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(Transformar) Sessão 06

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Apresentação utilizada na 6a sessão de Gestão de Projetos Sociais - PMD, do Projeto Transformar.

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(Transformar) Sessão 06

  1. 1. Gestão de Projetos Sociais PMD Pro1 Sessão 06
  2. 2. Gerenciamento dos Recursos do Projeto (p. 110) Criação denormas de comunicação da equipe Realização da avaliação de desempenho Desenvolvimento da equipe do projeto Documentação do Organograma do Projeto Criação dasdescrições Formarequipe Finanças Cadeia de Supri-mento Recursos Humanos CriaçãodeOrçamentos Identificaçãodeestimativasde custo Monitoramentodeorçamento e gastos Serviçosde suprimento Logística Ativos REVISANDO
  3. 3. Controle e Monitoramento de Riscos (p.118) Controle e monitorame nto de riscos Identificaçãode riscos Avaliação de riscos Planejamento de resposta aos riscos Controle e monitoramento de riscos Categor ia de Risco Nome do Risco Status Proba bi- lidade Impact o Pontuaç ão do Risco Resposta Respons ável Quand o Estratég ia Falta de capacida de do parceiro Ativo - o risco está sendo monitora do ativame nte 3/5 4/5 7 Minimizar - o dinheiro do orçamento para treinament o em contabilida de. Mariana T1 Naturez a A chuva atrasa as atividade s Isolado - risco eliminad o 2/5 3/5 5 Evitar - atrasar as atividades até a estação seca. PM T1 Política A insegura nça ameaça as atividade s Isolado - o risco foi solucion ado 2/5 4/5 6 Transferir - contrata transportad ores para absorver o risco de perda. MV T2 REVISANDO
  4. 4. Interação Fases x Disciplinas Escopo Tempo Recursos Riscos Justificativa Partes interessadas Identificação e design Identificação Avaliação e Planejamento Árvore de problemas Árvore de objetivos Quadro Lógico Diagrama de Venn Matriz de análise das partes interessadas Definição Planejamento EAP Diagrama de rede Estimativa de recursos Estimativa de tempo Caminho Crítico Gráfico de Gantt Plano de recursos humanos Orçamento Baseado em Atividades Identificação, avaliação e planejamento de resposta aos riscos Matriz RECI Plano de Comunicação Implementaç ão Cadeia de Suprimento Monitorament o, avaliação e controle Análise de Valor Agregado Controle e monitorament o de riscos REVISANDO
  5. 5. Fase 4: Implementação / Execução Habilidades para Implementação Problemas Pessoas Controles internos Habilidades Técnicas e Interpessoais Qual propósito dos controles internos? Identifica – Analisa – Comunica - Controla REVISANDO
  6. 6. - Monitoramento; - Avaliação; - Controle e Tolerâncias! Monitoramento, Avaliação e Controle do projeto
  7. 7. Monitoramento, avaliação e controle (p.63) Monitoramento, avaliação e controle Identificação e design do projeto Definição do projeto Transição do projeto Porta de decisão
  8. 8. Porque monitoramento, avaliação e controle? Você já gerenciou um projeto sem
  9. 9. Porque monitoramento, avaliação e controle? Escop o Temp o Quali- dade Cust o RISC O
  10. 10. Monitoramento, avaliação e controle Qual é a diferença entre os 3?
