Toutes les étapes de notre projet d'intégration réalisé au terme de nos études en techniques de la documentation. Réalisé en collaboration avec Karine St-Pierre Desjardins et Patricia Girard.
2. ÉTAPES À SUIVRE…
1. Rencontre
2. Stratégie
3. Outils
4. Recommandations
5. Formation
3. 1. Rencontre
Consiste à rencontrer la
direction pour établir les
besoins du milieu
Temps alloué à cette étape : 1
jour
4. Marche à suivre
1. Prendre rendez-vous avec la personne responsable
2. Préparer une liste de questions
3. Faire des recherches préalables pour en apprendre
davantage sur le milieu
4. Prendre des notes pour ne rien oublier
5. Prendre des photos pour constater l’ampleur de la tâche à
effectuer
5. État des lieux au départ
Étagères
Les étagères ne sont pas identifiées
clairement
Boîtes
Les boîtes ne sont pas toutes
identifiées
Espace
L’espace est limité
Photos prises par Karine St-Pierre-D
6. 2. Stratégie
Consiste à trouver et mettre en
place une procédure pour
procéder à l’inventaire des
archives
Temps alloué à cette étape: 3
jours
7. Marche à suivre
1. Prendre le temps d’observer la façon dont les boîtes sont déjà classées
2. Faire une liste des dossiers les plus consultés
3. Remarquer la terminologie utilisée par le milieu
4. Faire des recherches pour s’inspirer de la méthode qu’utilise les milieux
semblables pour gérer leurs documents
5. Mettre en place un échéancier pour s’assurer de respecter les délais
8. Stratégie
Faire des piles
Les piles pour effectuer un pré-
classement est un bon moyen de
sauver du temps
Travail d’équipe
Attribuer des tâches précises pour
chaque membre de l’équipe et
alterner
Identification
Les Post-it sont utiles pour identifier
les boîtes temporairement
Photos prises par Karine St-Pierre-D
9. 3. Outils
Consiste à créer des outils pour
faciliter la gestion
documentaire
Bordereau et base de données
Temps alloué à cette tâche : 14
jours
10. Marche à suivre
1. Créer un bordereau d’identification des boîtes qui contient toutes les
informations nécessaires au repérage des documents
2. Créer une base de données
Choisir un logiciel simple comme Excel
Consigner les informations pertinentes seulement (titre, dates, no de boîte)
Mettre en place un classement logique
3. Tester les outils pour s’assurer que ça fonctionne
12. 4. Recommandations
Consiste à fournir au milieu des
pistes de solutions à court,
moyen et long terme
Temps alloué à cette tâche : 14
jours
13. Marche à suivre
1. Prendre en note les éléments problématiques rencontrés au fur et à
mesure de l’inventaire
2. Vulgariser la terminologie pour s’assurer de la compréhension du
personnel
3. Créer un aide-mémoire qui servira au personnel éventuellement
4. Présenter ces recommandations et répondre aux questions si c’est
nécessaire
14. Quelques recommandations
Se débarrasser des copies parce que ça crée de la confusion et ça prend de la
place
Remplir les boîtes à pleine capacité parce qu’une boîte à moitié remplie peut se
briser. Par contre, il faut garder au moins un pouce d’espace pour être en mesure
de sortir facilement les dossiers
Éviter de déposer les boîtes au sol directement
Dans les chemises, il est préférable de classer les documents en ordre
chronologique de date du plus récent au plus ancien
Les chemises ne devraient pas déborder de documents. Il y a une limite à remplir
une chemise pour éviter de perdre des documents ou de les abîmer
15. 5. Formation
Consiste à préparer la
formation, présenter les outils
et faire les recommandations
Temps alloué è cette tâche : 2
jours
16. Marche à suivre
1. Prendre rendez-vous avec l’équipe de travail
2. Préparer un ordre du jour
3. Préparer le contenu de la présentation
4. Créer des documents à remettre lors de la formation
5. Préparer des muffins à offrir au personnel
18. Conclusion
Étagères
Les étagères sont bien identifiées
Boîtes
Les boîtes sont toutes identifiées de
la même façon
Élagage
Plus de 20 boîtes à détruire
Photos prises par Karine St-Pierre-D
