Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos - Sesión 06

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos
Sesión 06 - Material de Lectura v1
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SESIÓN
RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS
CAMBIOS
 MONITOREO Y AJUSTES DE LA PROGRAMACIÓN
 MONITOREO Y AJUSTE DE COSTOS
6.1 RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS
Durante la fase de ejecución del proyecto, los recursos estarán trabajando en sus
tareas y el Director de Proyecto (Project Manager) estará haciendo el seguimiento
del progreso mediante la comparación de los valores reales con el Plan de Proyecto.
De esta manera, podrá analizar el rendimiento del proyecto, ver cómo va y tomar
las Acciones Correctivas apropiadas.
A veces, los cambios generales en el proyecto son necesarios debido a la fecha
límite programada, los costos generales o porque la asignación de los recursos no
está alineada con la programación. En ese caso, medidas radicales serán necesarias
para devolver al proyecto al cauce que le corresponde.
En tanto, si los cambios son grandes o son impuestos por terceros, se tendrá que
volver a planificar o a reprogramar el proyecto. Las técnicas utilizadas son similares
a las que utilizó para cumplir los objetivos cuando estuvo planificando por primera
vez. En el Plan de Proyecto, se harán los ajustes en la programación, los costos, los
recursos y el alcance y Microsoft Project 2010 volverá a calcular la programación de
tal manera que se pueda ver de forma rápida los resultados de la replanificación.
6.1.1 MONITOREO Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIÓN
Si está gestionando un proyecto dependiente del tiempo, tendrá que tener presente
lo siguiente:
 La fecha límite del proyecto.
 Ruta crítica.
 Las fechas de comienzo y de fin de las tareas críticas.
 El progreso actual de las tareas críticas.
Si los valores reales han cambiado la programación de las tareas hasta el punto en
que la fecha límite del proyecto no sería satisfecha, tendrá que ajustar la
programación para alinearla con la fecha objetivo.
6

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MONITOREO DEL PROGRESO DE LA PROGRAMACIÓN
Para facilitar el monitoreo del progreso y hacer todos los ajustes para alcanzar la
fecha límite utilizará una u otra técnica de entre las siguientes:
 Revisar las fechas límite y la ruta crítica para ver si el proyecto va bien o si el
proyecto se ha demorado.
 Comprobar y ajustar las delimitaciones de las tareas, dependencias y
duraciones según sea necesario para tener el proyecto terminado a tiempo.
 Agregar recursos a las tareas para acortar la duración de las tareas.
Por ejemplo, puede establecer una Línea Base para las tareas que están cerca de
las fechas límites programadas, en función de los valores reales introducidos.
Después, puede revisar las variaciones entre las fechas previstas y las
programadas.
REVISIÓN DEL PROGRESO DE LA PROGRAMACIÓN GENERAL
Las estadísticas del proyecto muestran las fechas de comienzo y de fin
programadas actualmente, junto con las previstas, las reales y las restantes. Se
han de revisar todas las estadísticas del proyecto para obtener una amplia visión de
cómo se compara el proyecto con la Línea Base.
Para revisar las estadísticas del proyecto, hará lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Propiedades » “Información del
proyecto”. Aparecerá el cuadro de diálogo “Información del proyecto”.
FIGURA 1: Cuadro de Información del proyecto
2. Haga clic en la opción “Estadísticas”. Aparecerá el cuadro de diálogo
“Estadísticas del proyecto”. La fecha límite programada aparece en la columna
Fin.

