Apresentação de seminário sobre Arquivos para a disciplina de Técnicas Secretariais IV.

1. ARQUIVO
Tecnologia em Secretariado IV
Prof. Me. Cathia L. Petroni

2. Equipe
• Carolina Felix Moura 1110863-9
• Gislaine de Souza Alves 1110855-9
• Juliana Rodrigues de Camargo 1110854-1
• Pricila Yessayan 1010825-1

3. Introdução
• Industrialização;
• Burocracia X Documentos;
• Avaliar a importância de cada arquivo.

4. Conceito
• Arquivos são conjuntos organizados de
documentos, produzidos ou recebidos e
preservados por instituições públicas ou
privadas, ou mesmo pessoas físicas, na
constância e em decorrência de seus
negócios, de suas atividades específicas e no
cumprimento de seus objetivos, qualquer que
seja a informação ou a natureza do documento.

5. Arquivos Públicos
1. Correntes
2. Temporários
3. Permanentes

6. Arquivos Privados
Instituições não - públicas ou pessoas físicas
• O arquivo de uma empresa reflete sua atividade
• Definir o que vai no arquivo principal

7. Importância
• II Guerra Mundial e a mudança do conceito
• Arquivo Nacional foi criado em 1836

8. Organização
• Segurança
• Precisão
• Simplicidade
• Flexibilidade
• Acesso

9. Arquivo de Prosseguimento
• Follow-up
1. Método Cronológico
2. Método Alfabético
3. Métodos Modernos

10. Referências Cruzadas
Arquivistas: Referência Cruzada
Bibliotecários: Remissão
A Principal finalidade das referências cruzadas é a
de informar a quem for consultar o arquivo que
determinado assunto ou nome está arquivado em
tal pasta.
Exemplo: Cia. Brasileira de Distribuição
• Veja Pão de açúcar (Veja Também)

11. Transferência
A Transferência pretende:
 Manter espaço disponível e de fácil manuseio nos
arquivos em uso ou ativos;
 Facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar
documentos nos arquivos;
 Liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;
 Manter o arquivo em bom estado de conservação
aumentando sua vida útil; e
 Reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com
novos equipamentos.

12. Tipos de Arquivo
• Arquivo ativo: Mantém arquivados os
documentos e papéis de uso, consulta e referência
constantes e atuais, ou que se encontram em fase de
conclusão.
• Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que
oferecem menor frequência de uso, consulta ou
referência.
• Arquivo morto: armazena documentos
de frequência de uso, consulta ou referência
quase nulas.

13. Atualização de Arquivo
•Transferência periódicas: as transferências são
efetuadas em intervalos predeterminados, para arquivos
inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.
•Transferências permanentes: são transferências
realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer
planejamento.
•Transferências diárias: são as mais
recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos
ativos.

14. Conservação e Proteção
de Documentos
•Permanentes-vitais: são documentos que devem ser
conservados indefinidamente, pois possui importância
vital para a empresa. Ex.: Contratos, Escrituras e etc.
•Permanentes: são documentos que devem ser
guardados indefinidamente, porém não têm importância
vital. Ex.: Relatórios anuais, registros de empregados e
etc.
•Temporários: são documentos que têm valor temporário
de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: contas a receber e
pagar, extratos bancários e etc.

15. Os Documentos considerados vitais para a
empresa, além de serem conservados
indefinidamente, devem merecer cuidados
especiais como:
 Utilização de cofres à prova de fogo.
 Preparação de cópias adicionais dos documentos e
envio delas a outros lugares para guardar.
 Microfilmagem de todos os documentos vitais e
conservação dos microfilmes em local seguro.

16. Centralização e Descentralização
Ter ou não um especialista em arquivística
para administrar os arquivos da empresa?
Grandes empresas questionam-se sobre as
vantagens e desvantagens. Ambas existem.

17. POR QUE SIM? POR QUE NÃO?
• Eficiência • Consulta dificultada
• Responsabilidade • Acúmulo de pessoas
• Economia • Perda de tempo
• Uniformidade • Espaço
• Concentração • Dificuldade no sigilo
• Utilização • Dispersão
Como resolver?

18. Microfilmagem
• Como reduzir e racionalizar a produção de
documentos?
• Microfilme:
• Processo de reprodução fotográfica
reduzida.
Vantagens: Durabilidade
Economia Reprodução
Redução do volume Custo
Segurança Consulta

19. O que leva a empresa a
utilizar essa técnica?
• Necessidade de devolver às pessoas os
originais dos documentos;
• Necessidade de conservar os documentos por
mais de cinco anos;
• Necessidade de conservar os documentos por
tempo indeterminado ou permanentemente;
• Necessidade de proteger os documentos dos
riscos de incêndio, inundação ou furto.

