Presentación caso

Administración de la
Información
Presentación del Caso de Estudio,
Alternativas de Solución y Conclusiones

Equipo ANGA Tarea Activa 2.1.1
Alberto Angeles Contreras 208057 30 de Septiembre de 2012
Enrique García Rascón 208026

Contenido
FASE I. Entendiendo el Problema y su Contexto
•Descripción del Caso de Estudio
•Selección de la Problemática
•Marco Estratégico
•Análisis de los Interesados
•Futuro de la Problemática
•Factores de Riesgo Actuales
FASE II. Identificando y probando soluciones
•Casos con problemática similar a la de la empresa en
estudio
•Modelo de la problemática actual
•Fuentes de información relevantes para la solución del
problema
•Planteamiento de Hipótesis
•Evidencia de la problemática
•Problemas con mayor impacto
FASE III. Evaluando y tomando decisiones inteligentes
•Planteamiento de Alternativas de Solución
•Selección de la Solución al Problema
•Plan detallado de Solución a la Problemática
Equipo ANGA 2 Versión 0
Alberto Angeles Contreras 208057
30 de septiembre de 2012

Descripción del Caso de Estudio

•Empresa: Constructora Subacuática Diavaz,
S.A. de C.V.
www.csdiavaz.com.mx

•Giro: Construcción y mantenimiento de
instalaciones marinas y subacuáticas
relacionadas con la exploración y exploración
petrolera en el Golfo de México

•Número de empleados: Actualmente más de
1,000 entre personal de tierra y de mar

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Equipo ANGA Alberto Angeles Contreras 208057

•Estructura: Se integra por una Gerencia General, a
la cual le reportan las siguientes Gerencias de área
•Mantenimiento a Ductos
•Mantenimiento e Infraestructura
•Servicios
•QHSE (Quality, Healt, Safety and Environment)
•Abastecimientos
•Administración de Contratos
•Control de Proyectos
•Tecnologías de la Información
•Comercial

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Historia y antecedentes

CSD inicia sus labores en el año de 1973 con
actividades de buceo para la inspección y
reparación de instalaciones de Pemex en la Sonda
de Campeche. Durante más de 25 años se
constituyó en la principal escuela de formación de
personal de buceo comercial en México. A partir de
1999 incursiona en actividades de construcción y
mantenimiento industrial de instalaciones petroleras
con apoyo de embarcaciones

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Misión

“Constructora Subacuática Diavaz diseña, instala, construye y
da mantenimiento a la infraestructura energética costa fuera de
México. Nuestro servicios se diseñan para aportar valor a las
operaciones de nuestros clientes, con énfasis en calidad,
seguridad y respeto al medio ambiente”

Visión

“Convertirnos en una compañía atractiva para nuestros
empleados y socios, generadora de valor para nuestros
clientes y trascender en el mercado de servicios costa fuera a
través de un excelente desempeño e innovación constante”

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Selección de la Problemática

Las operaciones de CSD se realizan tanto en
instalaciones terrestres como marinas. Los trabajos
se realizan conforme a la siguiente cadena de valor:

Contrato Procura Logística Prefabricación
(Planeación) (compras) terrestre en Tierra

Reporte final
Logística Instalación
de los
marina Costa Fuera
trabajos

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•Se observa que cada área genera y procesa su
propia información, en formatos distintos, de manera
que el flujo de la misma no es continuo a través de
los procesos, sino que se interrumpe en cada
departamento.
•Los procesos no trabajan como un sistema, sino
como unidades aisladas entre sí.
•El producto final se entrega al cliente, pero no se
dispone de información para saber en qué medida
las operaciones fueron eficientes,
•No se cuenta con los medios para identificar y
administrar los cambios al contrato.

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Objetivo de Servicio:

Proveer a las áreas de CSD, tanto operativas
como de soporte, en tierra y costa fuera, un
sistema de comunicación integral que les
permita obtener información en tiempo real para
ayudar al seguimiento y control de las
actividades así como a la toma de decisiones,
con la visión de lograr los objetivos estratégicos
de la empresa en todos los proyectos.

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Marco Estratégico
Colaboradores
Internos Externos
Recursos Gerencia de Proveedores de
Tecnologías de la servicios de
Infraestructura de Información Internet,
comunicación existente Comunicación
(equipos y software) Satelital y
Actualizaciones y/o mejoras a Telefonía
la infraestructura de Clientes
comunicación existente Internos Externos
Personal capacitado para
Sistema de
Gerencia Cliente
administrar el sistema Comunicación Integral
General y (Pemex
Personal de cada Gerencia para CSD Gerencias de Exploración y
encargado de generar y Área operativas Producción)
procesar la información y de soporte
Procedimientos y políticas para Innovaciones
regular el Sistema de Productos Servicios
Comunicación Integral Equipo de Servicio de Internet
Inducción al personal cómputo por fibra óptica
Recursos financieros (Hardware) Servicio de Internet
necesarios para todo lo Equipo de Satelital
anterior telefonía Servicio de telefonía
tradicional y por
fibra óptica
Software para
Administración de la
Información

