La importancia del papel de Registro en la conservación de obras de arte, en las colecciones de los museos.

1. El Papel del Registro en la
Conservación de Obras de Arte.
Caracas, Mayo 2017
Licdo. Domingo Montesinos

2. ¿Qué es una colección?
Una colección artística
tiene que ver con
conjunto de obras de arte
que se conservan juntas,
agrupadas, en algún lugar
determinado puede ser
en un museo, en una
institución, galería, o que
pertenecen a alguien
(persona o institución).
Francesco Guardi
Capricho: laguna, torre y ruinas clásicas, ca.1790
Tinta marrón y aguada
13,8 x 20 cm
Colección FMN-MBA

3. Registro de colecciones
El registro: es uno de los procesos fundamentales
del museo, porque se encarga de identificar los
objetos que son parte de la colección de un
museo. El registro tiene que ver con el proceso
de ingreso y egreso de los objetos, ejemplares y
colecciones del museo sean estos de cualquier
naturaleza: objetos de arte, etnografía, de
ciencias, documentos históricos, especimenes
naturales, entre otros.

4. Registro de colecciones
Cuando se habla de registro de
colección, se vuelve específicamente
la mirada a las instituciones museales.
Son ellas las que han y siguen
resguardando la memoria
histórica y cultural de la humanidad.
Es en estas instituciones
donde históricamente se ha realizado
esta tarea de registro y
documentación de patrimonio. En
este sentido, los museos
son las instituciones que se han
conformado como los
grandes laboratorios del registro y la
documentación de colecciones
Diego Rivera
Cabeza de estudio, 1955
Carboncillo y sanguina sobre papel
38,9 x 27,9 cm
Colección FMN-MBA

5. Importancia del Registro
 La importancia de elaborar el
registro de las colecciones de un
museo consiste en que se recoge
parte de la memoria del museo y
sirve para llevar un mejor control de
las colecciones.
 “Registro es el área, dentro de toda
Institución Museística, encargada de
Custodiar legal y físicamente las
obras que ingresan a ésta ya sea para
que conformen su colección
permanente, como para las figuras
de Custodias, Comodatos y
Tránsito, qué a través de los
documentos que genera cada una de
ellas permita mantener la Memoria
de dichas colecciones y a su vez
Controlar su ubicación en cualquier
momento”.

6. Importancia del Registro
El registro textual y visual es una exigencia esencial para la
identificación y control de los objetos, ya que un registro
exacto determina una identificación y recuperación rápida de
los objetos.
El registro de bienes culturales debe responder a preguntas
tan simples como: qué tenemos, dónde lo tenemos y
cómo lo tenemos. El proceso de registro y documentación
de objetos tiene innumerables ventajas que favorecen el
quehacer diario en el control y manejo de las colecciones y
objetos.

7. La identidad de la obra
 “El marcaje de bienes culturales con su
rótulo de identificación constituye una
tarea esencial del proceso de registro;
permite vincular a los objetos con su
sistema de documentación, control y
acceso. Es una tarea delicada, pues la
mayor parte de las veces, implica una
intervención directa sobre la pieza, y por
tanto, requiere de criterios y técnicas
adecuadas a su tipología artefactual, a su
naturaleza material y a sus condiciones de
preservación.” (Manual de Registro y
Documentación de Bienes
Culturales. DIBAM, Chile, 2008.
Pág.22)

8. La ficha técnica
La ficha técnica es un instrumento que
nos sirve de consulta, precisa todos los
datos técnicos de la obra
 Origen, condición
 Nombre del artista
 Datos biográficos del artista
 Título de la obra
 Fecha de realización de la obra
 Técnica, dimensiones
 Ubicación, valor de la obra
 Señales de la obra
 Condición de la obra
 Número de registro de la obra
 Estado de Conservación de la obra
 Exhibiciones y publicaciones de la obra

9. La ficha de ubicación

10. La historia de la obra
El expediente:
 Recibo de ingreso (datos técnicos de la
obra, valor, intención de la oferta)
 Curriculum del artista o biografía
 Carta de ofrecimiento de la obra de
parte del propietario, coleccionista,
donante o artista.
 Sustentación de la oferta de donación o
adquisición parte del Comité de
adquisiciones y donaciones del museo
 Registro fotográfico de la pieza
 Estado de Conservación

