A business planning concept according to William Demming's re-engineering theory (plan-do-check-act)

1. TNC GROUP12/12/2016 1
Ένα ΟΝΕΙΡΟ
αποτυπωμένο στο χαρτί
με ημερομηνία αποτελεί
ένα ΣΤΟΧΟ.
Ένας ΣΤΟΧΟΣ
αναλυμένος σε στάδια
γίνετε ένα ΣΧΕΔΙΟ.
Ένα ΣΧΕΔΙΟ
υποστηριζόμενο από
ΔΡΑΣΗ κάνει το ΟΝΕΙΡΟ
σου πραγματικότητα

2. TNC GROUP
Ο Κύκλος του πολυεπίπεδου
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ, ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΕΛΕΓΧΟΥ και ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ
όλων των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού
12/12/2016 2

3. TNC GROUP
Ο Κύκλος αυτός ορίζεται από τα παρακάτω στάδια
1. ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ……………………………………… (Προϋπολογισμός , Προγραμματισμός)
2. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ .…………………………………….………………….(Εκτέλεση βάσει Σχεδίου)
3. ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΠΕΠΡΑΓΜΕΝΩΝ …………..……………(Συγκεκριμένο Χρονικό Διάστημα)
4. ΕΛΕΓΧΟΣ και ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ …………..……….. (Σχέδιο / Αποτέλεσμα)
5. ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ……………………….………....……..(Υπόλοιπο Χρονικό διάστημα)
12/12/2016 3

4. TNC GROUP12/12/2016 4
Τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής (BP&C)
• Η ικανότητα να έχεις πλήρη έλεγχο και γνώση του συνολικού οργανισμού
για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα στο μέλλον.
• Η γνώση για τα πραγματικά αποτελέσματα των δραστηριοτήτων μέσω του
επιμερισμού του κόστους λειτουργίας.
• Η δυνατότητα να δεις, να επηρεάσεις και να αντιδράσεις για όλα τα
μελλοντικά αποτελέσματα, αποφεύγοντας εκπλήξεις.
• Η δυνατότητα να κρίνεις την οργάνωση, να επικεντρωθείς σε στόχους και
να τους επιδιώξεις, αλλάζοντας πολιτικές αν χρειασθεί (what if….).
• Η δυνατότητα αξιολόγησης της δομής αλλά και των πρακτικών του
οργανισμού.

5. TNC GROUP12/12/2016 5
Το πιο ουσιαστικό πλεονέκτημα της εφαρμογής (BP&C)
• Η δημιουργία κουλτούρας και
η εκπαίδευση του οργανισμού στην διαδικασία
του σχεδιασμού και
του απολογισμού
της κάθε δραστηριότητας συνθήκη που από μόνη της
βελτιώνει την αποδοτικότητα και παραγωγικότητα.

6. TNC GROUP
1. Η Θεωρία
1. Γιατί προγραμματίζουμε / σχεδιάζουμε;
2. Γιατί ελέγχουμε / συγκρίνουμε;
3. Γιατί αιτιολογούμε τις αποκλίσεις;
4. Γιατί επανασχεδιάζουμε;
5. Η θεωρεία William Deming
2. Τα απαιτούμενα
1. Το σύστημα και οι διαδικασίες
2. Η κουλτούρα της οργάνωσης
3. Το Σύστημα
1. Η επιχειρησιακή δομή και οι Περιοχές ευθύνης
2. Οι Βασικές κατηγορίες δεδομένων
• Επενδύσεις
• Έξοδα
• Πωλήσεις, έσοδα
• Πολιτικές εισροών και εκροών
3. Εκθέσεις, Αυτοματισμοί, Δικλείδες ασφαλείας
4. Η Διαδικασία
1. Η δημιουργία (συνεντευξεις, ερωτηματολόγια)
2. Η εγκατάσταση, εκπαίδευση
3. Η εφαρμογή
4. Η παρακολούθηση
12/12/2016 6

7. TNC GROUP
1. Γιατί προγραμματίζουμε / σχεδιάζουμε;
• Για την εκτίμηση των οικονομικών αποτελεσμάτων
Κέρδη και Ζημίες
Ισολογισμός
Χρηματορροή
• Για την αποκάλυψη συνεργιών μεταξύ δραστηριοτήτων
• Για την ανάδειξη των πραγματικών επιμέρους κερδοφοριών
• Για την αποφυγή εκπλήξεων
• Για την εκτίμηση αναγκαίων ή διαθεσίμων πηγών και κεφαλαίων
• Για την βελτιστοποίηση του αποτελέσματος (what if ….)
12/12/2016 7

