Gestion proyectos ciclosvida-gestiondelcambio-ramoncosta-cip-20101014-pt-valles

3,081 views

Published on

Published in: Business, Technology
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
3,081
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
189
Actions
Shares
0
Downloads
177
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Gestion proyectos ciclosvida-gestiondelcambio-ramoncosta-cip-20101014-pt-valles

  1. 1. • La gestión de los proyectos, programas y portfolio de proyectos, desde el punto de vista de los ciclos de vida • La gestión del cambio en un proyecto Jornada «La gestión de proyectos en las empresas. Una visión global» (Parc Tecnològic del Vallés, 14 d’octubre de 2010) Ramon Costa i Pujol Business Productivity Advisor. Microsoft Innovation Center - Productivity Center ramonc@productivitycenter.org | www.pgpsi.com | www.twitter.com/ramoncostapgpsi PMI Member 813576 CompTIA Project+ Certified MCTS: Manag. Projects with Ms. Office Project 2007
  2. 2. Agenda Jornada Material disponible en http://www.iproductividad.com
  3. 3. Objetivos y características del CIP Ayudar a mejorar la productividad de las organizaciones mejorando la productividad de las personas que la integran a partir de un uso eficiente de la TI y la aplicación de buenas prácticas en diferentes escenarios de trabajo. • El Centro de Innovación en Productividad (CIP) es un centro de negocio, no de tecnología. • Se ha especializado en ayudar a incrementar la productividad de las personas New World of the Work • Es el único centro de estas características que Microsoft tiene en Europa
  4. 4. La productividad de las personas El trabajador de la información y el conocimiento Nuevos modelos de trabajo - Oficina flexible - Escenarios
  5. 5. Herramientas y tecnologías Comunicaciones Espacios de Productividad Productividad colaboración eficientes móvil Individual Búsqueda Gestión de Nuevas Contenidos Interfaces Redes Análisis de la Gestión de Sociales Información Procesos /Proyectos
  6. 6. Servicios Mostrar Medir Maximizar • Eventos/Jornadas • BPIO • Productivity Review • Seminarios • Factor4Index • Consultoria Producti. • Innova/Inspira/EMO • BVPS • Programas Mejora • Noticias • Perfil IW Productividad • Web/Blog • Mapa comunicaciones • Aceleradores • eBoletín • Estudios de ROI • Proyectos con partners • Casos de éxito • Estudios de mercado • Proyectos I+D+i • Pilotos funcionales • Formación • Gestión de Proyectos
  7. 7. Servicios CIP: Gestión de Proyectos • Asesoramiento en la mejora de la eficiencia y productividad de la Gestión de Proyectos • Seminarios y actividades de formación (a medida) • “Planificación y Gestión de Proyectos” • “Gestión de Proyectos con Microsoft Project” • “Las claves de la Planificación de Proyectos” • “Herramientas de comunicación y colaboración en un proyecto” • Postgrado “Gestión de Proyectos TIC“ (coorganizado con EU Gimbernat) • Servicios de apoyo a la Gestión de Proyecto • Análisis y elaboración del Pre-Proyecto • Gestión del Cambio en Proyectos de TI • Tutorización (acompañamiento y seguimiento) de proyectos de TI • Puesta en marcha de sistemas de gestión de proyectos y de la cartera de proyectos (portfolio)
  8. 8. Bienvenidos al complejo mundo de los proyectos
  9. 9. Proyectos Un proyecto se puede definir como un conjunto de esfuerzos, temporales y delimitados por unos costes, unos plazos y unos objetivos finales, dedicados a crear un servicio o producto único. Ejemplos -La construcción de un local, edificio,… -El lanzamiento de un nuevo producto -El desarrollo de un nuevo producto -La organización de desarrollos deportivos o culturales -El desarrollo de una aplicación informática -La instalación de un sistema informático
  10. 10. Proyectos Un proyecto es un esfuerzo temporal cuyo compromiso es crear un producto o servicio único el cual posee una elaboración progresiva • Temporal significa que tiene un inicio y fin delimitado • Único significa que el producto o servicio es diferente en algunas características a otros similares que pudieran o no existir anteriormente • Elaboración progresiva se aplica a las características del servicio o producto y significa que dichas características serán llevadas a cabo paso a paso, a través de incrementos “Un proyecto tiene un objetivo específico, un presupuesto establecido y una organización (quizá temporal y que puede ser desmantelada al término del proyecto)”
  11. 11. Ciclo de vida de un proyecto Producto o Actividades Servicio Hitos Entregables Responsables
  12. 12. Visión global (ciclos de vida) Gestión Cartera Proyectos Gestión Programas Gestión de Proyectos Pre-Proyecto Proyecto Proyecto Operaciones Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información
  13. 13. Metodologías Existen diferentes metodologías de trabajo para sistematizar ciclos de vida de proyectos. Algunas han sido desarrolladas por terceros, convirtiéndose en “estándares de facto”. En otros casos, las empresas utilizan las suyas propias Definición Ejemplos Metodologías desarrolladas • Desarrollo de Sistemas de Información: Metrica por organizaciones oficiales • Proyectes de T.I.: Microsoft Solutions o fabricantes y adaptadas Framework. “Estándares” para la casuística de la • Gestión de los procesos de venta: Enterprise empresa. Selling Process, Target Account Selling (SIEBEL). • .... Metodologías de trabajo • Elaboración de un Plan Director para la desarrolladas por la propia Sociedad de la Información (ICT). Propias organización para la • Gestión de los procesos de innovación a la consecución de sus compañía (CIDEM). proyectos. • ...
