Programa de formación sobre Procedimientos Normalizados de Trabajo de Farmacia Hospitalaria

1. Ana
Mª
Valle
Díaz
de
la
Guardia
Servicio
de
Farmacia
Hospital
Universitario
San
Cecilio
(Granada)

2. BIBLIOGRAFÍA
CONSULTADA

3. ÍNDICE
• Ges4ón
de
stocks
– Obje%vos
– Factores
– Costes
– Técnicas
• Stocks
– Definición
– Tipos
• Aprovisionamiento
• Control
de
calidad

4. GESTIÓN
DE
STOCKS:
Obje4vos
• Mantener
el
volumen
del
stock
al
más
bajo
nivel
compa%ble
con
el
suministro
regular
de
las
necesidades
del
hospital.
• Minimizar
el
importe
total
del
inventario.
• Minimizar
las
roturas
de
stocks.
• Procurar
una
eficiente
u%lización
de
los
recursos.
• Realizar
una
proyección
de
la
evolución
del
consumo
que
permita
establecer
un
programa
de
compras.

5. GESTIÓN
DE
STOCKS:
Obje4vos
• ¿Cómo?
– Estableciendo
una
previsiones
de
consumo
– Estudiando
los
plazos
de
entrega
del
proveedor
– Realización
de
inventarios
periódicos
– U%lizando
una
aplicación
informá%ca
de
ges%ón
que
realice
análisis
de
consumos
por
grupo
terapéu%co,
p.a.,
especialidad,
servicio,
paciente…

9. GESTIÓN
DE
STOCKS:
Obje4vos
El
obje4vo
básico
es
mantener
un
nivel
de
stock
óp4mo:
Tener
suficiente
can%dad
de
medicamentos
para
sa%sfacer
la
demanda
externa
y
evitar
roturas
de
stock
pero
siempre
de
forma
que
su
almacenamiento
resulte
rentable,
evitando
que
haya
un
exceso
inú%l
del
mismo.

10. GESTIÓN
DE
STOCKS:
Factores
• Controlables
• No
Controlables
Can%dad
a
pedir
Demanda
Fecha
de
pedido
Plazo
de
entrega
Coste
del
pedido
Caducidad
de
los
Stock
de
seguridad
medicamentos
Espacio
en
el
almacén
Costes
de
ges%ón

11. GESTIÓN
DE
STOCKS:
Factores
Oltra, Juan V. Gestión de stocks. 2003

12. GESTIÓN
DE
STOCKS:
Costes
Los
costes
más
importantes
asociados
a
un
sistema
de
ges%ón
de
stocks
se
pueden
agrupar
en:
• Costes
de
adquisición
• Costes
de
realización
de
pedidos
• Costes
de
almacenamiento
• Costes
de
ruptura
de
stock

13. GESTIÓN
DE
STOCKS:
Técnicas
• Para
una
buena
ges%ón
Entradas
logís%ca
de
stocks
hay
que
controlar:
Salidas
• Este
control
del
flujo
de
información
permi%rá:
• Elaborar
correctas
propuestas
de
pedido
• Analizar
la
u%lización
de
medicamentos
• Asignar
costes
a
cada
Área,
Servicio
ó
Unidad
• Elaborar
informes
rigurosos

14. GESTIÓN
DE
STOCKS:
Técnicas
1-­‐
Automa%zación
de
los
pedidos
del
stock
de
planta,
mediante
la
solicitud
del
pedido
a
través
del
sistema
informá%co.
Con
esto
se
consiguen
varios
obje%vos:
– La
organización
del
trabajo
del
Servicio
de
Farmacia
no
depende
de
la
llegada
del
pedido
en
papel.
– No
se
produce
desplazamiento
de
personal
– Disminuyen
los
errores
de
transcripción
2-­‐ Controles
periódicos
de
inventario

15. GESTIÓN
DE
STOCKS:
Técnicas
3-­‐ U%lizar
sistemas
automa%zados
de
clasificación,
almacenaje
y
dispensación
(Kardex®)
4-­‐
Realizar
clasificación
ABC
de
los
medicamentos

16. Técnica
ABC
• Es
un
sistema
de
clasificación
de
los
arculos
con
objeto
de
realizar
un
seguimiento
más
estrecho
de
las
existencias.
GRUPO B GRUPO C
Medicamentos Medicamentos poco
GRUPO A moderadamente importantes desde el
Medicamentos muy importantes desde el punto de vista económico
importantes desde punto de vista
el punto de vista económico
económico

17. Clasificación
ABC
• GRUPO
A:
Sus
existencias
representan
un
%
pequeño
respecto
al
total
de
medicamentos
pero
suponen
la
mayor
parte
del
gasto
(70%-­‐80%)
• GRUPO
C:
Representan
un
alto
%
en
unidades
csicas
respecto
al
total
(70%-­‐80%)
pero
suponen
muy
poco
gasto
(10%-­‐15%)