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FIGURA 2: Cuadro de Estadísticas del proyecto
En el Diagrama de Gantt, la información de las tareas se resume para todo el
proyecto y todos los totales se muestran en la fila tarea resumen. Especialmente, la
columna Fin de la tarea resumen muestra la fecha límite del proyecto.
Para visualizar la programación, deberá agregar la fila de la tarea resumen del
proyecto, lo hará de la siguiente manera:
1. Haga clic en la pestaña Formato » grupo Mostrar u ocultar » opción tarea
de resumen del proyecto.
Otra forma de visualizarla es la siguiente:
1. Haga clic en la pestaña Archivo » Opciones.
2. Luego haga clic en Avanzado » grupo Mostrar opciones para este proyecto,
coloque un check en: “Mostrar tarea de resumen de proyecto”.
Si agrega campos adicionales o visualiza tablas diferentes, la información se
resumirá para dichos campos según convenga.
Por defecto; el diagrama de Gantt, en el área gráfica temporal, muestra el progreso
como una barra negra delgada dentro de cada barra de tareas.
Para ver el porcentaje completado al lado de las barras de tareas, utilizará la vista
Gantt de seguimiento.
1. Haga clic en la pestaña Tarea » grupo Ver » en la parte inferior del botón
Diagrama de Gantt » “Gantt de seguimiento”.
2. Se mostrará la vista con los porcentajes completados.

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FIGURA 3: Gantt de seguimiento
REVISIÓN DE LAS VARIACIONES DE LA PROGRAMACIÓN
Para revisar las diferencias entre los valores previstos y los valores programados,
utilizará la tabla Variación de la forma siguiente:
1. Muestre la vista Diagrama de Gantt u otra vista de tareas.
2. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » opción Tablas » luego
seleccione “Variación”.
La tabla Variación muestra las fechas de comienzo y de fin programadas
actualmente y las compara con las fechas de Línea Base.
FIGURA 4: Tabla Variación
REVISIÓN DE LA RUTA CRÍTICA
Visualizando las fechas límite o la ruta crítica puede ver si es que aún está dentro
de las fechas para alcanzar la fecha límite. La revisión de la ruta crítica ayuda a
tener control sobre las tareas que deben completarse a tiempo. Para ver la ruta
crítica, seguirá los siguientes pasos:

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1. Haga clic en la pestaña Tarea » grupo Ver » De la lista despegable del
Diagrama de Gantt elija “Gantt de seguimiento”.
Si necesita alcanzar la fecha límite, tendrá que centrarse en las tareas críticas.
Puede ver las tareas críticas de color rojo en el Diagrama de Gantt, dando clic en la
pestaña Formato » grupo Estilos de barra » tareas críticas, como se muestra a
continuación:
FIGURA 5: Búsqueda de la opción Tareas Críticas
También puede filtrar la hoja de tareas para que muestre sólo las tareas críticas
usando la herramienta filtro.
1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » filtro , luego en la lista
despegable, haga clic en “tareas críticas”.
FIGURA 6: Formas de Búsqueda tarea crítica
2. Project 2010 da la facilidad de poder acceder a la ruta crítica de forma directa.
Para ello, haga clic derecho en el área gráfica temporal, luego en “Mostrar u
ocultar estilos de barra” y finalmente seleccione “tareas críticas”. Cuando haya
terminado, haga clic en la opción “Sin filtro”.

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EJERCICIO 1: Análisis de las estadísticas y Ruta Crítica del Proyecto
Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la
Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Expansión de
suite 101.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Usted como Director de Proyecto (Project Manager) desea analizar las estadísticas
de su proyecto, pues requiere hacer una comparación de los costos, trabajo y
duración. Además, desea ver las tareas críticas, para ello primero deberá
configurar el Gantt de seguimiento y la tabla variación para luego filtrar las tareas
críticas. Inmediatamente después de realizar las modificaciones al proyecto se le
pide responder lo siguiente:
1. ¿Cuál es el trabajo actual en horas del proyecto? _____________________
2. ¿Cuál es la duración real en días del proyecto? _____________________
3. ¿Cuál es el costo restante en dólares del proyecto?____________________
4. ¿Cuántas y cuáles son las tareas de la semana del 03 de marzo del año
2013 que se muestran como tareas críticas?_________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
REVISIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS
Revisar el progreso de las tareas críticas es la forma más efectiva de descubrir
rápidamente si un proyecto va bien en cuánto a alcanzar su fecha límite. Los filtros
siguientes lo pueden ayudar a centrarse en los problemas potenciales del progreso
de las tareas:
1. Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado asignadas a.
2. Deberían comenzar el.
3. Deberían comenzar y finalizar el.
4. Progreso retrasado o pospuesto.
5. Tareas pospuestas.
6. Tareas con datos adjuntos.
7. Tareas con fechas fijas.
Para aplicar uno de estos filtros, haga lo siguiente:
1. Muestre una vista de tareas como el Diagrama de Gantt.
2. En la pestaña Vista » grupo Datos » haga clic en Filtro, luego acceda a la lista
de filtros » “más filtros”, seleccione el que desee utilizar y finalmente, haga clic
en “Aplicar”

