La gestión documental de archivos digitales, ¿Como hacerla?, que beneficios

1. Archivo digital
Servicios de acompañamiento para la integración del Archivo Digital
2018

2. Situación Actual de la Gestión de la información
(nuestro entendimiento)
Una organización produce, recibe, trata, preserva y comunica información
documental a diferentes comunidades de usuarios.
Información
Bancos
Empleados
Proveedores Otros
SAT
Clientes

3. Sin embargo, existen numerosas oportunidades de mejora, ya que no siempre
se resuelven en tiempo y forma las consultas y requerimientos de información
documental de las diferentes comunidades de usuarios; esto, debido
principalmente al modelo de servicio y a la falta de herramientas tecnológicas
adecuadas.
Información
Bancos
Empleados
Proveedores Otros
SAT
Información
en estado físico sin consolidar
Clientes
Situación Actual de la Gestión de la información
(nuestro entendimiento)

4. Información
Bancos
Empleados
Proveedores Otros
SAT
Clientes
Situación Actual de la Gestión de la información
(nuestro entendimiento)
Las iniciativas de digitalización de documentos y procesos de trabajo con
frecuencia no plantean una solución integral en la innovación del modelo de
servicio.
Documentos
digitalizados
Documentos digitales
Datos técnicos
Registros y documentos,
etc.

5. Gobernabilidad
de la
información
Futuro Ideal
(Visión de Transformación)
Contar con un modelo de servicio centrado en un Archivo Digital.
Diseñado para consolidar, preservar y comunicar información documental, que
provea a las comunidades de usuarios información crítica con flexibilidad,
rapidez y a nivel de detalle adecuado.
Otros
ClientesEmpleados
Proveedores
BANCOS
Ventana de atención para información

6. Futuro Ideal
(Visión de Transformación)
Lo anterior… con el propósito de hacer más eficiente la ejecución
de las actividades y procesos de producción y de servicios de la
organización. Y mejorar la relación con los involucrados.
Gobernabilidad
de la
información
Otros
ClientesEmpleados
Proveedores
SAT
Ventana de atención para información

7. documentos registros
Expedientes
de trámites
Actas
Informes
Resoluciones
Facturas
Solicitudes
otros
Estudios
Técnicos por
encargo
Manuales
Procedimientos
Políticas
Instructivos
Circulares
A donde debe ir la información documental
(en un entorno de excelencia y gestión de calidad)

8. Catálogo de disposición documental
Cadenas aprobación documental
Modelo de Expediente
Tipos de documentos digitales
Conversión a digital
Cuadro de clasificación Archivística
Gobernabilidad Organización técnica
Archivo Digital
¿Cómo se construye?
Servicios
Foliaria
Integración del Archivo
Digital

9. Siguientes Pasos
 Indicar el alcance de la iniciativa de Archivo Digital
 Estimar el costo de la génesis del proyecto
 Confirmar ventana de tiempo para la iniciativa
 Elaborar la génesis del proyecto
 Estimar el costo de la ejecución amplia y su difusión
 Aprobar el proyecto

10. BeneficiosEjecuciónPlanificación
Divulgación
incorporación de usuarios
Estrategia
de la iniciativa
Seguimiento de
mini proyectos
Génesis
Proyecto para verificación
Gobernanza
Vínculos con la operación
Diseño
Organización documental
Pasado
Expedientes existentes
Presente
Alineación de Procesos
Futuro
Conservación
Explotación
Acceso a documentos
Beneficios
Cuantificación y Crecimiento
Estructura General de la iniciativa de Archivo
Digital

11. Foliaria se encuentra instalado en
 Archivo de Recursos Humanos de la Dirección de Remuneraciones de la Cámara de
Diputados
 Archivo de trámites de la Dirección General de Desarrollo Urbano del Municipio de León
Guanajuato
 Archivo de la Dirección de Aeronáutica Civil
 Archivo de Terrenos Nacionales de la Secretaria de Desarrollo Agrario Territorial y Urbano
 Archivo de la Subdirección de Abasto e Insumos Médicos del ISSSTE
 Archivo de la Gerencia de Comercialización de la CFE

12. Uso y difusión de este documento
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“Archivos Digitales – Foliaria ”.
Este es un documento promovido en un marco de trabajo para la integración de
productos y servicios profesionales para la gestión de documentos en México. Y
ha sido elaborado con la participación de Armida Escalante Ilizaliturri y Dario
Acosta Sinencio. Ciudad de México, Año de 2017. 11 páginas.
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