El primer documento describe el archivo de Ecopetrol, incluyendo cómo está organizado, que cuentan con un PGD y que procesos administra. Usa los softwares SIDRA y P8. El segundo documento describe el archivo del DPS, incluyendo que cuentan con PGD y usan el software ORFEO. El tercer documento describe el archivo del Banco de la República, incluyendo que usan los softwares SIAF y A-DOCS.

1. ARCHIVOS EN DIFERENTES CIUDADES DE COLOMBIA
MARÍA ALEJANDRA VALENCIA DUQUE
ELIANA ROCÍO MAYORGA BOHÓRQUEZ
JACKELIN VÁSQUEZ SÁNCHEZ
ADRIANA LÓPEZ CARDONA
ANITA CASTRO OTERO
YOLIMA CANABAL VILLADIEGO

2. ARCHIVO DE
ECOPETROL
Carrera 7 # 39 – 65, Edificio Teusaca
Teléfono : 4344000.
 ¿Cómo está organizado el archivo?
Este archivo es de gestión y se encuentra ubicado en el sótano del edificio teusaca, donde
la información es conservada en carpetas, material de cartón, las tapas legajadoras
separadas en tamaño carta y oficio destinada a albergar (reunir, almacenar, agrupar) y
proteger los documentos. Es la unidad de conservación de uso oficial en ECOPETROL
S.A., guardadas en cajas x 200, ubicadas en muebles rodantes. Con 5 profesionales en
ciencia de la información quienes cumplen el papel de lideres y 30 auxiliares de archivo, se
conservan historias laborales y contratos, y los procesos realizados son incluyen prestamos
a funcionarios, custodia, digitalización y transferencias.
 ¿Existe un PGD?
Si, ya que como lo indica la ley general de archivo, exige la implementación a todas las
entidades publicas o privadas de un programa de gestión documental, este programa es
implementado y ejecutado por una empresa contratista llamada PYZ servicios Ltda.
 ¿Qué procesos administra?
En este archivo se manejan el proceso de recepción de
documentos, actualización, conformación, foliación, prestamos, transferencias, digitalización
y accesoria.
 ¿Qué software administra el archivo?
ELIANA MAYORGA

3.  ¿Cuál es?
SIDRA, P8
 ¿Qué funciones maneja?
SIDRA: Este software consiste en una base de datos que brinda información de la ubicación
física de cada expediente, cuantos capítulos conforman el expediente, y rinda el control de
los prestamos y devolución de cada uno de los prestamos.
P8: Es la plataforma, en la cual se cargan las imágenes de los documentos escaneados
para que los funcionarios logren tener el acceso a las imágenes, y lograr ir construyendo un
archivo electrónico, ya que lo que esta en físico se encuentra en esta plataforma.
 ¿Qué características tiene?
SIDRA: Sirve como inventario del archivo, controla los prestamos y la devoluciones, ayuda
con las trasferencias.
P8:ofrece a los funcionarios obtener las imágenes de todo el expediente tal cual como el
físico, programa exclusivo de: Es un archivo digital, Ecopetrol.
.

4. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
Ya que es una entidad tan grande y que tiene sedes en varias ciudades las ventajas son grandísimas ya
que ha sido de gran utilidad, por que logra tener la información ordenada y el control estricto de la
misma lo cual facilita la ubicación, control y por tal razón se logra prestar un servicio excelente a los
usuarios y que agiliza los procesos.
 ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
Ya que es una entidad tan grande y que tiene sedes en varias ciudades las ventajas
son grandísimas ya que ha sido de gran utilidad, por que logra tener la información
ordenada y el control estricto de la misma lo cual facilita la ubicación, control y por tal
razón se logra prestar un servicio excelente a los usuarios y que agiliza los procesos.

