Presentación sobre los aspectos a tener en cuenta para realizar una buena redacción de los hallazgos de auditoría.

1. CAPACITACIÓN
REDACCIÓN DE HALLAZGOS
Dictado por: Adm. Yina Marcela Holguín Bedoya
Profesional de Calidad y Gestión Documental
Universidad del Valle Sede Tuluá

2. Objetivo de la Capacitación
• Repaso de la forma cómo se generan y
describen los hallazgos y los aspectos a tener
en cuenta.
• Brindar una herramienta facilitadora a la hora
de la redacción de los hallazgos en una
auditoría.

3. Introducción
• Hallazgo:
Resultados de la evaluación de la evidencia
objetiva recopilada frente al conjunto de
políticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.
Es registrado en la lista de verificación como
respuesta a los cuestionamientos que han sido
preparados.

4. Introducción
• Tipos de Hallazgo
- No conformidad: Incumplimiento de un
requisito especificado. Esta no conformidad
puede ser Mayor o Menor.
- Observación: Situación que potencialmente
puede afectar el sistema de gestión de calidad.

5. Generación de hallazgos de auditoría
Situación
que
genera
desviación
No sabe cómo
se hace No sabía,
La información
no llega aquí
No se
encuentra el
informe
Faltan recursos
físicos
No es claro
quien hace las
cosas
No sabía que el
procedimiento
cambió
No se analiza la
información
La situación no
había sido
considerada
No se toman
acciones frente
a las
desviaciones
No se sabe
cuando hay una
desviación
No tiene los
conocimientos
y habilidades
No conoce la
importancia, ni
las
implicaciones

6. Redacción de hallazgos de auditoría
… Componentes básicos …
• Observación o no conformidad (que incumple).
• Numeral, política, condición, documento que
se incumple (contra que se incumple).
• Evidencia objetiva que la soporta.

7. Es conveniente tomar nota de:
- Los hechos observados.
- Los documentos y registros evaluados.
- Los resultados de las entrevistas.
No confíe en la memoria: esta puede fallar
Por una descripción deficiente (sin claridad) se
puede perder una oportunidad de mejora

8. Descripción de un Hallazgo
• Registros, evidencias objetivas¿CÓMO?
¿Cómo se identificó el hallazgo?
• Identificar dónde se evidenció la situación.¿DÓNDE?
¿Dónde esta ocurriendo el efecto?
• ¿Qué es lo que está mal, qué es lo adverso?¿QUÉ?
¿Cuál es el efecto?
• Estimar la frecuencia o el tiempo en el que ha
aparecido el problema.
¿CUÁNTO?
¿Con qué frecuencia se viene
presentando el efecto ó en que tiempo?
• ¿Qué se está incumpliendo? : Un requisito, un
principio, una política, una directriz, un manual.
¿POR QUÉ?
¿Por qué es un problema?

9. Ejemplo 1 - Redacción de Hallazgos
• En la verificación del proceso de Gestión
Humana, el programa de capacitación definido
para el año 2011, no se ha cumplido en su
totalidad y no existe evidencia de las que se
han realizado, lo cual incumple el requisito
6.2.2 (b) de la norma ISO 9001:2008.
¿Cómo? ¿Dónde? ¿Qué?
¿Cuánto?
¿Por
Qué?

10. Ejemplo 2 - Redacción de Hallazgos
• El registro sobre el trámite del primer reembolso de
dinero del año 2011 no se encontraba archivado al
momento de la auditoría en el archivo de gestión de la
Coordinación Administrativa, al indagar por este, no se
tenía conocimiento sobre su ubicación; sin embargo el
registro finalmente fue evidenciado pero se encontraba
en la Dirección, lo anterior incumple el procedimiento
6.1 Administración del Archivo de Gestión (Préstamo de
documentos para trámites internos) del IP-16-01-DIR.
¿Cómo? ¿Dónde? ¿Qué?
¿Cuánto?
¿Por
Qué?

11. Ejemplo 3 - Redacción de Hallazgos
• Se evidencia la falta de actualización del instructivo de
procedimiento IP-05-01-BIB, en el procedimiento 5.2,
etapa 1, etapa 3, donde ya no es utilizado el formato
de precatalogación F-07-IP-05-01BIB y donde existe un
proceso que ya no es realizado por la dependencia .
Incumple con el requisito 4.2.3 b y 4.2.4 de la norma
ISO 9001:2008
¿Cómo? ¿Dónde? ¿Qué?
¿Cuánto?
¿Por
Qué?

12. Recomendaciones finales para la
Redacción de Hallazgos
• Evitar palabras imprecisas:
Determinar
cantidad
•Algunos, bastantes
demasiados, pocos,
varios, en ocasiones
Precisar
fecha
•En el futuro,
en el
pasado
Términos
absolutos,
definir
•Nadie, ninguno,
todos, siempre,
nunca

13. Recomendaciones finales para la
Redacción de Hallazgos
• No olvidar el Por qué en la redacción del hallazgo, para
conocer el incumplimiento de la no conformidad.
• Al momento de auditar no sólo debe tenerse como
objetivo encontrar aspectos negativos sino también
oportunidades de mejora o las fortalezas del proceso.
• No emitir juzgamientos, opiniones personales o
suposiciones a la hora de redactar los hallazgos.
• Revisar posterior a la redacción del hallazgo los 5W 2H.
• Agrupar los hallazgos que tengan que ver con un mismo
incumplimiento.