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Análisis de los Interesados
Puesto Función Influencia en el Interés en el proyecto
proyecto
ALTO; la información en tiempo real le ayudará a evaluar y ejecutar las
Gerente General Administración estratégica de la empresa MUY ALTA
mejores decisiones estratégicas
Gerente de Mantenimiento a
Ejecución de los proyectos de ductos
Ductos ALTO; obtener la información completa en tiempo real le permitirá tomar
ALTA
Gerente de Mantenimiento e mejores decisiones y cumplir los objetivos del proyecto
Ejecución de los proyectos de mtto. e infraestructura
Infraestructura
Soporte logístico terrestre y marino a las áreas ALTO; obtener información oportuna le permitirá analizar y elegir la mejor
Gerente de Servicios ALTA
operativas opción para proveer soporte a las áreas operativas
Cumplimiento de los requisitos contractuales de
MEDIO; dependerá de su percepción acerca de qué tanto beneficia el
Gerente de QHSE Calidad, Seguridad y Medio Ambiente; Administración ALTA
proyecto a sus actividades cotidianas
del Sistema de Gestión de Calidad
Administración de las compras de materiales, equipos ALTO; obtener información oportuna le permitirá tomar mejores
Gerente de Abastecimientos ALTA
y servicios para las áreas operativas y de soporte decisiones y proveer soporte adecuado a las áreas operativas
Gerente de Administración Elaborar licitaciones, revisar que se cumplan los BAJO; percibe que una mejora en el flujo de comunicación no le afectará
ALTA
de Contratos requisitos legales de los contratos positivamente para el cumplimiento de sus objetivos
ALTO; obtener información oportuna, completa y detallada le permitirá
Gerente de Control de Vigilar que los proyectos cumplan sus objetivos
ALTA dar seguimiento adecuado y proporcionar los elementos para que se
Proyectos técnicos y financieros
tomen las mejores decisiones
Gerente de Tecnologías de la Administrar la infraestructura de comunicación para
MUY ALTA MUY ALTO; el proyecto es el principal objetivo de su área
Información las áreas operativas y de soporte
Desarrollo de negocios con el cliente y
Gerente Comercial MEDIA MEDIO; no se percibe afectado por los resultados del proyecto
establecimiento de alianzas estratégicas
Superintendentes y Responsables directos de la ejecución de las MUY ALTO; contar con un sistema de información integral eficiente les
MEDIA
Coordinadores de área actividades y cumplimiento de objetivos en cada área ayudará a cumplir completamente sus metas de trabajo
ALTO; contar con información anticipada de pedidos y pagos les ayudará a
Proveedores externos Proveer insumos y servicios a la empresa BAJA
ser más eficientes y a obtener mayores utilidades
Dependerá de la forma en que perciba los beneficios del proyecto para la
Cliente Pemex Destinatario de los servicios de la empresa ALTA
mejora de los contratos

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Futuro de la Problemática

•La falta de un sistema de información integral para
la toma de decisiones dificultará el logro de los
objetivos financieros, debido a la creciente presión
por obtener nuevos contratos.
•Los proyectos se tornarán escasos, y la
competencia se intensificará.
•Para mantener sus márgenes de utilidad la
empresa deberá volverse cada vez más eficiente en
todas sus operaciones.

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Factores de Riesgo Actuales

•El principal riesgo es no identificar adecuadamente
el problema, y por lo tanto proponer soluciones
inefectivas.
•Tradicionalmente se ha mantenido el paradigma de
que la tecnología por sí misma genera ventaja
competitiva.
•Las variables que podrían incrementar dichos
riesgos son:
•Planeación estratégica deficiente
•Incremento de la competencia
•Recortes en inversión para tecnología

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Casos con problemática similar a
la de la empresa en estudio
Descripción del Caso Elementos comunes con la problemática de Soluciones encontradas que pueden tomarse como referencia
la empresa
Nuevo sistema Se contaba con un sistema de información Con la ayuda de un asesor externo se realizó un análisis detallado de la empresa, considerando
informático para la que fue creciendo al paso de los años, las necesidades específicas de flujo de información para cada área
empresa Seguridad añadiendo funciones para solucionar El desarrollo del proyecto se llevó sin prisas, en aproximadamente 1 año
Industrial, S.A. de C.V. problemas pero sin una visión global de la El personal de la empresa participó en la detección de necesidades, elección y adaptación del
(SEINSA), en Navarra, empresa. Uso extensivo de hojas de cálculo y sistema final
España aplicaciones creadas internamente El sistema implantado es lo suficientemente flexible y adecuado a las necesidades propias de la
empresa, que ha evolucionado a la par del crecimiento de la misma
Uso de MS Share Point La información del negocio era deficiente, se Con la implantación de SharePoint fue posible que todas las áreas trabajen al mismo tiempo
para hacer más eficiente y perdía mucho tiempo en obtener los datos sobre una misma base de información, reduciendo de esa manera los re trabajos
precisa la comunicación por medio de correo electrónico, llamadas El software proporcionó una estructura para el acceso a la información dependiendo del nivel y
en Misys Heatlhcare’s telefónicas o reuniones. La información era funciones del empleado
Homecare Bussiness, redundante y no confiable. El software emite alarmas cuando se presentan cambios, y provee al empleado instrucciones en
Illinois, U.S.A. caso de situaciones no contempladas
Implementación de un Se requería un sistema integral de Se decidió implementar el software SAP para la gestión de la información enfocada al desarrollo
ERP en The Water información para soportar sus operaciones, de proyectos. Se sustituyeron los sistemas existentes de información por este sistema único
Corporation, Australia orientadas al desarrollo de proyectos de Con este software, es posible llevar a cabo las actividades planeadas de tiempos, costos, pagos,
infraestructura, que fuera flexible y fácil de de manera que se pueden controlar y adecuar de acuerdo con las necesidades de los proyectos
utilizar
Implantación de gestión Debido al crecimiento de la empresa, se Se identificaron áreas o departamentos que pudieran beneficiarse con la mejora de los procesos
de proyectos de negocio necesitaba un sistema ágil de información de negocio. Se identificaron los puntos clave que pudieran ser automatizados, rediseñados y
en Multi-Chem, Texas, para manejo y aprobación de documentos, sujetos a monitoreo y control
U.S.A. así como para controlar el flujo de trabajo y Se identificaron aquellas áreas que no era necesario cambiar su forma de trabajo
los procesos operativos Se implementaron soluciones escalables que pudieran satisfacer necesidades presentes y futuras
Se implementó un software basado en internet que combinara la administración de los procesos
de negocio con la gestión de proyectos y el análisis predictivo