11. Ventajas del registro de los bienes
culturales
 Mejora el manejo, control y administración de los objetos.
 Indica con certeza dónde se encuentra cada objeto: salas
de exhibición, depósitos y laboratorios de restauración.
 Ayuda a planificar nuevas adquisiciones, modificaciones
en los depósitos, entre otros.
 Ayuda a planificar trabajos de restauración, nuevas
exhibiciones y guías de museos.
 Sirve de plataforma para futuros estudios e investigaciones.
 Ayuda a resolver problemas legales de propiedad de los objetos
 Protege a los objetos en casos de robo y/o hurto, permitiendo su
rápida identificación y recuperación.

12. Utensilios de un registrador
Un registrador necesita una gran
cantidad de materiales con los cuales
trabajar. Esto puede variar según las
necesidades del museo en donde se
desempeña. Por lo general en los
museos de arte un registrador
necesita de los siguientes materiales:
 Cámara fotográfica
 Bata blanca
 Mascarillas
 Guantes de algodón
 Brochas o pinceles
 Cintas métricas
 Cuenta hilos o lupa
 Computadora
 Impresora láser a color
 Pen Drive

13. Actividades diarias del Registrador
 Abre y cierra la(s) bóveda(s)
 Apoyo al Departamento de conservación en el mantenimiento de
los equipos de conservación
(deshumidificadores, termohigrografos)
 Mantenimiento y limpieza de las bóvedas
 Resguardo de las llaves que dan acceso a las bóvedas
 Apoyo al Departamento de conservación en el traslado de los
bienes, ejemplares, obras, piezas u objetos que custodia el museo

14. Tareas del registrador
 Documentar, catalogar, clasificar,
registrar e inventariar cada objeto
de la colección.
 Realizar la identificación técnica
precisa de cada objeto
 Organizar y actualizar los
documentos referente a los objetos
en tránsito
 Controlar todos los ingresos y
egresos de objeto y colecciones
 Control de movimientos interno de
obras
Vaillant Wallerant
Mucho leyendo, s/f
Mezzotinta
14,4 x 12,2 cm
Colección FMN-MBA

15. Tareas del registrador
 Elaboración, organización y
actualización de expedientes
documentales referidos a
exposiciones y a la colección
 Coordinar traslados de obras para
exposiciones en sede, fuera de
sede e itinerantes
 Organización de depósitos de
obras de arte
 Realizar los trámites y elaboración
de documentos de ingreso,
préstamos, salidas
 Supervisión de las áreas de
exposición

16. Tareas del registrador
 Manejo y control de los depósitos
de obras
 Registro fotográfico de las
colecciones
 Registro fotográfico de las
exposiciones
 Elaboración de listados e inventario
de colecciones
 Gestionar los procesos de compra
de obras, donaciones, comodatos,
custodias, préstamos, tramites
aduanales, pólizas, entre otros.

17. Fotografía de objetos
 El registro fotográfico de las
colecciones de los museos es de
suma importancia para la
identificación visual de los bienes
de la colección, y llega a ser vital a
la hora de un extravío o
sustracción.
 Por lo general esta actividad debe
realizarse de manera paralela a la
labor de inventario de las
colecciones, e integrarse a los
archivos documentales de la
institución como material de
referencia de las colecciones
 La manipulación de las piezas será
responsabilidad exclusiva del
personal del museo, capacitado en
normas de conservación y manejo
de colecciones.

18. La Base de Datos
Una base de datos es un
“almacén” que nos permite
guardar grandes cantidades
de información de forma
organizada para que luego
podamos encontrarla y
utilizarla fácilmente.
La base de datos de la
colección de un museo debe
guardar parte importante de
la información de los bienes
patrimoniales que custodia y
conserva el museo.