  11. 11. Estrutura Lógica - Indicadores complementares Descrição do projeto Indicadores Fonte de verificação Pressupostos e/ou riscos Impacto Objetivos Resultados – Produtos Atividades Fazer as coisas bem feitas (obter resultados) MONITORAMENTO Fazer o que deve ser feito (o sentido dos resultados) AVALIAÇÃO
  12. 12. Monitoramento - ligado a resultados/produtos (p.64) Descrição do projeto Indicadores Fonte de verificação Pressupostos Impacto Objetivo(s) Resultados- Produtos Atividades Recursos/ Insumos* Monitorament o • Entrega do serviço • Distribuição física • Controle financeiro • Controle de compras e inventário Ligado aos componentes de Recursos, Atividades e Resultados/Produ Monitoramento • Pressupostos • Riscos A
  13. 13. 6 Elementos do Sistema de monitoramento (p.68) Indicadores  Claramente definidos  Com parâmetros e critérios  Sistematicamente medidos Cronograma e orçamento  Tempo e dinheiro são alocados para tarefas de monitoramento  Processos de detalhes de cronograma para coleta de dados, análise, resumo, avaliação e retorno Equipe/parcei ros  Responsabilidades de monitoramento identificadas claramente  Competências  Planejar atividades de monitoramento com a comunidade  Capacitar os integrantes da comunidade em sistemas de monitoramento baseados na comunidade  Usar técnicas de monitoramento participativo Um ciclo de dados  Incluindo um ciclo inteiro para gerenciar os dados de monitoramento: Gerenciament o de dados  Existem procedimentos usados para garantir a integridade dos dados e seu armazenamento adequado Vínculo com o  O sistema de monitoramento de projeto está vinculado ao 1. Coleta 2. Revisão 3. Resumo 4. Análise 5. Realimentação
  14. 14. Monitoramento de todo o projeto Área de conhecimento Processo Gerenciamento do escopo • Monitorar contrato/ata de constituição • Monitorar EAP Gerenciamento do tempo • Monitore o cronograma e faça um cronograma de monitoramento Gerenciamento de recursos do projeto • Monitore custos, faça análises financeiras • Dirija a equipe do projeto, analise seu desempenho, tome decisões • Acompanhamento administrativo Riscos • Monitoramento dos riscos Gerenciamento da justificativa do projeto • Monitoramento dos pressupostos do Marco Lógico Gerenciamento das partes interessadas • Monitorar responsabilidades • Monitorar comunicação entre as partes
  15. 15. Avaliação (p.65) Recursos/ Insumos Objetivos – A lógica causal entre os produtos e objetivos está correta? Impactos - A lógica causal entre os objetivos e o impacto está correta? Descrição do projeto Indicadores Fonte de verificação Pressupostos Impacto Objetivo(s) Resultados – Produtos Atividades
  16. 16. Avaliação (p.65) Recursos/ Insumos Objetivos - A lógica causal entre os produtos e objetivos está correta? Impactos - A lógica causal entre os objetivos e o impacto está correta? Descrição do projeto Indicadores Fonte de verificação Pressupostos Impacto Objetivo(s) Resultados – Produtos Atividades Monitoramento de pressupostos – Preste atenção especial ao acompanhamento de pressupostos nos níveis de Resultados e Objetivos. Eles são DECISIVOS para o sucesso do projeto.
  17. 17. Abordagens de Avaliação (p.69) • Avaliação Intermediária • Avaliação Final • Avaliação Ex-Post O projeto teve sucesso ao alcançar os resultados, metas e o impacto desejado? O projeto foi relevante, efetivo e eficiente? O projeto tem o potencial de ser sustentável em suas operações e impacto? A teoria expressa na estrutura lógica foi confirmada?
  18. 18. Monitoramento/ Avaliação - Qual é a diferença? MONITORAMENTO AVALIAÇÃO O que? O que? Por quê? Por quê? Quando? Quando? Como? Como?
  19. 19. Monitoramento/ Avaliação - Qual é a diferença? MONITORAMENTO AVALIAÇÃO O que? Revisão constante de atividades/ resultados e produtos – identifica ações corretivas necessárias. Mede o progresso das operações diárias do projeto. O que? Coleta e análise de informação para verificar o avanço na entrega dos resultados e produtos e sua contribuição para atingir objetivos e impactos. Por quê? Identificar problemas e achar soluções, medir avanços em comparação com resultados e produtos, manter atividades no cronograma, etc. Tomar decisões sobre os recursos (vários). Ver tendências e padrões. Por quê? Medir eficácia do projeto, ver se Objetivos foram atingidos, verificar nível da qualidade das coisas sendo feitas, aprender lições p/ melhorias futuras, etc. Quando? De forma contínua ao longo do desenvolvimento do projeto. Quando? Periodicamente, (a frequência varia segundo projeto). Normalmente meio termo, final e pós projeto.
  20. 20. E o CONTROLE do projeto (p.70) O que o gerente de projetos faz quando? A) Sua equipe não consegue acompanhar o cronograma na metade do projeto, e você verifica que está com atraso de 1 mês? B) Seu gerente financeiro verifica que o orçamento do projeto poderia atender um público 30% maior? C) Percebe que o público-alvo acompanharia melhor os conteúdos se tivesse aulas de matemática básica?