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FIGURA 7: Filtros para revisión del progreso de las tareas
3. Si desea mostrar de nuevo todas las tareas, elegirá la opción “Sin filtro”.
EJERCICIO 2: Uso de filtros
Usted desea revisar el progreso de las tareas de su proyecto, pero para ello quiere
hacer uso de la herramienta Filtro del MS Project. Por experiencia en este tipo de
proyectos inmobiliarios, usted tiene conocimiento que siempre surgen
inconvenientes con los recursos, las asignaciones de las tareas, costos específicos,
etc. por ello se recomienda usar filtros para realizar un análisis centralizado de los
problemas.
 Se sugiere que en cada paso o filtrado active la opción SIN FILTRO, de esa
forma cada paso se realizará en un proyecto completo (sin filtros).
Se pide que se realice y luego se responda lo siguiente:
1. Filtrar las tareas que Deberían comenzar el “26 de marzo del 2013”.
RESPONDER:
¿Cuál es la Duración Restante de la tarea Reconstruir suite?
____________________________________________________________

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2. Filtrar las tareas que Deberían comenzar y finalizar el (21/01/13 al
25/01/13.)
RESPONDER:
¿Cuál es la Costo Real de la tarea Conseguir estimaciones primarias?
____________________________________________________________
3. Haciendo uso del filtro Progreso retrasado o pospuesto a las tareas del
proyecto.
RESPONDER:
¿Cuál sería El comienzo programado de la tarea Instalación de
mobiliario?
____________________________________________________________
4. Filtrar las tareas con Tareas pospuestas.
RESPONDER:
¿Cuál es la tarea con mayor Porcentaje completado según las Tareas
pospuestas?
____________________________________________________________
5. Hacer uso del filtro Tareas con datos adjuntos de su proyecto.
RESPONDER:
¿Cuál es la tarea que tiene datos adjuntos?
____________________________________________________________
6. Hacer uso del filtro Tareas con fechas fijas de su proyecto.
RESPONDER:
¿Cuál es la tarea que tiene fecha fija y a la vez tiene un Porcentaje
Completado de 50%?
____________________________________________________________

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También puede utilizar Informes basados en texto o visuales para proporcionar
información sobre el progreso de las tareas de la forma siguiente:
Para ejecutar un informe basado en texto, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » seguidamente, haga clic
en “Informes”.
2. Dé Doble clic en el tipo de informe que desee, en este caso Actividades
Actuales» y elija el tipo de actividad que desee reportar.
FIGURA 8: Filtros para revisión del progreso de las tareas
FIGURA 8: Ejecución de Informes de Texto
3. Si apareciese un cuadro de diálogo pidiendo información, se la brindará y luego
le da clic en Seleccionar.
El informe aparece en una ventana de previsualización en la vista Backstage de
forma que pueda acercarlo o imprimirlo, la ventaja de MS Project es que puede
visualizar todo en la misma pantalla.
Para ejecutar un informe visual, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » “Informes visuales”.
2. En la pestaña “Todas”, haga clic en el Informe visual que desee generar.
3. Usted puede editar la plantilla dándole clic en el botón “Editar plantilla” donde
podrá agregar campos a su elección. Finalmente, deberá dar clic a “ver”.
El informe se genera a partir de los datos de MS Project data y se muestra
utilizando un gráfico dinámico (en caso de exportar a Excel) o un diagrama
dinámico (si se exporta a Visio).
Las actividades
actuales son las
siguientes:
Tareas sin comenzar.
Tareas que
comenzarán pronto.
Tareas en curso.
Tareas completadas.
Tareas que deberían
haber comenzado.
Tareas pospuestas