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Modelo de la problemática actual

Cliente
PEMEX

Desarrollo Gerencia
de Negocios General

Elaboración de
propuesta y
obtención de
contrato Flujo de
efectivo Adquisiciones

Planeación del Ejecución Monitoreo Cierre de
proyecto operativa y control contrato

Flujo de información
Recursos adecuado
Logística Equipos
Humanos
deficiente

inexistente

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Fuentes de información relevantes
para la solución del problema
Fuente Relevancia Disponibilidad Desventajas
Gerentes de área y Muy importante, será la Depende de la Puede ocultarse o
coordinadores base para el diseño del aceptación e interés de desviarse la información
sistema los involucrados si se ven afectados sus
intereses
Sistemas de gestión e Importante; los datos Disponibles sin Puede desviarse el
informáticos existentes históricos pueden problemas objetivo del problema
utilizarse como punto dando prioridad a estos
de partida y como sistemas
referencia en todo el
proyecto
Casos similares en otras Importante; proveerá No todos los casos Puede tomarse como
organizaciones referencias para el aplicables podrían estar referencia un caso que
diseño del proyecto disponibles para realmente no es
consulta aplicable a nuestro
problema
Literatura de referencia Importante; será el Puede estar disponible Puede ser complicado
marco teórico para el en internet, libros, encontrar fuentes
desarrollo del proyecto revisas especializadas confiables; será
necesario invertir
tiempo en localizarlas

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Planteamiento de Hipótesis

Se ha encontrado que el problema se origina por lo
siguiente:
•Un diseño de procesos mal estructurado, que no
identifica adecuadamente las entradas y salidas de
información para cada área
•Uso formatos no estandarizados para manejo de la
información
•Falta de mecanismos para evaluar y realizar
adecuaciones en el flujo de información
•Responsabilidades no definidas para la
administración del sistema de información.

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Evidencia de la problemática

Retrasos en el surtimiento de materiales

Días entre pedido y orden de compra Días entre pedido y surtimiento
Menor a 7 días Entre 7 y 14
Menor a 7 días días
3% Entre 14 y 30
9%
5% días
Entre 7 y 14 días 9%
12%
Más de 30
Entre 14 y 30 días
días 11%
8%
Sin datos Sin datos
65% 72%

Más de 30 días
6%

Procesamiento de 47,254 solicitudes de compra de materiales entre enero de 2011 y agosto de 2012

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Retrasos en el surtimiento de materiales

Días entre orden de compra y Días totales del proceso
Entre 7
surtimiento y 14
Días entre pedido y orden de compra
días Días entre orden de compra y surtimiento
Menor a 7 días
10% 6% Días entre pedido y surtimiento
Entre 14 y 30 71.96%
71.96%
días 64.59%
6%
Más de 30 días
Sin datos
6%
72% 10.32% 5.78%
11.82% 5.97%
9.25% 5.97% 5.32% 8.37% 8.70% 5.97% 10.89%
3.13%

Menor a 7 días Entre 7 y 14 días Entre 14 y 30 Más de 30 días Sin datos
días

Procesamiento de 47,254 solicitudes de compra de materiales entre enero de 2011 y agosto de 2012

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Deficiencias en atención a propuestas económicas

Tiempos de atención de propuestas económicas
contrato 422269805 "Mantenimiento a Ductos
Marinos"
80
Propuestas fuera de tiempo
70 2
8
60 Menor a 10 días
50
54
40 Menor a 30 días y mayor a 10
días
30 62
Mayor a 30 días
20
10 12
13 Propuestas entregadas a
0 6
tiempo
Propuestas Retrasos en Retrasos en
entregadas a determinación de elaboración de
tiempo recursos propuesta

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Tiempos de respuesta a acciones correctivas

Tiempos de respuesta real a acciones correctivas, por área,
durante 2011
20
18 más de 30 días
Número de acciones correctivas

16
entre 22 y 30
14
días
12
entre 15 y 21
10
días
8
entre 7 y 14
6 días
4
menor de 7
2 días
0