  14. 14. Metrica Planificación Desarrollo Manten. de SSII de SSII de SSII Estudio de Análisis Diseño Construc. Implantación Viabilidad Sistema Sistema Sistema y aceptación ACTIVIDADES ENTREGABLES HERRAMIENTAS / Analizar un conjunto concreto de • Contexto del sistema TÉCNICAS necesidades para proponer una • Impacto en la organización • Análisis Coste / solución a corto plazo. • Coste/beneficio Beneficio Los criterios utilizados son tácticos y • Enfoque y planificación • Modelos de procesos relacionados con aspectos económicos, • Solución propuesta de la organización técnicos, legales y operativos. • .... • ... “Técnicas de Gestión de Proyectos” (Estimación y Planificación)
  15. 15. Metrica http://www.csi.map.es/csi/metrica3/index.html
  16. 16. Microsoft Solutions Framework MSF Process Model MSF Team Model ENTREGABLES • Visión y ámbito • Asunción riesgo • Estructura proyecto Project Management Discipline Risk Management Discipline Readiness Management Discipline
  17. 17. Microsoft Solutions Framework
  18. 18. Microsoft Solutions Framework
  19. 19. Gestión de la innovación Se utilizan Se analizan las técnicas de desviaciones creatividad de la ejecución para proponer respecto al proyectos plan inicial Se seleccionan Se definen con los proyectos detalle los Se planifican Se monitoriza más adecuados requisitos de las fases para y se controla a la estrategia los proyectos ejecutar cada la ejecución de la empresa seleccionados proyecto del plan inicial http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-2314.pdf http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-10230.pdf
  20. 20. Gestión de proyectos europeos (I+D)
  21. 21. Gestión de proyectos europeos (I+D) http://www.acc10.cat/ACC1O/cat/talent-coneixement/publicacions/guies-innovacio-internacionalitzacio/index.jsp http://www.anella.cat/c/document_library/get_file?folderId=587504&name=DLFE-18335.pdf
  22. 22. Gestión de proyectos La Gestión de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecución de todas las actividades del mismo, siguiendo la definición del ciclo de vida, y gestionando todos los aspectos relacionados como los hitos, entregables,… Dirección de Proyectos
  23. 23. Principales referencias en Gestión de Proyectos Asociaciones internacionales: • PMI (Project Management Institute, 1969): www.pmi.org • IPMA (International Project Management Association, 1965): www.ipma.ch • IAPPM (Intern. Association of Project and Program Management, 2003): www.iappm.org • APM (Association for Project Management): www.apm.org.uk • AIPM (Australian Institute of Project Management, 1976): www.aipm.com.au Metodologías: • PRINCE2 (Projects in Controlled Env., 1989): www.prince2.com • Scrum (Agile Project Management and Dev.): www.scrum.org Academias: • American Academy of Project Managers (AAPM): www.projectmanagementcertifications.com Otras instituciones (especializadas en TI): • CompTIA (1982): www.comptia.org Fabricantes de software: • Microsoft Certified Technical Specialist: www.microsoft.com
  24. 24. Project Management Institute (PMI) PMI Certifications (March 2010) • Project Management Professional (PMP)®  Total members: 317.962 • Certified Associate in Project Management (CAPM)®  Total active PMPs: 375.959 • Program Management Professional (PgMP)® • PMI Scheduling Professional (PMI-SP)® • PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)® Standars • A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)- Fourth Edition • Practice Standard for Project Risk Management • Practice Standard for Earned Value Management • Practice Standard for Project Configuration Management • Practice Standard for Work Breakdown Structures • Practice Standard for Scheduling http://www.pmi.org
  25. 25. Project Management Institute (PMI)
