PNT 13: Gestión de stocks de medicamentos

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Programa de formación sobre Procedimientos Normalizados de Trabajo de Farmacia Hospitalaria

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PNT 13: Gestión de stocks de medicamentos

  1. 1. Ana  Mª  Valle  Díaz  de  la  Guardia   Servicio  de  Farmacia  Hospital  Universitario  San  Cecilio  (Granada)  
  2. 2. BIBLIOGRAFÍA  CONSULTADA  
  3. 3. ÍNDICE  •  Ges4ón  de  stocks   –  Obje%vos   –  Factores   –  Costes   –  Técnicas  •  Stocks   –  Definición   –  Tipos  •  Aprovisionamiento  •  Control  de  calidad  
  4. 4. GESTIÓN  DE  STOCKS:  Obje4vos  •  Mantener  el  volumen  del  stock  al  más  bajo   nivel  compa%ble  con  el  suministro  regular  de   las  necesidades  del  hospital.  •  Minimizar  el  importe  total  del  inventario.  •  Minimizar  las  roturas  de  stocks.  •  Procurar  una  eficiente  u%lización  de  los   recursos.  •  Realizar  una  proyección  de  la  evolución  del   consumo  que  permita  establecer  un  programa   de  compras.  
  5. 5. GESTIÓN  DE  STOCKS:  Obje4vos  •  ¿Cómo?   – Estableciendo  una  previsiones  de  consumo   – Estudiando  los  plazos  de  entrega  del  proveedor   – Realización  de  inventarios  periódicos   – U%lizando  una  aplicación  informá%ca  de  ges%ón   que  realice  análisis  de  consumos  por  grupo   terapéu%co,  p.a.,  especialidad,  servicio,   paciente…  
  6. 6. GESTIÓN  DE  STOCKS:  Obje4vos    El  obje4vo  básico  es  mantener  un  nivel   de  stock  óp4mo:      Tener  suficiente  can%dad  de  medicamentos   para  sa%sfacer  la  demanda  externa  y  evitar   roturas  de  stock    pero  siempre  de  forma  que  su  almacenamiento   resulte  rentable,  evitando  que  haya  un  exceso   inú%l  del  mismo.  
  7. 7. GESTIÓN  DE  STOCKS:  Factores  •  Controlables   •  No  Controlables  Can%dad  a  pedir   Demanda  Fecha  de  pedido   Plazo  de  entrega  Coste  del  pedido   Caducidad  de  los  Stock  de  seguridad   medicamentos     Espacio  en  el  almacén   Costes  de  ges%ón  
  8. 8. GESTIÓN  DE  STOCKS:  Factores  Oltra, Juan V. Gestión de stocks. 2003
  9. 9. GESTIÓN  DE  STOCKS:  Costes    Los  costes  más  importantes  asociados  a  un   sistema  de  ges%ón  de  stocks  se  pueden   agrupar  en:   • Costes  de  adquisición   • Costes  de  realización  de  pedidos   • Costes  de  almacenamiento   • Costes  de  ruptura  de  stock    
  10. 10. GESTIÓN  DE  STOCKS:  Técnicas  •  Para  una  buena  ges%ón   Entradas logís%ca  de  stocks  hay   que  controlar:   Salidas•  Este  control  del  flujo  de   información  permi%rá:   • Elaborar  correctas  propuestas  de  pedido   • Analizar  la  u%lización  de  medicamentos   • Asignar  costes  a  cada  Área,  Servicio  ó  Unidad   • Elaborar  informes  rigurosos  
  11. 11. GESTIÓN  DE  STOCKS:  Técnicas    1-­‐  Automa%zación  de  los  pedidos  del  stock  de  planta,   mediante  la  solicitud  del  pedido  a  través  del  sistema   informá%co.  Con  esto  se  consiguen  varios  obje%vos:   –  La  organización  del  trabajo  del  Servicio  de   Farmacia  no  depende  de  la  llegada  del  pedido  en   papel.   –  No  se  produce  desplazamiento  de  personal   –  Disminuyen  los  errores  de  transcripción   2-­‐ Controles  periódicos  de  inventario  
