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Artículo gestión de procesos pagina web

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Artículo gestión de procesos pagina web

  1. 1. www.bpm.com.ecLa Gestión de Procesos de Negocios Para cubrir esta gran brecha, aparece lapermite responder a los cambios Gestión de Procesos de Negocio, originada como consecuencia de la El modelo de gestión integración entre la administración de la clásico funcional que calidad total, la Ingeniería de Procesos y lleva operando el los desarrollos de la tecnología de mundo por casi 300 información, fundamentando la gestión de años no puede una organización en los procesos, de responder a la manera natural. dinámica empresarialy los retos que enfrenta la gestión actual, La Gestión de Procesos o BPM (por lasy menos aún a la futura, por cuanto ésta siglas en inglés de Business Processse fundamenta en la especialización del Management), se presenta como unatrabajo, mediante funciones específicas herramienta clave para entregar a lasclasificadas en las empresas en áreas o empresas esa agilidad y flexibilidaddepartamentos. necesaria para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades deLa transición de la era industrial a la del mercado.conocimiento y la tecnología lleva a queincluso algunos expertos argumenten que Según Gartner Inc, el BPM trata a losla era industrial ha culminado. Hoy en día procesos como activos que contribuyenel mundo de los negocios es globalizado y directamente al desempeño de la empresaaltamente competitivo, con nuevas y llevándola a la excelencia operacional yexigentes regulaciones, con clientes cada agilidad del negocio. El BPM ayuda a lasvez más demandantes y que se hacen compañías a preservar su capital,escuchar. Por lo tanto, las compañías identificar amenazas, minimizar riesgos,necesitan mejorar sus procesos de organizar procesos e incluso transformarnegocios para reducir costos, reducir negocios.tiempos de ciclo, mejorar la calidad desus productos y servicios para conservar Los directivos más avanzados entiendenel circulante, flexibilizar los procesos para al BPM como una referencia que lesagilizar el negocio e innovar más que la permite cubrir la mejora continua de loscompetencia. ¡Y todo ello, utilizando procesos de su empresa, partiendo de unmenos recursos! El desafío es muy grande análisis de la situación actual de lospero lo que está claro es que las empresas procesos empresariales (Monitorizaciónno pueden conseguir esos objetivos sin de los Procesos Actuales, recogiendouna adecuada gestión de los procesos de algunos indicadores de referencia) quenegocios; de tal forma que sus procesos indica qué desearían mejorar parapuedan ajustarse rápidamente al entorno conseguir los resultados empresariales(flexibilidad), con el menor impacto en que se han propuesto.los procesos, personas y tecnologías(eficiencia), y con el mejor impacto Luego de resolver desarrollar un proyectofinanciero y de mercado (efectividad). de mejoramiento u optimización de Por: Luis Capello 1 Consultor en Ingeniería de Procesos
  2. 2. www.bpm.com.ecprocesos, se deberá Modelizar y Diseñar clientes, y cada vez más empresarios seProcesos de Negocio, creando el Mapa de dan cuenta que la Gestión de Procesos deProceso de la empresa e identificando los Negocio es necesaria y hastanuevos indicadores que deben controlarse imprescindible para convertir los retos enen el nuevo proceso para orientar al una realidad.negocio hacia los objetivos deseados. Enla integración, se ejecutan los procesos de Los procesos y recursos empresarialesnegocio utilizando herramientas y deben dirigirse hacia la meta estratégicatécnicas de simulación al tiempo que se de la empresa, pero ser capaces deintegran los nuevos procesos a los conocer qué está impidiendo llegar a losaplicativos tecnológicos que mantenga la objetivos marcados, qué cuellos deempresa. botella están ocurriendo, cómo solventar las excepciones y cómo orquestar losSegún se van ejecutando los procesos de procesos y recursos para conseguir el retonegocio, se irá controlando el buscado es más complicado de lo quecomportamiento mediante la parece. Sin embargo, si se quieremonitorización (detectando cargas de aumentar la calidad de un producto otrabajo, cuellos de botella, ineficiencias, servicio (core process) siempre se incurrebuenos resultados, puntos de mejora…). en inversión de tecnología y personasEn la monitorización se detectan mejoras (con el consiguiente aumento de costos)a realizar, por lo que se empieza de nuevo pero a la vez se pueden reducir losel ciclo revisando la modelización y tiempos (de producción, soporte, time-to-haciendo los ajustes necesarios de diseño, market, etc.) y en el peor casoentrando la empresa a un proceso de aumentarlos lo cual depende de otrosmejora continua. factores tales como: correcta elección de la tecnología, capacitación de las Una metodología clave personas, estrategias de gestión (gestión para las empresas del cambio y gestión del conocimiento). Las empresas superan Alternativamente, si se quiere reducir los día a día tipos de retos costos asociados al producto o serviciomuy diferentes, por lo que es muy difícil muchas veces las empresas disminuyenconseguir procesos flexibles y ágiles, que los tiempos pero a la vez baja la calidad.les ayuden a una rápida adaptación a los La reducción debe ser hecha concontinuos movimientos del mercado, profesionalismo, volviendo a la empresagestionando los riesgos operacionales y flexible para ajustarse a los cambios, losfinancieros, incrementando a su vez la que a su vez provienen de factoresrentabilidad empresarial y la satisfacción internos y externos.de sus clientes. Los factores internos son aquellasLas empresas que han implantado BPM medidas e iniciativas de la empresa parareportan grandes beneficios, con buenos realizar cambios a un proceso paraahorros en costes y reducciones mejorar su desempeño tomando en cuentaimportantes en tiempos de servicios a sus las variables de costo, tiempo, calidad y Por: Luis Capello 2 Consultor en Ingeniería de Procesos
