El documento describe elementos clave del gobierno de proyectos como métodos, evaluación y aprobación de proyectos, planificación, monitoreo y control, medición y reporting. Rational Portfolio Manager puede ayudar al facilitar la implementación de estos elementos mediante templates, workflows y reportes predefinidos, lo que puede aliviar el papeleo frecuentemente necesario para la gestión de proyectos.

1. Facilitando el Gobierno de
Proyectos con Rational
Portfolio Manager
Walter Ariel Risi
wrisi@pragmaconsultores.com
Pragma Consultores
2007

2. … bien podríamos llamar a esta charla …
¿Cómo establecer
mecanismos de GOBIERNO
DE PROYECTOS sin terminar
ahogados en una pila de
papeles?

3. Agenda
¿Qué significa GOBERNAR
PROYECTOS?
¿Cuáles son los
ELEMENTOS del Gobierno
de Proyectos?
¿Cómo ESTABLECER el
Gobierno de Proyectos?
¿Cómo y por qué nos
puede ayudar RPM en para
establecerlo?

4. ¿Qué significa GOBERNAR proyectos?
El término “Gobierno de Proyectos”
describe habitualmente aquellos
elementos organizacionales
necesarios para el éxito de los
proyectos en términos de su impacto
sobre el negocio.
Elegir los
Ejecutarlos
proyectos
exitosamente.
adecuados

5. ¿Cuáles son los ELEMENTOS del
gobierno de proyectos?
Los MÉTODOS y La TOMA DE
ESTÁNDARES para ACCIÓN, para virar
la gestión del o ajustar el rumbo
proyecto y el del proyecto según
portfolio se necesite.
La adecuada La MEDICIÓN y
PREPARACIÓN Y REPORTING del
PLANIFICACIÓN de cumplimiento de los
los proyectos objetivos, avance,
etc.
El MONITOREO Y
CONTROL del
La EVALUACIÓN Y alcance,
APROBACIÓN de presupuesto, etc., La MEJORA
proyectos según su del proyecto. CONTINUA de las
valor para el capacidades de
negocio. manejo de
proyectos
mencionadas.

6. ¿Cómo IMPLEMENTAR los elementos del
gobierno de proyectos?
Típicamente, la implementación de los elementos anteriormente
mencionados implica significativo “papeleo” … formularios, documentos,
aplicaciones separadas, etc.
1 1
1 5
0 2
Los MÉTODOS y La TOMA DE La MEDICIÓN y
La adecuada
ESTÁNDARES para ACCIÓN, para virar 1 REPORTING del 1
2 PREPARACIÓN Y 6
la gestión del o ajustar el rumbo 1 cumplimiento de los 3
PLANIFICACIÓN de
proyecto y el del proyecto según objetivos, avance,
los proyectos
portfolio se necesite. etc. 1
3
4
1
4 7 La MEJORA
La EVALUACIÓN Y El MONITOREO Y 5
CONTINUA de las
APROBACIÓN de CONTROL del
8 capacidades de
proyectos según su alcance,
manejo de
valor para el presupuesto, etc.,
proyectos
negocio. del proyecto.
9 mencionadas.

7. … y además …
• Obtener la información para tomar
• No existe un único GANTT, un
decisiones lleva tiempo. Muchas
único plan de proyecto, una
veces se toman decisiones sin la
única planilla de estimación de
información actualizada.
proyecto … sino uno por
proyecto.
• Los datos no están centralizados ni
actualizados. Inconsistencia y
• La consolidación de toda esa
controles manuales.
información es normalmente
manual y extremadamente
• Muchas veces se logra
tediosa.
automatización a través de
herramientas ad hoc (Excel,
• La generación de reportes
Access). Esta automatización luego
manual también es
debe ser mantenida, lo cual agrega
sumamente tediosa.
otro costo adicional.

8. ¿Y si usáramos RPM?
Los MÉTODOS y La TOMA DE
ESTÁNDARES para ACCIÓN, para virar
la gestión del o ajustar el rumbo
proyecto y el del proyecto según
portfolio se necesite.
La adecuada La MEDICIÓN y
PREPARACIÓN Y REPORTING del
PLANIFICACIÓN de cumplimiento de los
los proyectos objetivos, avance,
etc.
El MONITOREO Y
CONTROL del
La EVALUACIÓN Y alcance,
APROBACIÓN de presupuesto, etc., La MEJORA
proyectos según su del proyecto. CONTINUA de las
valor para el capacidades de
negocio. manejo de
proyectos
mencionadas.

