Curso ofrecido en el Colegio Oficial de Farmaceuticos de asturias en Enero de 2016 ¿Aprovechas al 100% todo tu tiempo en el laboratorio? ¿Has mirado su rentabilidad?

1. Herramientas para mejorar
la gestión del laboratorio de Formulación Magistral
Productividad en el laboratorio
de Formulación Magistral
Colegio Oficial de Farmacéuticos de Asturias, 25 de enero de 2016.
Ldo. Martín Ramírez de Diego

2. Martín Ramírez de Diego
Farmacéutico Comunitario y Cotitular de Farmacia Ramírez de Diego CB.
Especializado y apasionado de la Formulación Magistral y de las nuevas
tecnologías.
San Juan de la Arena, Asturias
info@farmaciaramirezdediego.com@emulsionando/FarmaciaRamirezDeDiego/Andecha
2014. Premio Cinfa a la Innovación en la Oficina de Farmacia
2015. Premio Galénica (Formulación Magistral) de EstarVital
www.farmaciaramirezdediego.com
www.wikiformulacion.com
emulsionando.martinramirez.com

3. FARMACEUTICO
S FORMULISTAS
Titulares que
deseen
mejorar la
rentabilizar su
laboratorio.
Adjuntos
Que quieran
especializarse
en Formulación
Magistral
DESTINATARIOS DEL CURSO

4. OBJETIVOS DEL CURSO
Aumentar la productividad del
laboratorio
Stock Minino
Reducir costes
de producción
Atender a la
estacionalidad
de la
demanda

5. OBJETIVOS DEL CURSO
Gestión de
Compras.
• Material
Gestión del
tiempo.
• Inmaterial
+
Productividad

6. Gestión del tiempo
Gestión de compras
• Gestión de stocks
• Gestión de caducidades
Gestión de innovación
PRODUCTIVIDAD

7. Industrializaci
ón
Baja rentabilidad
Bajo conocimiento de
prescriptores
Baja caducidad de los
productos
Costes más elevados de
los productos

8. ESTADISTICAS DE FARMACIAS
FORMULADORAS ASTURIAS
ESPAÑA 2005 2015
ESTADISTICAS DE VENTAS A LA
SEGURIDAD SOCIAL EN LOS ULTIMOS
AÑOS
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
2001 2005 2010 2015
Laboratorios
Terceros
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
1 2 3 4 5 6 7

9. “Debido a la divulgación de los últimos años, bastantes
médicos son conocedores de los recursos que ofrece la
formulación, mientras que bastantes farmacéuticos en
ejercicio no lo son”
“La formulación no es solo elaboración. También es un recurso
para optimizar la administración de fármacos. Un servicio que
añade calidad a nuestro ejercicio, que solo, nosotros mismos
podemos potenciar y que ningún otro canal nos puede
arrebatar.”
Francesc Llambí. Presidente de Aprofarm

10. PROS CONTRAS
Is it
Wort
h

11. Innovar = Actitud dispuesta a
encontrar fórmulas para cambiar y
mejorar lo establecido

15. Mi
primer
Unguator
INCENTIVAR AL LABORATORIO CON EL 10 % DE
LAS VENTAS

16. 20% de esfuerzo
Consigue el 80%
de los
resultados

19. 1.Tanginbles
2.Intangibles

20. En el laboratorio de FM (y en toda la
gestión empresarial de la farmacia), la
gestión de COMPRAS y la gestión del
STOCK deben ser una de las más
importantes actividades a desarrollar.
Las EXISTENCIAS, junto con el LOCAL y
equipos, constituyen la partida más
importante del ACTIVO

21. Un mal control del
stock nos generará:
• Parada de la producción,
• Pérdida económica y de material,
• Pérdida de tiempo,
• Entregaremos resultados más
tarde,
el gran
perjudicado
el paciente

22. CADUCIDADES
Que se consuman en
el orden adecuado
(FIFO)
Poder reaccionar a
tiempo, acordando
soluciones con los
proveedores,
Que no se utilicen
artículos caducados.
Y que se detecten los
cambios de lote (en el
caso de los controles)
CONTROL DE
COSTES:
Minimizar los costes,
equilibrando el
almacenamiento con
el consumo.
Calcular para un año.
LOCALIZACIÓN:
Posicionamiento de
los almacenes
(cámaras,
neveras,…).
Metodo LEAN
OBTENCIÓN DE
INFORMACIÓN:
¿cuándo y cuánto se
consume?
¿quién y en qué lo
consume?