5. ARCHIVO DEL
DEPARTAMENTO PARA LA
PROSPERIDAD SOCIAL
DPS
Calle 17 A # 69 F – 59, Montevideo
Teléfono : 2927821. ¿Cómo está organizado el archivo?
Es un Grupo de Trabajo denominado “Grupo de Trabajo Gestión
Documental”, depende de la Subdirección de Operaciones y está integrado por 20
funcionarios (1 coordinador y 19 subalternos), solamente el 30% de este grupo
posee conocimiento técnico e idóneo en archivística. Cuenta con el Manual Sistema
de Gestión y Administración Documental adoptado por Resolución 787 de 2005.
 ¿Existe un PGD?
Si, cuenta con un Programa de Gestión Documental en el cual se tienen en cuenta
y aplican los procesos archivísticos.
 ¿Qué procesos administra?
El Grupo para el desempeño de su función y objetivos dentro del DPS desarrolla los
siguientes procesos:
Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición
de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración
LUZ JACKELIN
VÁSQUEZ

6.  Qué software administra el archivo?
La entidad ha adquirido el Software Sistema de Gestión Documental
Orfeo con el fin de organizar y optimizar el trámite de los documentos que
gestiona la entidad
 ¿Cuál es?
Sistema de Gestión Documental ORFEO
 ¿Qué funciones maneja?
Recepción, trámite, consulta y conservación de la información.
 ¿Qué características tiene?
Es flexible, económico y el más acertado como solución a los problemas de la
gestión documental.
 ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
• Contar con la información de manera inmediata
• Direccionamiento inmediato al funcionario competente para su trámite.
• Llevar el control de la totalidad de los documentos recibidos
• Agilidad en las consultas

7.  ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y
privacidad?
• Clave personal que administra y controla cada uno de los usuarios a quienes en
virtud de su función se les habilita el aplicativo.
• Restricción en la consulta.
• Restricción en la modificación de los datos capturados.
• Realización de Backup periódicamente.
 ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y
privacidad?
• Clave personal que administra y controla cada uno de los usuarios a quienes en
virtud de su función se les habilita el aplicativo.
• Restricción en la consulta.

8. ARCHIVO DEL BANCO DE
LA REPÚBLICA
Calle 13 # 35 – 25.
Teléfono: 343 11 11
 ¿Cómo está organizado el archivo?
El archivo del Banco de la República se encuentra ubicado en la calle 13 No. 35
- 25, lleva sus documentos muy organizados y se preocupan por la preservación
de estos. Cuentan con archivos físicos, electrónicos y microfilmado. La
documentación es guardada en carpetas debidamente rotuladas, se van
almacenando en una caja en cada dependencia para después enviarlas al
archivo central, las cajas van marcadas de acuerdo al contenido. Por ejemplo:
Soportes Contables, Enero 2013 de Bogotá y se realiza un reporte solicitudes
autorizadas conservación en medio técnico..
 ¿Existe un PGD?
Si, tienen implementado un Programa de Gestión Documental, el cual aplican.
 ¿Qué procesos administra?
Existen varios procesos según la dependencia y las transferencias. El programa
detecta en el sistema la ubicación tanto del archivo físico como el digitalizado.
ADRIANA LÓPEZ CARDONA

9.  ¿Qué software administra el archivo?
El Banco de la República utiliza dos (2) software: SIAF Y EL ADOCS. ,
 ¿Cuál es?
Sistema de Gestión Documental SIAF Y A-DOCS
 ¿Qué funciones maneja?
SIAF: “Sistema Integrado de Administración Financiera del Estado”. Es un
sistema de registro y gestión de información.
A-DOCS: Solución de gestión digitalizada para documentos originales. El
sistema permite capturar mediante escáner los documentos originales
guardando sus imágenes en una Base de Datos de rápido y fácil acceso.
 ¿Qué características tiene?
• SIAF: Basado en el uso de la nueva tecnología informática y de
comunicaciones que permite manejar inmensos volúmenes de información y
poner esta información a disposición de distintos usuarios en cualquier
punto del territorio nacional con conexión a Internet., Es una tarea
especializada que la debe ejercer personal calificado y autorizado.
• A-DOCS: Gestión del escáner desde el programa, acceso por navegador
solo se instala en el servidor, la plataforma está programada para utilizar las
ultimas técnicas de diseño y programación, generan actas de destrucción

