Protocolo e ideas sobre evento 2013

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Ejemplo de Protocolo inicial para la celebración de un evento.

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  1. 1. PROTOCOLOEstas son unas breves indicaciones del protocolo a seguir respecto a ponentes, prensa y blogueros, ypúblico.Habrá una persona en la puerta que dirigirá a los que vayan entrando a la mesa que les corresponda, trasver impresa la hoja con la entrada.– Ponentes:– No tienen que pasar por mesa.– Les recibirán “Fulanito de Tal” y “Encargada”.– Les conducirán a su lugar: la primera fila de la izquierda (según se entra) del auditorio. El primerasiento de la izquierda será el de “Fulanito de Tal”, que ha de estar subiendo para presentar alos ponentes.– Se les avisará del lugar por donde han de subir al escenario.– Prensa y blogueros:– Pasan a la mesa 2 (la más alejada del acceso).– Allí se comprobará que estén en lista y si no están, se les dejará pasar una vez acreditados, enel caso de prensa, o una vez que hayan dejado tarjetas y datos en el de blogueros.– Se les dará una bolsa específica para ellos (ver Bolsas).– Los recibe “Otra encargada”.– Se les conducirá a la primera fila de la derecha (según se entra) del auditorio. Por si acaso,también estará reservada la segunda.– Público asistente:– Pasan a la mesa 1.– Doble comprobación: entrada y lista.– Se les avisará de las filas que están reservadas.– Se les hará entrega de la bolsa correspondiente.* Los puntos son personas.
  2. 2. BOLSASTodas ellas, sean para blogueros, periodistas o público, deberán contener una hoja con la agenda delevento. Esta deberá señalar los siguientes puntos:– Usuario y contraseña de acceso al wifi.– Hora de comienzo y finalización de cada ponencia, mesa redonda o descanso.– Nombre del ponente, cargo, empresa y título de la ponencia. También se añadirá su nick de Twitter,en el caso de que lo tenga.– Para las mesas redondas, se indicará el título del debate, el nombre, cargo, empresa y nick deTwitter del moderador, y de cada uno de los integrantes.En la bolsa de prensa, se colocará la nota correspondiente y se avisará de su existencia a lospatrocinadores por si quieren poner algo especial en ella. Podríamos poner además, si el presupuesto llega,un pendrive con dicha nota, lo que vayamos subiendo a SlideShare y un pdf con los vínculos a los diferenteslugares donde poder ampliar información.PESTAÑA PRENSA EN LA WEBEn ella deberían estar, entre otros, los siguientes documentos:– Notas de prensa– Dossier de “Empresa”– Dossieres de los patrocinadores y de las empresas de los ponentes.– Perfiles de los ponentes– Píldoras de los patrocinadores– Fotografía de alta calidad de los ponentes y del lugar del evento.– Logotipos– Cualquier otro documento que consideremos de interésOTROS TEMASHay que reflexionar sobre lo siguiente:– ¿Sabemos si hay ascensor? Pueden asistir personas con minusvalía física y no podrán subir dospisos...– En el caso de que el presupuesto lo permita, se pueden comprar dos regletas de enchufes parainstalar en la zona de prensa (hay dos enchufes) y así solventar el problema de batería, al menospara blogueros y periodistas.– Necesitaríamos tres personas: una en la puerta, otra en la mesa de prensa y la tercera en la delpúblico.– En esta última, habría que pensar si añadir a otra persona más en el momento álgido de lamañana (no puede ser la de la puerta). Es decir, si el congreso empieza a las 9:00, de 8:45 a9:15 debería haber refuerzo en la mesa 1, la del público, para evitar demasiadasaglomeraciones. Deberían atenderla, al menos, dos personas.

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