8. TNC GROUP
2. Γιατί ελέγχουμε / συγκρίνουμε;
• Για να κρίνουμε την επιτυχία του αρχικού σχεδιασμού
• Για να αναδείξουμε τις αποκλίσεις μεταξύ των σχεδιασμένων και
των πεπραγμένων
• Για να προκαλέσουμε εξηγήσεις και αιτιολογίες των αποκλίσεων
• Για να αποκαλύψουμε λειτουργικές αδυναμίες
• Για να αξιολογήσουμε δομές και πρακτικές
12/12/2016 8

9. TNC GROUP
3. Γιατί αιτιολογούμε τις αποκλίσεις;
• Για να τεκμηριώνουμε την γνώση μας για το περιβάλλον μας
και την σχέση μας με αυτό.
• Γιατί αν δεν γνωρίζουμε τα αίτια της αρνητικής απόκλισης θα
επαναληφθεί.
• Γιατί αν δεν γνωρίζουμε τα αίτια της θετικής απόκλισης δεν θα
επαναληφθεί.
• Για να μάθουμε από το παρελθόν μας
12/12/2016 9

10. TNC GROUP
4. Γιατί επανασχεδιάζουμε;
• Για επικαιροποίηση / διόρθωση των οικονομικών αποτελεσμάτων
Κέρδη και Ζημίες
Ισολογισμός
Χρηματορροή
• Για επανεκτίμηση αναγκαίων πηγών και κεφαλαίων.
• Για βελτιστοποίηση του αποτελέσματος (what if ….)
• Για ξεκάθαρη στόχευση και στρατηγική
12/12/2016 10

11. TNC GROUP
William Edwards Deming
(14 Οκτωβρίου, 1900 – 20 Δεκεμβρίου, 1993) Αμερικάνος μηχανικός, στατιστικολόγος,
καθηγητής, συγγραφέας, εισηγητής και σύμβουλος διοίκησης.
Το σύστημα “Σχεδιασμού και Ελέγχου” (BP&C) βασίζεται στην θεωρεία του
William Deming περί συνεχούς ανασχεδιασμού. (Plan-Do-Check-Act)
12/12/2016 11

12. TNC GROUP12/12/2016 12

13. TNC GROUP
Συνολικός Ετήσιος Προϋπολογισμός. (12μηνο)
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
1η φάση:
Προϋπολογισμός
(plan)
12/12/2016 13

14. TNC GROUP
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Απολογισμός Διμήνου
Jan Feb
Προϋπολογισμός
Jan Feb
Πραγματοποιηθέντα
1η φάση:
2η φάση:
Προϋπολογισμός
Συνολικός Ετήσιος Προϋπολογισμός. (12μηνο)
(do – check)
(plan)
Αιτιολογία αποκλίσεων
Αξιολόγηση δομών και πρακτικών
Ορισμός αποκλίσεων
12/12/2016 14

15. TNC GROUP
1η φάση:
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
2η φάση: Απολογισμός Διμήνου
Jan Feb
Προϋπολογισμός
Jan Feb
Πραγματοποιηθέντα
Αιτιολογία αποκλίσεων
3η φάση: Επικαιροποίηση σχεδίου = πραγματικό δίμηνο + νέα πρόβλεψη για το δεκάμηνο
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Προϋπολογισμός
Πραγματοποιηθέντα (1-2)
Αξιολόγηση δομών και πρακτικών
Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov DecJan Feb
Νέα πρόβλεψη (3-10)
Προϋπολογισμός
Συνολικός Ετήσιος Προϋπολογισμός. (12μηνο) (plan)
(do – check)
Ορισμός αποκλίσεων
(act – re plan)
12/12/2016 15

16. TNC GROUP
3η φάση: 1η προβλεψη
12/12/2016 16
Επικαιροποίηση σχεδίου = πραγματικό δίμηνο + νέα πρόβλεψη για το δεκάμηνο
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Πραγματοποιηθέντα (1-2)
Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov DecJan Feb
Νέα πρόβλεψη (3-12)
Απολογισμός - Αποκλίσεις
Προϋπολογισμός
1η πρόβλεψη
Διαδικασία
1. Καταγραφή δεδομένων διμήνου (1-2)
2. Σύγκριση διμήνου...................................(προϋπολογισμού – πεπραγμένων)
3. Ανάλυση αποκλίσεων διμήνων
4. Πρόβλεψη 10μήνου (3-12)
5. Σύγκριση δωδεκαμήνων..........................(προϋπολογισμού – (πεπραγμένων+προβλέψεις)

