Estructura de la documentación administrativa

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Estructura de la documentación administrativa

  1. 1. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOSEs toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administraciónpública como en la privada, con el propósito de garantizar las diferentes accionesadministrativos en una empresa, oficina, centro educativo, etc.PRINCIPIOS FUNDAMENTALES que rigen la redacción de documentos administrativos: a) Formalidad.- Consiste en que los documentos administrativos se redactan teniendo presente determinadas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las instituciones, con el fin de uniformizar su uso b) Simplicidad.- Se refiere a que todo documento administrativo debe ser elaborado los más simple y breve posible, con un lenguaje sencillo y común; despojado de términos científicos o técnicos innecesarios de palabras, de significación desconocida y de siglas y abreviaturas que pueden dificultar su comprensión. c) Racionalidad.- Para elaborar un documento debemos tener presente el principio de la racionalización de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. o Flexibilidad.- No debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboración ni en la evaluación de documentos, ya que nadie redacta igual que otro.  Diversidad de criterios.  Espíritu democrático.  Aceptar la gran variedad que existe en la redacción de documentos.  Debemos considerar la diversidad de formatos, estilos, modelos, esquemas d) Eficacia.-Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción, en el menor tiempo y con el mínimo costo posible. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Un buen grupo de documentos administrativos así como el oficio, solicitud, informe,directiva, contrato etc., tienen de manera específica o general las siguientes partes: Encabezamiento Texto, y Término.I. ENCABEZAMIENTO: En esta parte se considera las siguientes partes: 1. Membrete: Es la inscripción que identifica a las instituciones del sector público y privado, se imprime en la parte superior izquierda o central de la hoja, o en el sobre a 1cm de encabezamiento. El tamaño de la fuente (letra) debe ser único y todo con mayúscula e imprenta. Ejemplo: MINISTERIO DE EDUCACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL CHANCHAMAYO INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÒGICO PÚBLICO “LA MERCED” INSTITUCIÓN EDUCATIVA INTEGRADO “SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS” SAN RAMÓN - CHANCHAMAYO 2. Año calendario: En esta parte se consigna el nombre del año calendario establecido por ley, debe escribirse en una fuente más pequeña que la del texto, va con mayúscula, imprenta y en la parte céntrica. Ejemplo: “Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad"
  2. 2. 3. Lugar y fecha: Corresponde a este ítem. En primer lugar debe escribirse el nombre de la localidad, seguido de una coma la fecha, mes y año. Ejemplo: La Merced, 09 de setiembre del 201….. La Merced, 201…. mayo 02 La Merced, octubre 26 201….. Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior, respectivamente, según la naturaleza del documento. 4. Código: Se utiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El código individualiza e identifica a la dependencia que remite el documento. Gracias a este elemento es posible registrar de manera objetiva la cantidad de documentos emitidos. Consta de: nombre del documento, la abreviatura de la palabra número (N°), el número correlativo con tres dígitos, las dos últimas cifras del año entre barras y las siglas del remitente, la institución o dependencia. Ejemplos: INFORME N° 016 – 12 – JUA/IESTPLAM MEMORANDO N° 086 – 12 – D/ESSALUD OFICIO N° 040 – 12 – JAA/ IESTPLAM NO N CC MB Ú A AA RE M Ñ RR ER O GG O OO INSTITUCIÓN INSTITUCIÓNOFICIO N° 025-12- D / IIEEJC 5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona, entidad o dependencia a quien dirigimos el documento. Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dos puntos, luego el título profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres y apellidos deben escribirse con letras mayúsculas. En la siguiente línea a la altura de la anterior se escribe el cargo alternando mayúsculas y minúsculas, ejemplo: Tratamiento Título profesional Nombres y apellidos Señor : Dr. VLADIMIR CERRÓN ROJAS Presidente del Gobierno Regional de la Región Junín Cargo administrativo NOTA: En caso de no conocer el título profesional de la persona, se considera únicamente el nombre. 6. Asunto: Es el resumen o síntesis del contenido de un documento, debe ser claro y preciso. Así el destinatario podrá conocer de manera rápida el tema o motivo de la comunicación:
