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TECNOLOGÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 28205
SAN JOSE DE CUCUTA, FEBRERO DE 2011

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PROCESO DE ENTREVISTA A PERSONAL ASPIRANTE
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Fecha de elaboración: 27/02/11 Versión: 1
Objetivo: Suministrar el procedimiento a ejecutarse en las entrevistas de personal
aspirante dentro de la empresa.
Actividades:
1. Recepción Solicitud de Personal
Se realiza la recepción del formato 1 Solicitud de personal, diligenciado por parte del
responsable de la vacante correspondiente, es decir, el responsable del proceso en el
que se genera la vacante a ocupar por personal aspirante. Una vez recibida la solicitud
formal, se procede a determinar el perfil del cargo respectivo.
2. Determinación del Perfil Ocupacional
Una vez identificado el cargo disponible para la vacante a ocupar, se debe proceder a
verificar e imprimir el Perfil Ocupacional del cargo. En este se especifican los requisitos
a cumplir por parte de las personas aspirantes dentro del proceso de selección.
3. Verificación inicial Hoja de Vida
En este paso, se confronta la información suministrada en la hoja de vida del personal
aspirante con las competencias especificadas en el Perfil Ocupacional del cargo. Se
diligencia el checklist correspondiente de documentos recibidos.
4. Planeación de entrevista
Una vez preseleccionado el personal que cumple con el perfil básico del cargo, en
relación con documentación, experiencia y competencias académicas, se procede a
programar los horarios de las entrevistas y el tiempo estimado para cada una de las
distintas actividades que la componen.
Se contacta al personal preseleccionado telefónicamente y se establecen las citas
programadas para la ejecución de cada entrevista.
5. Presentación general al personal aspirante
Se realiza ante las personas citadas, una presentación básica del proceso de entrevista
a ejecutarse, dando un saludo de bienvenida, luego se comienzan a describir las
actividades a desarrollar y los tiempos asignados para cada una de ellas. Igualmente,
se comunican los criterios a utilizarse para la evaluación en cada una de las pruebas a
aplicar así como la ponderación para cada una.

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Actividad Tiempo Ponderación
Prueba de conocimiento 30 minutos 30%
Prueba/Test Psicológico 20 minutos 30%
Entrevista personal 40 minutos 40%
6. Prueba de conocimiento
Se procede a ejecutarse un taller práctico de medición para habilidades cognitivas
relacionadas con el cargo. Se aplica el formato 2 Prueba de Conocimiento (Ver anexo
2).
7. Prueba/Test psicológica
Se procede a ejecutarse un Test psicológico para determinar el perfil psicosocial y
personal de cada aspirante al el cargo. Se aplica el formato 3 Test Psicológico (Ver
anexo 3).
8. Entrevista personal
En este paso, se realiza la entrevista cara a cara con el personal aspirante. Se aplica el
formato 4 Entrevista Personal Aspirante (Ver Anexo 4) en donde se registra la
información básica de cada aspirante.
9. Resumen y publicación de resultados
Se tabula la información recibida a lo largo del proceso y se realiza una presentación
con el resumen de los resultados obtenidos en el mismo.

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FORMATO1. FORMATO DE SOLICITUD DE PERSONAL
Fecha: Diligenciado por:
Proceso o área:
Cargo:
Vacante solicitada:
Descripción:

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FORMATO 2. PRUEBA DE CONOCIMIENTO
Apellidos y Nombres:
Fecha:
Cargo al que aspira:
1. Defina el concepto de Gestión Documental.
2. Qué es foliación?
3. Qué son las TRD y TVD?
4. Cómo se aplican en la Gestión Documental?
5. Qué son las Transferencias Documentales?

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FORMATO 3. TEST PSICOLÒGICO
Apellidos y Nombres:
Fecha:
Cargo al que aspira:
A continuación, realice un dibujo en cada cuadro y numérelo según el orden que
prefiera. Adicionalmente, asigne un titulo para cada gráfica.
1. _____________________________________
2. _____________________________________
3. _____________________________________
4. _____________________________________
5. _____________________________________
6. _____________________________________
Cuál fue el dibujo que más le gustó?
Cuál fue el dibujo que menos le gustó?
Cuál fue el dibujo que presentó más dificultad?
Cuál fue el dibujo que presentó menos dificultad?

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FORMATO 4. ENTREVISTA PERSONAL ASPIRANTE
Apellidos y nombres: _________________________________________
Fecha: _____________________________________________________
Cargo al que aspira: __________________________________________
Edad: ____________________________ Estado civil: _______________
No de hijos: _________________________________________________
Conformación del grupo familiar: ________________________________
Vivencia de la infancia: _____________________________________
Vivencia de la adolescencia: _________________________________
Hobbies: ________________________________________________
Deportes: _______________________________________________
Cualidades: _____________________________________________
Defectos: _______________________________________________
Formación académica: ____________________________________
Estudios complementarios: ________________________________
Última experiencia laboral: ________________________________
Describa las funciones realizadas:
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Expectativas del cargo: ________________________________
Aspiración salarial: ___________________________________
Qué conoce de nuestras empresa?
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Describa sus principales destrezas/habilidades profesionales:
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Describa sus principales puntos a reforzar profesionalmente:
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Firma de la entrevistada Firma del responsable