20. Proceso de Registro de objeto y
colecciones
 En el momento en que un objeto ingresa al museo, debe contar con un Recibo de
Entrada, que explique el motivo por el cual estos objetos o piezas son recibidos por la
institución. (el objeto puede entrar al museo por varios motivos para participar en una
exposición, para realizar un trabajo de investigación, para formar parte de la colección
del museo por medio de una adquisición o donación, en custodia o comodato y otros.)
 Cuando la obra ingresa al museo para formar parte de su colección debe contar con un
recibo de ingreso que de fe de que las obras están siendo entregadas al museo.
 Cuando una obra pasa a formar parte de la colección del museo el registro debe
realizarse en un orden estrictamente consecutivo, sin importar las características físicas
del objeto. Este tramite debe registrase en un libro de registro dispuesto para tal fin.
 El Libro de Registro recoge el año de ingreso, el número total de obras que ha
ingresado en la colección, el nombre del artista, el título y fecha de la obra, además de
la condición en que ingreso a la institución que puede ser por donación o por
adquisición, su uso o consulta está restringida al personal autorizado (responsable de
registro, autoridades legales, director, contraloría interna, etc.). De esta manera
podemos llevar un control anual de todos los ingresos por donación y adquisición.

21. Proceso de Registro de objeto y
colecciones
Una vez que el objeto ha ingresado de manera definitiva al
museo deberá ser provisto de su número de identificación, el
cual le pertenecerá de forma exclusiva y permanente. A tales
efectos, el número asignado deberá estar presente en todos los
documentos referidos a esa pieza, especialmente en su ficha de
registro e inventarios.
Ese código, preferiblemente debe ser numérico y consecutivo
estará determinado por el orden de ingreso de los objetos a la
institución. Deberá ser asociado físicamente a cada objeto
identificado, a través de etiquetas colgantes, nunca autoadhesivas,
o bien mediante el marcaje del número directamente sobre el
objeto cuidando todas las medidas de conservación de la pieza.
El código deberá estar escrito de manera clara y sin riesgos de no
ser localizado.

22. Documentos de Ingreso de Obras
Permite un registro sistemático de la información referida a las
obras que la Institución museística conserva en calidad de
custodia. Formaliza la entrega de las obras y establece las
condiciones de uso que rigen el trámite del Museo.
Debe ser llenada por personal de registro y se debe tener especial
cuidado con la precisión y veracidad de la información que se
registra. Se recomienda elaborar el formulario por triplicado:
original para el propietario del objeto y dos copias para la oficina
de registro. Todas y cada una de dichas copias deben estar
debidamente firmadas y selladas por el funcionario representante
del Museo, así como por la persona que otorga la custodia del
objeto.

23. Condiciones generales de recepción
 El Museo se compromete a otorgar a los objetos recibidos por él, la misma
protección y cuidados que puede dar a los propios.
 La ausencia de observaciones sobre el estado de conservación en que se
reciben las obras no implica la recepción de las mismas en buenas
condiciones.
 Toda obra que ingresa o egresa de la institución museística, propia o de
terceros, debe estar protegida por un seguro que garantice en caso de siniestro
-parcial o total- recuperar la inversión .
 La información que se registra en el documento de recepción relativa a los
objetos, excepto la concerniente al estado de conservación ha sido
proporcionada por el depositario, sin que necesariamente el Museo haya
verificado su exactitud.
 Las obras depositadas en el Museo, salvo que el interesado indique lo
contrario, podrán ser fotografiadas.
 La devolución de las obras sólo será procedente únicamente al propietario o a
la persona autorizada para ello.

24. Trámites de ingreso de una pieza (obra)
a la colección del museo
 Oferta de donación o adquisición.
 Registro fotográfico del objeto.
 Estimación de representatividad del autor en la colección.
 Acta de avalúo.
 Curriculum del artista
 Acta del Comité de Adquisiciones recomendando la transacción.
 Aprobación de parte de la institución responsable de la
adquisición o donación
 Estado de conservación de la obra
 Incorporación de la obra al patrimonio (registro, inventario,
expediente).