  3. 3. Ejemplos: Asunto : Entrega de enseres donados. ASUNTO: Informe de evaluación de recuperación. Asunto : Concurso de Plazas Vacantes. 7. Referencia:Se considera como un antecedente, es decir, se menciona el código de un documento que ha ingresado y en respuesta a ese documento se envía el presente. Ejemplo: Ref. : Of. N° 123-109 - D / ISTPLAM REF. : Of. N° 123-09 - CG / UPLAIII. TÉXTO: Es la parte esencial, fundamental del documento, comprende el desarrollo ordenado del mensaje que se desea comunicar. En el texto se observa el nivel del vocabulario, dominio idiomático y personalidad de la persona que redacta, por ello hay la necesidad de mejorar. CUALIDADES DEL TEXTO: b) SENCILLEZ.- Escribir con palabras conocidas y de uso común; pues los vocablos pedantes y rebuscados oscurecen el pensamiento. Por ser sencillo no significa caer en el vulgarismo y la trivialidad expresiva. c) PRECISION.- Incidir directamente en el tema, sin palabras ni frases innecesarias. Las ideas se trasmitirán sin rodeos, en forma directa. d) CLARIDAD.- No debe prestarse a falsas interpretaciones. Las oraciones y los párrafos deben ser de poca extensión para evitar dudas o ambigüedades en el mensaje. e) ORIGINALIDAD.- Cuando se busca nuevas formas de decir las cosas, sin imitar a nadie, es decir, ser original; pues, cada persona tiene un estilo inconfundible, y no siente ni piensa igual que otras. f) RESPETO Y CORTESÍA.- El tono de la redacción debe ser respetuoso, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector. Aunque hay circunstancias que obligan a ser duro en la exposición, siempre se guardará mesura y buen tino para no herir la susceptibilidad de las personas.III. TÉRMINO: 1. Antefirma: Es la frase de cortesía que se coloca en algunos documentos después de haber concluido el texto y el parágrafo de la despedida, la primera letra va en alta y las demás en bajas, seguido de una coma. Ejemplo: Atentamente, Afectuosamente, 2. Firma.: Es la anotación textual del nombre o apellido con algunos rasgos característicos, en algunos casos también se pone la rúbrica que es un conjunto de grafías que identifican a la persona y debe ser contrastado con su Documento Nacional de Identidad. 3. Post-firma:En esta parte se considera literalmente el grado o título académico del remitente, en abreviatura, que antecede a los nombres y apellidos que deben escribirse con mayúscula. En la línea siguiente se pone el cargo que desempeña y el código de su colegiatura si tuviera, va en altas y bajas. Ejemplo: ............................................................... Ing. RAUL HIDALGO RIVAS Gerente General de ELECTROCENTRO
  4. 4. 4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los documentos y encauzar el adecuado tratamiento, es un distintivo formal que caracteriza a cada institución. El sello circular se emplea para dar autenticidad al documento que se remite, es decir, refrenda la firma del responsable. Lo utilizan los funcionarios con responsabilidad directiva. Por otro lado, es necesario mencionar que existen los sellos de legalización, cuya función es de vital importancia y están relacionados con el campo jurídico. 5. Anexo: Constituyen el conjunto de fotografías, copias fotostáticas, modelos de documentos, plan, proyecto, etc. que sustentan el documento, se considera fundamentalmente en los informes. 6. Con copia: Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene el documento y en que dependencias se archiva. Ejemplo: c.c. : Archivo Secretaría Dirección 7. Distribución: Sirve para señalar las dependencia a las que llegará el documento. Se escribe con mayúscula subrayado, seguido de las dependencias. Ejm. DISTRIBUCIÓN: Secretaría General Jefatura de Área Académica. 8. Pie de página: En esta parte se indica el responsable del documento, por un lado se considera a la persona que firma (iniciales de su nombre, con mayúscula) y a la persona que digita (iniciales de su nombre con minúscula). Ejm. EMM/asc remitente digitadoraTAREA ACADÉMICA Nº 01 DE LA II CAPACIDADPresentar en el portafolio.1. Recorte 10 modelos de membrete de instituciones públicas y privadas.2. Escriba el nombre del año calendario nacional e internacional 2012, 2011,20103. Escriba el nombre del año calendario ambiental 2012, 20114. Escriba 5 modelos diferentes de lugar y fecha.5. Imagina que el instituto recibe oficios de diferentes entidades públicas como: Municipalidad Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquin Capelo”, EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Elabore los códigos de oficio. Asimismo de cada uno elabore la firma, pos firma y pie de página.6. Imagina que el instituto envía oficios de diferentes entidades públicas como: Municipalidad Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquin Capelo”, EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Elabore los posibles destinatarios y asuntos7. Redacte un modelos de informe, oficio, memorando, carta; considere sólo encabezamiento, texto (líneas punteadas) y término.

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