  12. 12. GESTIÓN  DE  STOCKS:  Técnicas  3-­‐ U%lizar  sistemas  automa%zados  de  clasificación,  almacenaje  y  dispensación  (Kardex®)  4-­‐  Realizar  clasificación  ABC  de  los  medicamentos  
  13. 13. Técnica  ABC  •  Es   un   sistema   de   clasificación   de   los   arculos   con   objeto   de   realizar   un   seguimiento   más   estrecho  de  las  existencias.   GRUPO B GRUPO C Medicamentos Medicamentos poco GRUPO A moderadamente importantes desde elMedicamentos muy importantes desde el punto de vista económicoimportantes desde punto de vista el punto de vista económico económico
  14. 14. Clasificación  ABC  •  GRUPO  A:    Sus  existencias  representan  un  %  pequeño   respecto  al  total  de  medicamentos  pero   suponen  la  mayor  parte  del  gasto  (70%-­‐80%)  •  GRUPO  C:    Representan  un  alto  %  en  unidades  csicas   respecto  al  total  (70%-­‐80%)  pero  suponen   muy  poco  gasto  (10%-­‐15%)    
  15. 15. Clasificación  ABC   (Diagrama  de  Pareo)  %  gasto   100        85        70   A   B   C   %  arUculos   15  30      100    
  16. 16. Clasificación  ABC  •  El  grupo  A  requiere  una  especial  vigilancia,   seguimiento  y  control,  porque  el  coste  de   almacenaje  es  muy  alto.  Su  inventario  deberá   realizarse  con  más  frecuencia  que  en  el  resto   de  los  grupos.  •  El  grupo  C  es  lo  contrario,  porque  no  %ene   una  incidencia  importante  sobre  el  valor  total   del  stock.  
  17. 17. ÍNDICE  •  Ges4ón  de  stocks   –  Obje%vos   –  Factores   –  Costes   –  Técnicas  •  Stocks   –  Definición   –  Tipos  •  Aprovisionamiento  •  Control  de  calidad  
  18. 18. DEFINICIÓN  DE  STOCK  •  Conjunto  de  arculos  acumulados  en  espera   de  su  u%lización  más  o  menos  próxima.  Son   las  existencias  de  un  determinado  producto   que  permite  abastecer  a  los  usuarios.  •  Nivel  de  stock:  can%dad  de  existencias  de  un   medicamento  almacenado  en  un  momento   dado.  
  19. 19. Nivel  de  stock  
  20. 20. Nivel  de  stock  Unidades demedicamento Tiempo Aprovisionamiento
  21. 21. TIPOS  DE  STOCK   Criterio  funcional   Criterio  opera4vo  •  Stock  ac%vo   •  Stock  óp%mo  •  Stocks  máximo  y   •  Stock  cero   mínimo   •  Stock  csico  •  Stock  de  seguridad   •  Stock  neto  •  Stock  de  alerta   •  Stock  disponible  •  Stock  estacional  •  Stock  sobrante  
  22. 22. Stock  ac4vo    -­‐  Es  denominado  también  stock  opera4vo.      -­‐  Sirve  para  atender  la  demanda  normal  del   proceso  asistencial.   Unidades Stock activo Tiempo
  23. 23. Stocks  máximo  y  mínimo    -­‐  Stock  máximo:  límite  superior  de  las  existencias.    -­‐  Stock  mínimo:  límite  inferior.   Existen  aplicaciones  informá%cas  que   establecen  para  cada  arculo  su  stock  máximo   y  mínimo,  basándose  en  su  consumo.   Estos  valores  se  van  actualizando   periódicamente.  
  24. 24. Stock  de  seguridad  •  Es  un  volumen  de  existencias  que  tenemos  en  el   almacén  por  encima  de  lo  que  normalmente   vamos  a  necesitar,  para  hacer  frente  a  las   demandas  inesperadas  y  retrasos  imprevistos   en  las  entregas  de  los  proveedores.    •  Funciona  como  un  «colchón»  complementario   al  stock  opera%vo.  Ayuda  a  evitar  las  roturas  de   stock.  