18. Clasificación
ABC
(Diagrama
de
Pareo)
%
gasto
100
85
70
A
B
C
%
arUculos
15
30
100

19. Clasificación
ABC
• El
grupo
A
requiere
una
especial
vigilancia,
seguimiento
y
control,
porque
el
coste
de
almacenaje
es
muy
alto.
Su
inventario
deberá
realizarse
con
más
frecuencia
que
en
el
resto
de
los
grupos.
• El
grupo
C
es
lo
contrario,
porque
no
%ene
una
incidencia
importante
sobre
el
valor
total
del
stock.

20. ÍNDICE
• Ges4ón
de
stocks
– Obje%vos
– Factores
– Costes
– Técnicas
• Stocks
– Definición
– Tipos
• Aprovisionamiento
• Control
de
calidad

21. DEFINICIÓN
DE
STOCK
• Conjunto
de
arculos
acumulados
en
espera
de
su
u%lización
más
o
menos
próxima.
Son
las
existencias
de
un
determinado
producto
que
permite
abastecer
a
los
usuarios.
• Nivel
de
stock:
can%dad
de
existencias
de
un
medicamento
almacenado
en
un
momento
dado.

22. Nivel
de
stock

23. Nivel
de
stock
Unidades de
medicamento
Tiempo
Aprovisionamiento

24. TIPOS
DE
STOCK
Criterio
funcional
Criterio
opera4vo
• Stock
ac%vo
• Stock
óp%mo
• Stocks
máximo
y
• Stock
cero
mínimo
• Stock
csico
• Stock
de
seguridad
• Stock
neto
• Stock
de
alerta
• Stock
disponible
• Stock
estacional
• Stock
sobrante

25. Stock
ac4vo
-­‐
Es
denominado
también
stock
opera4vo.
-­‐
Sirve
para
atender
la
demanda
normal
del
proceso
asistencial.
Unidades
Stock activo
Tiempo

26. Stocks
máximo
y
mínimo
-­‐
Stock
máximo:
límite
superior
de
las
existencias.
-­‐
Stock
mínimo:
límite
inferior.
Existen
aplicaciones
informá%cas
que
establecen
para
cada
arculo
su
stock
máximo
y
mínimo,
basándose
en
su
consumo.
Estos
valores
se
van
actualizando
periódicamente.

27. Stock
de
seguridad
• Es
un
volumen
de
existencias
que
tenemos
en
el
almacén
por
encima
de
lo
que
normalmente
vamos
a
necesitar,
para
hacer
frente
a
las
demandas
inesperadas
y
retrasos
imprevistos
en
las
entregas
de
los
proveedores.
• Funciona
como
un
«colchón»
complementario
al
stock
opera%vo.
Ayuda
a
evitar
las
roturas
de
stock.

28. Stock
de
seguridad
• La
can%dad
de
este
stock
dependerá:
• Variabilidad
de
la
demanda
• Variabilidad
en
el
plazo
de
entrega
• Riesgo
que
estemos
dispuestos
a
admi%r
en
caso
de
encontrarnos
sin
existencias
Unidades
Stock de seguridad
Tiempo

29. Stock
de
seguridad
¿Cómo
se
calcula?
Varias
formas:
Consumo
máximo
mensual
x
nº
de
días
plazo
de
seguridad
a)
30
días
b) Stock
de
seguridad
=
(Pme
-­‐
Pe)
x
Dm
Pme=
Plazo
máximo
de
entrega
en
días
Pe
=
Plazo
de
entrega
Dm
=
Demanda
media
anual
de
arculo

30. Stock
de
alerta
• Es
una
can%dad
de
existencias
situada
entre
el
stock
máximo
y
el
mínimo,
necesarias
para
hacer
frente
a
la
demanda
durante
el
período
de
reposición.
• Cuando
las
existencias
alcanzan
este
volumen
de
stock,
se
ha
de
realizar
un
nuevo
pedido.
• Por
tanto,
el
stock
de
alerta
nos
indica
el
punto
de
pedido.