25. Diferentes modos de adquisición
Compra: Es la aceptación de la venta de
objetos o colecciones, donde después de un
proceso comercial se dispone completamente
en propiedad del o de los objetos o
colecciones.
Donación: Podemos entender este acto
como la transferencia de un antiguo
propietario a la institución museal, el que
puede realizarse en vida o después de muerte
por legado testamentario
Dioscorides Pérez
El rapto de la sardina del Emperador,1990
Aguafuerte
59,8 x 39,4 cm
Colección FMN-MBA

26. Custodia: no implica el derecho de uso del o los
objetos o colecciones, sólo implica el depósito en las
reservas de colección, el cual se estipula por documento
oficial.(legalmente esta figura no existe sin embargo en
los museos se sigue utilizando)
Restitución: se refiere a la devolución del o los objetos
o colecciones devueltos a una institución debido a
apropiación ilegal o por conflicto armado.
Canje: en el ámbito museal se refiere al intercambio del
o los objetos o colecciones, entre instituciones de la
misma naturaleza.
Cesión: es la apropiación con derecho de propiedad y
uso del o los objetos o colecciones dados de baja, por
diferentes motivos de una institución a otra.
Maestro de Torralba
La adoración de los Reyes, siglo XV
Tempera y oro sobre madera
90 x 57,5 cm
Colección FMN-MBA

27. Comodato:
No implica la cesión de propiedad. El
o los objetos o colección son
entregados a la institución por un
período de tiempo establecido en un
contrato, en base al derecho de uso
para fines de investigación, estudio o
simplemente exhibición.
Préstamo:
Sólo de carácter temporal, no tan
extenso como el comodato, y
generalmente se refiere al uso del o los
objetos o colecciones, para fines de
investigación, examen técnico u otro.
Por lo general, es la figura que se usa
para exhibiciones.
Camille Pissarro
Retrato femenino de perfil, 1852-54
Lápiz sobre papel
25 x 19.9 cm
Colección FMN-MBA

28. Modelo de Documento de Compra:
Oferta de Adquisición
Hoy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . el ciudadano . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . Cédula de identidad Nº . . . . . . . . . . . . . . ...haciendo expresa
su libre y espontánea voluntad, ofrece en venta al Museo . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . la obra
descrita a continuación:
Nombre:
Autor:
Técnica:
Dimensiones:
Fecha de realización:
Avalúo:
El precio de venta de la obra mencionada ha sido estimado en . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . .bolívares.
En caso de interesarse la institución por la oferta planteada, favor ponerse
en comunicación con:
Nombre:
Dirección:
teléfono:(Hab) (Ofic)Firma:
Cédula de identidad:
Recibido por:
Fecha:

29. Documento de Donación
Acta de donación
Permite un registro sistemático de las obras que se ofrecen en donación al
museo. Mediante este documento se da un carácter formal al acto de entrega
de tales objetos a la institución museística y se legaliza la transferencia de
propiedad del objeto al museo.
Debe ser llenada por el personal de registro y se debe tener especial cuidado
con la precisión y veracidad de la información que se registra.
Se recomienda elaborar el formulario por triplicado: original y copia para la
oficina de registro y copia para el donante. Todas y cada una de dichas copias
deben estar debidamente firmadas y selladas por el funcionario representante
del Museo y por el donante.

30. Modelo de un acta de donación
Hoy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . el ciudadano . . . . . . . . . . .
. . . . . Cédula de identidad Nª . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . haciendo
expresa su libre y espontánea voluntad, en este acto hace entrega al Museo. . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . en calidad de donación
perpetua, gratuita y sin restricciones de uso, la obra de su propiedad que se
describe a continuación:
Nombre:
Autor:
Técnica:
Dimensiones:
Fecha de realización:
El ciudadano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . en su condición
de representante del Museo, acepta la donación efectuada y manifiesta el
agradecimiento de la institución por la deferencia del Sr . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Por el Museo:
Nombre:
Cédula de identidad:
Fecha:
Firma del Donante

31. Tramites de egresos e ingresos
transitorios
 Entrega de la obra.
 Elaboración de recibos,
inventarios y expedientes.
 Ingreso de la obra.
 Registro fotográfico de la obra.
 Estado de Conservación.
 Solicitud de cobertura seguro.
 Notificación al IPC.
Manuel Álvarez Bravo
La hija de los danzantes, 1933
Plata en gelatina
24.8 x 17.5 cm
Colección FMN-MBA

32. Trámites de egreso e ingreso de obras por
préstamos temporales
Son los documentos en el que se establecen clara
y enfáticamente las condiciones del préstamo, así
como los deberes y los derechos de las partes
interesadas. (Si lo ameritara el tramite)
Estos documentos administrativos son las
autorizaciones de salida, recibos y las actas de
entrega.

