Preparer et animer entretiens professionnels
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Preparer et animer entretiens professionnels
- 1. PREPARER ET ANIMER LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS
- 2. 66% et 64% ?
- 4. Sommaire •Pourquoi l’entretien professionnel? •Pour quels enjeux? Bénéfices? •L’entretien pro et l’EDP COMPRENDRE •Comment préparer efficacement ? •Comment se préparer? PREPARER •Quelles sont les étapes? •Quelles attitudes adopter? •Quelles suites donner à l’entretien? ANIMER •Des questions et des réponses FAQ
- 5. Pourquoi l’Entretien Professionnel? • Développement professionnel des collaborateurs La loi de mars 2014 sur la formation professionnelle • Favoriser les échanges • Identifier des axes de développement professionnel L’Entretien Professionnel
- 6. Pour qui? Avec 2 ans de présence Pour tous Au moins Tous les deux ans Arrêt Congé Mandat Ou si reprise d’activité
- 7. Pour quels enjeux? Quels bénéfices? Bénéfices Pour le collaborate ur Pour le Manager qui mène l’entretien Pour l’entreprise
- 8. De quoi parle t-on? Du parcours professionnel du collaborateur Des évolutions des activités et métiers de l’entreprise Des souhaits et suggestions d’évolution Des pistes d’actions et de leurs faisabilités
- 9. Quelles sont les modalités légales? • Tous les 6 ans, l'entretien comprend un récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Il permet de vérifier que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années. • Il permet également de s'assurer qu'au cours de cette période le salarié a : • suivi au moins une action de formation, • Et ou acquis une certification professionnelle (diplôme...), • Et ou bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle. • Un compte-rendu du récapitulatif est alors rédigé et une copie est remise au salarié.
- 11. Préparer l’entretien Prendre rendez-vous Obtenir le bilan du salarié Parcours Formation Formaliser les hypothèses d’évolutions Entreprise Service Poste Réfléchir à l’évolution/adaptation du salarié Perfectionnement dans le poste Délégation Qualification Mobilités
- 13. Animer l’entretien sur 30’ environ Rappel des enjeux et finalités de l’entretien Bilan de la période pour le salarié Activités réalisées Compétences mises en œuvre Information sur l’entreprise Perspectives et priorités Évolutions des métiers et des emplois Priorités de formation Projet professionnel du salarié Dans l’entreprise Au-delà de l’entreprise L’accompagnement formation Objectifs Modalités Synthèse
- 14. Accueillir Message de bienvenue Revenir sur les bénéfices de l’entretien pro Lister les points à l’ordre du jour Rappeler les règles du jeu
- 16. Faire un bilan • Bilan des formations suivies • Donnez la parole au collaborateur • Puis exprimez votre analyse des formations suivies • Certifications acquises et autres actions menées • Donnez la parole au collaborateur • Bilan des évolutions professionnelles • Donnez la parole au collaborateur • Puis exprimez votre point de vue sur l’évolution du collaborateur
- 17. L’évolution de notre entreprise • Informez sur les orientations et projets de l’entreprise • Les points à évoquer sont les suivants: • impacts de ces projets sur le poste actuel et les compétences utiles • évolutions naturelles des effectifs • métiers en développement • priorités du plan de formation
- 18. Le projet professionnel du collaborateur • Echangez avec votre collaborateur sur son projet professionnel
- 19. Synthèse: les compétences à développer • Faites le point avec votre collaborateur sur ses besoins en compétences.
- 20. Le Plan de Développement du collaborateur • Identifiez avec votre collaborateur les actions à entreprendre • En réponse aux besoins de compétences • En réponse au projet professionnel
- 21. Conclusion • Faites une relecture complète des notes prises • Affirmez votre satisfaction d’avoir eu cet entretien • Informez de ce qui se passe ensuite.