24. ¿Podemos reducir
estos costes?
Si no podemos
reducir estos
costes ¿existen
alternativas o al
menos MINIMIZAR
este dinero
invertido? ¿cómo?
BIG DATA

25. Big data

27. AJUSTAR LAS EXISTENCIAS A LA REALIDAD DE NUESTRA FARMACIA
0
100
200
300
400
500
600
700
800
2015 TOTAL

28. ¿Cómo
seleccionar
los
productos
que
podemos
considerar
más

30. Análisis del
stock

31. ¿Y TU COMO GELIFICAS?

33. La forma más
rentable de
usar el stock
de un
laboratorio
es…

34. UTILIZARL
O
USARLO GASTARLO
CONSUMIRLO
EMPLEARLO
EXPLOTARLO
APROVECHARLO
MANEJARLO
TERMINARLO

35. Ventajas
de las
bases
SUPONEN UN
AHORRO DE
TIEMPO,
ESPACIO, STOCKS
Y PROTOCOLOS
ASEGURAN LA
CALIDAD
UNIFORMIDADTRAZABILIDAD
GASTAMOS EL
DINERO
INVERTIDO EN EL
STOCK

36. Que sean del
Formulario Nacional
donde ya tienen un
tiempo de caducidad
establecido
Elaborar toda la
documentación legal:
• Guía de Elaboración
• Muestroteca
• Hacer estudios de estabilidad a largo
tiempo para poder poner caducidades
mas largas: 9 Meses
• Algunos Ejemplos:
• Vaselina Salicilica al 50 %
• Gel Neutro de Carbopol
• Crema Lanette …
BASES

38. Comprar
con cabeza
NO
con el corazón

39. ALTERNATIV
AS

40. Lo mejor: GASTARLO AJUSTAR LAS COMPRAS
NO ajustar
las compras
por precio
Ajustar las
compras por
NECESIDADES
y
CADUCIDADES

42. ¿TENGO QUE TENER TODOS LOS PRINCIPOS ACTIVOS?
¿TODOS .OS DIAS DEL AÑO?

43. ¿Cuando un
producto
caduca, ya
está todo
perdido?
¿TENGO QUE TENER TODOS LOS PRINCIPOS ACTIVOS?

45. La gestión del stock.
Hay que tener en cuenta el uso, condiciones comerciales de compra y previsión de ventas para poder contar con
el mínimo stock posible y utilizar a los proveedores como mayoritario almacén físico, ya que el hecho de
disminuir nuestra capacidad de aprovisionamiento físico es una perdida monetaria.
Hay que analizar y realizar una elección del surtido óptimo por subfamilia, con una clara vocación de reducir el
número de referencias.
Para ello hay que tener en cuenta tanto el tipo de cliente, como la estrategia de la farmacia
No debe invertir según su intuición sino que debe planificar:
Posicionamiento, calidad y disminución del surtido cubriendo todas las Formas Farmacéuticas.

46. Posicionamiento, calidad y
disminución del
surtido
cubriendo
todas las
patologías…y
formas
farmacéuticas.

48. IDEAS de un Mínimo Recomendable a tener:
Gelificante y Espesante: Sepigel (Cremigeles)
Gelificante y espesante: Carboximetilcelulosa elaboración de Suspensiones
Emulsionantes: Tween 80 y Span 80 (Aceites incorporación Agua en Vaselina …)
Jarabes: Sacarosa
Antioxidante: Vitamina E (Tocoferol) BHT BHA
Base Autoemulsionable Tipo OW 1011
Vaselina Filante
Glicerina

50. Tiempo
La
Planificación
¿Urgente o
importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos
GESTIONAR EL TIEMPO
GESTIONAR EL TIEMPO
GESTIONAR EL TIEMPO
TIEMPO
TIEMPO

51. Leyes de Murphy en Gestión del tiempo
“Nada es tan sencillo como
parece al principio”.
“Todo lleva más tiempo de lo
que se pensaba al principio”.
“Si algo puede ir mal, irá mal”.