10.  ¿Qué características tiene?
• SIAF: Basado en el uso de la nueva tecnología informática y
de comunicaciones que permite manejar inmensos
volúmenes de información y poner esta información a
disposición de distintos usuarios en cualquier punto del
territorio nacional con conexión a Internet., Es una tarea
especializada que la debe ejercer personal calificado y
autorizado.
• A-DOCS: Gestión del escáner desde el programa, acceso
por navegador solo se instala en el servidor, la plataforma
está programada para utilizar las ultimas técnicas de diseño
y programación, generan actas de destrucción
 ¿Ventajas para la empresa después de su
implementación?
Seguridad de la información, Documentación organizada, Fácil
acceso para la consulta
 ¿Cómo se maneja el tema de
seguridad, alteridad, conservación y privacidad?
• El acceso es restringido.
• Cada perfil tiene su clave y permisos de
modificar, borrar, crear de acuerdo a su competencia.
• Realización de Backup periódicamente.

11. ARCHIVO ALIANZA EDUCATIVA- SEDE
ARGELIA
DATOS DE LA VISITA: Archivo CED
Argelia-Bosa
Calle 60 Sur No. 89 A-12 Bosa – Centro (Antigua) y Calle 63 Sur No.
81A - 31 (Nueva) ¿Cómo está organizado el archivo?
Consiste en un grupo de actividades académicas y administrativas que
organiza los registros de la institución, a través de pasos conectados de tal
forma que se pueda asegurar la facilidad y accesibilidad a los documentos. El
archivo a académico está organizado de forma alfabética y cronológica. Este
archivo es de gestión y el histórico que se encuentra ubicado en una bodega
donde la documentación se organiza en carpetas colgantes contenidas en
archivadores metálicos o estantería. Este archivo es manejado por una
secretaria académica y una administrativa, para mayor seguridad y control. El
archivo académico contiene historias académicas de estudiantes, solicitudes de
cupo e inscripción, procesos de matrículas; el administrativo contiene hojas de
vida docentes, contratos, mantenimientos, entre otros.
 ¿Existe un PGD?
No existe PGD, cada proceso es controlado desde la dirección administrativa
financiera y académica de la oficina central Alianza Educativa. Se rige cada
movimiento bajo los estatutos de la organización.
YOLIMA CANABAL

12. ¿Qué procesos administra?
En la parte académica se desarrollan los siguientes procesos: Los Colegios en
Concesión –CEC- son oficiales y ofrecen educación de alta calidad y deben cumplir
con requisitos emanados de la SED
El archivo de gestión se encarga de recibir, ordenar, clasificar, custodiar, tramitar y
conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio
de consulta únicamente al departamento que generó la documentación . Administra
hoja de vida de estudiantes, procesos de inscripción y matrículas, trámites de
documentos escolares solicitados como certificados, constancias, se expiden títulos
de bachilleres, diplomas, grados académicos y demás documentos. Además, las
diferentes actas de comité que se dan.
El archivo Histórico es el que custodia y gestiona fondos documentales que deben
conservarse permanentemente. manteniendo el historial académico del estudiante
una vez concluya sus estudios.
En la parte administrativa se desarrolla la gestión de
contratación, mantenimientos, inventarios, control de entrada y salida del personal
docente y administrativo
 ¿Qué software administra el archivo?
La entidad posee un software, el cual tiene como objetivo administrar datos; fue
adquirido a SILEX, está segmentado por varios módulos. Además, a través de la
oficina central se gestiona información por el correo institucional y una plataforma
virtual share point que posee portal de gestión curricular para los docentes. A esta

13.  ¿Cuál es?
Sistema integrado de recursos administrativos SIDRA.
 ¿Qué funciones maneja?
Administra datos, es alimentado a través de la recepción y trámite de la
información que se genera con el proceso de inscripción, matrículas del
estudiante, control de notas tanto cuantitativas como
cualitativas, boletines, estadísticos, listados de estudiantes.
 ¿Qué características tiene?
Es confiable, fácil de manejar y utilizar, práctico, rápido. Posee plataforma
virtual. Se tiene acceso a través de su usuario y clave para las personas que lo
alimentan o consultan.
 ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
• Servir de apoyo en los procesos académicos permanentes
• Disponer de forma oportuna de la información de los
estudiantes, expedición de certificados y constancias
• Permite obtener información clara y oportuna de cada estudiante y su nivel
académico; ver el estado de cada uno
• Genera estadísticos con el fin de llevar control de la cantidad de
estudiantes y exalumnos.
• Agilidad en las consultas, sistematización y reportes.

