1. La descripción archivística es una fase importante del tratamiento archivístico que permite organizar y facilitar el acceso a los documentos. 2. Las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) estandarizan la descripción archivística de manera multinivel y a través de encabezamientos autorizados respectivamente. 3. Los sistemas de información archivística que utilizan estas normas y las tecnologías de la información generan instrumentos de descripción completos que facilitan grandemente la consulta

1. Descripción. Descripción
archivística normalizada. Normas
ISAD (G) e ISAAR (CPF).
Soluciones electrónicas.
Instrumentos de búsqueda y
recuperación de los documentos.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

2. Descripción
archivística

3. Fases del tratamiento
archivístico
IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN
DESCRIPCIÓN ORGANIZACIÓN
CONSERVACIÓN
DIFUSIÓN

4. Descripción archivística
• La Norma ISAD(G) (2000) plantea que es
la elaboración de una representación
exacta de la unidad de descripción y, en
su caso, de las partes que la componen,
mediante la recopilación, análisis,
organización y registro de la información
que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de
archivo, así como su contexto y el sistema
que los ha producido.

5. Exigencias actuales de la
descripción archivística
1. Debe ser multinivel.
2. Debe ser normalizada.
Entre otras, ambas exigencias resultan
favorecidas por el uso de normas como
la ISAD(G) y la ISAAR (CPF).

6. Descripción multinivel
FONDO
Subfondo
Serie
Expediente
Unidad
documental
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 1
Nivel 4
Nivel 5
Descripción 1
Descripción 2
Descripción 3
Descripción 4
Descripción 5

7. Niveles de descripción
FONDO
Subfondo
Serie SerieSerie Serie
ExpedienteExpediente Expediente
Unidad
documental
Unidad
documental
Unidad
documental
Unidad
documental

8. Norma Internacional
de Descripción
Archivística
Normalizada:
ISAD (G)

9. Premisas de la Norma ISAD(G)
1. La descripción se dispone de lo general a lo
particular.
2. Es necesaria en cualquier nivel del ciclo de
vida aunque fue concebida para
documentos de conservación permanente.
3. La unidad o nivel de descripción más
amplia es el fondo, cuyas partes son niveles
subsecuentes de él.
4. Se establece un modelo jerárquico del
fondo y de las partes que lo constituyen.

10. Áreas de la Norma ISAD(G)
1. Área de identificación.
2. Área de contexto.
3. Área de contenido y estructura.
4. Área de condiciones de acceso y
utilización.
5. Área de documentación asociada.
6. Área de notas.
7. Área de control de la descripción.

11. 1.1. Código de referencia.
1.2. Título.
1.3. Fechas.
1.4. Nivel de descripción.
1.5. Volumen y soporte de la unidad
documental.
1. Área de identificación

12. 2. Área de contexto
2.1. Productor (es).
2.2. Historia institucional.
2.3. Historia archivística.
2.4. Forma de ingreso.

13. 3. Área de contenido y
estructura
3.1. Alcance y contenido.
3.2. Valoración, selección y
eliminación.
3.3. Nuevos ingresos.
3.4. Organización.

14. 4.1. Condiciones de acceso.
4.2. Condiciones de reproducción.
4.3. Lengua/Escritura de los
documentos.
4.4. Características físicas y requisitos
técnicos.
4.5. Instrumentos de descripción.
4. Área de condiciones de
acceso y utilización

15. 5. Área de documentación
asociada
5.1. Existencia y localización de los
originales.
5.2. Existencia y localización de copias.
5.3. Unidades de descripción
relacionadas.
5.4. Nota de publicaciones.

16. 7. Área de control de la
descripción
7.1. Notas del archivero.
7.2. Reglas o normas.
7.3. Fecha de la descripción.
6. Área de notas
6.1. Notas.