Tesorería
Alta dirección

Construcción
Almacén

R.H.
IMR
Administración

Compras

T.I.
Planeación y control
Calidad

CIMA

Contabilidad

Planeación Tecnológica
Mantenimiento

Áreas o procesos

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Problemas con mayor impacto
•Procesos aún sin definir completamente, sin identificar
las interrelaciones completamente y sin indicadores de
desempeño de las actividades (KPI’s)
•No hay responsables para administrar, evaluar y
mejorar el flujo de información en la empresa
•Hace falta implementar una cultura de trabajo como
sistema
•La adquisición de infraestructura para las
comunicaciones no está sujeta a alguna estrategia de
negocio
•Las necesidades del cliente (PEMEX) son
extremadamente variables, y difícilmente se controlan

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Planteamiento de Alternativas
de Solución

Debido a que se ha observado que la problemática
objeto de estudio tiene un origen común, no es posible
establecer diferentes alternativas de solución
mutuamente excluyentes

Por lo que el enfoque que se utilizará para plantear la
alternativa de solución será el de Modesto, Moderado y
Elaborado

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de Solución
Objetivos:
1. Mejorar el departamento de Tecnologías de Información,
para que sea capaz de procesar la información entre las
distintas áreas, que sea independiente de los demás
departamentos, y a quien todos reporten.
2. Crear un sistema de retroalimentación del servicio brindado
a los clientes, porque cuando ya se entregó el producto al
cliente, no se dispone de información para saber en que
medida se fue eficiente.
3. Crear un equipo de personas que puedan identificar y
administrar los cambios a los contratos, ya que si no se
hace se hace, se hace difícil el seguimiento y control de las
actividades planeadas, por lo tanto, no se provee soporte
para la mejora continua de los procesos.

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de Solución
Alternativas para lograr los objetivos:

1. Es necesario crear un banco de información que sea
administrado por TI, donde se procesen datos y la
comunicación interdepartamental, que se estandaricen
formatos de llenado de información, de entrega de
reportes, y lograr que se distribuya la información requerida
eficientemente. Además, se deberá de monitorear la
interpretación de la información en cada departamento
para evitar confusiones. Este departamento será el
responsable de el flujo de datos e información en toda la
empresa.

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de Solución
Alternativas para lograr los objetivos:

2. Designar un equipo que pertenezca al área de Control de
Proyectos, que tenga la responsabilidad de verificar y
reportar el cumplimiento de los objetivos de proyecto,
además de emitir evaluaciones sobre el desempeño,
satisfacción del cliente, entre otros factores de eficiencia

3. Crear una base de datos de todos los contratos,
administrada por el departamento de TI que permita,
mediante el software adecuado, controlar y gestionar los
cambios al alcance de los proyectos


de Solución
Posibles consecuencias de la implementación

1. Al principio puede presentarse resistencia al uso de los
nuevos formatos. Deberán establecerse lineamientos para
inducir al personal y hacer cumplir estos requisitos
2. Es posible que se realicen interpretaciones equivocadas o
incompletas de la satisfacción del cliente. Será necesario
revisar continuamente este aspecto y mejorarlo durante las
etapas de implementación del proyecto
3. Se procurará que las autorizaciones a los cambios en los
contratos sean ágiles para evitar retrasos y afectaciones a
los proyectos


de Solución
Resumen de alternativas de acuerdo al enfoque MME
ALTERNATIVAS
Objetivos Modesta Moderada Elaborada
Mejorar comunicación Además de la estandarización de reportes y el
interdepartamental, cada El dpto. de tecnologías creará Además de los formatos, se deberá de monitoreo de la información, se creará un banco de
departamento genera su propia formatos nuevos para monitorear la interpretación de la información que sea administrado por el
información en formatos distintos, y estandarizar el flujo de datos información en cada departamento para departamento de Tecnologías de Información,
causa que el flujo de información entre los departamentos evitar confusiones. donde se procesen datos y la comunicación
entre cada área sea complicado. interdepartamental.
Se asignará a un equipo de personas que Se crearán reportes por medio de un software que
Se establecerán limites y valores se dedique exclusivamente a monitorear enviará información a las partes responsables de
de control para que se pueda la atención al cliente, que sean parte del cada proyecto, y recibirán evaluaciones sobre su
Mejorar la atención a los clientes,
medir la atención al cliente, área de Control de Proyectos, donde se desempeño, tiempos de ejecución de obra,
obteniendo retroalimentación de
como los tiempos de ejecución, este verificando que todos los trabajos satisfacción del cliente, y demás valores, y se
ellos sobre el servicio que se prestó.
medir la satisfacción en una cumplan los tiempos máximos penalizará cuando reciban malas evaluaciones con
escala numérica, etc. establecidos, la calidad, y el trato hacia elel fin de siempre estar mejorando en todas las
cliente áreas.
Se creará una base de datos de
Cuando se le vaya a hacer un cambio a un contrato,
Mejorar la capacidad de poder todos los contratos, que sea
se deberá dar de alta a través de un software
identificar y administrar los cambios controlado por el departamento
Se deberá entregar un reporte al final de donde mande un reporte a las personas encargadas
a los contratos, ya que de Tecnologías de Información,
cada semana de las modificaciones que de autorizar los cambios, y este a su vez a través del
constantemente el cliente hace donde se den de alta los
se hayan hecho. software enviará su autorización para que se
modificaciones y no se tiene un contratos y las modificaciones
puedan hacer las modificaciones requeridas en la
buen control de lo que se modificó. que se hicieron al concluir la
obra, y todo quede reportado en tiempo real.
obra.