14.  ¿Cómo se maneja el tema de
seguridad, alteridad, conservación y
privacidad?
• SEGURIDAD: Cada funcionario posee su
usuario y clave personal con la cual
alimentan, consultan y generan información.
El acceso y control a los archivos es
administrado por una sola persona.
• ALTERIDAD: El usuario y la clave permiten
saber quién ingresa o modifica
información, en cuanto a la parte física sólo
expide y firma la persona encargada de este
trámite.
• CONSERVACIÓN: Bodegas y archivadores
adecuados para conservar y en un futuro
consultar la documentación.
• PRIVACIDAD: Por su carácter académico no
se permite consulta o acceso a la
información a cualquier persona, previa
autorización de los directivos.

15. DECEVAL S.A.
DEPOSITO CENTRALIZADO
DE VALORES DE COLOMBIA
S.A.
 ¿Cómo está organizado el archivo?
La información se organiza luego de finalizado el trámite por parte de los
responsables, una vez realizado este paso los documentos son remitidos al
Centro de Gestión Documental mediante una planilla definida para dicho
fin, se da numero de ingreso de los documentos, se procede a la
identificación clasificación, numeración e inserto de los documentos en los
expedientes.
 ¿Existe un PGD?
Existe un PGD claro y definido, ya que se respetan cada uno de los ocho
procesos para así garantizar la integridad ,la eficiencia y la oportunidad de
los documentos
 ¿Qué procesos administra?
Jurídicas, solicitudes, derechos de petición, contables, fiscales
 ¿Qué software administra el archivo?
DECEVAL S.A cuenta con un software llamado GestionDoc, el cual es
administrado por SERTISOFT
MARIA ALEJANDRA VALENCIA

17.  ¿Cómo se maneja el tema de
seguridad, alteridad, conservación
y privacidad?
Para garantizar la seguridad e
integridad de la información contamos
con herramientas de
control, inventarios, bases de
datos, para acceder a la información
se debe realizar la consulta a través
del sistema GestionDoc, con el fin de
tener la trazabilidad de cada uno de
los expedientes para su control; para
algunos casos específicos es
indispensable contar con autorización
del productor de la información, dada
la confidencialidad del contenido, por
razones de seguridad de la
información.

18. ARCHIVO HISTORICO DE
CARTAGENA DE INDIAS
Dirección: Palacio de la Inquisición. Plaza de Bolívar. Tel. (57) (5) 6644570
Se encuentra organizados por fondos y
por secciones:
Sección 1
 Gobernación
 Manuscritos
 Cartas
 Leyes del Estado Soberano de
Bolívar
 Gaceta Departamental
 Diario Oficial
 Fechas: 1834 a 1971
Sección 2 – Alcaldía
 Acuerdos
 Defunciones
 Gaceta Municipal
 Anales del Concejo
 Posesiones
 Contratos y prestaciones
 Licencias de construcción
 Nóminas
 Caja de Acción Social
 Control urbano
 Promotora de Turismo
ANITA CASTRO OTERO
 Consejo Municipal:
Actas
Proyectos de Acuerdos
Correspondencia
Fechas: 1889 a 1965
Sección 3 - Notarías
 Notaría Primera:
• Matrimonios civiles
• Registros de nacimiento
• Registros de defunciones
• Protocolos
• Protocolos de municipios
 Notaría Segunda:
• Protocolos
 Notaría Tercera:
• Protocolos
• Carmen de Bolívar
• Calamar
Fecha: 1790 a 1981
Sección 4 – Prensa
 Gran Formato
• Diario de la Costa
• El Fígaro
• El Mercurio
• El Liberal
• El Porvenir
• El Comercio
• La Época
• La Patria
• Unión Comercial
• Fechas: 1908 a 1960
 Pequeño formato:
• Tomos sueltos de Cartagena
• Tomos sueltos de otros municipios
• Miscelánea
Fechas: 1889 a 1931
Sección 5 – Hemeroteca
 Revistas especializadas en historia
especialmente de Cartagena y
archivística.
• ¿Cómo está organizado el archivo?

