructura y guárdala con el nombre: Proveedores
Nombre del campo Tipo Tamaño del campo
Núm de proveedor Autonumérico (Contador)
Nombre de compañía Texto ancho 40 (poner en la parte inferior tamaño del campo)
Nombre de contacto Texto ancho 40
Dirección Texto ancho 40
Población Texto ancho 15
Provincia Texto ancho 15
Teléfonos Texto ancho 24
Fax Texto ancho 24
Añadir registros: Cuando hayas importado o creado la tabla de proveedores, añade los datos siguientes a la tabla:
Num. Proveedor Nombre de compañía Dirección Población Teléfonos
1 IBM C/ Velázquez, 40 MADRID (86)112 13 14
2 SONY C/ Rubens,10 TARRAGONA (977) 21 13 45
3 CANNON C/ Miró, 120 BARCELONA (93) 824 24 67
4 HP C/ Dalí, 34 BARCELONA (93) 456 78 24
Crear el formulario Proveedores:
Importar: Si tienes la base de datos de Personal accesible, escoge: Archivo – Obtener datos externos – Importar e
importa el formulario de Proveedores de la base de datos Personal.
Crear el formulario:
Si no puedes importar el formulario de proveedores, tendrás que diseñarlo:
• Si usas Access 2003: En el objeto: Formularios y pulsa doble clic en: Crear un formulario utilizando el asistente”
• Si usas Access 2007: Pulsa en el Panel Crear – Más formularios – Asistente para formularios
En la lista de tablas/consultas, elige la tabla Proveedores.
Pulsa en >> para agregar todos los campos y pulsa el botón: siguiente.
Escoge distribución En columnas y pulsa siguiente.
Escoge un estilo (estándar u oficina) y pulsa siguiente.
Continúa completando el asistente y cuando termines, ponle al formulario el título: Proveedores y pulsa en el botón: Abrir
Cierra y Guarda el formulario con el nombre: Proveedores.
Cómo añadir más registros desde un formulario.
Abre de nuevo el formulario de Proveedores y amplia la dimensión de la ventana (estirando del borde), para poder
visualizar todos los campos, pulsa en la flecha con estrella del navegador inferior , para añadir un nuevo proveedor.
Añade la empresa: PerfectVision, fabricante de monitores a color ubicada en Barcelona
Para validar los datos introducidos, escoge del menú: Registros Actualizar. (Access 2007: Inicio – Actualizar todo)
Modificar y buscar un registro en un formulario:
El teléfono del proveedor HP ha cambiado a: TEL (93) 456 88 88.
En el primer registro, haz clic en el campo: Nombre de la compañía y pulsa sobre el botón Buscar
Escribe en la casilla Buscar: HP. Pulsa el botón Buscar siguiente.
Moverse con el teclado: - Pulsa la tecla: Tab para saltar los campos hacia la derecha.
- Pulsa las teclas: May+Tab + para saltar los campos hacia la izquierda.
- Pulsa la tecla: Av Pág para saltar 2 registros hacia delante.
- Pulsa la tecla: Re Pág para saltar 2 registros hacia atrás.
Sitúate sobre el campo del teléfono y cámbialo por el nuevo número de teléfono.
Por último cierra el formulario. Las modificaciones se almacenan automáticamente.
12. Cómo crear un formulario con subformulario. Cómo establecer relaciones.
En la consulta anterior existe el inconveniente de poder visualizar todos los campos (columnas) en una sola pantalla.
Vamos a crear un formulario donde se aprecie con mejor claridad cada proveedor y un listado de los productos que nos
suministran. (Un formulario con subformulario).
Necesitamos una relación permanente entre los proveedores y sus artículos para que al visualizar o modificar un dato de
ellos se actualicen ambas tablas. Para ello debemos crear una Relación.
1.-Crear relaciones permanentes:
Access 2003: En el menú elige: Herramientas Relaciones... Access 2007: Herramientas de B.Datos - Relaciones
Agrega las tablas: Proveedores y Artículos.
Pulsa doble clic sobre el vínculo link o enlace (la línea de relación) y en el tipo de combinación escoge opción 2:
Observa que la relación sea tipo varios, ya que un proveedor nos puede suministra varios artículos.
El campo coincidente será Núm proveedor Código proveedor . Por último pulsa en agregar y cerrar.
2.- Crear el formulario Proveedores con el subformulario de sus artículos.
