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BRAINWORX
entstanden aus einem MBO der DCW Software Austria GmbH
seit 20 Jahren Erfahrung im Vertrieb und der Einführung von ERP-
Systemen bei rund 80 zufriedenen Kunden
seit 6 Jahren aktiv mit EDE – Enterprise Document Engineering
Unser Motto – „ALLES AUS EINER HAND“:
von der professionellen System- und Projektberatung, über den
Vertrieb und
die Installation der notwendigen Software bis hin zur
Programmierung und
Integration der maßgeschneiderten Lösung.
Die Firma
2. 2 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
EDE – Enterprise Document Engineering
… und was wir darunter verstehen!!!
Capturing Design Produktion Post-
Processing
Elektr.
Signatur
DMS/ECM
„Alles rund ums Dokument“
(von der Erstellung bis zu Druck/Versand/Archivierung)
3. 3 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Haben Sie schon gehört…?
“Jede dritte Firma verliert Daten –
es droht Konkurs”
“Konkurs durch Datenverlust ist kein Einzelfall.”, warnt WKO-
Generalsekretärin Anna Maria Hochhauser
Wirtschaftsblatt, Mo., 03. März 2008
4. 4 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Haben Sie schon gehört…?
“Die Verluste für Unternehmen durch
Datenklau ist immens”
“Unberechtigter Zugriff auf sensible Daten schädigt die
betroffenen Unternehmen.”
Salzburger Nachrichten, Sa., 19. April 2008
5. 5 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Homelaufwerke
Was tun Sie, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet
oder wechselt?
Welche Daten sind
relevant?
Wie finden Sie die
Dokumente, die Sie
suchen?
Welche Version ist aktuell?
Was passiert, wenn der
Mitarbeiter vor dem
Ausscheiden Daten
löscht?
Insellösungen: Ablage am
Homelaufwerk sowie am
Server
6. 6 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Verschiedene Laufwerksbuchstaben
Ihr Mitarbeiter fragt Sie nach einem Dokument
am Laufwerk N:
Welches ist Laufwerk N: ?
Wo liegt das Dokument
genau – in welchem Ordner?
zu viele Laufwerke
erschwert den
MitarbeiterInnen sowie der
EDV die Suche nach dem
Dokument
7. 7 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
windream…
…ist direkt im Windows Explorer integriert…
…und kann alle Dateiformate enthalten.
Im Hintergrund können div. Storage-Systeme liegen.
Fileserver m.
physischen
Laufwerken
optional Jukebox f.
revisionssichere
Archivierung
8. 8 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie schaffen Ordnung…
…durch:
ein zentrales Laufwerk für alle
Dokumente
Beschlagwortung / Indexierung
schlanke
Ordnerstruktur
9. 9 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie schaffen Ordnung durch…
…klare und detaillierte Rechteverwaltung auf den Ebenen
Dokumenttyp
Ordner
Dokument
Rechte für
Gruppen
einzelne Benutzer
10. 10 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie schaffen Nachvollziehbarkeit…
…durch Versionierung
inhaltliches Nachvollziehen
jeder Änderung
Protokoll der Versionen inkl.
Erstellungsdatum-/zeit
11. 11 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie schaffen Nachvollziehbarkeit…
…durch Historie
Vollständigkeit
Belegbarkeit
Protokoll aller
Manipulationen
am Dokument
12. 12 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie sind topinformiert…
…mit dem windream-Aboservice
bei Änderungen,
Lesezugriffe
und div. anderen
Ereignissen
am Dokument.
13. 13 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Sie sparen Zeit bei der Erfassung…
…durch automatische Beschlagwortung
ERP- od. anderes Quellsystem
erstellt Indexdatei
windream liest Indexdatei und
Metadaten ein…
... speichert das Dokument und
füllt die Beschlagwortung
automatisch durch.
+
Metadaten
14. 14 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Wussten Sie schon…
…wieviel Kosten Ihre Mitarbeiter für die eMail- und
Dokumentensuche verursachen?
Minuten für Dokumentensuche pro Mitarbeiter pro Tag: 10 min
pro Monat: 200 min
pro Jahr: 40 Std.
ergibt Kosten pro Mitarbeiter pro Jahr: € 1.250,--
15. 15 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Wussten Sie schon…
…dass sich Ihre Investition in windream bereits
im 1. Jahr amortisiert?
Kosten pro Mitarbeiter pro Jahr: € 1.250,00
Investition in windream pro Mitarbeiter: € 750,00
€ 500,00Ihre Erparnis:
16. 16 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Ihre eMails nachhaltig organisiert…
mit windream exchange
Manuelle od. automatische Archivierung möglich.
17. 17 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Ihre eMails nachhaltig organisiert…
windream exchange: Archivierte eMails
18. 18 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Workflow mit KeyFlow für windream…
…einfach und schnell innerhalb von MS Outlook/Exchange:
19. 19 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Verteilte Standorte
Performantes und zentral gesichertes DMS mit dem
windream Proxy Server
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Archivierung von Ausgangsrechnungen
Automatischer Durchlauf vom ERP-System ins DMS
Bildschirmanzeigeüber einfaches Script
PDF
+ Metadaten
od. anderes
System
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Erfassung von Eingangsrechnungen
Beispiel 1: Frühes Scannen mit Freeform
od. anderes
System
autom. Archivierung
u. Beschlagwortung
autom. Übernahme
Rechnungseingangsbuch
• Anzeige der ER
• Kontierung
• Notizen
• Statusänderungen
• Übernahme der Daten
bei Änderungen und Buchungen
Freeform mit
Keine manuelle Datenerfassung notwendig!
Workflow
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Erfassung von Eingangsrechnungen
Beispiel 2: Frühes Scannen ohne Freeform
od. anderes
System
manuelle Beschlagwortung
Erfassung in Buchhaltung
• Anzeige der ER
• Kontierung
• Notizen
• Statusänderungen
• Übernahme der Daten
bei Änderungen und Buchungen
Übernahme der Daten
Workflow
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Erfassung von Eingangsrechnungen
Beispiel 3: Spätes Scannen
od. anderes
System
autom. Archivierung
Beschlagwortung
aus Buchhaltung
hausinterne Abwicklung
ev. mit Workflow
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Module zur Anbindung an SAP
Zertifizierte Schnittstellen zwischen SAP und windream
25. 25 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
Was macht windream aus?
windream ist anders…
direkte Integration in den
Windows-Explorer geringer
Schulungsaufwand
keine eigene Benutzeroberfläche
Benutzerverwaltung: Verwendung
der Windows-Benutzer
zahlreiche Schnittstellen von/nach
windream (CSV-Dateien,…)
Mobilität: windreamToGo,
windream Mobile, windream Web
Portal
26. 26 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
windream lt. BARC-Studie 2007 einfach Spitze
Quelle: www.barc.de/ecm