  3. 3. www.bpm.com.ecflexibilidad. Los externos son todos Para mejorar la agilidad de unaaquellos factores que provienen del organización, primero debe flexibilizarentorno de la empresa y que son los procesos para que éstos cambien deidentificados por las áreas de marketing, acuerdo a los nuevos requerimientos delde finanzas (principalmente factores de mercado. Luego, la empresa podrádesempeño económico) la asesoría legal o responder eficiente y efectivamente a esosel propio directorio de la empresa, entre cambios. Investigaciones de Gartner Incotros. Es sabido que los factores externos muestran que las compañías que utilizaninfluyen directamente en lo internos, por la metodología de BPM lo hacen porquelo que hay considerar los dos ámbitos al esperan que sus procesos de negocioemprender un proyecto de Ingeniería de cambien mensualmente, semanalmente oProcesos. diariamente; sin embargo la mayor parte de los colaboradores o de sus procesos noPara tener éxito en la implantación del pueden lidiar con esta velocidad deBPM, las organizaciones no deben cambio.cometer el gran error de centrarse solo enlas tecnologías, sino considerar también El BPM es la mejor herramienta parael conocimiento, dominio y mejora gestionar y conseguir la respuesta de unacontinua de sus procesos, datos y recursos empresa al cambio. La siguiente no esempresariales. una receta, pero sirve como una primera aproximación para ejecutar un proyecto¿Cómo usar el BPM para construir de BPM dentro de una empresa:una empresa ágil? 1. Es necesario tener claro lasEn los rápidos mercados de hoy las limitaciones de encontrar el mejororganizaciones requieren mejorar su proceso y que en la práctica lo que seagilidad: “la habilidad de una busca es el que mejor se ajuste a laorganización de percibir el cambio del realidad de cada empresa, que se veentorno y responder en forma eficiente y afectada por factores internos yefectiva a ese cambio” es decisiva, como externos.lo expresa Gartner Inc. 2. Identifique el core process que quiereLos directivos de las empresas están mejorar o crear. El core process esexperimentando cambios más allá de lo aquel identificado a partir de laque regularmente pueden incorporar para estrategia de negocios de la empresa.generar una respuesta en espacios detiempo cada vez menores. Los directivos 3. Identifique los factores internos yhan desarrollado competencias en externos que afectan la decisión degestionar lo conocido, pero ahora mejorar u optimizar un proceso, connecesitan anticipar lo desconocido, el dueño del proceso y dueños deevaluar la eficacia de las alternativas de tareas y áreas específicas dentro de larespuesta y ejecutarlas en ajustados empresa. No olvide que muchosespacios de tiempo. procesos son transversales a la organización. Por: Luis Capello 3 Consultor en Ingeniería de Procesos
  4. 4. www.bpm.com.ec 5. Disminuir drásticamente el tiempo4. Identifique la variable que quiere que los participantes, supervisores y "mejorar" dentro de un proceso: administradores necesitan para tiempo, costo o calidad. conocer la situación de un ítem de trabajo (por ejemplo, orden de5. Aplique reingeniería, buenas prácticas compra, participación de siniestro, o rediseño del proceso. pedido de cliente).6. Simule su nuevo proceso 6. Disponibilidad de mecanismos para iterativamente hasta encontrar el que una mejor gestión y optimización de mejor se ajuste a sus requerimientos. procesos.7. Defina medidas de rendimiento de su Ingeniería de procesos es prioritario nuevo proceso (KPI) y monitoréelos.8. Gestione el cambio del proceso con el La Gestión de Procesos es cada vez una dueño del proceso y áreas prioridad en el 65% de las empresas. Las transversales afectadas. organizaciones buscan una agilidad empresarial, que optimice los procesos de9. Gestione el conocimiento generado y negocio, que controle los riesgos actualizado en la organización a partir operativos, que gestione los recursos y se de los cambios realizados al proceso encamine hacia el cumplimiento de optimizado (o mejorado). objetivos empresariales.Los beneficios que una empresa puede Actualmente existe una baja presencia deconseguir al implementar un proyecto de áreas de Procesos en las grandes yBPM pueden ser: medianas empresas; y en mucho de los casos, quienes las manejan no están1. Mejorar la atención y servicio al calificados para liderar proyectos de cliente. Ingeniería de Procesos, ya sea por la falta de actualización o por conocer poco del2. Minimizar el tiempo requerido por los tema. La implantación de proyectos participantes para acceder a la relacionados con la Ingeniería o Gestión documentación, aplicaciones y bases de Procesos de Negocio, debe ser de datos. considerada como un factor clave y estratégico en todas las empresas; por lo3. Disminuir drásticamente el tiempo de tanto se debe contar con personal transferencia de trabajo, información calificado ya sea formando parte de la y documentos entre actividades. empresa o como un ente externo a la misma. De igual forma, estos proyectos4. Asegurar la continua participación y deben constituir uno de los principales colaboración de todo el personal en el ejes de inversión en las empresas, puesto proceso. que en ello se juega su futuro en un ambiente de competitividad y cambios constantes que no pueden controlar. Por: Luis Capello 4 Consultor en Ingeniería de Procesos

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