La digitalización con valor legal (microformas) nace en el Perú a inicios de los 90’s a fin de dar seguridad al proceso técnico de digitalización y para garantizar la inalterabilidad de los documentos digitalizados. Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático) en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de supervisión pero también es el responsable Penal por alguna irregularidad. A través del proceso de microformas el documento digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que hayan seguido este proceso. Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.

1. PRESENTACION
CERTIFICAR E IMPLEMENTAR UNA LINEA DE
PRODUCCION DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
CON VALOR LEGAL
Ing. Antonio Garin Rodríguez
Telf: 956 426 206
agarin@corprodelu.com.pe

2. PROPUESTA TECNICA
CERTIFICACION E IMPLANTACION
LINEA DE PRODUCCION DE DIGITALIZACION
DE DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL
FEDATARIOS INFORMATICOS

3. Digitalización con Valor Legal
• La digitalización con valor legal (microformas) nace en el
Perú a inicios de los 90’s a fin de dar seguridad al proceso
técnico de digitalización y para garantizar la inalterabilidad
de los documentos digitalizados.
• Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario
Informático) en el proceso, a quien se le asigna
responsabilidades de supervisión pero también es el
responsable Penal por alguna irregularidad.
• A través del proceso de microformas el documento
digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y
probatorio, por esta razón permite la destrucción de los
documentos físicos que hayan seguido este proceso.
• Las entidades/empresas deben certificar su Línea de
Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos
procesos.

4. Desafíos de la Administración de Información
• Cheques
• Documentos
• Solicitudes
• Audio y Video
• Facturas
• Manuales
• Reclamos
• Contratos
• Formularios
• Legajo Personal
70-90%
No Estructurada10-30%
Estructurada
• E-mail y Adjuntos
• La información crece en 200%
anualmente
• El contenido atraviesa las
aplicaciones
o Múltiples aplicaciones utilizan la misma
información
o Existen distintas copias de la información,
que no están sincronizadas
La mayoría de la información es
contenido no estructurado; vital
para los procesos de negocios; y no
administrada eficientemente

5. Uso Intensivo del Papel :
Un Problema de Productividad
• Costos Incrementales.
• Confidencialidad.
• Seguridad – Respaldo.
• Acceso Lentos a los Documentos.
• Proceso Distribuido.
• Proceso Colaborativo.
• Descentralización.

6. Logros de la Administración del Documento
Costos
Normativa
Seguridad
Información
• Reducción de Costos
• Incremento de la Rentabilidad
• Crecimiento Empresarial.
• Compromiso Legal.
• Cumplimiento Normativa Gubernamental.
• Políticas Integración y Retención de Datos.
• Confidencialidad.
• Restricción de Accesos.
• Integridad de la Información.
• Auditoría: Control y Seguimiento Transaccional.
• Disponibilidad Distribuida..
• Automatización de Procesos Documentales..

7. Concepto
Proceso: Digitalización de Imágenes
• La digitalización de imágenes Documentarias es la
conversión de la información plasmada en papel, a
imágenes electrónicas sin alterar su originalidad.
• Esto se realiza con un dispositivo de alta velocidad
(scanner), siguiendo ciertos procedimientos se crea una
base de datos con sus respectivos campos y luego se
ordena toda la información, por ello se le asignan índices de
ubicación a los documentos escaneados y hacer mucho
mas fácil su búsqueda para su posterior recuperación o
consulta.
• Así mismo se almacena la información en un medio
magnético, para que a futuro se puedan realizar la
integración de la Gestión Electrónica de Documentos,
Workflow, Internet, E- mail, Intranet y otras tecnologías,
resultan en una completa gestión documental inteligente y
eficaz.