Selección de la Solución al
Problema
Evaluación de la conveniencia de los objetivos planteados
CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS
Mejorar comunicación El dpto. de tecnologías Además de los formatos, se deberá de Además de la estandarización de reportes y el
interdepartamental creará formatos nuevos monitorear la interpretación de la monitoreo de la información, se creará un banco de
para estandarizar el información en cada departamento para información que sea administrado por el
flujo de datos entre los evitar confusiones. departamento de Tecnologías de Información, donde
departamentos se procesen datos y la comunicación
interdepartamental.
Que servicios para Ninguno Monitoreo de información Mismo que moderada mas banco de información
mejorar la comunicación
deben de ser instalados
por compañías terceras

Establecer calificaciones Satisfacción Satisfacción por puntos específicos como Mismo que moderada mas Tiempos de ejecución en
de variables de control generalizada tiempo de respuesta a quejas, o una escala numérica
para atención al cliente modificaciones de proyectos

Mejorar la atención a los Ninguno Se asignará a un equipo de personas que Se crearán reportes por medio de un software que
clientes, obteniendo se dedique exclusivamente a monitorear enviará información a las partes responsables de
retroalimentación de la atención al cliente, que sean parte del cada proyecto, y recibirán evaluaciones sobre su
ellos sobre el servicio área de Control de Proyectos, donde se desempeño, tiempos de ejecución de obra,
que se prestó. este verificando que todos los trabajos satisfacción del cliente, y demás valores, y se
cumplan los tiempos máximos penalizará cuando reciban malas evaluaciones con el
establecidos, la calidad, y el trato hacia el fin de siempre estar mejorando en todas las áreas.
cliente


Problema
CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS
Mejorar la capacidad de Se creará una base de Se deberá entregar un reporte Cuando se le vaya a hacer un cambio a un contrato, se deberá
poder identificar y datos de todos los al final de cada semana de las dar de alta a través de un software donde mande un reporte a
administrar los cambios a contratos, que sea modificaciones que se hayan las personas encargadas de autorizar los cambios, y este a su
los contratos, ya que controlado por el hecho. vez a través del software enviará su autorización para que se
constantemente el departamento de puedan hacer las modificaciones requeridas en la obra, y todo
cliente hace Tecnologías de quede reportado en tiempo real.
modificaciones y no se Información, donde se
tiene un buen control de den de alta los contratos
lo que se modificó. y las modificaciones que
se hicieron al concluir la
obra.

Que servicios para Base de datos de Mismo que modesta Mismo que moderada mas software de tiempo real para dar
mejorar la administración contratos alta, modificación y autorización a contratos
de contratos deben de
ser instalados por
compañías terceras

Seguimiento de Ninguno Seguimiento por objetivos Mismo que moderada
implementación de
soluciones


Problema
TABLA DE DESEMPENO DE FACTORES O VARIABLES

Objetivos Categoría Instrumento de Modesta Moderada Elaborada
Medición
Estandarización de Incrementar No. de contratos Mínimo 50% Mínimo 70% Mínimo 95%
formatos estandarizados
Información en Mejorar Monitoreo de Mínimo 50% de la Mínimo 70% de la Mínimo 90% de la
tiempo real procesamiento y información información información
comprensión de recibida es recibida es recibida es
información procesada procesada procesada
intercambiada
Establecimiento de Mejorar Cantidad de Mínimo 2 Mínimo 4 Mínimo 6
límites para variables
variables de
medición de
atención al cliente
Atención a clientes Mejorar Reporte de Calificación Calificación Calificación
calificaciones de mínima 7 mínima 8 mínima 9
evaluaciones de
satisfacción del
cliente
Administración y Mejorar Reportes digitales de Capitulación de Capitulación de Capitulación de
modificación de autorización de mínimo 40% de mínimo 60% de mínimo 80% de
contratos modificaciones de modificaciones modificaciones modificaciones
contrato


Problema
Estimación de costos

Se realizó un análisis de costos bajo los siguientes supuestos:

•La infraestructura actual se utilizará para el proyecto y no será
necesario adquirir nueva tecnología y/o equipo

•En consecuencia, el costo del proyecto estará determinado
por el costo del personal involucrado directamente en el
desarrollo del mismo, el costo del equipo de cómputo utilizado
y el software relacionado, así como los costos indirectos por
uso de instalaciones, supervisión, servicios de soporte dentro
de la empresa, impuestos y pagos, entre otros


Problema
Estimación de costos

Tiempo Personal Personal Personal
Costo de Costos de
estimado para tiempo tiempo parcial tiempo parcial Total de horas Costo de Suma costos Costos
Objetivo equipos y asesoría Costo total
implementación completo (no. (no. de (fracción de personal personal directos Indirectos
software externa
(meses) de personas) personas) hora)

1 3.00 2 5 0.2 7,200 $ 720,000.00 $ 108,000.00 $ 25,000.00 $ 853,000.00 $ 980,950.00 $ 1,833,950.00
2 1.00 2 10 0.2 3,200 $ 320,000.00 $ 48,000.00 $ - $ 368,000.00 $ 423,200.00 $ 791,200.00
3 5.00 4 15 0.2 28,000 $ 2,800,000.00 $ 420,000.00 $ 25,000.00 $ 3,245,000.00 $ 3,731,750.00 $ 6,976,750.00
9.00 38,400 $ 3,840,000.00 $ 576,000.00 $ 50,000.00 $ 4,466,000.00 $ 5,135,900.00 $ 9,601,900.00

El costo total estimado de la implantación de los tres objetivos
es de $9’601,900.00 m.n., con una duración de 9 meses y una
utilización de personal de 38,400 hrs.