52. Tiempo
La
Planificación
¿Urgente o
importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos

53. - Patrick McKenzie -
Debemos pensar en
el TIEMPO de la
misma forma que
pensamos en el
dinero:
como un ACTIVO
que puede generar
INTERESES (Si
invertimos en él
adecuadamente)
como DEUDA (si lo
gastamos sin
ningún tipo de
control)

54. Tiempo
La
Planificación
¿Urgente o
importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos

55. Improvisación y
cortoplacismo
Planificación No debemos emplear más tiempo en
planificar que en ejecutar lo planificado.
Flexibilidad
Nunca planificar el 100%
Pensar siempre en medio / largo plazo

56. Plan Anual. lp
Prioridades
Objetivos
Desarrollo
Formación
Anotaciones/ comentarios
Plan Semanal/mensual/trimestral mp
Prioridades
Tareas que no tienen hora
pero que se deben hacer en
la hora fijada
Teléfono
Visitas
Comentarios
• ANALIZAR LAS CARGAS DE TRABAJO
Plan Diario
Prioridades
Actividades planificadas.
Tiempo calculado
Actividades realizadas

57. Big data

58. Adecuar nuestro trabajo a la demanda

60. ¿QUÉ tengo que hacer?.
• Conoce tus objetivos
¿CUÁNDO lo tengo que hacer?
• Ordénalos por prioridad
¿DÓNDE lo tengo que hacer?
¿QUIÉN lo tiene que hacer?
• ¿tienes que hacerlo tu mismo o puedes delegar?
¿CÓMO lo hay que hacer?

61. Pfizer Biotech
Algete (Madrid)

62. Ley de
Parkinson “El trabajo se expande
hasta llenar el tiempo de
que se dispone para su
realización".

63. LEY DE PARKINSON
El trabajo crece hasta llenar el tiempo que se dispone para su
realización.
• Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos
• El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional
a su importancia.
• SI se asigna 1 hora a una tarea, es casi seguro que nos llevará 1 hora finalizarla. Si
se asigna ½ hora es casi seguro que nos llevará esta ½ o poco más
• El secreto está en asignar el tiempo justo.

64. ¡anda, la

65. Planificación

66. Incompetencia
inconsciente:- II-
• Detectamos malos
resultados, pero no
sabemos a qué se
debe
• . Ignoran que ignoran
Incompetencia
consciente –IC-
• Detectamos que debemos
modificar o incorporar
hábitos
Competencia
Consciente –CC-
• Practicamos y repetimos el
comportamiento para
generar el hábito
Competencia
Inconsciente - CI-
• El hábito se realiza de
forma automática, sin
pensar en ello.
Fases del
aprendizaje

67. • Nuestro cerebro tiene de a recordar las tareas inacabadas antes que las tareas que ya
hemos terminado.
• Ten siempre listas de tareas
• No hagas varias cosas al mismo tiempo
• Termina lo que empieces
• Intenta terminar tareas antes de empezar otras nuevas
• Saca de tu cabeza todo lo que no necesites
Ley de ZEIGARNIK: Termina lo que empieces.
Si terminamos algo, nuestra mente libera los recursos que ha empleado para la consecución de esta tarea y
sigue adelante. Si no la terminamos, los recursos que ya hayamos empleado para completarla permanecerán
dentro de nuestro circuito psicológico para que podamos hacer uso de ellos hasta que podamos darla por
terminada o hasta que la desechemos completamente.
App recomendada: Wunderlist

68. Ley de Illich
La productividad se vuelve negativa a partir de un umbral

69. TÉCNICA DE POMODORO
Francisco Cirillo
Planeamiento
•Priorización de tareas
anotación registro proceso visualización
25 ´
Decidir la
tarea a
realizar
Poner el
pomodoro (el
reloj o
cronómetro) a
25 minutos
Trabajar en la
tarea de
manera
intensiva
hasta que el
reloj suene y
anotar una X
Tomar un
pausa breve (5
minutos)
cada cuatro
"pomodoros"
tomar una
pausa más
larga (15-20
minutos)
PROCRASTRINAR:
• El arte de dejar
para mañana lo
que puedes hacer
hoy

70. Ley de Carlson
El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que
el que se ejecuta de manera continua.

71. Técnica de la tarjeta roja (o puerta cerrada)

72. Tiempo
La
Planificación
¿Urgente o
importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos

73. ¿TODO LO
URGENTE
ES
IMPORTANT
E?
¿TODO LO

74. Imagen: SuperYuppies.com

75. Tiempo
La
Planificación
¿Urgente o
importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos

76. Ladrones del
tiempo en un
laboratorio
Todos aquellos que te
vuelven más
desorganizado, más
ineficaz, más
desconcentrado, más
inoperante, más lento,
más distraído, más
estresado

77. Ladrones del
tiempo en un
laboratorio
INTERRUPCIONES
• Visitas inoportunas
• Llamadas telefónicas
• Teléfono móvil
• Compañeros
IMPREVISTOS
• Salidas a mostrador
PAPELEO
• Mesa de trabajo
INTERNET
• Email
• Navegar por Internet:
Redes sociales
EXTERNOS
INTERNOS

78. Ladrones del
tiempo en un
laboratorio
Ley de
Carlson
“El trabajo interrumpido será
menos efectivo y tomará más
tiempo que el que se ejecuta de
manera continua”.