  21. 21. E o CONTROLE do projeto (p.70) O que o gerente de projetos faz quando? A) Sua equipe não consegue acompanhar o cronograma na metade do projeto, e você verifica que está com atraso de 1 mês? B) Seu gerente financeiro verifica que o orçamento do projeto poderia atender um público 30% maior? C) Percebe que o público-alvo acompanharia melhor os conteúdos se tivesse aulas de matemática básica? Definição de sistemas e de processos de tomada de decisão para gerenciar, documentar e comunicar as discrepâncias entre os planos do projeto e a realidade da implementação do projeto. CONTROLE
  22. 22. E o CONTROLE do projeto (p.70) PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO É UM “MEIO PARA UM FIM" E NÃO UM FIM EM SI MESMO  Não reconhecer que os planos originais são imperfeitos;  Medo de reconhecer para doadores externos (e internos) que o plano original não é mais viável;  Relutância em revisitar os documentos originais para criar um plano novo e mais adequado;  Falta de clareza com relação a qual processo precisa ser seguido para atualizar os documentos do projeto.
  23. 23. Em um processo integrado de controle de mudanças, cada mudança será (p.70): Gerenciada Analisada Documentad a Comunicada
  24. 24. Tolerâncias (p.71) As tolerâncias do projeto definem os limites de desempenho dentro dos quais o gerente de projetos pode manter a autonomia. O desafio será diferenciar quais problemas e respostas propostos estão dentro da autoridade do gerente de projetos e quais não estão.
  25. 25. Tolerâncias no Controle de Mudanças (p.71) Margem de Tolerância 0 50 100 150 200 250 Tempo Custo Alcance Risco Qualidade Benefícios Ideal Tolerância Máxima
  26. 26. Definição das Tolerâncias (p.71) Tolerân -cias Tempo Custo Escopo Risco Quali- dade Benefí- cios
  27. 27. Abordagem de mapeamento do processo de aprovação de solicitação de mudanças (p.73) Identificar Aprovar Controlar Documentar Formulário de solicitação de alteração enviado Criar ação para alterar planos e atualizar documentos Alteração possível dentro do contrato? Proibir solicitação de alteração Avaliar impacto no cronograma, recursos, custos e qualidade Criar nova ação para tratar da alteração? Atualizar os planos do projeto Implementar alteração Fechar documentaçã o Aprovaçã o do cliente Aprovação do cliente necessária ? O impacto da mudanç a é aceitável ? O impacto da alteração é aceitável Si m Si m Si m Si m Si m Nã o Nã o Nã o Nã o Nã o
  28. 28. Abordagem de mapeamento do processo de aprovação de solicitação de mudanças (p.73) Identificar Aprovar Controlar Documentar Formulário de solicitação de alteração enviado Criar ação para alterar planos e atualizar documentos Alteração possível dentro do contrato? Proibir solicitação de alteração Avaliar impacto no cronograma, recursos, custos e qualidade Criar nova ação para tratar da alteração? Atualizar os planos do projeto Implementar alteração Fechar documentaçã o Aprovaçã o do cliente Aprovação do cliente necessária ? O impacto da mudanç a é aceitável ? O impacto da alteração é aceitável Si m Si m Si m Si m Si m Nã o Nã o Nã o Nã o Nã o É importante personalizar o diagrama de processo com a realidade do contexto operacional do projeto.
  29. 29. Abordagem reiterativa de Planejamento de Projeto (p.74) 1. Confirmar a lógica, os riscos, as oportunidades, os pressupostos e os limites. 2. Atualizar e revisar as atividades, cronogramas e recursos do projeto. 3. Garantir que as atividades de intervenção do projeto sejam concentradas no tratamento dos riscos e problemas que apresentam as ameaças mais imediatas ao sucesso do projeto. Planejamento em Ondas Sucessivas
  30. 30. Uma Mensagem Para Liberdade Ideia inicial - Mensagem para Liberdade (concurso de ideias da Fundação Rockfeller): Criação de um aplicativo para denunciar casos de imigrantes em situação de trabalho análogo à escravidão na cadeia da moda. Mensagem para Liberdade - Projeto final: - Processo de capacitação para fortalecimento e estruturação das oficinas da cadeia da moda; - Website de cadastro de varejistas e de oficinas formalizadas, para possibilitar a conexão entre os dois lados; - Conselho do projeto formado por varejistas, centros de apoio e donos de oficinas. - Diagnóstico Externo : pesquisa de partes interessadas, entrevistas em profundidade com imigrantes que atuam em oficinas de costura, entrevistas com centros de suporte a imigrantes, com donos de oficinas e com grandes marcas de varejo. - Percepções: - Pessoas envolvidas não se percebem na situação de trabalho análogo à escravidão; - Muitos dos donos das oficinas não possuem condições para se legalizar e falta suporte - Os grandes varejistas terceirizam a produção por meio de intermediários – a aproximação entre varejistas e oficinas legalizadas poderia ajudar. Tolerância: Aprovação do Financiador (Comitê de Governanç a)