31. Stock
de
alerta/punto
de
pedido
• ¿Cómo
calcularlo?
Stock
de
seguridad
+
(Consumo
medio
diario
x
Días
obtención
pedido)
Consumo previsto
durante el período
de entrega del
producto
P.p.
=
Stock
de
seguridad
+
Consumo
previsto
durante
la
entrega

32. Stock
de
alerta/punto
de
pedido
Existencias
Stock
máximo
Stock de
alerta
Stock
mínimo
Tiempo
pedido
recepción

33. Stock
estacional
• Se
crea
para
hacer
frente
a
un
aumento
esperado
del
consumo
por
cambio
de
estación
o
temporada.
Aunque
%ene
cierto
carácter
comercial,
existen
medicamentos
con
un
consumo
estacional,
por
ejemplo:
– Broncodilatadores
en
primavera
– Palivizumab
para
la
prevención
del
VRS
en
recién
nacidos
– An%virales
en
período
gripal

34. Stock
sobrante
• Son
existencias
de
medicamentos
con
las
que
no
se
contaba
al
inicio
de
la
ges%ón.
Aparecen
por:
■ Errores
en
la
emisión
del
pedido
ó
en
su
transporte.
■ Devoluciones
a
proveedor
no
admi%das.
■ Devoluciones
de
planta
porque
no
se
u%liza
(por
cambio
de
tratamiento,
por
alta
o
exitus)
■ Devoluciones
de
pacientes
externos.

35. TIPOS
DE
STOCK
–
Criterio
opera4vo
1)
Stock
óp4mo
• Es
el
que
compa%biliza
una
adecuada
atención
a
la
demanda
y
una
rentabilidad
maximizada
teniendo
en
cuenta
los
costes
de
almacenaje.
2)
Stock
cero
• Consiste
en
trabajar
bajo
demanda,
es
decir,
sólo
se
compra
el
medicamento
cuando
se
necesita
para
atender
a
un
paciente
concreto.
• En
los
Servicios
de
Farmacia
se
emplea
para
pe%ciones
especiales
de
medicamentos
rela%vamente
costosos,
no
incluidos
en
la
GFT.

36. TIPOS
DE
STOCK
–
Criterio
opera4vo
3)
Stock
jsico:
Es
la
can%dad
de
arculo
disponible
en
un
momento
determinado
en
el
almacén.
Nunca
puede
ser
nega%vo.
4)
Stock
neto:
Es
el
stock
csico
menos
la
demanda
no
sa%sfecha.
Esta
can%dad
sí
puede
ser
nega%va.
5)
Stock
disponible:
Es
el
stock
csico,
más
los
pedidos
en
curso
del
arculo
a
los
proveedores,
menos
la
demanda
insa%sfecha.

37. Caso
prác4co
• Disponemos
en
el
almacén
del
Servicio
de
Farmacia
de
100
unidades
de
Meronem®1
g,
pero
recibimos
un
pedido
de
planta
de
120
unidades.
Para
corregir
la
demanda
insa%sfecha
de
esas
20
unidades
hacemos
un
pedido
al
laboratorio
de
50.
¿Cuál es el stock físico? 100 unidades
¿Cuál es el stock neto? 100 – 120 = -20 unidades
¿Cuál es el stock disponible? 100 + 50 – 20 = 130 unidades

38. ÍNDICE
• Ges4ón
de
stocks
– Obje%vos
– Factores
– Costes
– Técnicas
• Stocks
– Definición
– Tipos
• Aprovisionamiento
• Control
de
calidad

39. APROVISIONAMIENTO
• Consiste
en
adquirir
y
poner
a
disposición
del
hospital
los
medicamentos
necesarios
para
la
a c % v i d a d
d i a r i a ,
g a r a n % z a n d o
e l
abastecimiento
de
las
can%dades
requeridas
en
término
de
%empo,
calidad
y
precio.

40. APROVISIONAMIENTO
-­‐
Factores
¿Cuándo?
¿Cuánto?
n La
importancia
terapéu%ca
del
medicamento
n La
frecuencia
de
u%lización
n El
volumen
csico
que
ocupa
en
el
almacén
n El
precio
unitario
del
medicamento
n La
es%mación
del
consumo
n Los
costes
de
la
ges%ón
del
pedido

41. APROVISIONAMIENTO
-­‐
¿Cuándo
pedir?
• MODELOS
DETERMINISTAS
DE
GESTIÓN
DE
STOCKS:
1- Por períodos
fijos
2- Por punto de
pedido

42. 1-­‐
Aprovisionamiento
por
periodos
fijos
• Se
realiza
mediante
un
calendario
fijo
(por
ejemplo,
todos
los
primeros
de
mes)
• La
can%dad
de
pedido
puede
ser
fija
ó
variable:
a)
Pedido
de
can%dades
iguales
en
fechas
fijas
b)
Pedido
de
can%dades
variables
en
fechas
fijas

43. a)
Pedido
de
can%dades
iguales
en
fechas
fijas
-­‐
El
periodo
de
reaprovisionamiento
es
fijo
-­‐
La
can%dad
que
llega
al
almacén
siempre
es
la
misma
-­‐
El
stock
medio
es
el
resultado
de
dividir
la
can%dad
de
pedido
entre
2

44. b)
Pedido
de
can%dades
variables
en
fechas
fijas

45. 2-­‐
Aprovisionamiento
por
punto
de
pedido
• Consiste
en
pedir
cuando
se
alcanza
el
stock
de
alerta
(el
punto
de
pedido)
• El
punto
de
pedido
es
el
nivel
de
existencias
que
exige
la
realización
de
un
nuevo
pedido
a
fin
de
sa%sfacer
las
necesidades
de
consumo.
• Las
aplicaciones
informá%cas
facilitan
el
proceso.