  25. 25. Stock  de  seguridad  •  La  can%dad  de  este  stock  dependerá:   •  Variabilidad  de  la  demanda   •  Variabilidad  en  el  plazo  de  entrega   •  Riesgo  que  estemos  dispuestos  a  admi%r  en   caso  de  encontrarnos  sin  existencias       Unidades Stock de seguridad Tiempo
  26. 26. Stock  de  seguridad  ¿Cómo  se  calcula?  Varias  formas:   Consumo  máximo  mensual  x  nº  de  días  plazo  de  seguridad   a) 30  días   b) Stock  de  seguridad    =  (Pme  -­‐  Pe)  x  Dm   Pme=  Plazo  máximo  de  entrega  en  días   Pe  =  Plazo  de  entrega   Dm    =  Demanda  media  anual  de  arculo    
  27. 27. Stock  de  alerta  •  Es  una  can%dad  de  existencias  situada  entre  el   stock  máximo  y  el  mínimo,  necesarias  para   hacer  frente  a  la  demanda  durante  el  período  de   reposición.  •  Cuando  las  existencias  alcanzan  este  volumen   de  stock,  se  ha  de  realizar  un  nuevo  pedido.  •  Por  tanto,  el  stock  de  alerta  nos  indica  el  punto   de  pedido.  
  28. 28. Stock  de  alerta/punto  de  pedido  •  ¿Cómo  calcularlo?   Stock  de  seguridad     +     (Consumo  medio  diario  x  Días  obtención  pedido)   Consumo previsto durante el período de entrega del producto P.p.  =  Stock  de  seguridad  +  Consumo  previsto  durante  la  entrega    
  29. 29. Stock  de  alerta/punto  de  pedido  Existencias Stock máximoStock de alerta Stock mínimo Tiempo pedido recepción
  30. 30. Stock  estacional  •  Se  crea  para  hacer  frente  a  un  aumento   esperado  del  consumo  por  cambio  de  estación   o  temporada.  Aunque  %ene  cierto  carácter   comercial,  existen  medicamentos  con  un   consumo  estacional,  por  ejemplo:   –  Broncodilatadores  en  primavera   –  Palivizumab  para  la  prevención  del  VRS  en  recién   nacidos   –  An%virales  en  período  gripal  
  31. 31. Stock  sobrante  •  Son  existencias  de  medicamentos  con  las  que   no  se  contaba  al  inicio  de  la  ges%ón.  Aparecen   por:      ■ Errores  en  la  emisión  del  pedido  ó  en  su    transporte.      ■ Devoluciones  a  proveedor  no  admi%das.      ■ Devoluciones  de  planta  porque  no  se    u%liza  (por  cambio  de  tratamiento,  por    alta  o  exitus)      ■ Devoluciones  de  pacientes  externos.  
  32. 32. TIPOS  DE  STOCK  –  Criterio  opera4vo   1)  Stock  óp4mo   •  Es  el  que  compa%biliza  una  adecuada  atención  a  la  demanda  y   una   rentabilidad   maximizada   teniendo   en   cuenta   los   costes   de  almacenaje.   2)  Stock  cero   •  Consiste  en  trabajar  bajo  demanda,  es  decir,  sólo  se  compra   el   medicamento   cuando   se   necesita   para   atender   a   un   paciente  concreto.   •  En   los   Servicios   de   Farmacia   se   emplea   para   pe%ciones   especiales   de   medicamentos   rela%vamente   costosos,   no   incluidos  en  la  GFT.  
  33. 33. TIPOS  DE  STOCK  –  Criterio  opera4vo   3)  Stock  jsico:  Es  la  can%dad  de  arculo  disponible   en  un  momento  determinado  en  el  almacén.  Nunca   puede  ser  nega%vo.   4)  Stock  neto:  Es  el  stock  csico  menos  la  demanda  no   sa%sfecha.  Esta  can%dad  sí  puede  ser  nega%va.   5)  Stock  disponible:  Es  el  stock  csico,  más  los   pedidos  en  curso  del  arculo  a  los  proveedores,   menos  la  demanda  insa%sfecha.    