33. Trámites de egreso de obras por préstamos
temporales
Permite un registro sistemático de las obras que la Institución
museística otorga en préstamo. Igualmente, mediante este
documento se da un carácter formal al acto de entrega de los
objetos y se deja constancia de que el solicitante del trámite
conoce y acepta las condiciones que rigen el préstamo, y por
tanto se compromete a su cumplimiento.
Se recomienda elaborar el formulario por triplicado: original y
copia para la oficina de registro y copia para el Museo que recibe
el préstamo. Todas y cada una de dichas copias deben estar
debidamente firmadas y selladas por el funcionario del Museo
otorgante y por el funcionario receptor de las obras.

34. Autorización de salida de obras
Permite al personal de seguridad del museo el control
riguroso de la salida de obras, en la medida que
identifica de manera clara aquellos objetos autorizados
para ser retirados de la sede de la institución.
Debe ser llenada exclusivamente por personal de
registro. Para su validez requiere estar debidamente
sellada, fechada y firmada.
Se elabora en original y una copia. El original será
presentado y entregado al funcionario de seguridad de
la entrada principal del Museo, mientras la copia será
archivada en la oficina de registro.

35. Recibo de entrega
Permite al personal de Registro del museo el control
riguroso de la salida de obras, en la medida que
identifica de manera clara aquellos objetos autorizados
para ser retirados de la sede de la institución.
Debe ser llenada exclusivamente por personal de
registro. Para su validez requiere estar debidamente
firmada por el personal de Registro que entrega y por la
persona que lo recibe.
Se elaboran dos originales. Un original entregado a la
persona que recibe las obras y otro para el Museo que
lo entrega.

36. Acta de Entrega de Obras
 Permite un registro sistemático de las obras que son devueltas por
la Institución museística y formaliza el acto de entrega
correspondiente.
 Debe ser llenada por personal de registro y se debe tener especial
cuidado con la precisión y veracidad de la información, sobre todo
en lo referido a:
 Descripción de la obra
 Fecha de devolución
 Nombre de la persona que recibe
 Nombre de la persona que hace entrega.
 Se recomienda elaborar el formulario por duplicado: original para
la oficina de registro y copia para la persona que recibe. El
documento debe estar debidamente firmado y sellado por el
funcionario representante del Museo, así como por la persona que
recibe la obra, en señal de conformidad.

37. Estado de Conservación
 La ficha de conservación es el
documento que informa del estado
de conservación de la pieza en el
momento de su llegada y en el de
su salida de la exposición. Esta
ficha es fundamental para
comprobar si la pieza ha sufrido
algún cambio durante el transporte,
o posteriormente durante su
estancia en las salas de exposición.
Incluye todos los datos de la obra
solicitada, su estado de
conservación, datos del transporte,
unidad expositiva de que forma
parte y documentación gráfica de la
pieza

38. Movimiento interno de obras
Permite reseñar la información referida a los
objetos que son trasladados entre las distintas
áreas del museo, pues registra el origen y destino
de la obra, el motivo y los responsables de la
movilización. Permite la rápida ubicación de los
objetos en las distintas dependencias del museo.
El control es realizado por el personal de
registro.

39. El seguro en las Colecciones
 Las instituciones museísticas tienen sobre sí una gran
responsabilidad con el patrimonio nacional que
albergan y deben proteger; de allí se desprende la
necesidad de tener asegurados los objetos
pertenecientes a las colecciones de un museo, su
preservación, a nivel de conservación de protección, de
elementos ajenos como los incidentes provocados de
forma intencional por personas o generados por la
naturaleza, lo que hace que sea de suma importancia
que las colecciones estén aseguradas.