8. Actividades de la Línea
Proceso: Línea de Producción
1. Recepción y Registro de Documentos.
2. Preparación de Documentos.
3. Captura Digital.
4. Aseguramiento de la Calidad de Imágenes.
• Aplicación Tecnología Mejora – Limpieza Imagen.
5. Recaptura Digital.
6. Devolución de los Documentos.
7. Recepción y Registro de la Devolución.
8. Captura – Digitación de Indices.
• OCR – Reconocimiento ZONA – Bases de Datos.
9. Aseguramiento de la Calidad de Indices.
10. Integración – Generación de Medios.
Microarchivos

9. Flujo Captura Imágenes y Datos
Escaneo Control de
Calidad
Indexación Exportación
• ISIS
• TWAIN
• Importar
Imágenes
• Auto Separación.
• Búsqueda Base
Datos.
• Reconocimiento
de Zonas.
• Código Barras.
• OCR.
• ICR.
• Vista Miniatura
• Teclas Acceso
Directo
• Limpieza Imagen
• Comentarios de
Archivos.
• Texto Completo
OCR.
• PDF & TIFF.
• Carga Directa.
• Archivo Plano.
• CSV.
• XML.
Informes
• Rentabilidad.
• Productividad.
• Cuenta de
Imagen.
• Pulsación de
Teclas.
• Registro de
Tiempo.

10. Herramienta Digitalización
• Directorio de Lotes Centralizado
• Flujo de Trabajo Organizado
• Opciones de Limpieza Antes de Escaneo
• Remover Manchas, Limpiar,
Restablecer, entre otros
• Texto, Número, Fecha, Caracteres
Ilimitados
• Validación de Base de Datos
• Re-Importación de Lotes Exportados y
Copia de Seguridad
• Caja de Reciclaje y Modulo de Re-
Importación.
• OCR de Texto Completo
• Plantillas de OCR automatizadas de
varias páginas
• Separación de Documentos Automática
• Modulo de reportes donde se puede ver
la productividad y la viabilidad de los
proyectos
• Diferentes formatos de archivos,
compresión y opciones para archivos
planos al exportar los documentos fuera
de Dokmee Capture.
Todo lo que Usted Necesita Para
Capturar una Imagen o Datos Herramientas Claves

11. Estructura del Área
Proceso: Digitalización de Imágenes
• El Área de Digitalización constara de 1 línea de
producción.
• La estructura del Área de Digitalización puede estar
organizada de la siguiente manera:
o Coordinador y/o Supervisor general de Digitalización
o Fedatarios
o Por línea de producción:
 Preparador de documentos
 Digitalizador de documentos
 Indexador
 Operador de control de calidad.
NOTA: El número de recursos por cada actividad dentro de la línea
de producción dependerá de los volúmenes de documentos a trabajar.
Coordinador
Digitalización
Preparador
Documentos
Digitalizador
Documentos
Indexador Control de
Calidad

12. Actividades de Explotación
Proceso: Explotación de la Información
11. Revisión de Información Digitalizada por el
Fedatario. (*)
12. Grabación CD’s.
13. Revisión de CD’s por Fedatario.
• Firma Digital.
• Acta de Conformidad.
14. Entrega de CD’s para su Almacenamiento.
15. Almacenamiento en el Servidor.
• Archivo Gestor Documental Definitivo.
• Proceso Colaborativo.
• Flujo de Trabajo.
16. Descentralización de la Información.
• Usuarios Internos.
• Clientes.
• Proveedores.
11 Revisión Digital
Fedatario
12 Grabación
CD’s
13 Revisión CD’s
Fedatario
14 Almacenamiento
CD’s
16 Descentraliza
Información
15 Almacenamiento
Servidor
(*) Los Documentos Digitales no requieren de Digitalización
de la Información. La Carga es directa – Digital – Digital..

13. Herramienta Explotación de Información
• Restricciones de Grupo y Usuario
o Integración con Active Directory
• Estructura de fólderes similar a Windows
• Integración con Impresoras
Multifuncionales / Escáneres en la Red &
Importación Activa
• Manejo de Email
o Integración con Outlook
• Retención de Archivos
• OCR de Texto Completo
• Importación y Exportación Documentos.
• Visualización Documentos / Acceso
Web.
• Seguridad del Documento.
• Envío de Documentos por Correo
Electrónico.
• Integración Sharepoint, Lotus y Otros.
• Impresión Documentos desde DOKMEE.
• Flujo de Trabajo. (Workflow).
• Auditoría.
Características Importantes