46. 2-­‐
Aprovisionamiento
por
punto
de
pedido
P.p.
=
Stock
de
seguridad
+
Consumo
previsto
durante
la
entrega

47. APROVISIONAMIENTO
-­‐
¿Cuánto
pedir?
El cálculo exacto de la cantidad
óptima de pedido requiere conocer:
• Los consumos o la estimación de las
necesidades anuales.
• El precio unitario de adquisición.
• Los costes de financiación del
inventario inmovilizado.
• Los costes de gestión del pedido.

48. APROVISIONAMIENTO
-­‐
¿Cuánto
pedir?
☻
Fórmula
de
Wilson:
Permite
definir
la
can%dad
óp%ma
de
pedido
(Q*)
a
par%r
del
coste
de
ges%ón
(a),
el
coste
de
inmovilización
(T),
la
can%dad
anual
que
debe
adquirirse
(S)
y
el
precio
unitario
(u).
☻
Cálculos
sencillos

49. APROVISIONAMIENTO
-­‐
¿Cuánto
pedir?
Can%dad
a
pedir
=
Stock
máximo
–
Stock
actual
• El cálculo de las cantidades a pedir de
cada artículo es una operación que
debe realizar la aplicación informática,
comparando el stock actual con los
stocks máximo y mínimo.

50. ÍNDICE
• Ges4ón
de
stocks
– Obje%vos
– Factores
– Costes
– Técnicas
• Stocks
– Definición
– Tipos
• Aprovisionamiento
• Control
de
calidad

51. CONTROL
DE
CALIDAD
DE
LA
GESTIÓN
DE
STOCKS
►
Índice
de
rotación
del
stock
►
Índice
de
cobertura
►
Número
de
roturas
de
stock

52. ÍNDICE
DE
ROTACIÓN
DE
STOCK
• Expresa
el
grado
de
renovación
de
los
medicamentos
almacenados
durante
un
determinado
período
de
%empo
• Se
calcula
dividiendo
el
importe
del
consumo
entre
el
importe
del
inventario.
Consumo (€)
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
Existencias (€)

53. Consumo (€)
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
Existencias (€)
EJEMPLO:
cálculo
del
índice
de
rotación
de
las
existencias
totales
durante
1
mes
Consumo:
4.300.000
€
Existencias:
4.000.000
€
Índice
de
rotación
=
1,08
(108%)
Consumo:
4.300.000
€
Índice
de
rotación
=
0,72
(72%)
Existencias:
6.000.000
€
Consumo:
5.500.000
€
Índice
de
rotación
=
1,38
(138%)
Existencias:
4.000.000
€

54. ÍNDICE
DE
COBERTURA
• Calcula
el
%empo
(en
días)
que
el
stock
disponible
es
capaz
de
cubrir
la
demanda.
• Se
calcula
dividiendo
las
existencias
entre
el
consumo
mensual:
ÍNDICE DE Existencias
= x 30 días
COBERTURA Consumo mensual
• Este
índice
muestra
el
%empo
promedio
que
tardan
las
existencias
en
agotarse.

55. Consumo (€)
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
Existencias (€)
Existencias
ÍNDICE DE x 30 días
=
COBERTURA Consumo mensual
Consumo:
4.300.000
€
Índice
de
rotación
=
1,08
(108%)
Existencias:
4.000.000
€
Índice
de
cobertura
=
28
días
Consumo:
4.300.000
€
Índice
de
rotación
=
0,72
(72%)
Existencias:
6.000.000
€
Índice
de
cobertura
=
42
días
Consumo:
5.500.000
€
Índice
de
rotación
=
1,38
(138%)
Existencias:
4.000.000
€
Índice
de
cobertura
=
20
días

56. Nº
DE
ROTURAS
DE
STOCK
• Se
produce
cuando
no
se
puede
hacer
frente
a
la
demanda
de
un
medicamento
por
falta
de
existencias
en
el
almacén.
• Lo
ideal
es
reducir
este
número
al
mínimo
• Supone
costes
adicionales
• Posibles
vías
u%lizadas
para
resolver
el
problema:
– Pedido
al
laboratorio
farmacéu%co
fuera
del
periodo
establecido.
– Préstamo
de
otro
hospital
– Pedido
a
un
proveedor
alterna%vo

57. MUCHAS
GRACIAS
POR
VUESTRA
ATENCIÓN