79. Ladrones del
tiempo en un
laboratorio
TENER UN PLAN
¿Erradicar?
Minimizar su impacto Aprender a convivir con ellos
¿Ignorar?
¿Permitirles que nos ganen?
Incluir el Plan en nuestra estrategia

80. Ladrones del
tiempo en un
laboratorioVisitas inoportunas
• Evitarlas mediante un filtro.
• No trabajar con la puerta abierta y mirando al
pasillo
• Decir NO, amablemente, pero firmemente.
• Mantenerse en pie, las visitas serán más cortas.
• Poner límites al tiempo al comienzo de cada
visita.
• Sea franco, decir que estamos ocupados.
• Centrarse en lo esencial, retomar al interlocutor si
se va del tema.
• Pedir a su equipo que si se acumulan varios
temas para tratarlos conjuntamente.
Llamadas telefónicas
• Establecer un filtro adecuado.
• Sin llamadas, por favor.
• Dar instrucciones para atender y/o desviar
llamadas
• Establecer periodos preferentes.
• Agrupar las llamadas que hemos decidido hacer
• Es importante que si pide a alguien que registre
sus llamadas lo haga de la manera adecuada.

81. Mesa de trabajo
- El papel solo tiene dos
destinos: archivo o
contenedor azul de
reciclaje.
- La mesa siempre
despejada.
- Tener solo dos bandejas
encima de la mesa:
Doing y Pending Archive.
- No imprimir nada a no
ser que sea
estrictamente necesario.
Fuente Imagen: lafabricadeltiempo.es
Ladrones del
tiempo en un
laboratorio

82. ¿IMPREVISTOS? FLEXIBILIDAD
• 65% de la jornada
• Asignarle
importancia y
prioridad
Ladrones del
tiempo en un
laboratorio

83. Ladrones del
tiempo en un
laboratorio
Ley de
los 2
Minutos
de David
Allen
Si puedes hacer una tarea en menos de
dos minutos, hazla ahora mismo.
Si la tarea tomará más de dos minutos
de tu tiempo, apuntala en tu lista

84. EMAIL
Regla nº 1
• Desactivar las notificaciones
Regla nº 2
• Fijarse un horario para consultarlo
Regla nº 3
• Crear y organizar las carpetas
Regla nº 4
• Crear filtros, etiquetas, autoreply
Regla nº 5
• Crear y configurar filtros antispam

85. Ladrones del
tiempo en un
laboratorioNavegar por Internet: RRSS,
blog, noticias
Desactivar las notificaciones
Fijarse un horario con fecha de
finalización. Ej. 30´al día.
Utilizar lectores de feeds

86. Tiempo
La
Planificación
¿Urgente o
importante?
Ladrones del
tiempo
Recursos

87. Recursos para
gestionar más
fácilmente las tareasTradicional
• Libretas
• Blocs de notas
• Post It
• Agenda
• Carpetas
• Archivadores
Software
• GTD
• Things
• Nirvana
• iGTD
• OTROS
• Wunderlist.com
• Mis tareas ordenadas
• Trello.com
• Administrar mis proyectos
• Evernote.com
• Anótalo todo.
• Google Keep
• Tomar notas para organizarnos mejor
• Feedly.com
• La información siempre al día
La herramienta
perfecta es…LA QUE
MEJOR SE ADAPTE
A TUS NECESIDADES

88. Recursos para
gestionar más
fácilmente las tareas
www.wikiformulacion.co
m
2014. Premio Cinfa a la Innovación en la Oficina de Farmacia
2015. Premio Galénica (Formulación Magistral) de EstarVital
Compartir los PNT´s de uso diario de la farmacia
Elaborada por y para farmacéuticos formulistas
Base de datos general, abierta, gratuita y rigurosa.

89. Recursos para
gestionar más
fácilmente las tareas
GUIAS DE ELABORACION USAR PLANTILLAS DE WORD
ASOCIACION DE FARMACEUTICOS FORMULISTAS
PACMI

90. DEFENDER

91. Si después de este
curso, se te ocurren
IDEAS de cómo
gestionar y
aprovechar mejor TU
TIEMPO, ESTOS 90
MINUTOS pueden
considerarse una
BUENA
INVERSIÓN.