Access 2003: En el objeto Formularios, pulsa doble clic en: Crear un formulario
utilizando el asistente”
Access 2007: Panel Crear – Más formularios – Asistente para formularios
- En el cuadro tablas/consultas selecciona la tabla Proveedores y añade todos sus
campos disponibles pulsando en >>
- Sin pulsar siguiente vuelve a elegir en el cuadro tablas/consultas la tabla Artículos y
pulsa en >>. Pulsa ahora siguiente.
- Selecciona ver los datos de manera que permita escoger el círculo Formulario con
subformulario. Siendo el principal el de Proveedores. Pulsa siguiente.
- Distribución de datos: Hoja de datos. Pulsa siguiente. Estilo: Piedra- Pulsa siguiente
Antes de abrir el formulario Access nos pedirá el nombre para guardar el subformulario que será: Artículos de proveedores.
Al abrirlo comprueba que al final de la ventana aparezca en la tabla de artículos los que son que corresponden a cada
proveedor. Sin embargo los datos del proveedor ocupan casi toda la ventana, será necesario rediseñar el formulario:
Pulsa en el botón diseñar de la barra de botones superior (1er botón).
Distribuye los campos ciudad, provincia etc.. de proveedores para que estos ocupen menos longitud en el formulario y este
sea más ancho. Luego sube el cuadro del subformulario para una visualización más completa. A través del botón de paleta
resalta en nombre de la compañía en rojo.
Cierra y guarda en formulario con el nombre: Proveedores y sus artículos.
Nota: Si no aparece el asistente Principal con subformulario puedes diseñarlo manualmente utilizando el botón de la
caja de herramientas Subformulario/subinforme.
Cómo obtener un informe para imprimir el listado de precios agrupado por tipo de artículo.
Sitúate en el panel informes y pulsa el botón Nuevo.
Elige: Asistente para informes y escoge la tabla/consulta: Lista de precios en la que se añadió el campo calculado:
PVP: [Precio compra]*(1+40/100) y pulsa en Aceptar
Añade los campos: Referencia, Num.Proveedor, Tipo artículo, Descripción, Cantidad por unidad y PVP
Pulsa el botón Siguiente y escoge Nivel de Agrupamiento: Tipo de artículo. En opciones de agrupamiento escoge la
agrupación normal – Siguiente – En el campo de ordenación escoge por la Descripción. Siguiente – Distribución en Pasos
y estilo Corporativo – Siguiente. El título del informe será: Lista de precios.
Abre el informe y visualiza su presentación en página completa.
Observa que si el PVP no cabe todo pulsa el botón diseñar y mueve un poco el campo del PVP.
Observa nivel de agrupación del diseño por apartados.
Borra las sumas que contienen los apartados de pie de página e informe seleccionando los objetos y pulsando la tecla
Suprimir.
Del mismo modo borra los objetos del código de proveedor de los apartados encabezado y detalle y sustituye los campos
de su derecha para que se visualice mejor el P.V. P. Cierra y guarda las modificaciones.
Vuelve a abrir la lista de precios para ver la nueva distribución.
Recuerda que cualquier modificación de los datos en la tabla Artículos se actualizarán en este informe. Pulsa el botón
configuración y modifica los márgenes de la página a 1 cm. asegúrate que la impresora seleccionada es la correcta e
imprime la lista de precios. Por último cierra el informe.
14. PROGRAMA DE CONTACTOS DE PERSONAS – PROFESIONALES
Opción 1: Si ya tienes la base de datos PERSONAL: Abre la base de datos Personal.
Opción 2: Si no tienes la base de datos Personal, entra en Access y elige crear una nueva base de datos en blanco.
2º- Crear la tabla Profesionales: En el objeto Tabla: Pulsar el botón Nuevo Vista diseño (o pulsar doble clic sobre el
enlace: “Crear una tabla en vista Diseño”). En la estructura de la tabla, escribir los campos y rellenar los datos que se
muestran en la lista y al finalizar guardar la tabla con el nombre: PROFESIONALES.
(Si tienes la base de datos Personal, puedes aprovechar campos de la tabla de Empleados. Copiar y pegar estructura.)
3º- Rellenar datos en la tabla: Abre la tabla de PROFESIONALES, pulsando doble clic sobre ella, y añade al menos los
siguientes datos de la parte inferior en el campo que le corresponde, el resto de los datos puedes inventártelos. Recuerda
que no se rellena ni el campo Código por ser autonumérico ni el campo Foto por no visualizarse en una tabla.