Problema
Análisis de Costo-Beneficio
Aún cuando las operaciones de esta empresa son muy
complejas, lo que dificulta identificar los beneficios y traducirlos
a términos monetarios, se han identificado 5 aspectos
susceptibles de ponderar mediante horas hombre, con objeto
de elaborar este análisis:

•Baja eficiencia por retrabajos
•Por interrupciones en el flujo de información. Se considera
que afecta aprox. a la mitad del personal, en un 5% de su
eficiencia
•Por utilización de formatos distintos para el manejo de la
información. Se considera que afecta al 60% del personal,
en un 5% de su eficiencia
•

Problema
•Sub utilización de la infraestructura actual de información. Se
considera que el software y equipos se utilizan al 50% de su
capacidad
•Retrasos por falta de gestión de cambios solicitados por el
cliente. Afecta a una cuarta parte del personal, reduciendo su
eficiencia en un 10%
•Penalizaciones por retrasos en contratos. En promedio se
tienen $10,000 m.n. por mes
•Costos ocultos. Se supone un 2% de la suma de los anteriores
•Costos indirectos. 15% de la suma de los costos identificables
y ocultos


Problema
Penalizacion
Subutilización de Retrasos por falta de
es por
Baja eficiencia por retrabajos infraestructura actual de gestión de cambios Costos ocultos
retrasos en Suma de
información solicitados por el cliente
contratos costos Total de costos
Por uso de Horas Horas Costo identificables aprox. 2% de
Por flujo de Total horas
formatos Costo promedio Costo promedio Costo promedio los costos
información por mes
distintos por mes por mes por mes identificables
Personal 2,000 2,400 4,400 $440,000.00 $ - 2,000 $ 200,000.00 $ - $ 640,000.00 $ 12,800.00 $ 652,800.00
Equipos y software 2,000 2,400 4,400 $ 66,000.00 4,000 $60,000.00 2,000 $ 30,000.00 $ - $ 156,000.00 $ 3,120.00 $ 159,120.00
Otros $ - $ - $ - $ 10,000.00 $ 10,000.00 $ 200.00 $ 10,200.00
Suma costos directos $506,000.00 $60,000.00 $ 230,000.00 $ 10,000.00 $ 806,000.00 $ 16,120.00 $ 822,120.00
Costos indirectos $ 123,318.00
Costo total por mes $ 945,438.00
Costo total Anual $ 11,345,256.00

Costos: $9’601,900.00 m.n. ; Beneficios: $11’345,256.00 m.n.

Si los objetivos planteados se implementan adecuadamente y
proveen los beneficios esperados, entonces el proyecto puede
ser considerado como rentable

Problema
Análisis de Sensibilidad
Para asegurarnos de la conveniencia del proyecto, es
necesario hacer la evaluación para un horizonte de tiempo
determinado y para distintos escenarios de cálculo

Cálculo del Valor Presente Neto para un periodo de 5 años

Años
Suma
0 1 2 3 4 5
Costo del proyecto $9,601,900 $9,601,900
Beneficios del proyecto $2,836,314 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $59,562,594
Flujo -$6,765,586 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $49,960,694
Tasa de descuento 4.80% 4.80% 4.80% 4.80% 4.80% 4.80%
Valor Presente Neto -$6,765,586 $10,825,626 $10,329,796 $9,856,675 $9,405,225 $8,974,451 $42,626,187


Problema
Cálculo del Valor Presente Neto de la inversión– Costo del
Proyecto, para diferentes valores de Tasa de descuento y Costo
del Proyecto
Incremento en el costo del proyecto
5% 10% 25% 50% 100% 110% 120% 130%
2.00% $36,147,729 $35,187,539 $32,306,969 $27,506,019 $17,904,119 $15,983,739 $14,063,359 $12,142,979
3.00% $34,630,274 $33,670,084 $30,789,514 $25,988,564 $16,386,664 $14,466,284 $12,545,904 $10,625,524
4.00% $33,179,388 $32,219,198 $29,338,628 $24,537,678 $14,935,778 $13,015,398 $11,095,018 $9,174,638
Tasa de descuento