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FIGURA 9: Crear informes visuales
Se puede usar también tablas para ver el progreso de las tareas, estas tablas son:
 La tabla Variación.
 La tabla Costo.
 La tabla Trabajo.
Para ver el progreso de los recursos, se pueden usar las siguientes tablas también:
 La tabla Trabajo.
 La tabla Costo.
Para poder acceder a estas tablas haga clic en la pestaña Vista » clic a Tablas » y
busque la tabla que quiera usar. Si no la encuentra, haga clic en “Más Tablas” y
seleccione una tabla en el cuadro de diálogo. Para las tareas usar cualquier Vista de
tareas, para los recursos usar la hoja de recursos o uso de recursos según sea
conveniente.
EJERCICIO 3: Informes de textos y visuales.
La próxima semana tiene una reunión de estado y tiene que presentar un informe
general del proyecto. El informe que usted considera es el mejor para llevar a la
reunión es el Informe Resumen del Proyecto. También necesita un informe visual,
pues usted siente la obligación de explicar a la gerencia de una manera gráfica el
costo previsto.

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Se le pide a usted responder lo siguiente en base a:
1. Revise el Informe de texto “Resumen del proyecto” y responda:
 ¿Cuál es el estado TOTAL de los recursos?_________________________
 ¿Cuál es el estado TOTAL de las tareas?___________________________
2. Revise el Informe visual:
 ¿Cuál es el rango de Costo previsto de la semana 10 de este proyecto?
___________________________________________________
EJERCICIO 4: Usando tablas para ver el progreso de las tareas y recursos
Usted como Project Manager desea hacer el seguimiento de las tareas y los
recursos para asegurarse de que el progreso sea el que usted originalmente
planeó. Para ello hará y luego responderá lo siguiente:
1. Configurar la Tabla Variación de las tareas.
RESPONDER:
¿Cuál es la fecha de comienzo de la tarea resumen Requerimientos?
____________________________________________________________
2. Configurar la Tabla Costo de las tareas.
RESPONDER:
¿Cuál es el Costo Total de la tarea resumen Estimados y opciones?
____________________________________________________________
3. Configurar la Tabla Trabajo de las tareas.
RESPONDER:
¿Cuál es el Porcentaje de Trabajo Completado de la tarea resumen
Renovación de contrataciones y adquisiciones?
____________________________________________________________

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4. Configurar la Tabla Costo de los recursos con la hoja de recursos.
RESPONDER:
¿Cuánto es El Costo del recurso Rogelio S.?
____________________________________________________________
5. Configurar la Tabla Trabajo de los recursos usando la hoja Uso de
recursos.
RESPONDER:
¿Cuánto es el Trabajo previsto de todos los recursos de tipo material?
____________________________________________________________
VISUALIZACIÓN DE LÍNEAS DE PROGRESO
Project contiene otra herramienta que puede usar para comprobar el progreso que
está haciendo en su proyecto, si ha guardado la Línea Base de su proyecto.
Puede agregar Líneas de progreso al Diagrama de Gantt de forma que proporcionen
una forma gráfica de ver si las tareas están por delante de la programación, por
detrás o según lo programado.
Las líneas de progreso se muestran para las tareas que se han completado, están
en progreso o retrasadas. No se muestran para las tareas futuras. Para una fecha
de progreso dada, que podemos configurar como fecha de estado, podemos tener
dibujada una línea de progreso de MS Project que conecte las tareas en progreso
con las tareas que deberían haber comenzado.
Puede establecer la fecha de progreso de forma que esté en la fecha actual, la
fecha de estado del proyecto o cualquier otra fecha que seleccionemos. También
puede establecer varias fechas de progreso a intervalos iguales, por ejemplo, el
primer lunes de cada mes. Las líneas de progreso pueden crear un gráfico en el
diagrama de Gantt que proporcione información valiosa de la siguiente manera:
Explicación Gráficos
Una línea de progreso angulada a la izquierda
indica el trabajo tras la programación de la
fecha de la línea de progreso.
Una línea de progreso recta indica que una
tarea va según la programación con la fecha
de la línea de progreso.
Las tareas que no tocan la línea de progreso
son aquellas que están programadas para
comenzar en el futuro a partir de la fecha de
la línea de progreso o también aquellas que ya
se terminaron.

