Parce que la procédure est encore largement manuelle et complexe, l’opportunité de récupérer la TVA étrangère versée sur les dépenses professionnelles en Europe est négligée par une grande majorité des entreprises. Or, les sommes en jeu peuvent être considérables. Jusqu’à plusieurs centaines de milliers d’euros pour les grands voyageurs.

1. Quel est le risque ? Voir les autorités rejeter les dos-
siers non-conformes à leur législation. Ou, dans le
meilleur des cas, les entreprises doivent répondre à
des demandes de renseignements (dans la langue
du pays), dans des délais très courts.
Par Fredrik Skiöldebrand,
Président et fondateur
de la société TVA Conseil,
entité française du groupe
Cash Back.
Fredrik Skiöldebrand est
également co-fondateur
du groupe Cash Back,
créée en Suède en 1988.
Parce que la procédure est encore largement manuelle et
complexe, l’opportunité de récupérer la TVA étrangère versée
sur les dépenses professionnelles en Europe est négligée par
une grande majorité des entreprises. Or, les sommes en jeu
peuvent être considérables. Jusqu’à plusieurs centaines de
milliers d’euros pour les grands voyageurs.
Une TVA et un droit
à remboursement
très variables d’un
état-membre à l’autre
La TVA récupérable sur notes de frais,
une cagnotte sous-estimée
Toute société assujettie à la TVA en France peut récupérer une partie de la TVA
versée à l’étranger et notamment celle acquittée sur les notes de frais. À condition
que l’assujetti fasse la demande de remboursement dans les temps : avant le 30
juin de l’année n +1 pour les pays hors Union Européenne et avant le 30 sep-
tembre de l’année n +1 pour les états-membres de l’UE. Passées ces dates, la
TVA est perdue.En dépit de ce droit, beaucoup d’entreprises renoncent. Pourquoi ?
Parce que récupérer cette TVA étrangère relève du parcours du combattant.
S’y retrouver dans ce méan-
dre, bien identifier la TVA récu-
pérable sur les justificatifs de
dépenses et mener à bonne fin
les dossiers peut être une ga-
geure pour les entreprises. Or,
pour que les dossiers de de-
mande de remboursement soient
acceptés par les différentes au-
torités fiscales, ils doivent être
irréprochables. Cela nécessite,
entre autre, une connaissance
sans cesse actualisée de la rè-
glementation, pays par pays.
Le premier écueil tient au ca-
ractère multiple de la TVA en
Europe, où l’on recense au-
tant de règlementations diffé-
rentes que de pays et où les
taux standards varient de 8%
à 27%. Lesquels taux ne
manquent pas d’évoluer - avec une moyenne de
21,5% aujourd’hui - les gouvernements étant sou-
cieux de faire entrer de l’argent dans les caisses
des Etats. L’harmonisation fiscale n’est pas encore
à l’ordre du jour ! À cela s’ajoutent des règles
de récupération variables d’un pays à l’autre et
un droit à déduction/remboursement qui ne
concerne que certaines opérations/dépenses. Ce
qui est récupérable dans unpays,nel’estpasnéces-
sairement chez le voisin. À titre d’illustration, la TVAfac-
turée sur les locations de voiture est récupérable en
Allemagne ou au Royaume Uni, mais pas en France.
Pire, certains pays, comme l’Angleterre, peuvent ap-
pliquer des pénalités quand les demandes ne sont
pas conformes à la législation locale. Les autorités
veulent ainsi décourager les entreprises tentées de
soumettre des dossiers mal préparés.

