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Plataforma de Gestión de Contenidos Digitales para Pymes. Documadrid 2008

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Presentación Plataformas de gestión de contenidos digitales para Pymes- Casos prácticos de gestión documental, factura electrónica, portales web y extranets colaborativas, realizada en Documadrid 2008, IV Jornadas sobre contenidos y documentos digitales por Rubén Lafuente, director de I+D de Adapting.

Published in: Technology, News & Politics
  • Proximamente en Documadrid 2009, el 21 de octubre de 2009.
    “Adapting eFactura: una única
    plataforma para tres necesidades: facturación
    electrónica, digitalización certificada y gestión
    documental”
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Plataforma de Gestión de Contenidos Digitales para Pymes. Documadrid 2008

  1. 1. Plataforma de gestión de contenidos digitales para Pymes Casos prácticos en Pymes:
  2. 2. Indice <ul><li>Plataforma ECM de Adapting </li></ul><ul><li>Especializaciones de la plataforma </li></ul><ul><li>Proyecto de implantación </li></ul><ul><li>Casos prácticos enPymes españolas: </li></ul><ul><ul><li>Gamamobel (fabricante muebles) </li></ul></ul><ul><ul><li>Actren (servicios ferroviarios) </li></ul></ul><ul><ul><li>Agdojavi (transportes) </li></ul></ul><ul><ul><li>Audigest (gestoría) </li></ul></ul><ul><ul><li>Surgival- Grupo Cosías (fabricante implantes) </li></ul></ul><ul><ul><li>Noguera-Piñol (concesionario BMW) </li></ul></ul>
  3. 4. ¿Quiénes somos? <ul><li>Misión: </li></ul><ul><li>Consultoría y desarrollo de aplicaciones avanzadas para la gestión de contenidos en Pymes, desde 1999. </li></ul><ul><li>Parque Tecnológico Valencia, 21 empleados. </li></ul><ul><li>Divisiones: </li></ul><ul><li>Adapting ONE : consultoría y proyectos a medida </li></ul><ul><li>Adapting LAB : “software factory” </li></ul>
  4. 5. Plataforma ECM <ul><li>ECM = Enterprise Content Management </li></ul><ul><li>GCE = Gestión de contenidos empresariales </li></ul><ul><li>Tipos de contenido: </li></ul><ul><ul><li>Documentos texto </li></ul></ul><ul><ul><li>Presentaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Imágenes </li></ul></ul><ul><ul><li>Vídeos </li></ul></ul><ul><ul><li>Ficheros </li></ul></ul><ul><ul><li>Catálogos </li></ul></ul><ul><ul><li>Páginas web </li></ul></ul><ul><ul><li>Bases de datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Plugins, widgets, etc. </li></ul></ul>
  5. 6. Concepto modular <ul><li>Módulo base/ Core </li></ul><ul><li>Productos </li></ul><ul><li>Módulos funcionales </li></ul><ul><li>Opciones funcionales </li></ul>
  6. 7. Concepto modular Esquema montaje de productos
  7. 8. Arquitectura del core <ul><li>Bloques centrales </li></ul><ul><li>Bloques transversales </li></ul><ul><li>Bloques de usuario </li></ul><ul><li>Bloques de contenido </li></ul><ul><li>Bloques de procesos </li></ul><ul><li>Bloques de sitio </li></ul>
  8. 9. Productos (suites) de la plataforma <ul><li>Gestor documental </li></ul><ul><li>Facturación electrónica </li></ul><ul><li>Gestor de contenidos </li></ul><ul><li>Gestor redes sociales </li></ul><ul><li>Gestor de e-commerce </li></ul><ul><li>Gestor de e-learning </li></ul>
  9. 10. Módulos de la plataforma