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Para agregar una Línea de Progreso en un Diagrama de Gantt, haga lo siguiente:
1. En la pestaña Tarea visualice el Diagrama de Gantt, el Gantt de Seguimiento o
cualquier otra vista de tareas.
2. En la pestaña Formato » dé clic en cuadrícula » luego “Líneas de
Progreso”, de forma que aparece el cuadro de diálogo correspondiente.
FIGURA 10: Cuadro Líneas de progreso
3.Configure cualquier otra preferencia que desee sobre fechas e intervalos de forma
que sean representadas por las Líneas de progreso. Puede introducir Líneas de
Progreso específicas, mostrar Líneas de Progreso en unos determinados
intervalos y demás.
FIGURA 11: Cuadro Formato Líneas de progreso
Si ha definido fechas de Líneas de Proyecto aparte de fechas de estado o actuales,
puede elegir mostrarlas sólo cuando quiera. Por ejemplo, si desea mostrar Líneas
de Progreso en una vista de impresión para una reunión de estado, pero ocultarlas
cuando esté actualizando el progreso. Oculte temporalmente las Líneas de Progreso
de la siguiente manera:
Haga clic en la pestaña
Estilos de línea y configure
las preferencias de formato de
cómo quiere que aparezcan
las Líneas de Progreso en el
área gráfica del diagrama de
Gantt. Puede indicar el tipo y
color de las líneas, la forma y
color del punto de progreso
actual y otras líneas de
progreso.
En “Mostrar líneas
de progreso en
relación con el”,
seleccionaremos si
queremos que las
líneas reflejen el plan
real o el previsto.
En la pestaña Fechas e
intervalos, seleccione la
opción “Mostrar”. Después,
seleccione si quiere que la
línea de progreso se
muestre “en la fecha del
estado del proyecto” o
como “fecha actual”.

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1. En la pestaña Formato » grupo Formato » dé clic en Cuadrícula » luego
“Líneas de progreso”. En la pestaña Fechas e intervalos, desmarque el cuadro
de selección Mostrar. Las Líneas de progreso definidas desaparecerán del
diagrama de Gantt, pero las fechas permanecerán en el cuadro de diálogo para
cuando quiera volver a visualizarlas.
Puede quitar una o varias líneas de progreso definidas. Para ello:
1. En la pestaña Formato » dé clic en Cuadrícula » luego “Líneas de
progreso”. Asegúrese de que la pestaña Fechas e intervalos esté visible.
2. Al lado derecho del cuadro diálogo elegir la opción Fechas de la línea de
progreso e introduzca una fecha que desee eliminar del diagrama de Gantt y
después haga clic en el botón Eliminar.
CORRECIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
Suponga que está revisando los detalles de la programación y que encuentra un
punto en el que el proyecto no se está desarrollando tan rápidamente como estaba
programado, y se complica cumplir la fecha límite o que quizás algún jefe superior
ha impuesto un cambio en la programación y tiene que considerar otra fecha límite.
Si tiene que tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para que se cumpla
una fecha límite programada, puede hacer lo siguiente:
 Comprobar los campos que han dado por supuestos en la programación como la
duración, las delimitaciones o las dependencias de las tareas para ver qué
ajustes se pueden hacer.
 Agregar recursos para recuperar el tiempo perdido (esto redundará en el costo).
 Recortar el alcance del proyecto para recuperar la programación (esto
necesitará de la aprobación de los miembros del equipo).
Cuando ajusta el Plan de Proyecto para alcanzar la fecha límite que necesita, ha de
asegurarse de comprobar los costos, la asignación de los recursos y el alcance.
Tendrá que saber cómo afectan los cambios al resto de las partes del Plan de
Proyecto. Podrá también necesitar establecer una nueva Línea Base, especialmente
si se han producido cambios importantes.