2. Par ailleurs, l’expérience sur le terrain le montre, ce
manque à gagner s’étend également à la TVA locale
déductible sur notes de frais, dont le remboursement
n’est pas toujours bien optimisé par les entreprises.
Un processus difficile à automatiser
5,5 milliards d’euros de manque à gagner
pour les entreprises
Le défi est d’autant plus important pour les entre-
prises que le processus de récupération est large-
ment manuel. Rien n’étant gravé dans le marbre en
matière réglementaire, il est difficile de paramétrer
un logiciel afin qu’il puisse seul trancher sur le droit
à déductibilité d’un ticket de péage, d’une note de
restaurant ou encore d’une nuitée d’hôtel dans un
pays étranger.
Comment peut-on savoir si Monsieur Dupond, qui
a déjeuné à Londres, est un collaborateur de l’en-
treprise (la TVA est alors déductible) ou un invité
(la TVA n’est pas déductible) ? Et le manque de ri-
gueur avec lequel les notes de frais sont parfois
établies ne facilite pas la tâche. L’erreur la plus
courante étant le libellé de la facture au nom et à
l’adresse du collaborateur au lieu des coordonnées
de la société, pour justifier la nature profession-
nelle de la dépense.
Des avancées ont été faites en matière d’automati-
sation, avec notamment la mise en place en 2010
d’un portail électronique de soumission des dossiers
dans chaque pays de l’Union Européenne.
De même, certains logiciels de notes de frais per-
mettent la transmission en ligne de justificatifs
scannés réalisés depuis un Smartphone, pour rem-
plir les notes de frais au fil du voyage et gagner en
efficacité. Mais rien ne remplace la connaissance
humaine et le travail de vérification sur des centaines
de pièces justificatives, si l’entreprise veut être as-
surée de présenter des dossiers conformes et maxi-
miser sa récupération de TVA.
Toutefois, le jeu en vaut la chandelle. Souvent, les
sociétés n’ont pas conscience du manque à gagner.
A fortiori quand leur activité évolue fortement avec
de nombreux déplacements en Europe.
Or, si les sommes prises isolément sont souvent
faibles, mises bout à bout elles représentent des
montants considérables. Pour une entreprise active
à l’international, la TVA étrangère constitue jusqu’à
5% du budget « frais de déplacement » (source
KPMG). Plus globalement, selon l’OCDE, la TVA
étrangère récupérable annuellement dans l’UE re-
présenterait 7,5 milliards d’euros, sur lesquels 2 mil-
liards seulement sont remboursés aux entreprises.
La TVA étrangère récupérable représente
jusqu’à 5% du budget frais de déplacement !
Selon une étude de KPMG
La récupération de la TVA locale, autre
enjeu de trésorerie

3. Là encore, cela demande le respect de la règle-
mentation et le suivi de son évolution pour ne pas
risquer des pénalités ; les notes de frais étant en
première ligne dans la pêche aux irrégularités
menées par les contrôleurs fiscaux. En cas de non-
respect des règles, l’entreprise encourt des pénali-
tés proportionnelles aux montants de TVA déduits
à tort.
A l’heure de la chasse aux coûts, les entreprises
sont de plus en plus nombreuses à vouloir pro-
fiter des économies offertes par cette récupé-
ration de TVA sur les notes de frais.
Corollaire à la vigilance accrue des autorités lo-
cales et étrangères, les entreprises - grands
groupes en tête - se montrent sourcilleuses de
leur conformité fiscale.
Pour cela, elles choisissent souvent de se faire
aider par des experts, mieux armés pour prendre
en charge ces opérations complexes et opti-
miser la récupération de TVA, tout en respectant
la règlementation.
Les atouts de l’externalisation
Quel que soit le scénario choisi - traiter la
récupération de la TVA sur les notes de
frais soi-même, ou confier ce traitement à
une société extérieure - cette possibilité
d’économie substantielle n’est surtout pas
à négliger !
Le groupe Cash Back exerce dans le domaine de la
récupération de TVA depuis plus de 25 ans. Au sein
du Groupe, TVA Conseil est responsable de la
France, du Benelux et du Royaume Uni. Aujourd'hui,
le groupe Cash Back est constitué de plus de 30
sociétés affiliées présentes dans toute l'Europe, aux
USA et au Moyen-Orient.
Le Groupe permet ainsi à ses clients de bénéficier d'un
vaste réseau international d'experts, parfaits connais-
seurs des réglementations fiscales locales.
Plus de 3000 sociétés font confiance au groupe Cash
Back pour la récupération de leur TVA étrangère.
Conclusion