- 22. Postures managériales Le manager n’est ni prescripteur ni évaluateur, cependant • Il lui appartient de donner son point de vue • Son rôle est de conseiller son collaborateur • Il doit exprimer ses éventuelles réserves • Il doit informer des possibilités offertes Le manager privilégie • L’écoute • La reformulation
- 24. Attitude positive et assertive • «Position de vie» ++ • Lui -• Lui+ • Lui -• Lui + Moi + Moi + Moi - Moi -
- 25. Les attitudes du manager Reformulation Investigation Soutien Évaluation Solution immédiate Interprétation • Privilégiez l’empathie • Questions ouvertes • Reformulation • Soutien
- 27. Conseils • Développez empathie et implication • Écouter, reformuler • Respectez votre collaborateur • Ne pas juger, rester positif • Restez centré sur votre collaborateur • Savoir avoir tort • Savoir ne pas tout savoir • Savoir ne pas tout avoir
- 28. FAQ et si… • Mon collaborateur se voit rester dans le poste • Pas de problème, l’entreprise à besoin de stabilité • Mon collaborateur ne souhaite pas évoluer ni faire de formation • Dans l’entretien professionnel vous n’êtes pas prescripteur… mais vous pouvez inciter…sinon il vous reste l’EDP • Je pense que mon collaborateur « est trop ambitieux » • Exprimez poliment vos doutes mais ne censurez pas • « c’est peut-être un peu prématuré tu ne penses pas? » • Mon collaborateur émet des doutes sur les suites réelles de l’entretien • Rappeler que c’est un entretien de réflexion et non de décision • Rappeler également qu’il peut jouer du CIF et du CPF, notamment en dehors du temps de travail
Editor's Notes
- La loi de mars 2014 sur la formation professionnelle met l’accent sur le développement professionnel des collaborateurs. L’Entretien Professionnel doit: -Favoriser l’échange entre le responsable et son collaborateur sur son parcours, ses expériences, ses souhaits d’évolution et ses possibilités professionnelles. -Permettre d'Identifier des axes de développement professionnel à court et moyen terme (action d’orientation, de formation en entreprise ou sur le Compte Personnel de Formation)
- Pour tous les salariés ayant deux ans d’ancienneté. Il est proposé à chaque salarié au moins une fois tous les deux ans. Il doit également être réalisé à l’occasion d’une reprise d’activité pour les collaborateurs ayant eu un arrêt ou un congé de longue durée. Congé de maternité, Congé parental à temps plein ou partiel, Congé d'adoption, Congé de soutien familial, Congé sabbatique, Période de mobilité volontaire sécurisée, Arrêt maladie de plus de 6 mois, Mandat de représentant du personnel.
- Pour le collaborateur Prendre du recul sur son parcours et ses compétences S’informer sur les évolutions de l’entreprise et de son métier Repérer des opportunités et exprimer ses souhaits de développement professionnel et de formation Identifier des solutions pour mettre en œuvre son projet professionnel Pour le Manager qui mène l’entretien Faire connaître les projets, les évolutions de l’entreprise et ses besoins en compétences Mieux connaître les aspirations professionnelles et la motivation des collaborateurs Identifier les besoins et accompagner l’évolution des collaborateurs Pour l’entreprise Identifier les souhaits et les projets des collaborateurs Faire le lien entre les projets individuels et les projets de l’entreprise Prévoir les solutions qui permettent de développer les compétences et les qualifications
- Du parcours professionnel du collaborateur -Expériences passées -Activités exercées et des compétences associées -Formations suivies Priorités actuelles de l’entreprise et ses projets Des évolutions des activités et métiers de l’entreprise Compétences à développer en lien avec l’activité et le métier Des souhaits et suggestions du collaborateur pour -Continuer à évoluer dans le poste -Pour aborder des activités complémentaires -Evoluer vers de nouvelles missions Des pistes d’actions et de leurs faisabilités -En lien avec un projet professionnel -En lien avec un projet personnel -Actions de développement ou de formation possibles
- Les questions à se poser pour préparer l’entretien Les objectifs de l’entretien sont-ils clairs pour mon collaborateur? Combien de temps va nécessiter l’entretien ? Comment va t-il se dérouler ? Ai-je toutes les informations pour répondre aux questions qui se posent sur le poste actuel de mon collaborateur? Ai-je tous les documents utiles : fiche de missions, entretien professionnel précédent, récapitulatif des formations suivies? Ai-je les informations sur L’entreprise : quels sont les principaux projets de l’entreprise ? Vont-ils avoir une incidence sur le poste actuel ou futur de mon collaborateur? Quels apprentissages ou formations faut-il développer ? Ai-je réfléchi aux perspectives d’évolution professionnelles de mon collaborateur dans l’entreprise ? Quelles sont les Compétences à développer ? Quelles formations envisager ? Selon quelles modalités ? Autres actions envisagées? Suis-je en mesure d'expliquer les multiples dispositifs de formation? Est-ce que je sais en quoi consiste le Compte Personnel de Formation (CPF) ? une période de professionnalisation ? Suis-je en mesure d’expliquer les dispositifs de bilan de compétences, de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), le conseil en évolution professionnelle, le CIF ? Est-ce que je suis en mesure de répondre aux salariés s’il m’interroge sur le processus d’exploitation des résultats de cet entretien, notamment le processus de traitement des demandes de formation ?