14. Herramienta Explotación de Información
Licenciamiento Expandible
Professional
Diseñado para
una red con la
herramientas
basicas
Enterprise
Nuestra licencia
más avanzada
con lo último en
técnologia
ReadOnly
Otorga acceso
limitado y se
combina con
Professional y
Enterprise
Web
Una versión en
internet de
nuestra licencia
Enterprise con
pequeñas
diferencias.
Web Enable -
Solución Mobile
Home
Diseñado para
un solo usuario

15. Un Modelo Empresarial
Software de Digitalización
Software de Gestión
Documentos
Metodología / Consultoría
Infraestructura
Línea de Producción

16. Producto: Línea de Producción
Línea de Producción de Documentos Digitales
• Línea con Valor Legal.
• Sistema Integrado de Gestión y Operación.
• Software Especializado Implementado.
• Hardware de Alto Rendimiento.
• Técnicos Capacitados y Certificados.
• Capacidad para operar 24 horas.
• Línea para Altos Volúmenes de Producción.
• Seguridad de los Microarchivo Certificados.

17. Producto: Actividades Fedatario
Actividades Fedatarios
• Revisar imágenes desde su Módulo de CC.
• CC, verificar fidelidad e integridad de las imágenes contra los
documentos físicos.
• Revisar CD virtual, verificando al azar la fidelidad e integridad de
las imágenes generadas.
• Revisar CD’s, la correcta indización, la capacidad de
recuperación, la fidelidad e integridad y la posibilidad de obtener
copias fieles impresas.
• Revisar el contenido de los archivos versus el etiquetado que se
indica en cada CD grabado.
• Expedición del Acta de Apertura.
• Expedición de las Actas de Cierre (tantas actas como CD’s).
• Custodia y archivo de las actas.
Fedatario Informático
la Legislación Peruana
PAPEL A
DIGITAL
DIGITAL
A DIGITAL
• Decretos
Legislativos.
• Decretos Supremos.
• Resoluciones
Ministeriales.
• Ley.
• Decretos
Legislativos.
• Decretos Supremos.
• Resoluciones
Ministeriales.

18. Beneficios
Gestión Documental
• Incremento en la productividad de los
trabajadores.
• Aumento de la ventaja competitiva.
• Simplicidad y ahorro de tiempo.
• Reducción de riesgos.
• Socialmente responsables con el medio
ambiente.
• Ahorros monetarios y operativos.

19. Certificación Línea de Producción
Certificación SGS
• Para Certificar la Línea de Producción se cumplir con:
o La Ley 26612 (Ver Título IV, 1 Certificados de Idoneidad Técnica).
o El Decreto Supremo 002-98-ITINCI hizo obligatorias las NTP 392.030-1 y
392.030-2.
• Organismo por INDECOPI para emitir Certificados de
Idoneidad Técnica: SGS del Perú.
o Certificación de los Manuales Administrativos, Manuales de Control
de Calidad, Manuales de Procesos de Producción, Manuales de
Seguridad, y así como la certificación de productos, equipos e
infraestructura para ofrecer servicios en las tecnologías digitales
antes mencionadas.
• La normatividad legal sobre el uso de sistemas de micro
formas (microfilm o digitalización) faculta el uso de esos
sistemas y la inmediata destrucción de todo tipo de
documentos administrativos y contables.

20. Implementar Línea de Producción
Entregables Certificación.
• Certificación de:
o Sistema de Digitalización.
 Proceso Administrativo.
 Proceso de Control de Calidad.
 Procesos de Producción.
 Procesos de Seguridad.
 Certificación de Productos, Equipos e Infraestructura
para ofrecer servicios en las tecnologías digitales antes
mencionadas.

21. Implementar Línea de Producción
Fase Inicial
• Implementación del Ambiente de producción, de acuerdo
a la Estructura Organizacional y el manual de Funciones
entregados en las Etapas anteriores.
• Implementación de las plantillas por campos(a digitar o
mediante OCR) elaboradas en el Inventario de Series
Documentales.
• Implantación del Software de Captura y de Gestión
Documental..
• Personalizar la captura de los documentos de la línea de
producción por tipo de serie documental. .(Perfiles de
Documentos).