  10. 11. Empleo de estándares <ul><li>XHTML, CSS2 </li></ul><ul><li>SOAP (webservices) </li></ul><ul><li>Integración Office </li></ul><ul><li>Windows Workflow Foundation </li></ul><ul><li>Moreq2 (en revisión) </li></ul><ul><li>Normativa Agencia Tributaria (en revisión) </li></ul><ul><li>CMIS – Oasis (publ. prelim.) </li></ul>
  11. 13. Tipos de especialización <ul><li>Funcional  orientada al tipo de contenidos </li></ul><ul><li>Vertical  orientada al tipo de negocio </li></ul>
  12. 14. Especialización funcional <ul><li>Gestores documentales (DMS) </li></ul><ul><li>Facturación electrónica </li></ul><ul><li>Gestores de procesos empresariales (BPMS) </li></ul><ul><li>Gestores de contenidos/ portales (CMS) </li></ul><ul><li>Comercio electrónico </li></ul><ul><li>E-learning </li></ul>
  13. 15. Especialización vertical <ul><li>Empresas de digitalización y custodia </li></ul><ul><li>Sector inmobiliario: </li></ul><ul><ul><li>Registro de entrada/ salida </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión de expedientes de promoción </li></ul></ul><ul><li>Concesionarios automóvil: </li></ul><ul><ul><li>Gestión de expedientes comerciales </li></ul></ul><ul><li>Centros de I+D+i: </li></ul><ul><ul><li>Gestión del conocimiento </li></ul></ul><ul><ul><li>Observatorios tecnológicos </li></ul></ul><ul><li>Administración pública: </li></ul><ul><ul><li>Registro de entrada/ salida </li></ul></ul><ul><ul><li>e-Administración </li></ul></ul>
  14. 17. Pasos a seguir <ul><li>Clasificación del problema </li></ul><ul><li>Selección de la suite de productos </li></ul><ul><li>Personalización del producto </li></ul><ul><li>Validación de la solución </li></ul><ul><li>Puesta en marcha </li></ul><ul><li>Soporte y mantenimiento </li></ul>
  15. 18. Concepto parametrización <ul><li>Selección de productos </li></ul><ul><li>Ajuste de productos (parametrización) </li></ul><ul><li>Trabajo a medida </li></ul>Necesidad del cliente Funcionalidad cubierta por plataforma ECM Trabajo a medida
  16. 19. Ventajas <ul><li>Reutilización del conocimiento </li></ul><ul><li>Velocidad de implantación </li></ul><ul><li>Fiabilidad de resultados </li></ul><ul><li>Optimización de costes </li></ul><ul><li>Facilidad de mantenimiento </li></ul><ul><li>Crecimiento y mejora modular </li></ul>
  17. 21. <ul><li>Fabricante de muebles a medida y tapizados, Beniparrell (Valencia). </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor de expedientes integrado con ERP a medida. </li></ul><ul><li>4.000 expedientes/ mes </li></ul><ul><li>50 usuarios internos </li></ul><ul><li>Duración proyecto: 4 meses </li></ul>
  18. 22. Necesidades <ul><li>Control del acceso a la documentación </li></ul><ul><li>Mejora de la búsqueda de información </li></ul><ul><li>Deterioro físico del almacén documental (inundación) </li></ul><ul><li>Creación automática de expedientes desde el ERP + vínculo entre ERP y Gestor documental </li></ul><ul><li>Cumplimentación del expediente con documentos externos </li></ul><ul><li>ENTORNO TECNOLÓGICO: </li></ul><ul><li>ERP a medida </li></ul><ul><li>Integración mediante webservices (SOAP) </li></ul><ul><li>Entorno Intranet , servidor dedicado </li></ul><ul><li>SQL Server 2005 / Windows 2003 Server </li></ul>
  19. 23. Solución técnica <ul><li>Adapting Document: </li></ul><ul><li>Módulo de expedientes </li></ul><ul><li>Módulo de captura (reconocimiento cód.barras) </li></ul><ul><li>A medida: </li></ul><ul><li>Conector con ERP a medida </li></ul>