5.00% $31,791,345 $30,831,155 $27,950,585 $23,149,635 $13,547,735 $11,627,355 $9,706,975 $7,786,595
6.00% $30,462,670 $29,502,480 $26,621,910 $21,820,960 $12,219,060 $10,298,680 $8,378,300 $6,457,920
7.00% $29,190,114 $28,229,924 $25,349,354 $20,548,404 $10,946,504 $9,026,124 $7,105,744 $5,185,364
8.00% $27,970,642 $27,010,452 $24,129,882 $19,328,932 $9,727,032 $7,806,652 $5,886,272 $3,965,892
9.00% $26,801,413 $25,841,223 $22,960,653 $18,159,703 $8,557,803 $6,637,423 $4,717,043 $2,796,663
10.00% $25,679,770 $24,719,580 $21,839,010 $17,038,060 $7,436,160 $5,515,780 $3,595,400 $1,675,020
12.00% $23,569,433 $22,609,243 $19,728,673 $14,927,723 $5,325,823 $3,405,443 $1,485,063 -$435,317


Problema
De acuerdo a los criterios de negocio de la empresa, para ser
rentable, la inversión en el proyecto deberá ser mayor al valor
presente neto de la misma. Entonces la conveniencia de llevar
a cabo o no el proyecto estará dada por lo siguiente:

El proyecto será rentable cuando el VPN supere 3 veces su costo =
$28,805,700
El proyecto deberá ser evaluado cuando el VPN sea mayor a 2 veces el
costo = $19,203,800
El proyecto no será factible si su VPN es igual o menor a 1.5 veces el
costo = $14,402,850


Problema
Conclusiones
Un primer análisis general de costo beneficio indica que es
factible la ejecución del proyecto. Sin embargo, al realizar el
cálculo bajo distintos escenarios económicos y de tiempo,
resulta que si se presenta un incremento en costos mayor al
100% combinado con un aumento en la tasa de interés,
entonces los resultados del proyecto no son convenientes para
la empresa.
Por lo que se requiere realizar un segundo análisis de costos,
más detallado, que nos ayude a determinar la conveniencia del
proyecto con mayor certeza.


Plan detallado de Solución a la
Problemática
Plan para la implementación de la propuesta de solución

ago-12 sep-12 oct-12 nov-12 dic-12 ene-13 feb-13 mar-13 abr-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13
Actividades Previas
Identificación del problema
Análisis del contexto e interesados
Elaboración y elección de alternativas de solución
Elaboración de Caso de Negocio
Presentación de Caso de Negocio
Ajustes finales al proyecto
Ejecución
Objetivo 1.
Objetivo 2.
Objetivo 3.
Cierre de proyecto
Pruebas y ajustes
Puesta en operación

Inversión Mensual Estimada $186,648 $186,648 $611,317 $611,317 $611,317 $791,200 $1,395,350 $1,395,350 $1,395,350 $1,395,350 $1,395,350 $186,648 $932,622 $932,622
Inversión Acumulada $186,648 $373,296 $984,613 $1,595,929 $2,207,246 $2,998,446 $4,393,796 $5,789,146 $7,184,496 $8,579,846 $9,975,196 $10,161,844 $11,094,466 $12,027,088


Problemática
Beneficios esperados y su seguimiento
OBJETIVOS BENEFICIOS ESPERADOS SEGUIMIENTO
Mejorar la Ser capaces de procesar la información entre las distintas áreas, que sea Se debe hacer un monitoreo de la información
comunicación independiente de los demás departamentos, y a quien todos reporten. Al intercambiada entre los departamentos, para asegurarse de
interdepartamental lograr la estandarización de reportes se ahorrará tiempo en migrar la que efectivamente se estén utilizando los formatos
información de un departamento a otro, como se hacía anteriormente, establecidos por el departamento de TI, también se deberá
también al crearse un banco de información que sea administrado por el monitorear el banco de información para asegurarse de que
departamento de Tecnologías de Información, se procesaran datos para una se este introduciendo bien la información, y que coincida con
mejor toma de decisiones las situaciones reales.
Crear un sistema de Al establecer valores de control para medir la atención al cliente, podemos Se debe de estar revisando constantemente el nivel de
retroalimentación del evaluar cada proyecto, y detectar errores en la elaboración de las obras, ya que satisfacción del cliente, ya que será la manera de poder
servicio brindado a los veremos variables como tiempos de ejecución, nivel de satisfacción medido en mejorar e incrementar la calidad en las obras, por que el
clientes escala numérica. También, todas las personas involucradas en la planeación, y cliente es el que recibe la obra y es quien dará el veredicto
ejecución del proyecto, recibirán información real a través del software que se final y mas real sobre la calidad con la que se hizo la obra, y
implementará, sobre los detalles del proyecto, así como sugerencias de partiendo de ahí sabremos en que mejorar.
mejoramiento, y evaluaciones de la parte de la que son responsables dentro
de la obra.
Crear un equipo de Al crear una base de datos de los contratos, tendremos información real sobre Al finalizar cada obra, deberá de hacerse una revisión y
personas que puedan todas las modificaciones que se le hicieron a la obra, y nos ayudará para que generar un reporte, donde se puedan apreciar todos los
identificar y en proyectos futuros, se pueda mejorar la calidad y tratar de con el tiempo, cambios que se hicieron, quien autorizó, y las razones por las
administrar los hacer la menor cantidad de modificaciones a los contratos. También, al tener que se autorizaron los cambios. Esta información se deberá
cambios a los un software donde se obligue a las personas a enviar reportes a las personas de pasar a las personas que estén en el diseño de los
contratos encargadas de dar autorización a los cambios, se logrará que no cualquier proyectos, para que se tomen en cuenta todos estos datos al
persona haga un cambio, sino que varias personas revisen la información y diseñar otra obra. De esta manera, podremos tener mayor
decidir si es favorable o no para el proyecto el hacer esa modificación. control y tomar mejores decisiones en futuros proyectos.