  26. 26. CompTIA • CompTIA is a non-profit trade association advancing the global interests of information technology (IT) professionals and companies including manufacturers, distributors, resellers, and educational institutions. • Certifications • CompTIA A+ • CompTIA Network+ • CompTIA Security+ • CompTIA Server+ • CompTIA Linux+ • CompTIA PDI+ • CompTIA RFID+ • CompTIA CTP+ • CompTIA CTT+ • CompTIA CDIA+ • CompTIA Project+ For project managers, the CompTIA Project+ certification covers the entire process of project management, including initiation, planning, execution, acceptance, support and closure. http://www.comptia.org
  27. 27. Microsoft Project • MCTS: Managing Projects with Microsoft Office Project 2007 (Exam: 70- 632 - TS: Microsoft Office Project 2007, Managing Projects) • MCTS: Enterprise Project Management with Microsoft Office Project Server 2007 (Exam 70-633: TS: Microsoft Office Project Server 2007, Managing Projects) • MCTS: Microsoft Office Project Server 2007, Configuration (Exam 70-639: TS: Microsoft Office Project Server 2007, Configuring) • MCTS Project Server 2010, Configuration (Exam 70-177: TS Microsoft Project Server 2010, Configuring) http://www.microsoft.com
  28. 28. PMI - PMBOK
  29. 29. Gestión de proyectos: ciclo de vida Inicio Planificación Control y Ejecución Seguimiento Cierre
  30. 30. Ámbitos de gestión de un proyecto Alcance Riesgos Tiempo Terceros Integración Costes Comunicación Calidad Equipo
  31. 31. Gestión de proyectos: principales procesos - Desarrollar el Plan de Gestión del - Desarrollar el Proyecto Project Charter Inicio Planificación - Dirigir y Gestionar Control la Ejecución del Ejecución Proyecto - Monitorizar y Cierre Controlar el Trabajo del Proyecto - Cerrar el proyecto - Gestionar el Control de Cambios Integrado
  32. 32. Dirección SSII y Gestión Proyectos Top 10 Skills CIOs in 2008 Fuente: Encuesta publicada en PM Network. Dec 2006 Projec t Risk Management Projec t Integration Management Systems Design Systems Analysis Projec t Leadership Industry Knowledge Business Proc ess Engineering Company Knowledge Projec t Management Func tional Area Knowledge 55% 60% 65% 70% 75%
  33. 33. Visión global (ciclos de vida) Gestión Cartera Proyectos Gestión Programas Gestión de Proyectos Pre-Proyecto Proyecto Proyecto Operaciones Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información
  34. 34. PMI - PMBOK The Standard for Portfolio Management
  35. 35. Ciclo de vida gestión cartera de proyectos Identify Define Prioritize Select Stage Plan Execute/ Close Measure Track New ideas Benefits Strategic Value Optimization Sequence Tasks Baseline % Comp Cost Initiatives Strategic Financial Value Constraint Capacity Milestones Actuals Approval Time Enhancements Alignment Risk Value Force I/O Max ROI Schedule Variances Final Docs ROI Regulation Resources Criteria Risk Baseline Leveling EVM Historicals Quality Mandates Budget Weighting Resources Reporting Success Ownership Mapping Budget Utilization Dependencies Risks Work Auth Issues Risks PPS PPS PPS PPS PPS/EPM EPM EPM EPM PPS
  36. 36. Visión global (ciclos de vida) Gestión Cartera Proyectos Gestión Programas Gestión de Proyectos Pre-Proyecto Proyecto Proyecto Operaciones Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información
  37. 37. Sistemas de Gestión
  38. 38. Otros ciclos de vida a considerar Gestión Cartera Proyectos Gestión Programas Gestión de Proyectos Pre-Proyecto Proyecto Proyecto Operaciones Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información
  39. 39. Crecimiento Organización Pequeña TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN Grande Creatividad Dirección Delegación Coordinación Colaboración Crisis de censura Crisis de control Crisis de autonomía Crisis de liderazgo Joven EDAD DE LA ORGANIZACIÓN Madura La situación actual de la organización (evolución y madurez) condicionará el desarrollo del proyecto, los proyectos y la cartera de proyectos (portfolio management).