9. ¿Cómo nos ayudaría RPM?
Templates de Proyectos
Los MÉTODOS y
ESTÁNDARES para
la gestión del
proyecto y el
portfolio
Definición de Workflows

10. ¿Cómo nos ayudaría RPM?
La EVALUACIÓN Y
APROBACIÓN de
proyectos según su valor
para el negocio.
Iniciativa
De Negocio

11. ¿Cómo nos ayudaría RPM?
La EVALUACIÓN Y
APROBACIÓN de APROBACIÓN
proyectos según su valor
para el negocio.
PROPUESTA

12. APROBACIÓN

13. APROBACIÓN

14. APROBACIÓN

15. ¿Cómo nos ayudaría RPM?
La EVALUACIÓN Y
APROBACIÓN de SCORING
proyectos según su valor
para el negocio.
ANÁLISIS DEL ANÁLISIS DEL
SCORING DE MAPA DE
CARTERA INVERSIONES

16. SCORING

17. ANÁLISIS DEL
MAPA DE
INVERSIONES

18. ¿Cómo nos ayudaría RPM?
TEMPLATES
ESTÁNDAR
La adecuada
PREPARACIÓN Y
PLANIFICACIÓN de
los proyectos
PLANIFICACIÓN STAFFING

19. PLANIFICACIÓN

20. PLANIFICACIÓN

21. STAFFING

22. STAFFING

23. STAFFING

24. ¿Cómo nos ayudaría RPM?
El MONITOREO Y
CONTROL del SEGUIMIENTO
alcance,
presupuesto, etc.,
del proyecto.
La TOMA DE
ACCIÓN, para virar
o ajustar el rumbo
del proyecto según
se necesite.
CARGA DE
HORAS Y CARGA DE
AVANCE GASTOS

25. CARGA DE
HORAS Y
AVANCE

26. ¿Cómo nos ayudaría RPM?
La MEDICIÓN y REPORTES
REPORTING del PREDEFINIDOS
cumplimiento de los Y EDITABLES
objetivos, avance,
etc.
EXPLOTACIÓN
DE DATOS
(PIVOTS)

27. EXPLOTACIÓN
DE DATOS
(PIVOTS)

28. REPORTES
PREDEFINIDOS
Y EDITABLES

29. ¿Cómo nos ayudaría RPM?
La MEJORA CONTINUA
En principio, es un tema más
de las capacidades de METODOLÓGICO que
manejo de proyectos HERRAMENTAL.
mencionadas.
RPM puede se un facilitador de la mejora,
eliminando los elementos incómodos que
… SIN EMBARGO … pueden dificultarla:
Manejo integrado de templates de
proyectos y documentación
Manejo integrado y automatizado de
circuitos como workflows
Posibilidad de automatizar checklists (ej. de
QA) usando scorecards
… etc …

30. En resumen …
El término “Gobierno de Proyectos” Típicamente, la implementación de
describe habitualmente aquellos los elementos anteriormente
elementos organizacionales mencionados implica significativo
necesarios para el éxito de los “papeleo” … formularios,
proyectos en términos de su documentos, aplicaciones
impacto sobre el negocio. separadas, etc.
RPM puede ayudarnos a aliviar el papeleo frecuentemente necesario
para la gestión de los proyectos, convirtiéndose en un FACILITADOR de
la ADOPCIÓN y la MEJORA DE LOS PROCESOS.

31. Un mensaje final, para cerrar …
Dice la teoría … "primero los procesos, luego las herramientas”.
En la práctica, esto es sólo parcialmente cierto, ya que las herramientas y los
procesos se afectan mutuamente.
La clave está en empezar temprano, aunque “no demasiado temprano”.
No se puede automatizar un proceso no definido
… aunque tampoco es posible tomar un proceso ya definido e implementarlo sin
adaptaciones a la herramienta.
Ambos ejes deben ir de la mano.
LAS HERRAMIENTAS NO CREAN CONCIENCIA …
… ¡PERO AYUDAN A INSTAURARLA!

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