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EJERCICIO 5: Agregar recursos y mostrar Líneas de Progreso
Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo
“Reclinable.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Usted como Director de Proyecto (Project Manager) requiere ver las tareas que se
han completado, están en progreso o retrasadas, para si fuera el caso, hacer
ajustes. Porque la semana que viene tiene que informar ante Gerencia General y
los principales Stakeholders (Interesados) los avances y el estado de las tareas y
del proyecto en general. Se da cuenta que tiene algunos recursos sobreasignados
y desea saber cómo eliminar algunas sobreasignaciones además, desea saber el
progreso de las tareas del proyecto. Para ello, primero deberá redistribuir
automáticamente los recursos a todo el proyecto completo para luego establecer la
Línea de Progreso al proyecto. Una vez realizado los dos pasos, se le pide
responder:
1. ¿Cuáles son las tareas y a qué grupo de tareas pertenecen dichas tareas que se
encuentran en la semana del 17 de septiembre del 2000 que justo coincide con
el estado del proyecto y no se encuentran muy retrasados?
___________________________________________________
___________________________________________________
6.1.2MONITOREO Y AJUSTE DE COSTOS
Si el proyecto está delimitado principalmente por el costo, se debe tener mucho
cuidado con el costo de los recursos, de las tareas y con los costos estimados del
proyecto completo. También puede ajustar el Plan de Proyecto si recibe nuevos
valores reales que puedan hacer que el presupuesto se dispare.
SEGUIMIENTO DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
Utilizar una o varias de las técnicas siguientes para hacer el seguimiento y ajustar
los costos de forma que se pueda mantener el presupuesto inicial:
 Visualizar las vistas concretas y las tablas para revisar los costos.
 Ajustar la programación para reducir los costos.
 Ajustar las asignaciones para reducir los costos.
REVISIÓN DE LOS COSTOS TOTALES GENERALES
Hay dos formas de revisar los costos generales de un proyecto. Son las siguientes:
 Revisar las estadísticas del Proyecto.
 Agregar la tarea resumen del Proyecto.

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Los totales del proyecto se mostrarán en esta tarea resumen en la parte superior
de la hoja. Si una tabla contiene información de costos, la tarea resumen mostrará
los costos totales.
REVISIÓN DE LA VARIACIÓN DE COSTOS
Utilizar la tabla Costo para revisar las diferencias entre los costos previstos y los
costos reales. Esta tabla incluye campos para los costos previstos, los costos
programados totales, los reales, los restantes y las variaciones de costos. Para
utilizar esta tabla, seguirá los pasos siguientes:
1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas.
2. Haga clic en Vista » grupo Tablas » tablas » “Costo”, de forma que
aparezca la tabla en la vista actual.
FIGURA 12: Cuadro Tabla Costo
También está la tabla de costos para los recursos, que incluye información para
todas las asignaciones de recursos.
Se accede a esta tabla de la siguiente manera:
1. Haga clic en la pestaña Vista » “Hoja de recursos” o “Uso de recursos”.
2. Podrá utilizar la tabla Costo.

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Esta tabla tiene costo, costos previstos, costos reales, costos restantes y variación
de costos para todas las asignaciones de los recursos. La información de costos se
muestra para todos los recursos tipo: trabajo, material y costo.
Véase la siguiente figura:
FIGURA 13: Cuadro Tabla Costo en la Vista Uso de Recursos
REVISIÓN DE LOS COSTOS FUERA DE PRESUPUESTO
Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver sólo las tareas o
recursos asociados con costos fuera del presupuesto.
Si se desea esta vista y utilizar la tabla que contiene la información que quiera
revisar en el contexto de costos fuera del presupuesto, se deberá seguir los
siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » diríjase a Filtro y
aparecerá una lista » haga clic en Más filtros.
2. En el cuadro de diálogo Más filtros, haga clic en “Costo mayor que el
presupuestado” » y después clic en Aplicar.
Si prefiere ver todas las tareas o recursos, pero tiene tareas o recursos con
costo mayor que el presupuestado, en el mismo cuadro de diálogo haga los
mismos pasos en la opción Resaltar.
3. Revisará las tareas o recursos para analizar la extensión de los costos por
encima del presupuesto.
4. Cuando termine, si desea mostrar todas las tareas de nuevo, deberá dar clic en
la pestaña Vista, luego dirigirse a y seleccione Sin filtro.

