Cómo gestionar proyectos dentro de la empresas con software open source

1. Gestión de proyectos en la empresa
con software Open Source
José Moro Melón
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16 de noviembre de 2011 linkedin.com/in/josemoro
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2. Formación Consultoría
gedpro
expertos en gestión de
proyectos
Proyectos Soluciones

3. ¿Quién soy?
• Ingeniero Industrial
• Fundador de GEDPRO
• Consultoría
• Formación
• Outsourcing
• Tecnología
Consultor Portfolio
Tecnológico Manager
PMO
GEDPRO
Designer

4. Mapa
1. Introducción al software libre: ¿Qué es el software libre?, tipos de
licencias, etc…
2. ¿Necesitamos un sistema de gestión de proyectos en nuestra empresa?
3. ¿Qué le pedimos a un software de gestión de proyectos?
4. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
5. Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el software de gestión
de proyectos
6. Conclusiones

5. ¿Qué es el software libre?
• Concepto de software libre
Software Libre se refiere a la libertad de los usuarios para
ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el
software. El Software Libre conlleva a las siguientes libertades
para los usuarios:
• La libertad de usar el programa con cualquier propósito (libertad 0).
• La libertad de estudiar cómo funciona el programa y adaptarlo a sus
necesidades. El acceso al código fuente es una precondición para esto
(libertad 1).
• La libertad de distribuir copias (libertad 2).
• La libertad de mejorar el programa y liberar las mejoras al público, de tal
manera que toda la Comunidad se beneficia (libertad 3). El acceso al
código fuente es un requisito previo para esto

6. ¿Qué es el software libre?
• Concepto de código abierto
El Software Libre a veces es referido como Open Source.
Código Abierto no sólo significa acceso al código fuente, los
términos de distribución deben cumplir siguientes
características:
• Redistribución libre: la licencia no restringe a ninguna de las partes a
vender o regalar el software como un componente de una distribución
de software que contengan programas de diferentes fuentes. La licencia
no requerirá el pago de royalties ni una cuota por cada venta.
• Código fuente: el programa debe incluir el código fuente y debe permitir
la distribución del código fuente, así como su compilación.
• Trabajos derivados: la licencia debe permitir modificaciones y trabajos
derivados, y que los mismos sean distribuidos bajo los mismos términos
de la licencia original

7. ¿Qué es el software libre?
• Concepto de código abierto (cont.)
• Integridad del código fuente del autor: la licencia debe permitir la
distribución del software construido desde el código fuente modificado,
al igual que puede requerir que los trabajos derivados puedan llevar un
nombre o versión diferente que la del autor original.
• Ninguna discriminación contra personas o grupos: la licencia no puede
discriminar contra ninguna persona o grupo de personas.
• Ninguna discriminación para el uso en determinados campos
• La licencia no debe ser específica a un producto
• La licencia no debe restringir a otro software
• La licencia debe ser tecnológicamente neutral

8. ¿Qué es el software libre?
• Free Software Foundation vs Open Source Initiative
(FSF vs OSI)
• Para la FSF la cuestión del Software Libre es una cuestión ética y
política
• La OSI hablan de las mismas libertades pero desde un punto práctico, si
el software tiene que tener código abierto o no es una cuestión práctica,
no ética

9. Tipos de licencias
• Tipos de licencias
Una licencia es el contrato de uso que el creador de un programa
informático impone al comprador/usuario del mismo. La palabra impone
indica que las licencias se entregan como están, es decir, que no se
pueden modificar
Cada software tiene una licencia de uso adjunta al programa informático en
la entrega del software a terceros.
En software propietario las licencias son restrictivas.

10. ¿Qué es el software libre?
• Las licencias libres tienen las siguientes
características:
• Redistribución Libre (con o sin ánimo de lucro).
• Acceso al Código Fuente del programa.
• Derecho a modificarse.
• Distribución de la licencia con el programa.