40. Préstamo de obras
 Carta de solicitud
 Facility Report (Reporte de
condiciones)
 Carta de respuesta
 Notificación al IPC
 Tramites de seguro para el
préstamo (solicitud de cobertura
para estadía y traslado de las obras)
 Elaboración de documentos de
salida (recibos, actas,
autorizaciones de salida)
 Estados de Conservación de las
obras
REMBRANDT, VAN RIJN
La gran novia judia, 1635
Aguafuerte y buril
21 x 16.1 cm
Colección FMN-MBA

41. Préstamos de obras al exterior
 Carta de solicitud
 Facility Report (Reporte de
condiciones)
 Carta de respuesta a la solicitud
 Notificación al IPC
 Póliza de seguro para el préstamo
(revisar muy bien las clausuras
pedir ayuda a expertos)
 Elaboración de documentos de
salida (recibos, actas,
autorizaciones de salida)
 Estados de Conservación de las
obras José Guadalupe Posada
La despedida o el beso, 1910-1913
Zincografía
10.5 x 5.4 cm
Colección FMN-MBA

42. Préstamos de obras al exterior
 Contratación de empresa
exportadora (Agente
aduanal)
 Tramites de aduana
 Traslado de las obras
 Acompañante (Courier)
 Libro (Book) contiene todos
los documentos referidos al
préstamo

43. El inventario
Se entiende como tal al
proceso mediante el cual
se ubican todos y cada
uno de los bienes
patrimoniales, y se
registra , metódica y
sistemáticamente la
información pertinente a
sus características físicas,
temporales y espaciales.

44. ¿Por qué es necesario hacer el
inventario?
El inventario como recurso técnico
que posibilita el conocimiento y
defensa de los bienes que
conforman el Patrimonio Cultural
de los pueblos, aporta las bases
para la definición de políticas y
prioridades que tengan como
finalidad el estudio y protección de
dichos bienes nacionales.
El poseer conciencia y constancia
de la existencia de los bienes
culturales de un pueblo, es un
eslabón fundamental para la
consolidación de su crecimiento y
desarrollo.

45. El inventario
En los museos, las tareas de
descripción, investigación y
documentación científica,
requieren conocimientos
especializados, y su desarrollo exige
a menudo la utilización de
instrumentos de registro de
información más detallados que el
inventario administrativo; sin
embargo, estos instrumentos a la
larga enriquecen y diversifican las
tareas administrativas de inventario
que pueden ejecutarse con las
colecciones.

46. ¿Cómo se realiza un inventario?
Se comienza juntando toda la información que tenemos
sobre lo que queremos inventariar, en el caso de la
colección de un museo se trabaja con la lista de obras
completa, es decir que contenga toda la información
necesaria para poder identificar cada pieza que
pertenece a la colección del museo. Esta lista de obras
para inventariar las piezas de la colección debe poseer
como mínimo los siguientes datos: imagen de la obra,
número de registro, autor, título, fecha de realización de
la obra, técnica, dimensiones, ubicación.

47. Lista para inventario

48. ¿Quienes participan en el inventario?
Participan en el inventario registradores,
conservadores, investigadores, personal
especialista en el área de registro y
documentación de colecciones.

49. El inventario y su importancia
La importancia del
inventario trasciende el
ámbito de los museos. En
éstos su función consiste en
permitir la estimación exacta
de los bienes, cuantía y
calidad, además de facilitar la
supervisión periódica, el
control y la documentación
de los componentes de la
colección.

50. Inventario en sala
 Una vez colocadas todas las
obras, piezas, ejemplares en
la sala de expositiva se realiza
un inventario de sala para
tener el control de lo que
estamos exponiendo al
público, este inventario es
importante ya que es posible
que todo lo que hemos
considerado exponer en sala
pudiera no ser expuesto.