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FIGURA 14: Revisión de los costos fuera de presupuesto
EJERCICIO 6: Revisión de la Variación del Costo y Costos fuera del
presupuesto.
Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Proceso de
planeamiento.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Para el desarrollo del ejercicio, primero debe Establecer una Línea Base, luego
usted desea visualizar algunas variaciones de costos, para ello siga lo que se pide
en los siguientes enunciados y responda a las preguntas:
1. Incremente la Tasa Estándar utilizando la Hoja de Recursos a $60 de los
siguientes recursos: Equipo de Revisión y Usuarios de Herramientas y
responda, usando la Tabla Costo con la Hoja de recursos, ¿Cuál es la
Variación del Costo de dichos recursos?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
2. Utilice la vista Diagrama de Gantt con la Tabla Costo y mencione, ¿Cuáles
son los nombres y variaciones de costo de las fases principales del proyecto
que se han modificado?

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_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
3. Utilizando la vista Diagrama de Gantt con la Tabla Costo, filtrar las tareas
usando el filtro Costo Mayor que el presupuestado y responder ¿Cuál es
la Variación de Costo de las tareas Reunión revisión de plan preliminar
(límite de 2 horas) (Fila 15) y Llevar a cabo reunión de revisión final
(límite de 2 horas) (Fila 22)?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
REVISIÓN DEL RENDIMIENTO DEL COSTO UTILIZANDO EL ANÁLISIS DEL
VALOR GANADO
MS Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para comparar sus
costos esperados con sus costos reales y son: Valor Acumulado para las tareas,
Indicadores de costo de Valor Acumulado, Indicadores de programación del Valor
Acumulado y Valor Acumulado para los recursos.
Estas 4 tablas lo ayudan a evaluar la relación entre el trabajo y los costos. Puede
usar las tablas de Valor Acumulado para pronosticar una tarea que terminará
dentro del presupuesto; un pronóstico está basado en la comparación de los costos
reales incurridos en la tarea hasta la fecha con los costos previstos.
Para generar información de Valor Ganado, tendrá que tener los siguientes
elementos:
 Una Línea Base guardada.
 Recursos asignados a las tareas.
 Los costos asociados con los recursos asignados.
 La información de progreso real.
Para revisar la información de Valor Ganado, haga lo siguiente:
1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas, luego haga clic
en la pestaña Vista » grupo Datos »Tablas » “Más tablas”.
2. Haga clic en Valor Acumulado, Indicadores de costo de Valor Acumulado
o en Indicadores de programación del Valor Acumulado dependiendo de
la información del Valor Ganado que desee revisar.

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FIGURA 15: Cuadro Valor Acumulado
A continuación, se muestra el contenido de cada una de las tablas:
Nombre de la tabla Campos incluidos
Valor Acumulado
para las tareas
 CPTP (Costo Presupuestado del Trabajo Programado),
también conocido como PV (Valor Planificado).
 CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado),
también conocido como VA (Valor Acumulado).
 CRTR (Costo Real del Trabajo Realizado), también
conocido como AC (Costo real).
 VP (Variación de la Programación).
 VC (Variación del Costo).
 CEF (Estimación hasta la Conclusión).
 CPF (Costo Previsto).
 VAF (Variación a la Conclusión).
Valor Acumulado
para los recursos
también conocido como PV (Valor Planificado).