  20. 24. Resultados
  21. 25. <ul><li>Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid. </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor documental multi-sede. </li></ul><ul><li>3.000 referencias </li></ul><ul><li>600 documentos/mes (creciendo) </li></ul><ul><li>40 usuarios internos </li></ul><ul><li>Acceso clientes </li></ul><ul><li>Duración proyecto: 4 meses </li></ul>
  22. 26. Necesidades <ul><li>Control del acceso a la documentación </li></ul><ul><li>Segmentación de información por perfiles internos y clientes </li></ul><ul><li>Flujos de aprobación documental + gestión de versiones </li></ul><ul><li>Problemática de crecimiento y deslocalización de talleres </li></ul><ul><li>ENTORNO TECNOLÓGICO: </li></ul><ul><li>Entorno Intranet/Extranet , servidor en datacenter </li></ul><ul><li>SQL Server 2005 / Windows 2003 Server </li></ul>
  23. 27. Solución técnica <ul><li>Adapting Document : </li></ul><ul><li>Módulo de gestión documental </li></ul><ul><li>Módulo de workflow </li></ul><ul><li>A medida: </li></ul><ul><li>Configuración y carga de las carpetas </li></ul>
  24. 28. Resultados
  25. 29. <ul><li>Transporte Internacional del Mueble, Beniparrell (Valencia). </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor documental con OCR, facturación electrónica y Extranet para clientes. </li></ul><ul><li>1.200 expediciones/ mes </li></ul><ul><li>12 usuarios internos </li></ul><ul><li>400 clientes </li></ul><ul><li>Duración proyecto: 5 meses </li></ul>
  26. 30. Necesidades <ul><li>Envío de documentación al cliente y registro de entrega </li></ul><ul><li>Reconocimiento automático del CMR (integración Kofax) </li></ul><ul><li>Reducción de costes (papel + envíos + gestión) </li></ul><ul><li>Facturación electrónica con Extranet para clientes </li></ul><ul><li>Mejora de la imagen frente al cliente </li></ul><ul><li>Integración con ERP (PICK) </li></ul><ul><li>Aprovechamiento para gestión calidad (modo Intranet) </li></ul><ul><li>ENTORNO TECNOLÓGICO: </li></ul><ul><li>Entorno Intranet/Extranet, servidor dedicado alojado en empresa </li></ul><ul><li>SQL Server 2000 / Windows 2000 Server </li></ul><ul><li>Escáner Kodak I80 / Kofax Ascent Capture </li></ul>
  27. 31. Solución técnica <ul><li>Adapting Document : </li></ul><ul><li>Módulo de gestión documental </li></ul><ul><li>Módulo de captura (carga multi-fuente) </li></ul><ul><li>Módulo eFactura </li></ul><ul><li>A medida: </li></ul><ul><li>Conector ERP </li></ul><ul><li>Acceso a Extranet desde página web </li></ul>
  28. 32. Resultados
  29. 33. <ul><li>Servicios de auditoría y gestión, Griñón (Madrid). </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor documental en modoExtranet para clientes. </li></ul><ul><li>5.000 documentos/ mes </li></ul><ul><li>10 usuarios internos </li></ul><ul><li>300 clientes </li></ul><ul><li>Duración proyecto: 5 meses </li></ul>
  30. 34. Necesidades <ul><li>Proporcionar visibilidad de documentos a clientes </li></ul><ul><li>Segmentación de información por cliente y tipo de servicio </li></ul><ul><li>Automatización total de la creación de documentos (ficheros, bases de datos, carpetas activas, OCR-Forms, etc). </li></ul><ul><li>Servicio de disco-duro virtual a clientes </li></ul><ul><li>ENTORNO TECNOLÓGICO: </li></ul><ul><li>Entorno Extranet , servidor en datacenter </li></ul><ul><li>SQL Server 2005 / Windows 2003 Server </li></ul><ul><li>Readsoft Forms ® </li></ul>