  40. 40. Madurez Tecnología / Producto Ciclo de Vida Ejemplo En todo proyecto de tecnología es necesario tener en cuenta la situación de la misma dentro de su ciclo de vida.
  41. 41. El ciclo de vida de un equipo Formación Confrontación Regulación Rendimiento Todo equipo (incluidos los equipos de proyectos, siguen un ciclo de vida igual. El Director de Proyectos tiene que ser consciente del punto en que se encuentra su equipo para la correcta dirección y liderazgo del mismo.
  42. 42. Visión global (ciclos de vida) Gestión Cartera Proyectos Gestión Programas Gestión de Proyectos Pre-Proyecto Proyecto Proyecto Operaciones Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información
  43. 43. • La gestión de los proyectos, programas y portfolio de proyectos, desde el punto de vista de los ciclos de vida • La gestión del cambio en un proyecto Jornada «La gestión de proyectos en las empresas. Una visión global» (Parc Tecnològic del Vallés, 14 d’octubre de 2010) Ramon Costa i Pujol Business Productivity Advisor. Microsoft Innovation Center - Productivity Center ramonc@productivitycenter.org | www.pgpsi.com | www.twitter.com/ramoncostapgpsi PMI Member 813576 CompTIA Project+ Certified MCTS: Manag. Projects with Ms. Office Project 2007
  44. 44. Gestión del Cambio: Justificación • La puesta en marcha de un nuevo SI conllevará la adopción de unas nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de nuevas tecnologías de apoyo. • Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por parte de los usuarios, del nuevo SI y de todos los cambios asociados (manera de trabajar,…), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por el proyecto. Gestión Cartera Proyectos Gestión de Proyectos Proyecto Gestión del cambio Sistemas de Gestión de la Información Las actividades de gestión del cambio en proyectos de TI, persiguen, conseguir el compromiso de la organización en el uso de las nuevas tecnologías y aplicaciones de trabajo.
  45. 45. Gestión del Cambio: Justificación • La gestión del cambio tiene como principal objetivo el identificar los riesgos que puedan dificultar la adopción del nuevo SSII y planificar y ejecutar un conjunto de actividades que suavicen/mitiguen/eliminen/reduzcan esos riesgos (comunicando, demostrando valor, alineando las personas con los nuevos SSII y los objetivos estratégicos y formándoles). • Para ello, hay que planificar y ejecutar un conjunto de actividades orientadas tanto a reforzar la aptitud (formación en el uso de la nueva aplicación) como, sobretodo, a promover la actitud de los futuros usuarios (motivación para la aceptación de la misma). • Posteriormente a la puesta en producción, tendremos que evaluar y medir los resultados del proceso de adopción
  46. 46. Gestión del Cambio: Elementos del Plan • Para poder elaborar este plan de Gestión del Cambio es necesario e imprescindible poder identificar los siguientes aspectos: • objetivos de negocio y organizacionales del proyecto tecnológico • los destinatarios y usuarios afectados por la nueva plataforma tecnológica y el grado de impacto • las necesidades y expectativas de todos los stakeholders del proyecto y su posicionamiento ante el nuevo entorno • los escenarios y procesos de aplicación de la herramienta • los riesgos derivados de la puesta en marcha de la nueva solución tecnológica. La elaboración del un plan de gestión del cambio tiene que considerar la planificación, diseño y ejecución de las actividades de participación, comunicación, formación, soporte, valor y alineación, junto con la definición y posterior seguimiento, de un conjunto de métricas.