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también conocido como VA (Valor Acumulado).
 CRTR (Costo Real del Trabajo Realizado), también
conocido como AC (Costo real).
 CEF (Estimación hasta la Conclusión).
Indicadores de
Costo del Valor
Acumulado
también conocido como Valor Planificado.
también conocido como Valor Acumulado.
 %VC (Porcentaje de la Variación de Costos).
 IRC (Índice del Rendimiento de Costos).
 CEF (Costo Estimado al Finalizar).
 IRPC (Índice de Rendimiento Para Completar).
Indicadores de
Programación del
Valor Acumulado
también conocido como Valor Planificado.
también conocido como Valor Acumulado.
 %VP (Porcentaje de la Variación de la Programación).
 IRP (Índice del Rendimiento de la Programación).
REVISIÓN DEL ESTADO DEL PRESUPUESTO
Las tablas de los Indicadores de costo del Valor Acumulado e Indicadores de
Cronograma del Valor Acumulado son similares a la tabla de Valor Acumulado para
tareas. La tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado le permite comparar
varios factores de costo relacionados a tareas en su proyecto. La tabla Indicadores
de Programación del Valor Acumulado le permite enfocar los efectos de las
variaciones de efectos de la programación en el costo de su proyecto.
Para mostrar la tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado se realiza los
siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » “Mas tablas”.
2. Luego en la lista que aparece en un cuadro diálogo seleccione “Indicadores de
Costo del Valor Acumulado”.
Para mostrar la tabla Indicadores de Programación del Valor Acumulado, realice los
siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » “Mas tablas”
2. Luego en la lista que aparece en un cuadro diálogo seleccione “Indicadores de
Programación del Valor Acumulado”.

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FIGURA 16: Cuadro Indicador de Costo de Valor Acumulado
ALINEACIÓN DEL PROYECTO CON EL PRESUPUESTO
Suponga que se han revisado todos los detalles del presupuesto con los costos del
proyecto actual y que se ha encontrado que se pasará significativamente el
presupuesto asignado o quizás un jefe le ha pedido que recorte los costos un 10% y
necesita trabajar ahora sobre otro costo en el proyecto.
Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para reducir los
costos, puede hacer lo siguiente:
 Volver a comprobar los supuestos de costos, tales como las tasas de los
recursos, los costos por uso de los recursos, la cantidad de recursos de costos
asignados a las tareas y los costos fijos de las mismas.
 Ajustar la programación para reducir los costos, reduciendo la duración de las
tareas.
 Modificar la asignación para reducir costos. Agregar, quitar o reemplazar
recursos en las asignaciones para recortar costos de forma apropiada.
 Recortar el alcance para reducir costos (lo que probablemente necesite la
aprobación por parte de los diferentes participantes).
Cuando ajuste el Plan de Proyecto para conseguir el presupuesto que busca, se ha
de revisar la fecha límite, la asignación de recursos y el alcance. Se tiene que saber
cómo afectan los cambios a las otras partes del proyecto. También se puede
considerar la configuración de una nueva Línea Base, especialmente si se producen
grandes cambios en los costos que afectarían a la programación.

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EJERCICIO 7: Uso de tablas Indicador de Costo de Valor Acumulado e
Indicador de Programación de Valor Acumulado.
Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Corta césped
autónomo.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio.
Al revisar en la Hoja de Recursos, se da cuenta que los recursos Jefe de Ingenieros
y Consultores Marketing tienen una Tasa estándar superior al mercado. Usted hace
una búsqueda y encuentra que existe una competencia feroz en el mercado de
estos tipos de recursos, por lo que decide retenerlos. Después de conversar con
dichos recursos llegan a un acuerdo para ambas partes. Se aprobó bajar la tasa
estándar de los recursos en mención a $50 /hr.
Ahora, con este cambio, se le pide a usted revisar el nuevo estado del presupuesto
usando las tablas Indicadores de Costo de Valor Acumulado e indicador de
programación del Valor Acumulado, y responder lo siguiente:
1. Usando la tabla de Valor Acumulado, ¿Cuánto es el Valor acumulado de la
tarea resumen Fase 1- Marketing del producto?
_____________________________________________________________
2. Usando la tabla de Valor Acumulado, ¿Cuánto es el Valor planeado de la
tarea resumen Fase 2- Diseño del sistema?
_____________________________________________________________
3. Usando la tabla Indicador de programación de Valor Acumulado, ¿Cuánto es
el %VP de la tarea resumen Fase 3- Crear diseño detallado y
construcción de prototipo?
_____________________________________________________________
4. Usando la tabla Indicador de programación de Valor Acumulado, ¿Cuánto es
el IRP de la tarea resumen Fase 4- Modificaciones y pruebas?
_____________________________________________________________

Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos - Sesión 06

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