17. Ejemplo de aplicación de
la tecnología informática
para la descripción
archivística según la
Norma ISAD(G)

19. Ejemplos reales de lo declarado
como códigos de referencia
1. ES.28079.AHN/1.1.3.1//CONSEJOS,6298,
Exp.5
2. BR AN,RIO DS.0.CAR.1
3. ADM-CORREOS:SR.1
4. Archivo General de la Nación/
Instituciones Coloniales/ Ayuntamiento/
Mercados (071)/ Contenedor 01/
Volumen 1/

20. Ejemplos reales de títulos
Título atribuido:
Carta nº 108 del virrey
José Fernando de
Abascal, al ministro de
Gracia y Justicia. (1810)
Título del documento:
Carta nº 108
Extraído de
PARES

21. Ejemplos reales de títulos
Título atribuido:
Índice de los duplicados
números 12 a 15 del
virrey Abascal, Marqués
de la Concordia, a la
Dirección General de
Hacienda Pública. (1815)
Título del documento:
Extraído de PARES

22. Ejemplos reales de títulos
Título atribuido:
Manuel Zumalde y
Andueza. (1771)
Título del
documento:?
Extraído de
PARES

23. Ejemplos reales de títulos
Título atribuido:
Testamento de Diego de Zúñiga de la
villa de Víllora (Cuenca). (1555)
Título del
documento:
? Extraído de
PARES

24. Ejemplos reales de niveles
de descripción declarados
Fuente: http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/elemento-del-
cuadro.jsp?id=3150641&total=94&ini=1&fin=20
X

25. Ejemplo de productores
declarados
1. Cámara de Castilla (España)
2. Real Cancillería de los Reyes de Castilla.
Registro del Sello de Corte
3. Consejo de Estado (España. 1521-1834)
4. Fieles Ejecutores, Fiscal de lo Civil, Alcaldes
Mayores, Teniente General, Oficiales de la
Real Hacienda y Reales Cajas, etc.
5. Banco de Roraima Sociedade Anônima -
1968 – 1988

26. Elementos esenciales de la
Norma ISAD(G)
1. Código de referencia.
2. Título.
3. Productor.
4. Fechas.
5. Extensión de la unidad de descripción.
6. Nivel de descripción.

27. Instrumentos de
descripción

28. Instrumentos de descripción
Tradicionalmente se consideró que:
Series Inventarios
Unidades documentales
simples y compuestas Catálogos
Fondo Guías
Niveles
generaban
Instrumentos

29. Instrumentos de descripción
La Norma
ISAD (G)
Tecnologías
informáticas
Novedosos y
completos
Sistemas de
Información
Archivística
Propician
+

30. Ejemplos de Sistema de
Información Archivística
http://pares.mcu.es/
Pares (España)

31. SIAN | Sistema de
Informações do Arquivo
Nacional (Brasil)
http://www.an.gov.br/sian/inicial.asp

32. Archivo General de la
Nación (Colombia)
http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/eleme
nto-del-cuadro.jsp?id=3150641&total=94&ini=1&fin=20

33. Guía General del Archivo
General de la Nación (México)
http://www.agn.gob.mx/guiageneral/

34. Ejemplo de un
instrumento obtenido
como resultado del uso de
las tecnologías
informáticas

36. Norma internacional
sobre encabezamientos
autorizados archivísticos
para entidades, personas
y familias:
ISAAR (CPF)

37. Campos obligatorios de la
Norma ISAAR (CPF)
1. Tipo de entidad.
2. Forma autorizada del nombre.
3. Fecha de existencia.
4. Identificador del registro de
autoridad.

38. Según la Norma ISO 3166

39. Conclusiones
1. La descripción archivística es una fase del
tratamiento archivístico que tiene carácter
integrador y que permite confirmar lo
realizado en el resto de las fases.
2. La descripción archivística es multinivel y
debe hacerse normalizadamente.
3. En la normalización de la descripción
archivística, se emplea la Norma ISAD(G),
que permite homogenizar y unificar los
criterios de búsqueda para el acceso y
consulta de los documentos.

40. Conclusiones
4. En cuanto a los instrumentos de
descripción, la Norma ISAD (G) y las
tecnologías informáticas, parecen
influir decisivamente en que
evolucionen, de una manera integrada,
hacia verdaderos Sistemas de
Información Archivística, con sus
grandes posibilidades para la consulta y
acceso a los documentos y a la
información.

41. Conclusiones
5. La Norma ISAAR (CPF) establece en la
descripción, encabezamientos autorizados
que describen a las entidades, personas o
familias, que son las productoras de los
documentos.
6. Esta norma elabora registros de autoridad,
proporcionando descripciones de las
entidades anteriores.
7. Genera puntos de acceso entre las
entidades que permiten su intercambio y
facilitan su consulta.