  34. 34. Caso  prác4co  •  Disponemos   en   el   almacén   del   Servicio   de   Farmacia   de   100   unidades   de   Meronem®1   g,   pero   recibimos   un   pedido   de   planta   de   120   unidades.  Para  corregir  la  demanda  insa%sfecha   de   esas   20   unidades   hacemos   un   pedido   al   laboratorio  de  50.  ¿Cuál es el stock físico? 100 unidades¿Cuál es el stock neto? 100 – 120 = -20 unidades¿Cuál es el stock disponible? 100 + 50 – 20 = 130 unidades
  35. 35. ÍNDICE  •  Ges4ón  de  stocks   –  Obje%vos   –  Factores   –  Costes   –  Técnicas  •  Stocks   –  Definición   –  Tipos  •  Aprovisionamiento  •  Control  de  calidad  
  36. 36. APROVISIONAMIENTO  •  Consiste  en  adquirir  y  poner  a  disposición  del   hospital   los   medicamentos   necesarios   para   la   a c % v i d a d   d i a r i a ,   g a r a n % z a n d o   e l   abastecimiento   de   las   can%dades   requeridas   en  término  de  %empo,  calidad  y  precio.  
  37. 37. APROVISIONAMIENTO  -­‐  Factores   ¿Cuándo?  ¿Cuánto?  n  La  importancia  terapéu%ca  del  medicamento  n  La  frecuencia  de  u%lización  n  El  volumen  csico  que  ocupa  en  el  almacén  n  El  precio  unitario  del  medicamento  n  La  es%mación  del  consumo  n  Los  costes  de  la  ges%ón  del  pedido  
  38. 38. APROVISIONAMIENTO  -­‐  ¿Cuándo  pedir?   •  MODELOS  DETERMINISTAS  DE  GESTIÓN  DE   STOCKS:   1- Por períodos fijos 2- Por punto de pedido
  39. 39. 1-­‐  Aprovisionamiento  por   periodos  fijos  •  Se  realiza  mediante  un  calendario  fijo  (por   ejemplo,  todos  los  primeros  de  mes)  •  La  can%dad  de  pedido  puede  ser  fija  ó  variable:    a)  Pedido  de  can%dades  iguales  en  fechas  fijas    b)  Pedido  de  can%dades  variables  en  fechas  fijas  
  40. 40. a)  Pedido  de  can%dades  iguales  en   fechas  fijas    -­‐  El  periodo  de  reaprovisionamiento  es  fijo  -­‐  La  can%dad  que  llega  al  almacén  siempre  es  la  misma  -­‐  El  stock  medio  es  el  resultado  de  dividir  la  can%dad  de  pedido  entre  2  
  41. 41. b)  Pedido  de  can%dades  variables  en   fechas  fijas    
  42. 42. 2-­‐  Aprovisionamiento  por  punto   de  pedido  •  Consiste   en   pedir   cuando   se   alcanza   el   stock   de  alerta  (el  punto  de  pedido)  •  El   punto   de   pedido   es   el   nivel   de   existencias   que  exige  la  realización  de  un  nuevo  pedido  a   fin  de  sa%sfacer  las  necesidades  de  consumo.  •  Las   aplicaciones   informá%cas   facilitan   el   proceso.  
  43. 43. 2-­‐  Aprovisionamiento  por  punto   de  pedido  P.p.  =  Stock  de  seguridad  +  Consumo  previsto  durante  la  entrega    
  44. 44. APROVISIONAMIENTO  -­‐  ¿Cuánto  pedir?   El cálculo exacto de la cantidad óptima de pedido requiere conocer: •  Los consumos o la estimación de las necesidades anuales. •  El precio unitario de adquisición. •  Los costes de financiación del inventario inmovilizado. •  Los costes de gestión del pedido.