17. TNC GROUP
3η φάση:
4η φάση:
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Προϋπολογισμός
Πραγματοποιηθέντα (3-4)
Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov DecJan Feb
Νέα πρόβλεψη (5-12)
1η προβλεψη
12/12/2016 17
Επικαιροποίηση σχεδίου = πραγματικό τετράμηνο + νέα πρόβλεψη για το οκτάμηνο
Επικαιροποίηση σχεδίου = πραγματικό δίμηνο + νέα πρόβλεψη για το δεκάμηνο
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Πραγματοποιηθέντα (1-2)
Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov DecJan Feb
Νέα πρόβλεψη (3-12)
2η προβλεψη
Απολογισμός - Αποκλίσεις
Προϋπολογισμός
1η πρόβλεψη
1η πρόβλεψη
2η πρόβλεψη
Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Απολογισμός - Αποκλίσεις

18. TNC GROUP
3η φάση: 1η προβλεψη
12/12/2016 18
Επικαιροποίηση σχεδίου = πραγματικό δίμηνο + νέα πρόβλεψη για το οκτάμηνο
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Πραγματοποιηθέντα (1-4)
Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov DecJan Feb
Νέα πρόβλεψη (5-12)
Απολογισμός - Αποκλίσεις
Προϋπολογισμός
2η πρόβλεψη
Διαδικασία
1. Καταγραφή δεδομένων επόμενου διμήνου (3-4)
2. Σύγκριση τετραμήνων.............................(προϋπολογισμού – πεπραγμένων)
3. Ανάλυση αποκλίσεων τετραμήνου
4. Πρόβλεψη 8μήνου (5-12)
5. Σύγκριση δωδεκαμήνων..........................(προϋπολογισμού – (πεπραγμένων+προβλέψεις))

19. TNC GROUP
1. Η Θεωρία
1. Γιατί προγραμματίζουμε / σχεδιάζουμε;
2. Γιατί ελέγχουμε / συγκρίνουμε;
3. Γιατί αιτιολογούμε τις αποκλίσεις;
4. Γιατί επανασχεδιάζουμε;
5. Η θεωρεία William Deming
2. Τα απαιτούμενα
1. Το σύστημα και οι διαδικασίες
2. Η κουλτούρα της οργάνωσης
3. Το Σύστημα
1. Η επιχειρησιακή δομή και οι Περιοχές ευθύνης
2. Οι Βασικές κατηγορίες δεδομένων
• Επενδύσεις
• Έξοδα
• Πωλήσεις, έσοδα
• Πολιτικές εισροών και εκροών
3. Εκθέσεις, Αυτοματισμοί, Δικλείδες ασφαλείας
4. Η Διαδικασία
1. Η δημιουργία (συνεντευξεις, ερωτηματολόγια)
2. Η εγκατάσταση, εκπαίδευση
3. Η εφαρμογή
4. Η παρακολούθηση
12/12/2016 19

20. TNC GROUP
Τα απαιτούμενα – Το Σύστημα και οι διαδικασίες
- Το Σύστημα είναι μια εφαρμογή που θα μας βοηθήσει να έχουμε
οργανωμένα δεδομένα και τις αξιόπιστες απαντήσεις σε συγκεκριμένα
ερωτήματα.
- Οι διαδικασίες είναι ένα σετ από οδηγίες για όλες τις απαραίτητες
ενέργειες ενημέρωσης του συστήματος που θα το καθιστούν αξιόπιστο.
Το σύστημα, οι διαδικασίες, η εκπαίδευση και η παρακολούθηση της σωστής
λειτουργίας είναι ζήτημα της TNC GROUP και των ανθρώπων της.
12/12/2016 20

21. TNC GROUP
Τα απαιτούμενα – Η κουλτούρα
- Κουλτούρα εννοούμε την πίστη,
την διάθεση και
την εργασιακή συνήθεια
να προγραμματίζουμε τη δουλειά μας σε βάθος χρόνου ώστε οι
προβλέψεις καθώς και οι διορθώσεις να είναι δεσμευτικές,
εφικτές και
θεμιτές.
Η κουλτούρα είναι ζήτημα της οργάνωσης και των επιτελικών
στελεχών της. Μόνο αυτοί μπορούν να ενφυσήσουν τέτοιες πρακτικές
και στο τέλος να προσδοκούν από τη συνολική δομή ανάλογες
συμπεριφορές.
12/12/2016 21