20. Tipos de Equipamentos:
• Horizontal
• Os arquivos ficam uns sobre os outros. É muito usado
em mapotecas, sendo chamado de “Securit”.
• Vertical
• No interior do móvel arquivador:
• Frontal
• Lateral
• Rotativo
• É muito empregado em atividades que requerem
grande quantidade de consultas

21. Fichários
• Requisitos
• Adequação às necessidades do serviço;
• Obtenção de maior economia do espaço;
• Facilidade de acesso;
• Possibilidade de expansão
• Resistência e durabilidade;
• Garantia de segurança e conservação de
documentos;
• Aparência e funcionalidade.

22. Modelos de Fichários

23. Acessórios
• Pastas
• Guias
• Projeções
• Tiras de Inserção
• Notações

24. Dinâmica

25. Dinâmica - Soluções
Contrato
Relatórios do departamento
Permanente
Solicitação de férias em abono pecuniário
Taxas e impostos
Correspondência
Memorando 1 ano
Relatório estatísticos
Livros de atas 3 anos
Contas a pagar e receber 5 anos
A critério da
Publicações
empresa

26. Tempo de Retenção dos Doc.
• Compras
Contratos Permanente
Correspondências 1 ano
Faturas Permanente
Lista de Preços 1 ano
Orçamentos Recebidos Permanente
Relatório de Estoque Permanente
Relatórios Gerais Permanente

27. Tempo de Retenção dos Doc.
• Contabilidade e Auditoria
Autorizações de Pagamentos de Despesas 1 ano
Avaliações Laudos Permanente
Balanços, Balancetes e Demonstrações
Permanente
Financeiras.
Contas a Pagar e Contas a Receber 5 Anos
Contratos de Razão da Empresa Permanente
Documentos de Pequeno Caixa 3 Anos
Escrituras Permanente
Estatuto Permanente
Faturas, Notas Fiscais 1 ano

28. Tempo de Retenção dos Doc.
• Contabilidade e Auditoria
Livro de Controle de Cheques Permanente
Livro de Atas 3 Anos
Ordens de Pagamento 3 Anos
Relatórios Anuais Permanente
Relatórios Diversos 5 Anos
Relatórios do Departamento Permanente
Relatórios Estatísticos 1 ano
Taxas e Impostos Permanente

29. Tempo de Retenção dos Doc.
• Engenharia
Desenhos Permanente
Mapas Permanente
Memorandos 1 ano
Ordens de Serviço Permanente
Relatórios Permanente
Testes Experimentais Permanente

30. Tempo de Retenção dos Doc.
• Geral
Correspondência 1 ano
• Jurídico
Contratos 5 Anos
Correspondência 3 Anos
Documentos Relativos a Ações Permanente
Licitações Permanente

31. Tempo de Retenção dos Doc.
• Pessoal
Contrato de Trabalho A Critério da Empresa
Contribuição Sindical Permanente
Declaração de Dependentes 5 Anos
5 Anos do Término do
Ficha de Salário Família
Pagamento
Folha de Pagamento Permanente
Guia de Recolhimento do FGTSPermanente
Guia de Recolhimento do INSS Permanente

32. Tempo de Retenção dos Doc.
• Pessoal
Rescisão do Contrato de Trabalho Permanente
Relação de Admitidos e Desligados Permanente
Solicitação de Férias em Abono Pecuniário Permanente
Solicitação de PIS Permanente
• Propaganda
Contratos com Agências e Gráficas 3 Anos
Correspondência Executiva Ou Oficial Permanente
Filmes Ou Fotolito Permanente
Manuscritos A Critério da Empresa
Publicações A Critério da Empresa

33. Tempo de Retenção dos Doc.
• Vendas
Cadastros de Clientes Permanente
Mapas de Vendas Permanente
Notas Fiscais Permanente
Pedidos 2 Anos

34. 8 Mandamentos
Do Arquivo
Atualizado

35. 1. Não empilharás papéis e tentarás manter
sua mesa sempre limpa.
2. Estabelecerás dia e hora para a organização
do arquivo.
3. Trabalharás com dois arquivos:
a) O ativo para documentos frequentemente
utilizados;
b) O inativo para os raramente consultados.
4. Trabalharás para mais de um
executivo, manterás separados os arquivos
de um e de outro.

36. 5. Aceitarás informações para a melhoria de
seu arquivo, bem como a alteração de
procedimentos e de aparelhos eletrônicos que
permitem agilizar o trabalho com mais
agilidade e segurança.
6. Juntarás documentos, se for necessário, em
saquinhos plásticos (não usarás clipes ou
grampos).
7. Remendarás documentos rasgados antes de
arquivá-los.
8. Escreverás a lápis no documento retirado do
arquivo sua localização de arquivamento.

37. Bibliografia
• MEDEIROS, João Bosco; Hernandes Sonia.
Manual da Secretária: Técnicas de Trabalho.
11. ed. São Paulo: Atlas, 2009
• DANIEL, Neli Aparecida. Apostila de Técnicas
de Arquivo. São Paulo: ETE Prof. Camargo
Aranha, 2007

38. Agradecemos pela Atenção!