- -Message de bienvenue « je suis heureux de passer un moment avec toi pour ton entretien professionnel » -Revenir sur les bénéfices de l’entretien pro. Vous pouvez questionner votre collaborateur: « pour toi, l’entretien professionnel cela sert à quoi? » Compléter si nécessaire -Parlez des points à l’ordre du jour: « on va commencer par faire le point sur ce qui s’est passé pour toi depuis le dernier entretien pro, puis je parlerais des évolutions de notre entreprise et des conséquences potentielles en termes d’organisation, de métiers et de compétences. Tu me diras ensuite comment tu te vois évoluer ces prochaines années en fonction de tes projets et on réfléchira enfin aux actions d’accompagnement à mettre en place, notamment la formation. » -Rappeler les règles du jeu Courtoisie Respect mutuel Franchise « je n’ai pas à évaluer ton travail durant l’entretien, mais plutôt à enrichir ta réflexion en fonction de la perception que j’ai de toi. Je le ferais avec sincérité et franchise » Positivité « on est là pour réfléchir de façon constructive à ton avenir professionnel, tout en restant les pieds sur terre bien entendu ».
- Dans la mesure du possible laisser votre collaborateur se souvenir et s’exprimer sur ses formations. Cela favorise la responsabilisation par rapport aux formations et à leurs impacts
- Votre présentation doit être sereine! Pas d’enthousiasme excessif ni d’alarmisme! Sauf en cas d’information officielle, restez prudent dans le propos.
- ATTENTION! il n’y a pas d’obligation au projet professionnel! Ecoutez votre collaborateur, relancez le avec des questions ouvertes et des reformulations « si je te comprend bien… » encore une fois pas de jugement sur le bien fondé du projet ou l’absence de projet. Votre rôle de coach doit néanmoins aider votre collaborateur à y voir plus clair. Questionnez le sur ses motivations, sa perception du poste ou du métier visé, sur la difficulté perçue de l’effort à fournir. Coach, vous ne cherchez pas à influencer votre collaborateur. Par contre, vous pouvez lancer des idées, des pistes, voire émettre des réserves…
- N’hésitez pas à vous appuyer sur les supports disponibles pour avancer sur l’identification des compétences nécessaires. ATTENTION! Résistez à la tentation d’aborder tout de suite la question des formations. Si votre collaborateur parle formations, recentrez le poliment sur la question des compétences. « si tu veux on verra la question des formations après, pour l’instant on revient aux compétences, c’est-à-dire les connaissances, les savoir faire et savoir être à développer ou acquérir
- ATTENTION! La formation est une réponse parmi d’autres! Pensez et proposez toutes les actions qui vous paraissent répondre aux besoins de compétences et d’évolution. Précisez bien à votre collaborateur qu’il s’agit de pistes qui n’engagent ni l’un ni l’autre ni l’entreprise. Pensez également au DIF et au CPF
- Invitez votre collaborateur à faire lui-même la relecture des notes.. ATTENTION à ne pas recommencer l’entretien!
- Veillez à rester dans une attitude positive, constructive et assertive Mon collaborateur a un potentiel d’évolution et souhaite évoluer Ma responsabilité est de l’aider, de l’encourager à être ambitieux tout en restant réaliste
- 3 points de repères pour terminer: 1 il n'est pas obligatoire de déboucher sur un projet avec votre collaborateur 2 si vous ne pouvez pas répondre de façon sereine à une question, notez là , vous y répondrez ultérieurement 3 votre collaborateur voit peut-être les choses un peu différemment que vous. Dans l'entretien professionnel, c'est son avis qui prime au final et qui doit être repris dans le compte rendu.