  31. 35. Solución técnica <ul><li>Adapting Document : </li></ul><ul><li>Módulo de gestión documental </li></ul><ul><li>Módulo de captura (carga multi-fuente) </li></ul><ul><li>A medida: </li></ul><ul><li>Automatismos en generación de documentos para nuevos clientes </li></ul><ul><li>Capacidad de tarifar el servicio de acceso a la documentación </li></ul>
  32. 36. Resultados
  33. 37. <ul><li>Fabricante de implantes quirúrgicos, Paterna (Valencia). </li></ul><ul><li>Implantación de un catálogo on-line y sistema de noticias. </li></ul><ul><li>150 productos </li></ul><ul><li>5 usuarios internos </li></ul><ul><li>250 clientes </li></ul><ul><li>Duración proyecto: 2 meses </li></ul>
  34. 38. Necesidades <ul><li>Catálogo de productos autogestionable </li></ul><ul><li>Selección gráfica del catálogo (esqueleto humano) </li></ul><ul><li>Zona privada para documentación técnica </li></ul><ul><li>Mejora en la comunicación </li></ul><ul><li>ENTORNO TECNOLÓGICO: </li></ul><ul><li>Página web XHTML </li></ul><ul><li>Windows </li></ul>
  35. 39. Solución técnica <ul><li>Adapting Webmanager: </li></ul><ul><li>Módulo Shop (v. Info) </li></ul><ul><li>Módulo News </li></ul><ul><li>A medida: </li></ul><ul><li>Diseño y desarrollo de una página web moderna (con zona privada) </li></ul><ul><li>Integración del catálogo con imagen </li></ul>
  36. 40. Resultados
  37. 41. <ul><li>Concesionario BMW, </li></ul><ul><li>Alpicat (Lleida). </li></ul><ul><li>Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos. </li></ul><ul><li>100 pedidos/ mes </li></ul><ul><li>25 usuarios internos </li></ul><ul><li>Duración proyecto: 3 meses </li></ul>
  38. 42. Necesidades <ul><li>Control de la documentación y estado de expedientes </li></ul><ul><li>Reducción del papeleo , tiempos de búsqueda, etc. </li></ul><ul><li>Mejora de la imagen frente al cliente </li></ul><ul><li>Mejora en transacciones con terceros (p.ej. Gestoría, Tráfico, etc) </li></ul><ul><li>Permitir análisis comercial </li></ul><ul><li>ENTORNO TECNOLÓGICO: </li></ul><ul><li>Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa </li></ul><ul><li>SQL Server 2005 / Windows 2003 Server </li></ul><ul><li>Escáner Fujitsu ScanSnap S500 (x puesto venta) </li></ul>
  39. 43. Solución técnica <ul><li>Adapting Document : </li></ul><ul><li>Módulo de gestión de expedientes </li></ul><ul><li>Módulo de captura (carga multi-fuente) </li></ul><ul><li>Módulo de workflow (tareas pendientes y bloqueos) </li></ul><ul><li>A medida: </li></ul><ul><li>Creación automática de documentos personalizados por tipo de expediente y tipología del cliente </li></ul>
  40. 44. Resultados
  41. 46. Desarrollos en curso <ul><li>Homologación eFactura por AEAT (ene. 09) </li></ul><ul><li>Ajustes a Moreq2 (en desarrollo) </li></ul><ul><li>Interoperabilidad SOAP/ CMIS (en desarrollo) </li></ul><ul><li>Nueva versión clientes en .NET (mar. 09) </li></ul><ul><li>Versión partners (oct. 09) </li></ul><ul><li>Certificaciones ERPs (SAP, Dynamics, Office, …) </li></ul>
  42. 47. Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 131 82 44 info@adapting.com www.adapting.com www.gestiondocumental.biz

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