51. Tramites de Aduana
 Los museos que deseen realizar un
intercambio cultural con instituciones
internacionales, deberán ser asesorados por
un agente de aduanas, quien es la única
persona autorizada para actuar ante las
autoridades aduaneras nacionales, a fin de
poder realizar, de manera óptima y segura,
todas las actividades que en torno de la
movilización del patrimonio se requieran.
 Los museos, a través del agente de aduanas,
verificarán los procedimientos establecidos y
beneficios vigentes (exoneraciones,
suspensiones o exenciones de impuestos u
otros tributos) previstos en las leyes o
reglamentos que regulen la materia aduanera.

52. Tramites de Aduana
En todo caso, existen dos tipos de operaciones aduaneras que pueden ser
utilizadas para hacer efectivo el trámite, a saber:
 Importación temporal: Régimen mediante el cual se pueden
ingresar a nuestro país obras de arte de terceros (museos,
galerías, artistas, etc.) por un tiempo determinado, con la condición
de que sean retornadas antes del vencimiento del plazo
otorgado por la aduana.
 Exportación temporal: Bajo este régimen aduanero se permite
trasladar fuera de nuestro país obras de arte por un lapso definido,
para luego retornar en las mismas condiciones en que fueron exportadas

53. Figura del acompañante (Courier o Correo)
 De acuerdo con lo convenido para el traslado de la obra, los museos pueden
exigir el acompañamiento de funcionarios del museo experimentados en las áreas
de conservación y/o registro, quienes en el acompañamiento, atestiguarán y
supervisarán personalmente el embalaje y desembalaje, el traslado y descarga de la
obra, y cualquier otra transferencia entre diversas formas de transporte. El
prestamista puede reservarse el derecho de nombrar al acompañante, Courier o
correo, de la obra.
 Al respecto, es importante precisar cuándo es necesario que el objeto esté
acompañado de un Courier:
 Cuando se considera que la obra es muy vulnerable y frágil.
 Cuando la obra es muy «valiosa» (irreemplazable, única, valiosa desde el punto de
vista económico, artístico, científico, antropológico, etnográfico, histórico o
simplemente sentimental).
 Cuando el préstamo es por un largo tiempo o cuando se presta a varios museos
durante una itinerante.

54. Responsabilidades del Courier
 En tal sentido, el Courier tiene una responsabilidad muy seria y especial. Su función es
la de reducir los peligros y riesgos inherentes al objeto durante su transporte, embalaje,
montaje y manejo. Posee total autoridad para decidir sobre el objeto, donde el objeto es
prioridad.
 La obra acompañada por el Courier, no puede moverse sin su presencia, salvo en caso
de una emergencia.
 La caja de embalaje de la obra, bajo ninguna instancia podrá abrirse en el aeropuerto o
en un lugar público para su inspección.
 El Courier nunca debe mencionar el valor de la obra, ni qué es lo que acompaña.
 El Courier debe llevar toda la documentación correspondiente a la obra/objeto:
1. Copia del Formulario de Préstamo.
2. Direcciones/teléfonos necesarios.
3. Copia de la Póliza del Seguro.
4. Itinerario completo.
5. Lista de cajas que se acompaña Packing List.
6. Listado de obras.
7. Copia de la guía aérea Airwaybill.
8. Informe del estado de la obra/objeto Condition Report.

55. Libro del Courier
 Portada (Nombre de la exposición)
 Packing list ( lista de empaque)
 Dos ejemplares de los estados de conservación (uno para la institución que solicita el
préstamo de la(s) obra(s) y otro para el Courier)
 Copia de la Póliza de Seguro
 Itinerario de vuelo y de trabajo del Courier (Acompañante)
 Personas contactos y teléfonos en destino
 Copia de la(s) guías aéreas
 Dos (02) recibos de entrega
 Copia del permiso de exportación temporal
 Carta de presentación del Courrier
 Fotografías suficientes y detalladas de aspectos de las obras en préstamo en alta
resolución en un CD

56. Depósitos/Bóvedas
 Almacenaje de obras: La
importancia de los depósitos y
almacenes de obras, radica en que
son áreas en las que las colecciones
reposan por períodos prolongados
de tiempo.