  31. 31. Assistir vídeo: https://vimeo.com/128498236
  32. 32. Avaliando o Projeto – Case Projeto Legado Avaliação Intermediária Projeto Legado FdV Impacto Organizações melhorando na entrega de seus resultados e sendo reconhecidas. Aumento nos resultados das organizações (representado pelo indicador mais básico que possa demonstrar o resultado da organização) Comparação da Ficha de Inscrição no Projeto Legado com Questionário após o Projeto Legado Objetivos Organizações aplicando os aprendizados, melhorando a prática Melhoria nos OCATs (Organizational Capacity Assessment Tool) Comparativo do Resultado Inicial dos OCATs com o Resultado final dos OCATs. Resultados Organizações presentes nos treinamentos, realizando assessoria para tirar dúvidas, apresentando projeto na banca final e recebendo financiamento do Projeto Legado. # de Organizações presentes em mais de 80% dos treinamentos; % com o Projeto (NPS) # de organizações que apresentam projeto final $ repassado às organizações com melhores projetos Atividades Capacitações em diversos temas para as organizações, com assessorias par atirar dúvidas. Ao final, as organizações apresentam um projeto de aumento de impacto, baseado nos # de capacitações # horas de capacitações # de assessoria
  33. 33. OCAT – Organizational Capacity Assessment Tool É uma ferramenta de análise de capacidade organizacional desenvolvido pela McKinsey e Venture Philanthropy Partners, com tradução e adaptação feita pela INK. Seu objetivo é ajudar a ver de forma estruturada quais são os pontos fortes e quais os que precisam de mais desenvolvimento na organização social.Identidade organizacional Conselho Estratégia Equipe Gestão e captação de recursos Voluntários Valores organizacionais Comunicação Aprendizado e inovação Estrutura Equipe de liderança Processos
  34. 34. OCAT – Organizational Capacity Assessment Tool
  35. 35. OCAT – Organizational Capacity Assessment Tool 0.00 0.50 1.00 1.50 2.00 2.50 Identidade Organizacional Estratégia Gestão e captação de recursos Valores Organizacionais Aprendizado e Inovação Equipe de Liderança Conselho Equipe Voluntários Comunicação Estrutura Organizacional Processos Média DP
  36. 36. Estes indicadores foram coletados de acordo com os anos abaixo e analisados comparativamente: Ano 0 = ano anterior à participação no projeto Ano 1 = ano da participação no projeto Ano 2 = ano após a participação no projeto Ano 3 = dois anos após a participação no projeto (somente Acácias e Unidos Pela Vida com ❖ Foram coletados indicadores das instituições que receberam investimento em 2013 e 2014. ❖ Estes indicadores estão relacionados à ação da instituição e também ao projeto apresentado para investimento - sendo eles: N. de alunos assistidos elas instituições apoiadas N. de crianças e adolescentes atendidos N. de campanhas e eventos que realizaram ou participaram com espaço N. de livros distribuídos N. de crianças atendidas e N. de crianças apoiadas pela cartilha N. de pessoas associadas, voluntárias e no mailing (projeto Legado) e N. de ciclorrotas e provas Detran N. de pessoas que atendem palestras e assistem os vídeos do Projeto Educação Não enviou dados Acácias 2014 2013
  37. 37. Resultados Ano 1 Resultados Ano 2 Resultados Ano 3 Acácias N. de crianças & adolescentes atendidos diretamente 200 200 221 Para 2015 (n. de atendidos pelas organizações que receberão a cartilha) 17021 ASID Escolas beneficiadas 6 15 70 Alunos impactados 837 2873 12000 Freguesia do Livro Pontos de leitura 50 150 200 N. de livros distribuídos 2000 6000 8000 Menino Deus Crianças atendidas 89 140 246 Parceiros do Mar N. de eventos participados 15 5 11 N. de eventos realizados 3 7 14 Cicloiguaçu Prova detran 32.461 condutores 70320 N. de pessoas no mailing/newsletter 200 600 6000 N. de associados (se possível, pode unir número de associados + número de voluntários) 100 125 250 N. de voluntários 50 109 200 Instituto Unidos Pela Vida N. de alunos TOTAL nas
  38. 38. Cicloiguaçu * ASID Parceiros do Mar Freguesia Menino Deus Unidos pela Vida* Acácias Ano 0 = ano anterior ao projeto Ano 1 = ano do projeto Ano 2 = ano após projeto Resultados em % (considerando crescimento em relação ao Ano 0) *Todos os resultados do Ano 2 das organizações 2014 são previstos Destas instituições, 86% delas afirmam que o Projeto Legado teve grande influência nos resultados que vieram após a participação, e 14% que teve média influência.