Datos a rellenar en la tabla:
Antonio García Ramírez
Salou-Tarragona-Constructor
Javier Gómez Pérez
Salou-Tarragona-Informático
Francesc Serra Ferrer
Barcelona-Pintor-Soltero
Raúl Frutos García
Barcelona- Abogado
Mark Smith
Londres- Informático – Ofimega
4º- Crear el formulario de PROFESIONALES:
• En el objeto o solapa Formularios, Pulsar el botón: Nuevo Vista diseño o doble clic sobre la opción del panel:”Crear
un formulario en vista diseño”. Elige la tabla contactos y pulsa el botón Aceptar.
• En la ventana del formulario, estira de la esquina inferior derecha del detalle del formulario, para aumentar su tamaño.
• Pulsa doble clic sobre la barra de títulos de la ventana que contiene la lista de campos para seleccionar todos ellos y
arrastra su interior hasta el área del detalle del formulario. Luego ordena arrastrando los campos para que aparezcan
como en la figura. Escribe en el encabezado (Ver Encabezado o pie de formulario): Ficha de profesionales. Cambia
su tamaño y Guarda el formulario con el nombre: Formulario Profesionales. Comprueba abriendo el formulario, su
funcionamiento.
16. 6.- Creación de una consulta para una profesión: Sería muy útil crear una consultas en cuya lista sólo aparezcan los
contactos de una determinada profesión.
Elige el objeto o apartado de Consultas crea una Nueva consulta en vista diseño. Aparecerá una ventana con las tablas
disponibles a consultar. Elige Contactos y pulsa el botón Agregar luego cierra la ventana de mostrar tablas. Pulsa doble clic
sobre la barra de títulos de la tabla de contactos añadida para seleccionar todos los campos. Arrastra su interior hasta la
primera columna de la lista inferior. Observarás como se rellenan todas las columnas de campos.
Para eliminar una columna no deseada: Busca el la última columna el campo foto, (desplazándote con la barra de
desplazamientos horizontal). Desactiva su casilla Mostrar (o seleccionar la columna y pulsar la tecla Supr ) Habrás
eliminado el campo de la foto, innecesario en la consulta.
Para escribir la condición de la consulta: Busca el campo de la
Profesión y a la altura de la fila de criterios pulsa un clic en la
casilla para escribir el texto: Abogado. Si pulsas la tecla Intro
aparecerá el texto entre comillas.
Para ordenar los datos de la consulta: Busca el campo apellidos y
haz un clic en la fila orden: Elige de la flecha desplegable la opción
Ascendente. Cierra y guarda la consulta con el nombre: Abogados
Abre la consulta para comprobar su funcionamiento.
Crear otras consultas: (Ejercicios propuestos):
Crea una consulta de los profesionales de la provincia de Tarragona: Pista: Provincia = “Tarragona”
Crea una consulta cuyo apellido comience por: Pista: Apellidos=Como "g*"
Una consulta de los profesionales de Alta: Pista: Alta = Sí (sin comillas y con acento)
Una consulta de los profesionales que se dieron de alta este año: Fecha alta = Entre #01/01/2005# Y #31/12/2004#
Usar un filtro en el formulario:
Si la consulta es puntual, no necesitamos crearla, podemos aplicar un filtro directamente en el formulario:
• Abre el formulario anterior, llamado: Formulario Profesionales.
• Pulsa en el botón de la barra de formularios: Filtro por formulario.
• Escribe directamente en el campo de la profesión: Abogado
• Pulsa en el botón de la barra de formularios: Aplicar filtro.
• Comprueba su funcionamiento. Al finalizar, vuelve a pulsar el botón: Aplicar filtro para quitarlo.
7.- Creación de una consulta válida para todas las profesiones:
En la consulta anterior por profesiones existe el problema de tener que crear varias consultas para cada profesión. En su
lugar, podemos crear una sola consulta y que Access nos solicite antes sobre qué profesión consultar.
Abre la consulta anterior por profesiones en modo diseño (Pulsando el botón diseño con la consulta de abogados
seleccionada). Busca el campo de la profesión en las columnas inferiores, y en la casilla de criterios borra el texto anterior y
escribe el siguiente texto entre corchetes: [Escriba
Profesión]. Elige del menú: Archivo Guardar
como… Guarda la consulta con el nombre: Consulta de
Profesiones. Luego cierra la consulta.
Comprueba que al abrir la consulta, nos pide que
escribamos primero la profesión.