57. Depósitos/Bóvedas
 Amplitud
 Control de clima
 Facilidad de limpieza
 Seguridad y sistemas de
alarmas
 Fácil y seguro acceso
 Buena iluminación
 Mobiliario adecuado

58. Depósitos/Bóvedas
 El área de almacenaje debe tener áreas
independientes, y estar subdividida según las
diferentes colecciones que se posean.
 De acuerdo con la naturaleza de los materiales
los espacios deben estar divididos.
 Las dimensiones de los objetos (que pueden
tener pequeños, medianos y grandes formatos),
también son un parámetro a considerar para la
subdivisión del área.
 Las diferentes áreas estarán climatizadas de
acuerdo con las necesidades específicas de cada
colección: obras sobre papel, pintura, cerámica,
textiles, colecciones naturales, entre otras.

59. Depósitos/Bóvedas
 La distribución de los objetos en cada
área debe hacerse de acuerdo con las
características que posean.
 Una vez determinado el orden de los
objetos, éste debe ser respetado y
mantenido de manera estricta.
 La disposición de los objetos debe
facilitar su rápida localización visual, así
como su acceso sencillo y sin riesgos.
 Igualmente, debe facilitar el acceso y
manejo de los equipos de transporte que
se requieran utilizar, según las
dimensiones de los objetos a transportar
(carritos móviles, montacargas, etc.) y
facilitar la limpieza de objetos,
colecciones y mobiliario.

60. Normativas para el ingreso a la
Bóveda o Reserva de Obras
 La custodia de Reservas y
Bóvedas de obras de Arte en los
museos es responsabilidad de
las áreas de Registro y Seguridad
del museo estos dos
departamentos son los
encargados de buscar los
mecanismos mas adecuados
para la protección y seguridad
de las obras.

61. Apertura de Bóvedas
 Sólo ingresan diariamente a estos
espacios restringidos del museo el
personal encargado del
Departamento de Registro,
Conservación y Seguridad debido a
que es necesario realizar
diariamente recorridos por estas
áreas para supervisar las
condiciones generales del lugar y el
mantenimiento de los equipos de
conservación que se encuentran
dispuestos en las reservas de obras.

62. Normativas para el ingreso a la
Bóveda o Reserva de Obras
 Llevar un libro de control que indique
los ingresos a la Bóveda o Reserva de
obras o levantar un acta de apertura de
Bóveda explicando los motivos por el
cual sucede el ingreso al lugar este libro
o acta debe contener los nombres
completos de las personas que
ingresaron al lugar, la cedula de
identidad, la firma, los cargos que
ocupan si pertenecen al museo, si no
son personal del museo se debe
mencionar la institución que
representan el motivo de la visita y lo
más importante este ingreso o apertura
de Bóveda debe estar debidamente
aprobado por las máximas autoridades
de la institución museística.

63. Depósitos/Bóvedas

64. Aspectos importantes en el embalaje:
 El propio objeto, naturaleza, forma, fragilidad, tamaño.
 Medio de transportación.
 Duración del viaje.
 Valor de la pieza.
Embalaje

65. Embalaje
Diseñar el embalaje considerando la
necesidad de fácil manipulación de
las cajas durante su carga y descarga.
Igualmente, el embalaje debe
garantizar una protección adecuada
por períodos de tiempo
relativamente prolongados.
Los materiales de fabricación de las
cajas de embalaje deben ser de
primera calidad, pues deben
garantizar el óptimo
funcionamiento del contenido,
resistencia a todo tipo de deterioro
y una protección adecuada a su
contenido.

66. Embalaje
 Las cajas deben estar cerradas
por todos lados y ofrecer
sobre sus superficies
exteriores espacios
convenientes para identificar,
en forma clara, su origen y
destino. Igualmente, debe
facilitar la señalización y
simbología universal que
establezcan la correcta forma
de colocación, la fragilidad de
su contenido y los riesgos de
lluvia, sol o manipulación
inconveniente

67. Embalaje

68. MAS VALE PREVENIR
QUE RESTAURAR

69. Gracias por su Atención!!!