22. TNC GROUP
1. Η Θεωρία
1. Γιατί προγραμματίζουμε / σχεδιάζουμε;
2. Γιατί ελέγχουμε / συγκρίνουμε;
3. Γιατί αιτιολογούμε τις αποκλίσεις;
4. Γιατί επανασχεδιάζουμε;
5. Η θεωρεία William Deming
2. Τα απαιτούμενα
1. Το σύστημα και οι διαδικασίες
2. Η κουλτούρα της οργάνωσης
3. Το Σύστημα
1. Η επιχειρησιακή δομή και οι Περιοχές ευθύνης
2. Οι Βασικές κατηγορίες δεδομένων
• Επενδύσεις
• Έξοδα
• Πωλήσεις, έσοδα
• Πολιτικές εισροών και εκροών
3. Εκθέσεις, Αυτοματισμοί, Δικλείδες ασφαλείας
4. Η Διαδικασία
1. Η δημιουργία (συνεντευξεις, ερωτηματολόγια)
2. Η εγκατάσταση, εκπαίδευση
3. Η εφαρμογή
4. Η παρακολούθηση
12/12/2016 22

23. TNC GROUP
1. Το Σύστημα - Η επιχειρησιακή δομή και οι περιοχές ευθύνης
- Επιχειρησιακή δομή δηλαδή οργανόγραμμα πρέπει να υπάρχει
τουλάχιστον στις βασικές δραστηριότητες του οργανισμού.
- Οι περιοχές ευθύνης έχουν να κάνουν με το ποιος έχει την τελική
ευθύνη για τις ενέργειες και το τελικό αποτέλεσμα μιας
δραστηριότητας.
Οι λόγοι που χρειάζονται τα παραπάνω δύο συστατικά, για την ορθή
λειτουργία του συστήματος, είναι προφανή. Πρέπει αυτοί που έχουν
την εξουσία των αποφάσεων να έχουν και την ιδιοκτησία του τελικού
αποτελέσματος.
12/12/2016 23

24. TNC GROUP
2. Το Σύστημα - Οι 4 βασικές κατηγορίες δεδομένων
- Επενδύσεις δηλαδή όλες οι αναβαθμίσεις των συστημάτων ή και του
περιβάλλοντος που θα είναι μέρος της στρατηγικής και θα αφορούν
μακροχρόνια αποτελέσματα.
- Έξοδα δηλαδή όλα τα καταγεγραμμένα και σχεδιασμένα κόστη που
είναι αναγκαία ή κρίνονται σαν τέτοια για την ορθή λειτουργία του
οργανισμού.
- Πωλήσεις, έσοδα δηλαδή όλες εκείνες οι ενέργειες που αποφέρουν
έσοδα στον οργανισμό.
- Πολιτικές εισροών και εκροών δηλαδή όλες εκείνες οι πολιτικές που
κρίνουν τον χρονικό προγραμματισμό όλων των εισροών και των
εκροών.
12/12/2016 24

25. TNC GROUP
3. Το Σύστημα - Εκθέσεις, Αυτοματισμοί, δικλείδες ασφαλείας
- Εκθέσεις
Οι βασικές εκθέσεις είναι:
- τα αποτελέσματα χρήσης (Κέρδη και Ζημίες)
- ο Ισολογισμός, και
- η Χρηματορροή
περισσότερες οικονομικές αλλά και λειτουργικές εκθέσεις
προκύπτουν ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού.
- Οι Αυτοματισμοί έχουν να κάνουν με τον αυτόματο υπολογισμό
κάποιων μεγεθών στην διαδικασία ενημέρωσης του συστήματος.
- Οι δικλείδες ασφαλείας χρησιμοποιούνται για την προστασία του
χρήστη από την παράλειψη κάποιων ενημερώσεων.
12/12/2016 25

26. TNC GROUP
Η απεικόνιση της εφαρμογής #1
Επενδύσεις
Έξοδα
Πωλήσεις, Έσοδα
Πολιτικές εισροών
και εκροών
Κέρδη & Ζημίες
Χρηματορροή
Ισολογισμός
Οικονομικοί Δείκτες
Λειτουργικές εκθέσεις
Δεδομένα Εκθέσεις
12/12/2016 26