11. ¿Qué es el software libre?
• Licencias libres:

12. ¿Qué es el software libre?
• Principales licencias libres:
• Licencia GPL (GNU General Public License):
Licencia desarrollada por la FSF, se trata de una licencia copyleft; además
de tratarse de una licencia libre es obligatorio mantener esta licencia en el
programa, sea modificado o no. Esto significa que, cualquier software que
utilice como base software bajo licencia GPL, debe convertir el suyo a GPL.
También es persistente porque no se tiene la posibilidad de modificar la
licencia en posteriores trabajos.
La GPL es una licencia que permite al usuario utilizarla libremente en
cuantas terminales se estime conveniente; además, el software se puede
modificar para adaptarlo a las necesidades del usuario y puede ser
distribuido libremente, modificado o no, pero siempre manteniendo la
misma licencia y todo lo que conlleva, incluyendo el código fuente.

13. ¿Qué es el software libre?
• Principales licencias libres:
• Licencia LGPL (Lesse General Public License):
La licencia LGPL permite la libre distribución modificación y cambio de
licencia, siempre y cuando se considere como un todo en un nuevo trabajo.
Cualquier cambio derivado debe estar registrado bajo la LGPL o GPL. Esto
implica que cualquier software licenciado bajo LGPL puede ser incorporado
a otro software cualquiera que sea su licencia. En caso de realizar
modificaciones sobre el mismo, la licencia deberá ser necesariamente
LGPL o GPL, por lo que se puede considerar como persistente.

14. ¿Qué es el software libre?
• Principales licencias libres:
• Licencia BSD (Berkeley Sistem Distribution):
La licencia BSD, al igual que la licencia del MIT o la Public Domain
License, es una licencia libre y que, por tanto, atribuye al software una
protección que ampara las libertades anteriormente mencionadas.
Sin embargo, esta licencia no es copyleft, de tal manera que no obliga al
mantenimiento de la licencia. Esta característica implica que se pueda
desarrollar software propietario sobre Software Libre BSD, si bien el
software original siempre sigue siendo libre. Uno de los problemas de
esta licencia se encuentra en que, llegado el caso, puede permitir a una
empresa aprovecharse del trabajo de una Comunidad entera y, sobre el
desarrollo, construir una aplicación propietaria sin devolver nada a la
Comunidad. En este caso, hablamos de una licencia de tipo permisivo.

15. ¿Qué es el software libre?
• Principales licencias libres:
• Más licencias en: http://opensource.org/licenses.

16. ¿Qué es el software libre?

17. ¿Necesito un sistema de gestión de proyectos?
Antes de empezar, hagamos una reflexión, ¿realmente necesito un sistema de
gestión de proyectos?
ESTABLE Y SENCILLO
INESTABLE Y SENCILLO
Procesos
Organización:
Organización:
Centralizada
Operaciones Centralizada
Estructura: Jerárquica
5Cs
Estructura: Flexible
Coordinación:
Coordinación:
Normalización de
Supervisión directa
procesos
COMPLEJO Y ESTABLE COMPLEJO E INESTABLE
Organización: Organización:
Descentralizada Descentralizada
Estructura: Burocrática Proyectos
Estructura: Orgánica
Coordinación: Coordinación:
Normalización de Procedimientos
habilidades generales

18. ¿Necesito un sistema de gestión de proyectos?
5Cs

19. ¿Necesito un sistema de gestión de proyectos?
• ¿Conozco todos los proyectos de mi
organización?
• ¿Conozco qué personas están trabajando en cada
proyecto?
• ¿Conozco qué riesgos operativos estoy asumiendo
en mi organización?
• ¿Conozco qué problemas tienen los proyectos?
• ¿Conozco los proyectos que sufren retrasos y
sobrecostes?

20. ¿Qué le pedimos a nuestros sistema de gestión de proyectos?
¿Qué es lo quiero gestionar?
Estrategia
Portfolio
Management
Program Management
Project Management
Procesos, herramientas y métricas

21. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• ¿Ya tengo claro lo que quiero gestionar?
Estrategia, portfolio, programa y/o proyectos
• En cualquier caso necesito siempre gestionar los
recursos empresariales de forma centralizada
Proyecto 1 Proyecto 3
Proyecto 2
Proyecto n

22. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• Requisitos:
 Recursos centralizados
 Gestión del portfolio
 Gestión de proyectos
• ¿Algún requisito más?
 Gestión documental
 Gestión de la demanda
 Integración con otros sistemas
 ….

23. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• ¿Qué hay en el mercado?

24. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• ¿Hay algo libre?
Aquí no
encontramos
nada

25. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• ¿Qué hay en el mercado?

26. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• ¿Hay algo libre?

27. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• No todo es Gartner ni IDC
Project Management

28. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• No todo es Gartner ni IDC
Scrum

29. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• No todo es Gartner ni IDC
Project Management

30. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• No todo es Gartner ni IDC
Scrum

31. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• No todo es Gartner ni IDC
http://www.opensourceprojectmanagement.org/

32. Quiero uno, ¿por donde empiezo?
• No todo es Gartner ni IDC
http://www.opensourcescrum.org/

33. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos?
• Aspectos funcionales
 Metodología de gestión de proyectos
 Recursos centralizados
 Gestión de estrategia empresarial
 Gestión de cartera de proyectos
 Gestión de programas de proyectos
 Gestión de proyectos
 Gestión de plazos, costes y recursos
 Gestión de riesgos
 Gestión del valor ganado
 Replanificación
 Priorización de proyectos y tareas
 Entorno colaborativo vs escritorio
 Elaboración sencilla de informes

34. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos?
• Aspectos técnicos
 Tecnologías maduras
 Tecnología libre / propietaria
 Escalabilidad
 Capacidad de cálculo
 Número max. de proyectos / tareas /
recursos
 Coste total de la propiedad (TCO)
 Libre vs Gratuito
 Administración
 Actualización
 Soporte
 Desarrollos ad-hoc

35. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos?
• Comunidad
 Comunidad de desarrolladores
 Desarrollo activo
 Roadmap
 Empresas comerciales detrás
 Tecnología emergente o madura
• Tipo de licencia
 GPL
 LGPL
 Otras: BSD, MIT, etc…

36. ¿Aspectos de primer nivel a tener en cuenta a la hora
de seleccionar el sistema de gestión de proyectos?
• Metodologías de gestión de proyectos
Sistemas Sistemas
predictivos ágiles
• Precio cerrado • Precio variable
• Alcance definido • Alcance no
• Planificación cerrado
• Ejecutar según Predictiva Ágil • Planificación a
corto plazo
planificación
(sprint)
• Gestión de líneas
base • Control de
esfuerzo restante
• Gestión de
cambios • Cambios GRATIS
• Camino crítico • Burndown
• Cadena crítica • Kanban
• Diagrama de
Procesos de gestión Personas
Gantt
Procesos, herramientas y métricas

37. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? - Metodología
Estrategia
Portfolio
Management
Program Management
Project Management
Procesos, herramientas y
métricas

38. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? - Metodología
Estrategia
Portfolio
Management
Program Management
Project Management
Procesos, herramientas y
métricas

39. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema
de gestión de proyectos? – Recursos centralizados
• Visión global de recursos
 Asignaciones de recursos a proyectos
 Utilización de los recursos
 Disponibilidad de recursos

40. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos?
• Previsión de la demanda
 Simulación de proyectos
 Previsión de recursos
 Criterios de selección de proyectos
Estrategia Selección de
proyectos
Portfolio
Management
Program Management
Project Management
Procesos, herramientas y
métricas

41. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema
de gestión de proyectos? – Carteras de proyectos
• Carteras de proyectos
 Estados
 Situaciones del proyectos
 Visión de la cartera

42. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema
de gestión de proyectos? – Plazos, costes y recursos
• Integración de costes, alcance, recursos y tiempo
ALCANCE ALCANCE ALCANCE
• Buscaré una herramienta que gestione de forma
integral tareas costes y recursos

43. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – Valor Ganado
• ¿ANSI 748-B?
• Líneas base

44. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos?
• Software de escritorio vs web
Ventajas Ventajas
• Capacidad de • Colaborativo
cálculo • Centralización de
• Impacto en la recursos
organización
menor Escritorio Web Inconvenientes
Inconvenientes • Menor capacidad
de cálculo
• Centralización de • Impacto mayor en
recursos la organización
• No colaborativo

45. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – Aspectos técnicos
• Tecnología
 Lenguaje de programación
 Motor de base de datos
 Riesgos asociados a la tecnología

46. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – Reporting
• Reporting
 Se pueden utilizar herramientas Open Source
de Busines Intelligence para realizar reporting
de portfolios, programas y proyectos
 ¿Qué programas hay de BI abiertos?

47. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – Reporting
• Reporting

48. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – BPM
• BPM
 Algunas herramientas que podemos utilizar
para integrar la gestión de proyectos en los
procesos de negocio

49. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos?
• Comunidad - Actualizaciones

50. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – Evaluación económica
• LIBRE ≠ GRATUITO
 En toda tecnología existen costes, tanto si es
propietaria como si es libre
 TCO (Total Cost of Ownership):coste total de
propiedad de una tecnología concreta sobre su
periodo de vida útil

51. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – TCO
• TCO
 El TCO depende de cada caso (entorno,
situación, etc…)
 El TCO se compone de todos los costes que
intervienen en la introducción de una nueva
tecnología
o Costes directos
o Costes indirectos

52. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – TCO
• TCO – Costes directos
 Coste de licencias
 Hardware
 Consumo de energía
 Costes de instalación, configuración,
desarrollos ad-hoc, mantenimiento,
traducciones, etc…
 Costes de migración
 Costes de personal (formación, administración
de sistemas, etc…)

53. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – TCO
• TCO – Costes indirectos
 Costes de soporte (costes por
desconocimiento, riesgos, etc…)
 Downtime
 Tiempo de negociación de licencias

54. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – Matriz de decisión
• Matriz de decisión para herramientas PPM
•Estratégico •Metodología
•Portfolio •Aspectos funcionales
•Proyectos •Priorización de
funcionalidades
Nivel de
Procesos
gestión
Herramientas Personas
•Búsqueda •Madurez de la gestión de
•Funcionalidades que proyectos
cubre •Curva de aprendizaje
•Costes de implantación, •Coste del cambio,
configuración, soporte, aprendizaje, etc…
etc…

55. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – Matriz de decisión
• Matriz de decisión para herramientas PPM
 Definición del nivel de gestión
 Definición de funcionalidades
 Priorización de funcionalidades
 Long List de herramientas
 Short List de herramientas
 Demos, pruebas, etc…
 Valoración objetiva de funcionalidade de las
herramientas
 Integración con otros sistemas (ERP, CRM,
etc…)
 TCO

56. ¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos? – Hoja de ruta
• Hoja de ruta
Implantación de
la herramienta
Selección de
herramientas
Búsqueda de
herramientas
Entorno
tecnológico
Análisis de
necesidades

57. Conclusiones
• Existen muchas herramientas de gestión de
proyectos en software libre
• El problema está en seleccionar la más adecuada
para las necesidades de la organización
• Las herramientas de alto valor no son software
libre
• Debemos tener en cuenta los factores
tecnológicos, por ejemplo Project.net es open
source pero utiliza BBDD Oracle (propietaria)
• Debemos diferenciar entre «gestores de tareas» y
«gestores de proyectos»
• Debemos tener en cuenta las metodologías que
usemos

58. Conclusiones
• ¿Cómo de fácil es la integración con el resto de
sistemas de mi organización?
• Si tengo que gestionar la triple restricción los
gestores de tareas ¿sirven?
• ¿Cómo de fácil es generar métricas e informes?
• ¿Es escalable?, limites de la aplicación

59. Conclusiones

60. Dudas
• ¿Dudas?, ¿preguntas?

61. Fin
• Muchas gracias por su atención
Formación Consultoría
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expertos en gestión
de proyectos
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José Moro Melón
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