19.  ¿Existe un PGD?
• Es muy importante implementar un Programa de Gestión Documental en los Archivos
porque ayuda a preservar los fondos, facilita el acceso a los documentos y a la
información, favorece el control por parte de las personas encargadas del
archivo, ahorra horas de trabajo a los investigadores y usuarios y beneficia a los
usuarios.
• Por ser Archivo Histórico los documentos que se llegan a nuestra custodia y
conservación han pasado por un proceso de aplicación de Tablas de Retención, la
cual va a definir que documentos deben ser trasladados a nuestro archivo para su
conservación definitiva
• Existe un PGD en la Alcaldía Mayor de Cartagena, MECE calidad, pero solo se ha
desarrollado en parte, todavía no se han elaborado las Tablas de Retención
Documental.
 ¿Qué procesos administra?
• Recepción: todos los documentos se reciben debidamente foliados.
• Organización: se organizan en cajas especiales.
• Conservación: se mantienen en un ambiente que facilite su conservación en el tiempo
• Consulta: de fácil acceso a quien desee consultarlos.
 ¿Qué software administra el archivo?
WINISIS
 ¿Cuál es?
WINISIS, es un sistema de almacenamiento y recuperación de información bibliográfica
la cual es manipulada por una serie de menús que se diseñaron para ordenar las bases

20.  ¿Qué funciones maneja?
• Definir bases de datos con los elementos datos requeridos por el usuario.
• Ingresar nuevos registros en una determinada base de datos
• Modificar, corregir o borrar registros existentes
• Construir automáticamente y mantener el rápido acceso a los archivos de cada base de
datos, de cara a maximizar la velocidad de búsqueda
• Recuperar registros por su contenido, gracias a un sofisticado lenguaje de búsqueda
• Visualizar los registros o porciones de ellos de acuerdo a sus requisitos
• Ordenar los registro en cualquier secuencia deseada
• Imprimir catálogos parciales o totales y/o índices
• Desarrollar aplicaciones especiales usando las facilidades integradas de programación
 ¿Qué características tiene?
Fue diseñado para manejar campos de longitud variable lo que conlleva a poder configurar
una BD alfanumérica acorde a las exigencias y requisitos de quien lo use.
 ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
• Es gratuito, lo que permite economizar gastos
• Permite la ubicación fácil y rápida del documento
• Conservación del documento, ya que el usuario obtiene la información directamente del
sistema
• Tiene todas las funcionalidades necesarias para gestionar una base de datos para
bibliotecas
• Fácil manejo para sus usuarios

21.  ¿Cómo se maneja el tema de
seguridad, alteridad, conservación y privacidad?
 SEGURIDAD
• Depósitos aislados de agentes físico-químicos
• Constante mantenimiento de las instalaciones eléctricas e
hidráulicas
• Monitoreo constante a través de cámaras de seguridad
• Vigilancia permanente
 CONSERVACIÓN
• Limpieza permanente de los depósitos documentales
• Limpieza interna de los documentos, con el objeto de detectar
cualquier agente degradante como hongos, insectos
• Fumigación periódica
• Estanterías en buen estado
• Unidades documentales almacenadas en cajas archivadoras
• Condiciones ambientales adecuadas. Control de la
humedad, temperatura y luz solar
• Tomar medidas de precaución con los usuarios, como: No escribir o
tomar notas sobre los documentos, no pasar las páginas
humedeciendo los dedos, no pasar bruscamente las hojas, evitar la
manipulación de los documentos con lapiceros
• Uso obligatorio de guantes y mascarillas para los usuarios y
trabajadores
 PRIVACIDAD
• Se pondrán en custodia los documentos que estén en un proceso
jurídico delicado.