  45. 45. APROVISIONAMIENTO  -­‐  ¿Cuánto  pedir?   ☻  Fórmula  de  Wilson:   Permite   definir   la   can%dad   óp%ma   de   pedido   (Q*)   a   par%r   del   coste   de   ges%ón   (a),   el   coste   de   inmovilización   (T),   la   can%dad   anual   que   debe   adquirirse  (S)  y  el  precio  unitario  (u).             ☻  Cálculos  sencillos  
  46. 46. APROVISIONAMIENTO  -­‐  ¿Cuánto  pedir?   Can%dad  a  pedir  =  Stock  máximo  –  Stock  actual     •  El cálculo de las cantidades a pedir de cada artículo es una operación que debe realizar la aplicación informática, comparando el stock actual con los stocks máximo y mínimo.
  47. 47. ÍNDICE  •  Ges4ón  de  stocks   –  Obje%vos   –  Factores   –  Costes   –  Técnicas  •  Stocks   –  Definición   –  Tipos  •  Aprovisionamiento  •  Control  de  calidad  
  48. 48. CONTROL  DE  CALIDAD     DE  LA  GESTIÓN  DE  STOCKS  ►  Índice  de  rotación  del  stock  ►  Índice  de  cobertura  ►  Número  de  roturas  de  stock  
  49. 49. ÍNDICE  DE  ROTACIÓN  DE  STOCK  •  Expresa   el   grado   de   renovación   de   los   medicamentos   almacenados   durante   un   determinado  período  de  %empo    •  Se   calcula   dividiendo   el   importe   del   consumo   entre  el  importe  del  inventario.   Consumo (€) ÍNDICE DE ROTACIÓN = Existencias (€)
  50. 50. Consumo (€) ÍNDICE DE ROTACIÓN = Existencias (€) EJEMPLO:  cálculo  del  índice  de  rotación  de  las   existencias  totales  durante  1  mes  Consumo:  4.300.000  €  Existencias:  4.000.000  €   Índice  de  rotación  =  1,08  (108%)  Consumo:  4.300.000  €   Índice  de  rotación  =  0,72  (72%)  Existencias:  6.000.000  €  Consumo:  5.500.000  €   Índice  de  rotación  =  1,38  (138%)  Existencias:  4.000.000  €  
  51. 51. ÍNDICE  DE  COBERTURA  •  Calcula   el   %empo   (en   días)   que   el   stock   disponible  es  capaz  de  cubrir  la  demanda.  •  Se   calcula   dividiendo   las   existencias   entre   el   consumo  mensual:   ÍNDICE DE Existencias = x 30 díasCOBERTURA Consumo mensual•  Este   índice   muestra   el   %empo   promedio   que   tardan  las  existencias  en  agotarse.  
  52. 52. Consumo (€) ÍNDICE DE ROTACIÓN = Existencias (€) Existencias ÍNDICE DE x 30 días = COBERTURA Consumo mensualConsumo:  4.300.000  €   Índice  de  rotación  =  1,08  (108%)  Existencias:  4.000.000  €   Índice  de  cobertura  =    28  días  Consumo:  4.300.000  €   Índice  de  rotación  =  0,72  (72%)  Existencias:  6.000.000  €   Índice  de  cobertura  =    42  días  Consumo:  5.500.000  €   Índice  de  rotación  =  1,38  (138%)  Existencias:  4.000.000  €   Índice  de  cobertura  =    20  días  
  53. 53. Nº  DE  ROTURAS  DE  STOCK  •  Se  produce  cuando  no  se  puede  hacer  frente  a   la   demanda   de   un   medicamento   por   falta   de   existencias  en  el  almacén.  •  Lo  ideal  es  reducir  este  número  al  mínimo  •  Supone  costes  adicionales  •  Posibles   vías   u%lizadas   para   resolver   el   problema:   –  Pedido   al   laboratorio   farmacéu%co   fuera   del   periodo  establecido.   –  Préstamo  de  otro  hospital   –  Pedido  a  un  proveedor  alterna%vo  
  54. 54. MUCHAS  GRACIAS  POR   VUESTRA  ATENCIÓN  

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