Ejercicio propuestos:
Crea otra consulta por fechas de alta: Pista: Entre [Fecha inicio:] Y [Fecha final:]
Crea otra consulta por profesiones Y por fechas de alta: Pista: Profesión = [Escriba Profesión:]
Fecha alta=Entre [Fecha inicio:] Y [Fecha final:]
Crea otra consulta por profesiones O por fechas de alta: Pista: Idem a la anterior pero en distintas filas
8.- Creación de una consulta con formulario previo de datos:
En el punto anterior también existe el problema de que es muy probable que escribamos una profesión y su texto no coincida
exactamente con el texto de la profesión de la base de datos. (como por ejemplo: “Pintores” en lugar de “Pintor” o
“INFORMATICO” en lugar de “Informático”). Si al introducir los datos en este campo, obligamos al usuario a elegir la
profesión de una lista, podemos aprovechar la misma para realizar las consultas. Para ello primero diseñaremos un formulario
donde le pediremos al usuario que elija la profesión de una lista y a continuación abra la consulta aplicando el filtro para la
condición elegida.
• Selecciona la consulta de Abogados y pulsando el botón Diseño ). Bajo el campo de la profesión y en la fila de
criterios borra el texto anterior. Guarda y cierra la consulta. (hemos quitado el filtro a la consulta)
• En el objeto Formularios crea un nuevo formulario en vista diseño, agregando la tabla de profesiones. Aparecerá un
formulario en blanco, al que agregaremos los componentes de la figura:
18. Impresión del listado:
Es posible imprimir de dos maneras: Directamente desde el formulario o abriendo un informe previamente diseñado.
Abre el formulario anterior en modo diseño. Añade un botón cuyo texto diga: Imprimir este listado.
Le asignaremos una de las acciones de la macro siguiente:
Nota: Si elegimos la acción de imprimir el informe, previamente deberemos haber creado el informe.
Impresión de una carta personalizada:
Vamos a enviar una carta a cada profesional de la lista, invitándoles a la inauguración de nuestra nueva sucursal.
Con el objeto Informes seleccionado, pulsa sobre el botón Nuevo
Escoge: Vista diseño y elije la tabla de Profesionales. Aparecerá un informe en blanco.
Añade y escribe los siguiente cuadros de texto:
="Apreciado señor " & [pofesionales!Nombre] & " "& [Apellido] & ": "
="Está invitado a la inauguración de nuestra sucursal de ""& [Provincia] & ” , como profesional ”& [Profesión] & “.
Que se celebrará el día 16 de febrero de 2008.”
Por último cierra y guarda el informe con el nombre: Invitaciones. Comprueba su funcionamiento.
Ejercicio propuesto: Autoejecución: Ahorro de un panel de Control:
Dadas las pocas ventanas utilizadas en esta
aplicación, el usuario entrará directamente
en el formulario de profesionales y allí
dispondrá de dos botones: Ver tabla y
Consultar profesiones.
Para ello debes dibujar estos dos botones en
el formulario y luego, asignar a cada uno de
ellos, las acciones correspondientes,
utilizando para ello el asistente de
comandos.
Para que se oculte el panel principal y se abra el
formulario de profesionales al entrar en la base de datos,
crearemos la macro Autoexec siguiente:
Fin del ejercicio
Resumen para búsqueda y consultas:
Comodines en consultas de texto:
carácter símbolo descripción ejemplo
interrogante ? Sustituye a un carácter ca?a
asterisco * Sustituye a un grupo de caracteres ca*
almohadilla # Sustituye a un dígito 1#5
corchetes [] Sustituye sólo caracteres especificados ca[sp]a
admiración ! Excluye los caracteres especificados entre corchetes ca[¡mr]a
Operadores relacionales, aritméticos y lógicos
operadores > < = >= <= <>
Relacionales mayor que menor que igual a mayor o igual a menor o igual a distinto o diferente
Aritmeticos significado operador significado
+ suma / división
- resta división entera
* producto ^ exponenciación
lógicos significado ejemplo
Y (and) verdadero si cumple ambas condiciones [nombre]=”José” Y [apellido]=”García”
O (or) verdadero si cumple una de las condiciones [nombre]=”José” O [nombre]=”Pedro”
NEGADO verdadero si es falso (contrario) [nombre]=Negado ”José”
Operadores comparadores
operador significado ejemplo
Como (like) compara cadenas de texto con comodines Como “M*”
& Une cadenas de texto [nombre] &” “ &[apellidos]
Entre ... Y ... Compara si está en el intervalo Entre #01/01/99# Y #31/12/00#
En Si está contenido en una lista
Es nulo Si no hay valor
20. 6. Crear el formulario del panel de control. (Pantalla de presentación del programa).
