Ejemplo de plan de comunicación para un evento on y off line.

1. Plan de Comunicación
Mes / mes 2013
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2. INTRODUCCIÓN
El plan de Comunicación siguiente concierne a la jornada que se celebrará en Madrid el próximo x de
mes y comprende 3 semanas en total. Será una comunicación completa 2.0.
El evento incluye una entrega de premios. Al no estar cerrada, se excluye de las acciones que
contempla el plan.
Aparecerá dividido por semanas y se especificarán las actividades diarias.
El objetivo es dar a conocer esta jornada, que se celebra por vez primera, en todos los ámbitos, tanto
on como offline.
Queda por establecer, en relación a medios y blogueros, qué material se les entregará en el evento (a
menos que se les envíe) en la carpeta de prensa.
Asimismo, sería necesario incluir un protocolo de la jornada en el que se incluyeran, entre otros
temas, la recepción de ponentes y cómo avisarles de que les corresponde intervenir y de que está
finalizando el tiempo; la recepción de medios y blogueros y las zonas donde se establecen; cómo
facilitarles a ambas partes su trabajo cuando tengan que interaccionar para entrevistas; etcétera.
Para el caso de que algún ponente falle, también sería interesante tener previsto un “plan B”. De
hecho, debería hacerse un plan de crisis.

4. PLAN DE ACCIONES
A continuación, se detallan las acciones que se llevarán a cabo. Todas las bases de datos y estudios
necesarios deben estar preparados para empezar a usarlos el próximo lunes.
Comunicación tradicional
La preparación conlleva confeccionar una base de datos actualizada de los medios de comunicación
que puedan resultar de interés. En concreto, tanto en prensa, como en revistas, radio y televisión,
iremos a medios afines, a los sectoriales y a la sección correspondientes de los generales (se señalan
cuáles son los “afines”, “sectoriales” y “correspondientes”).
A ellos se les enviará, a parte de la nota de prensa ya redactada, una convocatoria, que saldrá el
lunes “día” de “mes”, y se hará un seguimiento telefónico de su recepción durante toda esa semana.
Además, el “día” de “mes”, se les enviará un recordatorio y volveremos a contactar con ellos, esta
vez sí, intentando buscar que nos confirmen.
Respecto a este tema, es importante advertir que dichas confirmaciones suelen ser poco fiables.
Dependen de los eventos del día, del interés del redactor jefe o del redactor, etc. La regla habitual es
que suelen presentarse la mitad más uno y no tienen por qué ser los mismos que confirmaron.
También pueden venir a determinadas ponencias y luego irse y no estar durante todo el evento (cosa
bastante normal cuando dura todo un día).
Al día siguiente de la jornada, se les mandará una nota con las conclusiones más importantes. No
es necesario, en este caso, hacer un nuevo seguimiento. De hecho, puede ser hasta
contraproducente.
En el caso de que surja alguna entrevista para radio o televisión, el portavoz, sin duda, debería ser
Fulanito de Tal.
Comunicación en medios sociales
Igual que ocurre en la tradicional, hay que realizar, en un primer momento, una base de datos con los
blogueros que más nos pueden interesar. El contacto con ellos debe ser totalmente distinto al que se
realiza con los medios. Hay que realizar un acercamiento previo, mostrando nuestro interés en sus
blogs, empezar a seguirlos en las redes sociales y a conversar un poco con ellos. Aunque se necesita
más tiempo, como no lo tenemos, este punto tendrá que finalizar en una semana para, a la siguiente,
enviarles una invitación (no una convocatoria) y contactar con ellos para ver si pueden asistir.
Los blogueros son más “formales”, en general y por lógica, que los periodistas y si confirman, suelen
acudir salvo problemas de última hora.
Respecto a las redes, nos hemos centrado en estar constantemente dando contenido de interés
para los seguidores. Para ello, hemos establecido los siguientes temas:
– El gancho de los ponentes: trazaremos un perfil diario con cada uno de ellos que se colgará
en Twitter y en Facebook. Necesitamos saber de qué va su intervención y si será con una
ponencia o en una mesa redonda. El día previo al evento, se hará un documento en
SlideShare con todos los datos de los ponentes y de sus intervenciones, que se colgará en
LinkedIn y en Twitter. Para Facebook, intentaremos realizarlo en formato vídeo o en infografía.
– El gancho de los patrocinadores. Las empresas que colaboran en el evento, bien como
patrocinadores o como partners, son grandes especialistas en las materias que nos ocupan.
Por ello, se les enviará un breve cuestionario (máximo cinco preguntas). Sus respuestas se
colgarán en LinkedIn a partir del “día” de “mes” y llegarán hasta el “día” de “mes”.
– Hay que establecer las personas a las que nos vamos a dirigir para que respondan y
debemos hacer un seguimiento para que sea así.
– Se establecerá un calendario para que tengan fecha fija de respuesta.

5. – Estudios sobre “tema”. Hay varios que se han realizado a lo largo del año. Los subiremos a
razón de 2 por semana.
– El “día”, el “día” y el “día” se subirán a LinkedIn y será cada uno de una especialidad.
– El “día”, el “día” y el “día” se subirán a Facebook esos mismos estudios pero en formato
infografía, para hacerlo mucho más visual en una red que lo es.
– Los días “día” y “día”, se buscarán otros dos estudios relacionados con el “tema”, que se
subirán también a Facebook buscando que sea en el mismo formato.
A parte de lo mencionado, en Twitter se colgarán tres tuits en esta semana (miércoles, jueves y
viernes) anunciado el evento, y dos diarios a partir del 20. Se subirán a diferentes horas para alcanzar
la mayor cobertura posible. Empezaremos, a partir del lunes, el primero a las 9:00 am y el segundo a
las 17:00 e iremos retrasando una hora su publicación hasta llegar a las 16:00 / 00:00. Como se
postearán más tuits sobre el evento, se retuiterá y se responderá a menciones, es suficiente. El día
anterior se incluirá la dirección de “streaming” si la hubiera.
El día “día”, se subirá el evento a la parte correspondiente de LinkedIn y de Facebook. En el primer
caso, se dejará fijo en las opciones de administrador y, en el segundo, en la parte superior del muro.
Otras posibilidades
El día del evento, podría ser interesante entrevistar en vídeo a los ponentes y subirlos a YouTube, de
tal forma que luego se puedan poner en las diferentes redes sociales y así amplificar el evento más
allá de su finalización. También podría servir para enviarlo a las cadenas de televisión por lo que
deberían estar preparados en la mañana del día “día”, de tal forma que puedan, asimismo, incluirse
los enlaces en la nota de prensa posterior.