27. TNC GROUP
Η απεικόνιση του οργανισμού – Παράδειγμα εφαρμογής
Οργανισμός
Δραστηριότητα 1 Δραστηριότητα 2 Δραστηριότητα 3
Έξοδα
Υπηρεσίες
Επενδύσεις
12/12/2016 27

28. TNC GROUP
1. Η Θεωρία
1. Γιατί προγραμματίζουμε / σχεδιάζουμε;
2. Γιατί ελέγχουμε / συγκρίνουμε;
3. Γιατί αιτιολογούμε τις αποκλίσεις;
4. Γιατί επανασχεδιάζουμε;
5. Η θεωρεία William Deming
2. Τα απαιτούμενα
1. Το σύστημα και οι διαδικασίες
2. Η κουλτούρα της οργάνωσης
3. Το Σύστημα
1. Η επιχειρησιακή δομή και οι Περιοχές ευθύνης
2. Οι Βασικές κατηγορίες δεδομένων
• Επενδύσεις
• Έξοδα
• Πωλήσεις, έσοδα
• Πολιτικές εισροών και εκροών
3. Εκθέσεις, Αυτοματισμοί, Δικλείδες ασφαλείας
4. Η Εφαρμογή
1. Η δημιουργία (συνεντευξεις, ερωτηματολόγια)
2. Η εγκατάσταση, εκπαίδευση
3. Η εφαρμογή
4. Η παρακολούθηση
12/12/2016 28

29. TNC GROUP
1. Η δημιουργία (συνεντεύξεις, ερωτηματολόγια)
- Συνεντεύξεις
Απαιτούνται συνεντεύξεις από στελέχη της επιχείρησης προκειμένου να
γίνει αντιληπτή η φύση της δουλειάς αλλά και ο τρόπος σκέψης των
στελεχών του οργανισμού.
- Ερωτηματολόγια
Χρησιμοποιούνται κυρίως για εξοικονόμηση χρόνου σε σχέση με απλά
ερωτήματα της δουλειάς. (πχ. Σε ποιο νόμισμα συνδιαλεγόμαστε κλπ).
Ένα σημείο αναφοράς της επιτυχίας του συστήματος είναι η πολύ καλή
αντίληψη και γνώση περί της επιχείρησης από την ομάδα εργασίας.
12/12/2016 29

30. TNC GROUP
2. Η Εγκατάσταση, Εκπαίδευση
- Εγκατάσταση
Αφορά το τεχνικό κομμάτι της εφαρμογής. Η εφαρμογή εγκαθίσταται
σε συγκεκριμένους υπολογιστές και επιβεβαιώνεται ότι λειτουργεί
πλήρως.
- Εκπαίδευση
Από τα πιο σημαντικά ζητήματα της επιτυχίας της εφαρμογής.
12/12/2016 30

31. TNC GROUP
3. Η Εφαρμογή
Η εφαρμογή του συστήματος BP&C μπορεί και συνίσταται να γίνει σε
τρία επίπεδα.
α. Μελέτη, σχεδιασμός και κατασκευή ενός “προϋπολογιστικού
μοντέλου. Εφαρμογή του μοντέλου σε έναν ετήσιο
προϋπολογισμό.
β. Καταγραφή των δεδομένων (πχ. Διμήνου) και όλων των
αποκλίσεων. Αιτιολογία των αποκλίσεων.
γ. Επανασχεδιασμός του υπολοίπου χρονικού διαστήματος,
επανακαθορίζοντας στόχους, τακτικές και στρατηγικές.
12/12/2016 31

32. TNC GROUP
4. Η παρακολούθηση
Κατά την διάρκεια των πρώτων ενημερώσεων χρειάζεται συστηματική
παρακολούθηση των ενημερώσεων ώστε να υπάρχει επιβεβαίωση της
ορθότητας της χρήσης.
12/12/2016 32

33. TNC GROUP12/12/2016 33
Το πιο ουσιαστικό πλεονέκτημα της εφαρμογής (BP&C)
• Η δημιουργία κουλτούρας και
η εκπαίδευση του οργανισμού στην διαδικασία
του σχεδιασμού και
του απολογισμού
της κάθε δραστηριότητας συνθήκη που από μόνη της
βελτιώνει την αποδοτικότητα και παραγωγικότητα.

34. TNC GROUP
Ευχαριστούμε για τον χρόνο σας
12/12/2016 34
Κώστας Αγγελάκης
TNC GROUP
Φραγκοκλησιάς 7, 15125 Μαρούσι
218-218-9998
aggelakis@tncgroup.gr
www.costasaggelakis.com