  39. 39. Avaliação Ex-Post Quando acontece? - No mínimo 6 meses após o término do projeto. Quem paga? - O parceiro financiador. Quem executa? - Avaliador externo. Paga pela consultoria da avaliação e até disponibiliza recursos para os parceiros executores Reserva 5% do valor de todos os projetos que financia, para pagar a avaliação ex-post de apenas alguns selecionados, no futuro.
  40. 40. Escala de Rosenberg
  41. 41. Fase 5: Monitoramento, Avaliação e Controle Monitoramento X Avaliação (Intermediária, Final, Ex Post) Marco Lógico (indicador es) Plano de Monitorame nto e Avaliação Mudanças Tole- râncias Contro le CONSOLIDANDO
  42. 42. Transição - Planejamento da Transição - Encerramento do Projeto - Aprendizados
  43. 43. Transição do Projeto (p.75) Monitoramento, avaliação e controle Identificação e design do projeto Definição do projeto Transição do projeto Porta de decisão
  44. 44. O que acontece quando um projeto acaba?
  45. 45. Por que se chama fase de “transição”?
  46. 46. 4 alternativas de Transição: Encerrame nto Extensão Expansão Redesenho
  47. 47. 4 alternativas de Transição: (p.76) Encerrament o ou Finalização • O projeto é formalmente fechado e todas as atividades de encerrament o do projeto são completadas • Isso pode incluir a transferência para uma organização parceira Extensão • Negociação de tempo extra para concluir o projeto (pode ser com um custo adicional ou “sem” custo). Expansão • A equipe identifica que elementos do projeto devem ser replicados • A equipe identifica nova área ou população- alvo Redesenho ou Redesign •O projeto é refeito e continua por meio de uma nova fase, com intervenções ou atividades modificadas Existe a extensão sem custo?
  48. 48. O que devemos fazer para desenvolver a transição do projeto?
  49. 49. Verificação e aceitação (p.78) Verificar o alcance e impacto do projeto (escopo do projeto ou escopo do produto?) Confirmar a aceitação das entregas
  50. 50. Encerramento do Projeto (p.78) Administrativo •> •A equipe do projeto foi liberada ou realocada? •Os equipamentos, veículos, escritórios do projeto foram realocados, vendidos ou transferidos? •Os relatórios do projeto e documentos de encerramento estão completos? Financeiro • > • < • Todos os recursos dos doadores foram recebidos? • Todas as contas a receber (adiantament os do projeto, adiantamento s de viagem e adiantamento s para os fornecedores) foram liquidados? Contratual • ? • ? • Todos os contratos estão encerrados? • Fornecedores ? Subcontratad os? Doadores? Organizações implementad oras? Outros? • O doador analisou e aceitou os
  51. 51. Aprendizagem do Projeto Projetos ProgramasSubportfolio Subportfolio Projetos Projetos ProgramasProgramas Projeto s Projeto s Projetos Aprenda antes Aprenda durante Aprenda depois
  52. 52. Aprendizagem do Projeto
  53. 53. Revisão após a ação (p.79) • Atividade de aprendizado simples, rápida e versátil • Relativamente direto para organizar e implementar • Ajuda os participantes a compreender o que foi planejado em comparação com o que realmente aconteceu Avaliação • Mais formal, mais recursos, mais tempo Julgamento • O projeto atingiu os resultados e o impacto? • O projeto foi relevante, eficaz e eficiente? • O projeto tem potencial para ser sustentável em sua operação e impacto? • A lógica da estrutura lógica é sustentável? Conhecimen to • O projeto proporcionou lições para informar as decisões sobre operações, política ou estratégia relacionadas a intervenções em programas em andamento ou futuros?
  54. 54. Comemorar!! (p.79) • Comemore conclusões bem sucedidas • Reconheça o encerramento • Confirme as relações sociais
  55. 55. MatrizdePlanejamento daTransição(p.77)
  56. 56. Fase 6: Transição do Projeto Encerramento Extensão Expansão Redesenho Revisão Após Ação X Avaliação CONSOLIDANDO
  57. 57. O que vimos hoje? • Monitoramento, Avaliação e Controle - Monitoramento; - Avaliação; - Controle e Tolerâncias!
  58. 58. O que você achou? Compartilhe conosco sua opinião sobre a sessão de hoje:
  59. 59. Até a próxim

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