Problemática
Análisis del grado de aceptación de la propuesta

Considerando la estructura organizacional actual, así como la
cultura de trabajo, fue necesario realizar un análisis para saber en
qué medida la propuesta de implementación será aceptada.
Aspecto del Reacción ante el proyecto
Interesado Probable causa Acciones de mitigación
proyecto (Apoyo/rechazo)
El apoyo dependerá de una buena
Buena integración y
Beneficios Se obtendrá el apoyo necesario para el integración del Caso de Negocio y de su
TODOS explicación del Caso de
esperados proyecto adecuada comunicación para que se
Negocio
comprenda correctamente
Comunicarse con él previamente a la
Solicitará revisar y adecuar los objetivos del Percibe que el proyecto
Gerente de TI presentación del Caso y explicarle la
proyecto debe ser “de su propiedad”
importancia de su participación
Objetivos
El apoyo dependerá de una buena
específicos Buena integración y
integración del Caso de Negocio y de su
Gerentes de Área Apoyarán los objetivos explicación del Caso de
adecuada comunicación para que se
Negocio
comprenda correctamente


Problemática

Aspecto del Reacción ante el proyecto (
proyecto Apoyo/rechazo)
Solicitarán que se revise la
Enfoque de
Gerentes de Área participación del personal de su
ejecución Integrar un buen Caso de Negocio
área en el proyecto Perciben que el proyecto afectará
explicando la importancia de la
Solicitarán se revise la duración el rendimiento de su personal
Tiempo de participación de todo el personal
Gerentes de Área del proyecto, argumentado
ejecución
tiempo excesivo
Solicitará fundamentos La toma de decisiones requiere de Explicar los beneficios económicos
Gerente General detallados de los montos información precisa y del proyecto y su integración en la
Recursos propuestos fundamentos adecuados estrategia de la empresa
financieros Comunicarse con él previamente a
necesarios Solicitará revisar la integración Percibe que el proyecto debe ser la presentación del Caso y
Gerente de TI
del presupuesto “de su propiedad” explicarle la importancia de su
participación
Explicar adecuadamente la
Recursos
Perciben que el proyecto afectará estrategia del proyecto y la
humanos y Solicitarán revisar la estrategia
Gerentes de Área la productividad y resultados de su importancia de contar con los
equipo de ejecución del proyecto
área recursos necesarios para lograr los
necesarios
objetivos


Problemática
Aspecto del Reacción ante el proyecto (
proyecto Apoyo/rechazo)
Revisar en conjunto la estrategia
Cuestionará fuertemente la Percibe que el proyecto debe ser del proyecto, antes de la
Recursos
utilización del software actual “de su propiedad” y por lo tanto es presentación del Caso de Negocio.
tecnológicos Gerente de TI
para el proyecto. Recomendará quien debería tomar las decisiones Tal vez sea necesario replantear la
necesarios
la adquisición de nuevo software en cuanto a tecnología estrategia de acuerdo a sus
observaciones
El análisis de riesgo se debe
Riesgos que se Apoyarán la identificación de Todos los interesados participan elaborar con la participación de
requiere vigilar y Gerentes de Área riesgos y las medidas de activamente en la elaboración del todos los interesados, y
controlar mitigación análisis de riesgos previamente a la presentación del
Caso de Negocios
Espera que el equipo de Debido a los recursos invertidos,
Gerente General proyecto tenga la capacidad requiere asegurarse del éxito del
Explicar adecuadamente la
conseguir los objetivos deseados proyecto
integración del equipo de proyecto,
Requieren asegurarse de que los
Esperan que el equipo de sus funciones, responsabilidades y
objetivos de sus áreas no sean
Integración del Gerentes de Área proyecto cuente con integrantes resultados esperados
afectados por la ejecución del
equipo de de sus áreas
proyecto
proyecto
Revisar conjuntamente la
integración del equipo de proyecto.
Espera que obtener la dirección Percibe que el proyecto debe ser
Gerente de TI Acordar las funciones y
del equipo de proyecto “de su propiedad”
responsabilidades de acuerdo a los
objetivos


Problemática
Conclusiones

1. Será necesario reunirse con el Gerente de TI, previamente a la
presentación del Caso de Negocio, con objeto de lograr su
aceptación y participación activa en el proyecto.
Específicamente, será necesario revisar conjuntamente los
siguientes aspectos:
•Enfoque de solución del problema y determinación de
objetivos
•Estrategia de utilización de recursos tecnológicos
•Integración del equipo de proyecto


Problemática
Conclusiones

2. Se requiere realizar el análisis de riesgos, en la medida de lo
posible, con la participación de todos los interesados,
previamente a la elaboración y presentación del Caso de
Negocio. Esto asegurará el entendimiento del alcance del
proyecto y evitará dificultades en el futuro.
3. Elaborar el Caso de Negocio detalladamente, y realizar un plan
para su presentación cuidando los siguientes aspectos:
•Personalización de mensaje apropiado para la audiencia
•Medios de comunicación más apropiados
•Preguntas esperadas por toda la audiencia


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