  47. 47. Gestión del Cambio: Plan de Trabajo CIP • El plan de trabajo, propuesto por el CIP, para implementar la Gestión del Cambio en un proyecto, contempla un conjunto de actividades, agrupadas en 3 estadios (definición y planificación, ejecución y evaluación del proceso de gestión del cambio), durante la planificación, ejecución y puesta en marcha del nuevo entorno de trabajo. Puesta Proyecto Ejecución Proyecto Operaciones prod. Gestión Definición y Control y Seguimiento del Cierre Planificación Proyecto del Proyecto Proyecto Definición y Gestión Ejecución del Planificación Evaluación del Plan de Gestión del Cambio Cambio Gestión Cambio • Para ello, habrá que definir y elaborar un conjunto de materiales: • Comunicación (web, intranet, folletos, correos, reuniones, presentaciones,…) • Formación (cursos, seminarios, talleres, guías, manuales…) • Apoyo a los usuarios (guias de ayuda, FAQs,…)
  48. 48. John Kotter: Leading Change http://www.kotterinternational.com www.ouricebergismelting.com
  49. 49. Change Management Learning Center http://www.change-management.com/ http://www.change-management.com/tutorial-adkar-overview.htm
  50. 50. Gestión del Cambio: Metodología CIP Definición y Ejecución Planificación Evaluación del Plan de Gestión del Cambio Gestión Cambio Activid. • Identif, análisis y • Ejecución plan gestión cambio: • Medición resultados segmentación stakeholders • Participación (dirección y mandos intermedios, sobre métricas y • Identifi. y análisis reuniones,…) objetivos escenarios • Comunicación (mailings, presentaciones, memorándums,…) • Definición de • Identif. barreras / riesgos / • Formación (acciones formativas, materiales, guías acciones correctiva inhibidores / obstáculos online,…) y/o de refuerzo • Revisión objetivos negocio • Soporte (FAQs, guías usuario, atención usuarios, gest. del proyecto e Identif. conoc.…) métricas • Valor (beneficios para todos los stakeholders, necesidad del • Elaboración plan gestión cambio, riesgos si no hay cambio,…) cambio: • Alineación (apoyo a los objetivos estratégicos, depart,…) • Participación • Comunicación • Formación • Soporte • Valor • Alineación • IW Profile, Factor 4 Index • Según cada ámbito (comunicación, formación,…) Herram. • Reuniones y entrevistas • ROI / BV • Procesos y matriz de • Materiales de comunicación (web, intranet, folletos,…) • Medidas correctivas implicados e impacto • Materiales de formación y plan de gestión Entreg.. • Escenarios de trabajo • Materiales de apoyo a los usuarios del cambio actualizado • Caracterización trabajador • Guías de usuario, canales de apoyo, información y cultura org. • Plan de Gestión del Cambio (actividades y calendario) • Métricas
  51. 51. Gestión del Cambio: Escenarios (ej Intranet) • El enfoque de trabajo del CIP se basa en la identificación de los escenarios en los que se mueven los stakeholders de la organización y el análisis de mejora en los mismos e impacto del proyecto en los mismos  Búsqueda y compartición de  Mejora en la toma de decisiones información  Reuniones más ágiles  Trabajo colaborativo  Gestión más eficiente de reuniones  Mejora de la colaboración entre  Situaciones de movilidad agentes  Espacios remotos de trabajo  Uso de redes sociales (blogs, wikis, (workspaces) RSS,…) y canales 2.0  Formación a empleados dispersos  Organización y gestión de geográficamente documentos  Teletrabajo  Mejora de la productividad personal  Proceso de incorporación de  Simplificación de las nuevos empelados comunicaciones en la organización  Gestión del tiempo y organización  Uso de formularios electrónicos y personal de tareas flujos de información  Utilización del correo electrónico  …
  52. 52. Anexo Metodologías - Herramientas: BPIO BASICO ESTANDAR RACIONAL DINAMICO Colaboración & Comunicación Espacios Colaborativos & Portales Mensajería Mensajería Instantánea / Voz Web Conferencing Gestión del Contenido & Informes Documentos & Gestión Documental Informes Búsqueda Gestión del Contenido Web Inteligencia de Negocio Reporting & Analisis Performance Measurement Data Warehousing
  53. 53. Anexo Metodologías - Herramientas: BVPS
  54. 54. Anexo Metodologías - Herramientas: Factor4Index
  55. 55. Anexo Metodologías - Herramientas: Information Worker Profile
  56. 56. Resumen • La gestión de proyectos en las organizaciones va más allá de la „simple‟ gestión de un proyecto, a nivel individual. • Es necesario que la organización considere, también, la gestión de los programas y su cartera de proyectos. • Existen diferentes metodologías a implantar en la gestión de proyectos, en función de la naturaleza del mismo. • La adopción de un sistema de gestión es imprescindible para facilitar su planificación, gestión, seguimiento y control, así como para el trabajo en equipo de los miembros y apoyar su comunicación y colaboración. • Ningún proyecto de tecnología podrá considerarse un éxito si los usuarios del mismo no lo utilizan y la organización saca provecho de su explotación. • La gestión del cambio, pues, es imprescindible, para conseguir este éxito.
  57. 57. Gracias Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2010 Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa Telf: 93 877 21 00. www.centreproductivitat.cat @: info@centreproductivitat.cat Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity “Avís Legal: Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa) de Creative Commons: No es permet un ús comercial de l'obra original ni de les possibles obres derivades, la distribució de les quals s'ha de fer amb una llicència igual a la que regula l'obra original. La llicència es pot consultar a www.creativecommons.org/licenses ”

×