22. Implementar Línea de Producción
Fase Inicial – Equipamiento
Configuración Mínima IDEAL.
• 01 Servidor Aplicaciones - Base de Datos – Imágenes.
• 04 Computadoras.
• 01 Escáner Alta Producción.
• 01 Impresora Laser.
NOTA: Equipo para salir al mercado. Línea de Producción de 6,000 folios
por Día / Turno de Escaneado..

23. Implementar Línea de Producción
Fase Inicial - Entregables
• Personal Capacitado.
• Procedimientos Implementados.
• Ambiente de producción implementado.
• Línea de producción instalada (software y hardware) e
implementada.

24. Implementar Línea de Producción
Fase 1 - Implementar Piloto – Opcional
Vs. Garantía
• Seleccionar Documentos Tipos a Fedatear.
• Ejecutar todos los procesos descritos anteriormente.
Entregables Piloto.
• Documentos del Piloto de Digitalización cargados en un
servidor de imágenes y de Sistema.
• Documentos del Piloto de Digitalización indexados.
• Documentos de Digitalización (imágenes e índices)
respaldados en discos.
• Sistema Gestor de Documentos Electrónicos de Archivos
a disposición de las áreas usuarias, para la recuperación
de los documentos electrónicos mediante criterios de
búsqueda e indexación OCR.

25. PROPUESTA TECNICA
CERTIFICACION

26. Certificación Idoneidad Técnica – Línea de Producción MICROFORMAS Valor Legal
1. OBJETO
Consultoría para implementar el servicio de digitalización de documentos con valor legal que
cumpla con los requisitos normativos técnicos y legales para ser presentado al proceso de
certificación a cargo de un organismo certificador, acreditado por la autoridad competente.
2. ALCANCE DEL SERVICIO
El servicio de consultoría comprende las etapas de:
• Diagnóstico, rediseño, implementación y evaluación preliminar del sistema de digitalización de
documentos de la organización.
• El sistema de digitalización comprende la estructura organizativa, funciones del personal
clave, la estructura de hardware y software y la elaboración de microformas a partir de
documentos de archivo en formato papel
Propuesta Económica : Consultoría

27. Certificación Idoneidad Técnica – Línea de Producción MICROFORMAS Valor Legal
3. ACTIVIDADES A DESARROLLAR
• Diagnóstico del estado de implementación del sistema de digitalización de microformas con
valor legal. Identificación de las brechas existentes para el cumplimiento de los requisitos de la
NTP 392.030-2:2005.
• Asistencia Técnica para la implementación del sistema de digitalización que incluye el
cumplimiento de los requisitos aplicables de la NTP 392.030-2:2005
• Difusión de la documentación al personal responsable de los procesos de producción de
microformas.
4. PRODUCTOS
• Manual del “Sistema de Digitalización” – contiene todo lo solicitado por la SGS para la
certificación de la Línea de Producción de Microformas.
Propuesta Económica : Consultoría

28. Certificación Idoneidad Técnica – Línea de Producción MICROFORMAS Valor Legal
5. RECURSOS
• Personal Consultor
El presente servicio considera la participación de un consultor y asistente responsables del
desarrollo y cumplimiento de las actividades descritas en el acápite 3.
• Personal de la Empresa Contratante
Se requiere que la empresa contratante designe un coordinador, que cuente con
conocimiento de las materias administrativas y técnicas, así como también que cuente con la
autoridad y recursos necesarios para:
o Disponer se otorguen las facilidades necesarias con relación a la elaboración de la
documentación requerida.
o Implementar el sistema de producción de microformas
Propuesta Económica : Consultoría

29. Certificación Idoneidad Técnica – Línea de Producción MICROFORMAS Valor Legal
6. CONFIDENCIALIDAD
El consultor mantendrá absoluta reserva sobre la documentación, información y sobre los
procedimientos que se elaboren y proporcione la empresa contratante para llevar a cabo el
servicio.
7. PERIODO DE EJECUCIÓN
El tiempo de desarrollo del proyecto es aproximadamente de 30 - 45 días.
Propuesta Económica : Consultoría

30. Regresar