• Crear un Nuevo formulario en blanco. (Sin ninguna tabla o consulta) (modo de ver diseño).
Luego Insertar un dibujo hecho en Paint Archivo: Logowin.BMP o Nubes.bmp (u otro) y enviar a segundo plano.
• Crear los cuatro botones de comando con los siguientes textos y acciones:
Texto Al presionar (o al hacer clic) Si se usa el asistente de comandos...
Formularios Macro de control.Fichas Operaciones con formularios - abrir formulario
Listado completo Macro de control.Listados Abrir tabla - agenda
Tareas pendientes Macro de control.Consultas Otras - Ejecutar consulta
Salir de Agenda Macro de control.Salir Varios - salir de la aplicación
Guarda este formulario con el nombre: Panel de control y comprobar su funcionamiento.
• Modifica el diseño del formulario de tareas (agenda) y asígnale el botón de cerrar formulario de la macro Macros de
control: Botón: Cerrar ..................................... Al presionar: Cerrar (Formulario).
7.- Crear la macro de autoejecución Autoexec. En el panel de macros pulsa Nuevo. Asigna la acción Abrir formulario y
el nombre del formulario a abrir será: PANEL DE CONTROL. Guarda la macro con el nombre Autoexec. Comprueba
cerrando la base de datos que al volverla a abrir, se auto-ejecute la macro Autoexec sola abriendo el panel de control.
8. Crear una macro para llamar a otra aplicación o ejecutar otro programa.
Vamos a crear una macro de utilidades para ejecutar aplicaciones externas de Windows como la calculadora.
En el panel de macros pulsa Nuevo. Asigna la acción Ejecutar aplicación y en la línea de comando escribe : CALC.EXE
Cierra y graba la macro con el nombre: Calculadora. Luego modifica el formulario del panel de control para añadirle el
correspondiente botón de comando de la Calculadora y asignarle a la propiedad del botón (ver propiedades) la acción de que
al presionar, ejecute la macro calculadora.
9. Cómo crear un icono en Windows que ejecute esta aplicación.
• Crea un icono de acceso directo en el escritorio cuyo destino sea la base de datos A:Tareas.mdb
• Es posible autoejecutar esta aplicación de Access al iniciar Windows creando el acceso directo en el menú de Inicio
Sintaxis general de la línea de comandos es:
C:....MSACCESS.EXE (base de datos) /Exclusivo /Readonly /User(nombre) /Pwd(contraseña) /X (macro)
• El modo más usual de ejecutar una macro al abrir una base de datos es creando una macro que se llame AutoExec.
10. Cómo crear una contraseña con un formulario.
1º Antes de crear el formulario contraseña debes modificar la macro Autoexec, para que en lugar de abrir el formulario Panel
de control, abra el formulario Contraseña.
2º Luego debes crear un formulario en blanco que se llame Contraseña y en este se crea un campo independiente (Elige de la
caja de herramientas Aa) y en sus propiedades (Ver - Propiedades a la izquierda) la regla de validación debe coincidir con un
texto. Ejemplo: “OFIMEGA”.
Propiedades del
Campo independiente
Acción:
Generar evento
Si es correcta la contraseña entonces llama a generar evento que abra el formulario del panel de control, y si es incorrecta,
entonces que aparezca el texto de validación: "Clave incorrecta, intente de nuevo"
Para generar evento:
Pulsa el botón derecho encima del campo independiente de la contraseña. Elegir del menú contextual: Propiedades - Ficha de
eventos – Después de actualizar (Cuando pulsen Intro en la contraseña) Ejecutar una Macro nueva llamada: Entrar.
Acción de la macro Entrar: Abrir formulario Nombre del formulario: Panel de control.
Cierra y guarda la macro. Comprueba su funcionamiento escribiendo una contraseña incorrecta y la correcta
11. Cómo ocultar el panel de base de datos:
Puedes ocultar y mostrar la ventana de base de datos directamente eligiendo del menú: Ventana ocultar o Ventana
Mostrar... o puedes añadirle esta acción a la macro entrar:
1. Selecciona la macro Entrar y pulsa el botón Diseño para modificarla.
2. Inserta al principio la siguiente acción: EjecutarComando: OcultarVentana.
3. Cierra y guarda la macro. Comprueba que al entrar no aparece el panel de base de datos.
